Sisältö
Aineiston sisäänluvun kautta voidaan ProCountoriin siirtää määrämuotoista aineistoa muista järjestelmistä.
Laskujen automaattisiirto on puolestaan lisäpalveluna tilattava liittymä, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron toisesta ohjelmistosta ProCountoriin täysin automatisoidusti.
Aineiston sisäänluku löytyy kohdassa Hallinta/Aineiston sisäänluku. Dimensioaineisto voidaan lukea Kirjanpidon tietojen kautta ja palkka-aineisto Uusi palkkalista -sivun kautta. Laskuaineistoa lukuun ottamatta on kyseessä aina csv-tyyppinen tiedosto. Laskuaineiston tiedosto voi olla myös tyyppiä dde tai ZIP. Csv-tiedostoja voi tehdä ja käsitellä esimerkiksi Excelillä. Kyseisen tyyppisissä tiedostoissa on tietokenttiä, jotka on erotettu toisistaan puolipisteellä, minkä takia ei itse aineistossa saa esiintyä puolipistettä.
Lataa ohjeet laskujen siirtoon Docusend-ohjelmasta (PDF)
Tässä on lueteltuna kaikki siirtotiedostot, joita voidaan ohjelmaan lukea:
Aineiston sisäänluvusta yleisesti
Aineiston sisäänluku on ProCountor-ohjelmistoon sisältyvä liittymä, joka mahdollistaa aineistojen siirron toisesta ohjelmistosta ProCountoriin manuaalisesti. Liittymä perustuu ProCountorin määrittämien rajapintakuvauksien mukaisten CSV-siirtotiedostojen lataamiseen ProCountorin ja sen avulla on mahdollista siirtää mm. lasku-, liikekumppani- ja tuoteaineistoja. Liittymän laajempi kuvaus ja siirtotiedostojen tekniset määrittelyt ovat ohessa.
Palvelun hinnoittelu
Aineiston sisäänluku sisältyy ProCountorin peruspalveluun eikä sen käytöstä peritä erillistä avaus- tai kuukausimaksua. Liittymän kautta siirretyistä laskuista veloitetaan tositeperusteisesti ProCountor-palveluhinnaston mukaisesti. Liittymä on mahdollista ottaa käyttöön itsepalveluna siten, että asiakas tai asiakkaan ohjelmistotoimittaja toteuttaa ja testaa ProCountorin määrittelyiden mukaiset siirtotiedostot. Suosittelemme erillisen testiympäristön avaamista testausta varten etenkin tapauksissa, joissa lähettävää ohjelmistoa ei aiemmin ole liitetty ProCountoriin.
Mahdollisista liittymän käyttöönoton yhteydessä ja käyttöönoton jälkeen tehtävistä lisätöistä veloitetaan hinnaston mukaisesti. Lisätöitä ovat esimerkiksi ohjelmistointegraation prosessien läpikäynti, ohjelmistojen välisten tietokenttien läpikäynti, aineistojen ja liittymän testaus sekä mahdolliset tekniset muutokset liittymään. Palveluun liittyvät veloitukset laskutetaan kuukausittain muun ProCountor-laskutuksen yhteydessä.
Toimenpiteet palvelun käyttöönottoa varten
Aineiston sisäänluvun käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan ProCountorin määrittämän tiedostokuvauksen mukainen siirtotiedostojen muodostus. Toiminto siirtotiedostojen lataamiseen löytyy valmiina ProCountorin käyttöliittymästä. Käyttöönottoon liittyvää testausapua ja muita lisätöitä voidaan tilata ProCountorin asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu@procountor.com). Tilauksella hyväksytään myös tämän palvelukuvauksen mukainen hinnoittelu.
Aineiston valinta
Ensimmäiseksi valitaan alasvetovalikosta Sisäänluvun tyyppi (liikekumppani-, tuote-, budjetti-, kirjanpito- tai laskuaineisto). Sisäänluettava tiedosto haetaan Valitse tiedosto -painikkeella. Aukeavassa ikkunassa painetaan Selaa / Browse -painiketta ja etsitään sisäänluettava tiedosto. Löytynyt tiedosto valitaa, jonka jälkeen otetaan käsittelyyn Liitä -painikkeella.
Kun tiedoston nimi on tullut näkyviin kohtaan Tiedoston nimi siirrytään seuraavaan vaiheeseen Jatka -painikkeella. Mikäli aikaisemmin ei ole valinnut Sisäänluvun tyyppiä aukeaa tässä vaiheessa ikkuna, jossa sen pääsee valitsemaan. Näkyviin tulee palkki, joka kertoo tiedoston luvun edistymisestä.
