Sisältö
Seuraavassa tekstissä on esitetty toimenpiteet, joita pääkäyttäjän tulee tehdä, kun yritys aloittaa ProCountorin käytön.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Allekirjoita ProCountorin asiakassopimus ja lähetä se osoitteeseen:
ProCountor International Oy
Sopimuspalvelu
Maapallonkuja 1 A
02210 ESPOO
Hallinta-asetukset
Omat tiedot ja asetukset
1. Täytä omat henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.) kohdassa Hallinta/Omat tiedot ja asetukset ja valitse itsellesi salasana sekä tulosta vaihtuvien salasanojen lista.
Käyttäjät ja käyttöoikeudet
2. Käy kohdassa Hallinta/Käyttäjät ja käyttöoikeudet ja tarkista omat käyttöoikeutesi kuntoon.
3. Pääkäyttäjä luo yrityksen muut käyttäjät ja määrittelee käyttäjien käyttöoikeudet
Mieti erityisen tarkkaan keille annat täydet oikeudet kohtaan Hallinta/Käyttäjät ja käyttöoikeudet, sillä ko. henkilöt voivat muuttaa heille annettuja käyttöoikeuksia sekä lisätä ja poistaa toisia käyttäjiä.
- Tarkista kenelle on annettu oikeuksia maksuliikenteeseen.
- Kun luot uuden henkilön, tallenna valmiiksi esimerkiksi ko. henkilön sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Sähköpostiosoitetta käytetään mm. ostolaskujen hyväksyntäkierrossa ja henkilötunnuksen avulla rajataan käyttöoikeuksia.
Kerro uusille käyttäjille, että ohjelma luo vaihtuvien salasanojen listan ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä. Tämän vuoksi on ennalta jo varmistettava, että ponnahdusikkunoiden aukeaminen on sallittu ProCountorista.
Selainkohtaiset asetukset käydään laittamassa kuntoon tämän ohjeistuksen avulla.
Yrityksen perustietojen määrittely
Perustiedot
4. Täydennä yrityksen perustietoja kohdassa Hallinta/Yrityksen tiedot/Perustiedot.
Hallinta/Yrityksen tiedot/Perustiedot kohtaan tallennetut osoitetiedot ja tallennetut laskutuksen yhteyshenkilön tiedot näkyvät myyntilaskujen alareunassa.
Pankkiyhteydet
5. Täytä tilitiedot kohdassa Hallinta/Yrityksen tiedot/Pankkiyhteydet:
- Pankki ja tilinumero on tallennettava ennen pankkiyhteysvaltuutuksen toimittamista pankkiin. Pankkitilin tallentaminen on välttämätöntä, jos haluaa laatia myyntilaskuja.
- Oletustili laskulla -valinnalla voidaan valita yksi tili, joka on yrityksen oletuspankkitili myyntilaskuilla.
Huom! Mikäli haluat nimetä tilikartassa esim. tilin 1910 pankkisaamiset muotoon Nordea 111123-123, muuta se tilikarttaan ennen pankkitilin lisäämistä ProCountoriin ohjelmassa Hallinta/Kirjanpidon tiedot/Tilikartta.
Käytettävissä olevat maksutavat riippuvat pankin kanssa sovituista palveluista. Valitse ProCountoriin samat palvelut kuin pankkiin toimitetulla pankkiyhteysvaltuutuksellakin.
6. Toimita yrityksesi pankkiin pankkiyhteysvaltuus maksuliikenteen avaamista varten.
Pankkiyhteysvaltuutuslomake on erilainen jokaiselle pankille. Jokaisesta pankkitilistä on tehtävä erillinen pankkiyhteysvaltuutus. Oman pankin pankkiyhteysvaltuutuslomakkeen voi tulostaa ProCountorin ohjekirjasta täältä.
- Suosittelemme päivittäistä tiliotetta, jotta ohjelmasta saa ajantasaiset raportit mm. avoimista laskuista.
- Pankkiyhteysvaltuutuksella kannattaa rastittaa valmiudet kaikkiin toimintoihin ja ottaa mahdollisesti käyttöön pankin verkkolaskuosoite.
7. Parin päivän kuluttua testaa, onko pankkisi liittänyt pankkitilin ProCountoriin.
Kohdassa Maksuliikenne/ Tiliotteet ja viitemaksut/ Hae tiliote näet tuoreimman tiliotteen, mikäli pankki on käsitellyt toimittamasi pankkiyhteysvaltuutuksen. Tiliote muodostetaan vain, mikäli tilillä on ollut tapahtumia tiliotejakson aikana.
