Sisältö
Eräät yritykset käyttävät ProCountor-palkkoja sekä matka- ja kululaskuja, vaikka yritysten muu taloushallinto pidetään muussa järjestelmässä. Erillistoiminnot voidaan hoitaa yksinkertaisesti, mutta niihin voidaan käyttää myös paljon turhaa työtä ja vaivaa.
Jos ProCountorissa hoidetaan vain matka- ja kululaskuja tai palkkoja, on ProCountor osakirjanpidon asemassa yrityksen kirjanpidossa. Osakirjanpito on itsenäinen kirjanpito, josta tiedot voidaan siirtää pääkirjanpitoon kuukausikohtaisina summina. Tarvittavat erittelyt saadaan tällöin osakirjanpidosta.
Palkat ja palkkiot
Maksaminen
ProCountorissa on yksinkertaista maksaa palkkoja, mikäli palvelua tältä osin käytetään täysimääräisenä. Palkat tulee maksaa palveluun liitetyn pankkitilin kautta suoraan ProCountorista ja maksut tulee kirjata kirjanpitoon sähköisen tiliotteen avulla automaattisesti. Kirjanpitomerkinnät tulee tehdä palvelun tuottamista yhteenvedoista, jolloin kaikki tarvittavat erittelyt laaditaan ProCountorissa.
Pankkitili
Palkkojen maksamista varten kannattaa avata erillinen pankkitili, koska palkat maksetaan automaattisesti maksupäivänä ja koska tiliote kohdistaa tehdyt maksut laskuihin automaattisesti. Erillisen pankkitilin tiliotteen voi ottaa myös varsinaisen kirjanpitojärjestelmän tiliotteeksi. Kirjanpitomerkinnät kannattaa silloinkin kuitenkin tehdä ProCountor-yhteenvedoista.
Yrityksen normaalia pankkitiliä voisi käyttää myös ProCountor-maksuissa, mutta koska palvelu tekee automaattisesti kirjanpitomerkinnät, aiheuttaisi muitten maksujen kirjanpito tarpeetonta oikaisu- ja täsmäytystyötä.
Yrityksen päämaksutili ja ProCountor-maksutili kannattaa sisällyttää samaan Internet-pankkipalveluun. Tällöin rahojen siirto tililtä toiselle maksujen katteeksi käy yksinkertaisesti ja nopeasti Internet-pankkipalvelun sisäisen tilisiirron avulla.
Tiliote tositteena
Tiliote tositteena -palvelu on välttämätön, jotta tehdyt maksut voidaan kohdistaa lähetettyjen maksujen kanssa. Kohdistusta ei tapahtu, mikäli tilillä ei ole ollut varoja maksujen tekemiseen tai mikäli maksutapahtumissa on ollut tili- tms tekninen virhe, joka havaitaan vasta pankin tekemissä tarkistuksissa.
Kirjanpito
Palkkojen tiliöinti
ProCountor tiliöi palkat automaattisesti palkkojen ja erilaisten sosiaalikulujen tileille sekä velaksi. Palkkojen tarkempi jakaminen pääkirjanpitoa varten on tarpeetonta.
Mikäli palkoista halutaan tarkempaa seurantaa henkilötasolla, voidaan se tehdä ProCountorin Palkkaraporteilla.
Dimensiot
Projektit: Yhden henkilön saamat palkat ja siihen sidotut sosiaalikulut voidaan kirjata projektille tai jakaa useammalle projektille. Kaikkia veloitettuja rivejä ei tarvitse merkitä projektille. Projektit on merkittävä palveluun ennen palkkojen laskemista. Tosin projektimerkinnät voidaan palkoille tehdä myöhemminkin tilikauden aikana, mutta pääsääntö pitäisi kirjanpidossa olla, että kaikki heti kerralla kuntoon.
Henkilöt: Palkat laaditaan henkilöittäin, jolloin henkilödimensiota ei kannata käyttää. Esimerkiksi pääkirjan voi laatia myös henkilönimen tai tunnuksen perusteella.
Kustannuspaikat/tulosyksiköt: Palkat voidaan merkitä neljälle vapaasti muodostettavalle dimensiolle, esimerkiksi tulosyksikölle. Tulosyksikköjä voi dimension sisällä olla lukuisia.
Raportointi pääkirjanpidon kirjanpitomerkintöjä varten
Yksinkertaisimillaan osakirjanpidon asemassa olevasta ProCountorista voidaan pääkirjanpidon merkinnät tehdä ottamalla kirjauskaudesta pääkirja. Ennen pääkirjan ottamista kannattaa tehdä työnantajailmoitus, joka palkkoihin sisältyvät ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut kuukausisummana. Tällöin raportista nähdään pääkirjatileittäin tositekohtaisesti sille kaudella kirjatut tapahtumat ja niiden summa. Tilikohtaiset summat kirjataan pääkirjanpitoon.
Mikäli kirjanpitoon tarvitaan dimensiokohtaisia erittelyjä, voidaan kustakin käytetystä dimensiosta ottaa pääkirja tai tuloslaskelma, jota käytetään kirjauksen perustana.
ProCountor tuottaa myös raportin, jossa dimensiolle merkityt yksiköt eritellään raporttikaudella summatasolla. Tämä raportti mahdollistaa palkkojen kirjaamisen pääkirjanpitojärjestelmään tulosyksikkö- tms. tarkkuudella.
Yksittäinen palkanmaksu on voitu kirjata useammalle dimensiolle, esimerkiksi projektille ja kustannuspaikalle. Palvelusta ei kuitenkaan saa moniportaista erittelyä. Tällöin kukin dimensiokohtainen erittely voidaan kirjata vain sisäistä laskentaa varten kukin dimensio erikseen ja itse pääkirjan vaatimat kirjanpitomerkinnät tehdään ulkoisen laskennan raporteista. Mikäli tällaista mahdollisuutta ei käytetyssä kirjanpitojärjestelmässä ole, tulisivat usealle eri dimensiotasolle kirjatut palkat merkityiksi kirjanpitoon useampaan kertaan. Näin ei tietenkään voida tehdä. Kirjanpitomerkintöjen laatiminen tulisi tässä tapauksessa niin suuritöiseksi, ettemme suosittele tällaista vaihtoehtoa lainkaan ProCountoria osakirjanpitona käytettäessä.
Muu raportointi
Palvelusta saadaan tuloslaskelma ja pääkirja. Pääkirjan voi laatia projekteittain, henkilöittäin tai muun dimension avulla. Palkkatietoja voidaan raportoida henkilöittäin tietylle kuukaudelle ja kalenterivuoden alusta.
Viranomaisilmoitukset
Työnantajan vuosi-ilmoitus
ProCountor laatii vuosi-ilmoituksen työntekijän saamista palkoista ja tehdyistä ennakonpidätyksistä. Tähän ilmoitukseen yhdistetään myös työntekijän saamat korvaukset, kuten päivärahat ja kilometrikorvaukset verottajan edellyttämällä tavalla yhdisteltyinä. Ilmoitus voidaan toimittaa sähköisenä verottajalle palvelusta.
Työnantajasuoritus-ilmoitukset
ProCountor muodostaa TAS-ilmoituksen maksupäivien mukaan. Ilmoituksen voi lähettää sähköisesti suoraan verohallintoon. Ilmoituksesta laaditaan myös maksutosite, jonka voi maksaa seuraavan kuukauden 10. päivänä palvelusta, mikäli käytetylle pankkitilille on siirretty katetta maksua varten. Ilmoitus aiheuttaa myös kirjanpitomerkinnän, ja tiliote valvoo maksun suorittamista automaattisesti.