Laskuaineiston sisäänluku
Seuraavan sivun yläosassa näkyy yhteenveto aineistosta eli luettujen rivien (laskujen) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen määrät. Näkyvissä on myös laskujen yhteensä summa Euroina sisältäen ALV:n.
Sisäänluettavalle laskuaineistolle annetaan nimi. Nimellä voidaan aineistoa etsiä Tositteiden haussa Ryhmän nimi -valinnassa. Nimi voi olla 80 merkkiä pitkä.
Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena. Jos yksikään sarake ei ole tummanpunainen, on virhe laskun rivi- tai koko laskuun kohdistuvissa dimensiotiedoissa.
Mikäli lasku on kohdistunut liikekumppaniin ja kentän tieto on tullut rekisteristä, on kenttä korostettu keltaisella.
Näytä rivitiedot -painikkeella päästään katsomaan valitun laskun laskurivejä. Mikäli laskurivillä on virhe näkyy se punaisena ja tummanpunaisena näkyy virheellinen sarake. Mikäli yksikään sarake ei ole tummanpunainen, merkitsee se sitä, että riviin kohdistuvassa dimensioinnissa on virhe. Tällöin lasku ja sen rivit luetaan sisään, mutta dimensiointia ei tehdä.
Näytä liite -painikkeella päästään katsomaan valitun laskun liitetiedostoa. Yhdellä laskulla voi aineiston mukana tulla yksi liitetiedosto, kun laskuaineiston tiedosto on tyyppiä dde tai ZIP.
Poista -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta lukea sisään. Kaikki Poistettavaksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta -painikkeella.
Tuotaessa laskuaineistoa sisään menevät laskut oletusarvoisesti tilaan Kesken. Tällaisia laskuja pääsee muokkaamaan Tositteiden haun kautta.
Yksittäiset myyntilaskut voi valita lähetettäväksi laittamalla rastin Lähetä? -sarakkeeseen. Jos kaikki myyntilaskut halutaan lähettää, saadaan ne helposti kerralla valittua lähetettäviksi Kaikki Lähetettäviksi -painikkeella. Jos laskukanava on Ei lähetetä, Lähetä -toiminto hyväksyy myyntilaskun ja laittaa sen tilaan Lähettämätön. Muissa tapauksissa Lähetä -toiminto hyväksyy laskun, lähettää sen ja laittaa tilaan Lähetetty. Ennen kuin myyntilasku on lähetetty, näkyy se hetken aikaa Lähetyslistalla tilassa Kesken.
Mikäli ostolaskulla ruksii sarakkeen Lähetä?, lähtee laskusta sähköposti-ilmoitus ostolaskun asiatarkastajalle, jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä.
Sisäänlukuaineiston kentässä 33 (AG) voidaan lähetyskoodi antaa valmiiksi.
Mikäli käytössä on automaattinen Perintä- ja viivästyskulujen käsittely, voidaan laskuttamattomat perintä- ja viivästyskulut lisätä laskuaineiston laskuille Perintä- ja viivästyskulut valinnalla.
Tallenna -painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.
Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti ProCountorilla. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta. Tositteiden haussa voi tarkistaa, onko kaikki aineiston laskut luettu sisään.
Samassa laskuaineistossa voi olla myynti-, osto-, matka- ja kululaskuja sekä muistioita. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa on vain yhden tyyppistä aineistoa.
Jos sama laskuaineisto luetaan sisään useamman kerran, muodostuvat laskut useamman kerran.
Laskutietoja voidaan lukea sisään kolmessa erilaisessa tiedostomuodossa: csv, dde ja ZIP.
- Csv on tiedosto, jossa eri tiedot on erotettu toisistaan puolipisteellä.
- Dde on Docusend -ohjelmiston luoma laskutietojen siirtotiedosto.
- ZIP-tiedostopakettiin voidaan csv-tiedoston lisäksi laittaa tiedostoja, jotka tulevat laskujen liitteiksi.
Tietuekuvaus: Laskuaineiston siirtotiedosto
Liikekumppaniaineiston sisäänluku
Seuraavan sivun yläosassa näkyy yhteenveto aineistosta eli luettujen rivien (liikekumppaneiden) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen määrät.
Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena.
Rekisteristä jo löytyvät liikekumppanit näkyvät kellertävinä. Tietojen sisäänluvun tyypin valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, miten toimitaan uusien ja jo rekisterissä olevien liikekumppanien suhteen. Oletus on "Tallenna uudet rivit ja päivitä vanhat rivit". Mikäli vain olemassa olevien liikekumppanien tietoja halutaan päivittää sisäänlukuaineistosta valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Päivitä vanhat rivit". Mikäli olemassa olevien liikumppanien tietoja ei haluta päivittää sisäänlukuaineistosta valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Tallenna uudet rivit".