Oletusmaksutili -valinnalla voidaan valita yksi pankkitili, joka tulee maksuunpanossa ensimmäiseksi vaihtoehdoksi maksutilin valinnan alasvetovalikosta. Määrittele tili maksutiliksi kohdassa Hallinta/Yrityksen tiedot/Pankkiyhteydet rastittamalla Eräsiirto ja/tai SEPA -kohta ja syöttämällä Liiketunnus. Liiketunnus löytyy pankin kanssa tehdystä sopimuksesta, yleensä se on y-tunnus 9-merkkisenä etunollineen ja ilman tarkistenumeron väliviivaa. Etunollia ei poisteta liiketunnuksesta, paitsi jos liiketunnus on yli 9 merkkiä pitkä. Liiketunnuksen maksimipituus on 10 merkkiä.
- Testaa maksuliikenteen toimivuus yhdellä laskulla/maksulla. Maksaminen onnistuu, kun liiketunnus on oikein täytetty ja pankkiyhteys pankista on avattu kuntoon. Lasku siirtyy seuraavan tiliotteen saapumisen jälkeen automaattisesti tilaan maksettu, mikäli kaikki on kunnossa.
Verkkolaskuosoitteet
Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, tilaa Itellan maksulliset verkkolaskuosoitteet ProCountorista (info@procountor.com). Tallennamme osoitteen ProCountoriin, kun olemme vastaanottaneet sen Itellasta (noin 3-5 päivää). Samalla yrityksen tiedot siirtyvät automaattisesti Tieken verkkolaskuosoitteistoon: http://www.tieke.fi/verkkolaskuosoitteisto.
Voit ProCountorin pankkiyhteysvaltuutuksella sopia pankin kanssa avattavista E-laskusopimuksista eli voit avata pankin Finvoice-osoitteen yrityksellesi. Tallenna verkkolaskuosoite ohjelmaan Hallinta/Yrityksen tiedot/Verkkolaskuosoitteet.
- Toimittajille ilmoitetaan omat verkkolaskuosoitteet: vastaanotto-osoitteet, operaattorit ja sen välitystunnukset sekä OVT-tunnus. Jos haluatte jatkossa saada toimittajiltanne verkkolaskuja, täytyy toimittajille ilmoittaa omat verkkolaskuosoitteet.
- Ilmoituksen voi tehdä tämän esimerkkimallipohjan avulla:
Vinkki: Kirjeen voi kätevästi lähettää valituille toimittajille ProCountorin joukkokirje-toiminnolla, joka löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit/Joukkokirje.
Käyttöasetukset
Varmista, että Käyttöasetukset ovat yrityksellesi sopivat. Käyttöasetuksissa otetaan kantaa muun muassa seuraavanlaisiin asioihin:
- uusien asiakkaiden ja toimittajien perustaminen rekisteriin automaattisesti
automaattisesti asiakasnumeron luominen Asiakasrekisteriin
Suosittelemme hyväksymiskierron käyttöönottoa. Laskun asiatarkastaja 1:lle tulee tieto ProCountoriin vastaanotetuista verkkolaskuista. Alasvetovalikosta valitaan asiatarkastukseen oikeutettu henkilö.
Mikäli haluat ProCountorin seuraavan perintä- ja viivästyskuluja, ota toiminto käyttöön.
Kirjanpidon tiedot
Tilikaudet
8. Täytä tilikausi kirjanpidon perustietoihin kohdassa Hallinta/Kirjanpidon tiedot/Tilikaudet.
- Tallenna tilikaudeksi myös edellinen tilikausi, jotta saat tallennettua päättyvät saldot edellisen tilikauden viimeiselle päivälle.
Luo kuluvalle tilikaudelle seurantajaksot jo valmiiksi.
Tilikartta
9. Vertaa aikaisemmin käytettyä tilikarttaa ProCountorin tilikarttaan
Pyydä tarvittaessa osoitteesta asiakaspalvelu@procountor.com yhdistykselle tai kiinteistöyhtiölle sovitettua tilikarttaa ennen kuin mitään tapahtumia on tallennettu.
Lisää tarvittaessa uusia alatilejä ProCountorin tilikarttaan. Tilikartan rakennetta ei voi muuttaa. Huom. Arvonlisäverokäsittely ei tapahdu tilikartan tilien avulla.
Dimensiot
Pohdi otatteko käyttöönne sisäistä laskentaa. ProCountorissa sisäinen laskenta hoituu dimensioiden avulla. Dimensiot luodaan kohdassa Hallinta/ Kirjanpidon tiedot/ Dimensiot.
Verotustiedot
10. Täytä verotilitiedot (Ilmoitusjakso, verotiliviite ja verohallinnon pankkitili) kohdassa Hallinta/Kirjanpidon tiedot/ Verotustiedot.
Palkanlaskennan tiedot
Palkkakaudet
11. Tallenna palkkakaudet kohdassa Hallinta/ Kirjanpidon tiedot/Palkanlaskennan tiedot/ Palkkakaudet ennen palkanlaskennan aloitusta. Palkkakausien käyttö helpottaa palkanlaskentaa ja ne ovat pakolliset, jos halutaan ottaa lomaoikeuslaskenta käyttöön.
TyEL-sopimukset
12. Täytä kohdassa Hallinta/ Kirjanpidon tiedot/Palkanlaskennan tiedot/ TyEL-sopimukset vähintään eläkevakuutusyhtiön nimi sekä ilmoitustapa (kuukausi/vuosi)TyEL-sopimuksesta. TyEL-sopimusnumero tallennetaan viimeistään ennen ilmoituksen laadintaa.
Yleistä käyttöönoton ohjeistusta
Rekistereiden käyttö
Kun käytät tuoterekisterin tuotteita ja liikekumppaneita (asiakkaita, toimittajia, henkilöitä), saat otettua ohjelmasta monipuolisia raportteja tuotteittain sekä liikekumppaneittain.
Luo tuotteet tuoterekisteriin (myynti ja osto). Tarkista tuotteiden ALV-prosentit ja laita tuotteille mahdolliset oletustiliöinnit ja oletusdimensioinnit. Tallenna liikekumppanit ohjelmaan ja laita niille mahdolliset oletukset kuntoon.
Aineiston sisäänluku
13. Täytä yrityksen henkilö-, asiakas-, toimittaja- ja tuoterekisterit käsin tallentamalla tai hyödyntäen aineiston sisäänlukua kohdassa Hallinta/ Aineiston sisäänluku.
Kirjanpidon aloittaminen
14. Kun olet tallentanut tiedot liikekumppani- ja tuoterekistereihin, voit aloittaa laskujen laatimisen, maksamisen, palkanlaskennan ym. toiminnot. Käytön aloittamisen jälkeenkin on vielä mahdollista tallentaa edellisen kauden päätössaldot tai alkuvuoden tietoja.
ProCountor aloittaa kunkin tositelajin numeroinnin ykkösestä. Lue täältä lisää myyntilaskujen ja -tilausten numeroinnista.
Edellisen tilikauden päätössaldot tallennetaan tilikauden viimeiselle päivälle muistiotositteen avulla tai hyödyntäen kirjanpitoaineiston sisäänluku -toimintoa. Tilikauden sulkemisen yhteydessä ohjelma luo automaattisesti avaussaldot seuraavan tilikauden ensimmäiselle päivälle.
Mikäli haluat ProCountorin kautta nähdä kaikki avoimet myyntilaskut, tallenna kaikki aloitushetkellä avoinna olevat laskut ohjelmaan. Huomaa tallentaa myös oikeat viitteet, jotta saapuvat viitesuoritukset kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille.
Mikäli haluat laatia vuoden lopulla vuosi-ilmoitukset ProCountorin kautta, tallenna kaikki alkuvuoden palkat sekä matkalaskut ohjelmaan.
Ensimmäinen ALV-laskelma ohjelmaan laaditaan sille kuukaudelle, jossa on vanhimmat arvonlisäverolliset tapahtumat. Huom! Jos olet tehnyt ohjelmaan arvonlisäverollisia tapahtumia kuukaudelle, joka on ennen ensimmäistä ALV-kuukautta, muistathan nollata arvonlisäverolliset tapahtumat ennen ensimmäisen ALV-laskelman laatimista, jotta näiden tositteiden arvonlisävero ei tulisi mukaan. Lue täältä lisää kirjanpidon aloittamisesta.