Poista -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta käsitellä lainkaan. Kaikki poistettavaviksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta -painikkeella.
Liikekumppaneita sisäänluettaessa voidaan valita käsitelläänkö aineistossa mahdollisesti olevat oletustili ja dimensio tiedot. Jos tuodaan toistuvasti samojen liikekumppanien tietoja eivätkä oletustilit ja dimensiot muutu niin poistamalla valinnan saadaan aineiston käsittelyä nopeutettua.
Mikäli oletustilien ja dimensioiden käsittely ruksi on ja aineistossa ei ole oletustilejä, käytetään ProCountor oletuksia ja jos aineistossa ei ole oletusdimensoita tyhjennetään liikekumppanin oletusdimensiot.
Tallenna -painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.
Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti ProCountorilla. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta. Liikekumppanirekisterissä voi tarkistaa onko kaikki aineiston liikekumppanit luettu sisään.
Samassa liikekumppaniaineistossa voi olla asiakkaita, toimittajia ja henkilöitä. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa on vain yhden tyyppistä aineistoa.
Tietuekuvaus: Liikekumppaniaineiston siirtotiedosto
Tuoteaineiston sisäänluku
Seuraavan sivun yläosassa näkyy yhteenveto aineistosta eli luettujen rivien (tuotteiden) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen määrät.
Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena.
Rekisteristä jo löytyvät tuoteet näkyvät kellertävinä. Tietojen sisäänluvun tyypin valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, miten toimitaan uusien ja jo rekisterissä olevien tuotteiden suhteen. Oletus on "Tallenna uudet rivit ja päivitä vanhat rivit". Mikäli vain olemassa olevien tuotteiden tietoja halutaan päivittää sisäänlukuaineistosta valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Päivitä vanhat rivit". Mikäli olemassa olevien tuotteiden tietoja ei haluta päivittää, sisäänlukuaineistosta valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Tallenna uudet rivit".
Poista -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta käsitellä lainkaan. Kaikki Poistettavaksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta -painikkeella.
Tallenna -painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.
Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti ProCountorilla. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta.
Samassa tuoteaineistossa voi olla sekä osto- että myyntituotteita. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa on vain yhden tyyppistä aineistoa.
Tietuekuvaus: Tuoteaineiston siirtotiedosto
Kirjanpitoaineiston sisäänluku
Seuraavan sivun yläosassa näkyy yhteenveto aineistosta eli luettujen rivien (kirjanpitorivien) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen määrät.
Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena (esim. tili ei löydy tilikartasta). Mikäli aineistossa on virheellisiä rivejä, on syytä keskeyttää aineiston sisäänluku Peruuta -painikkeella ja korjata aineisto, jottei synny muistioita joiden tiliöinti ei täsmää.
Sisäänluettavalle muistiolle on annettava nimi ja päivämäärä.
Tila -valinnalla voidaan päättää, kirjautuuko muistio tilaan Kesken vai Hyväksytty. Mikäli muistio tiedot näyttävät olevan oikein ja se halutaan mukaan viralliseen kirjanpitoon, voi tilaksi valita suoraan Hyväksytty, jolloin sitä ei tarvitse enää myöhemmin käydä varmentamassa.
Poista -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta käsitellä lainkaan. Kaikki Poistettavaksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta -painikkeella. Mikäli merkitsee jonkin rivin Poista -sarakeeseen rastin, on syytä poistaa myös sen vastakirjaus, jottei synny muistiota, jonka tiliöinti ei täsmää.
Tallenna -painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.
Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti ProCountorilla. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta.
Tietuekuvaus: Kirjanpitoaineiston siirtotiedosto
Ohjeet tilinavauksen tekemiseen Kirjanpitotietojen sisäänlukutiedostolla.
Budjettiaineiston sisäänluku
Budjettiaineisto luetaan sisään "Budjettiaineiston sisäänluku" -valinnalla. Kun aineistoa luetaan sisään, valitaan ensin tiedosto, jonka jälkeen aukeaa ikkuna, jossa voidaan antaa kerroin, jolla aineiston arvot kerrotaan.
Seuraavan sivun yläosassa näkyy yhteenveto aineistosta eli luettujen rivien (budjettirivien) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen määrät.
Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena (esim. tili ei löydy tilikartasta).
Poista -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta lukea sisään. Kaikki Poistettavaviksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta -painikkeella.
Tallenna -painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.
Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti ProCountorilla. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta.
Tietuekuvaus: Budjettiaineiston siirtotiedosto
Ohjeet Perusbudjetti -raporttiin.
Ohjeet Dimensiobudjetti -raportti -raporttiin.