Sisältö
Business Eurocard Online -liittymän avulla ProCountor -ohjelmistoon voidaan siirtää sähköisesti tiedot yrityksen Business Eurocard -yrityskortti- ja matkatiliostoista, mikä tehostaa matka- ja kululaskujen käsittelyä.
Business Eurocard Online on Eurocard Oy:n tarjoama verkkopalvelu, jossa yrityksen kortti- ja matkatilitapahtumat ovat nähtävissä ja siirrettävissä matka- ja kuluhallintasovellukseen.
Yleistä
Uudet tapahtumat noudetaan Business Eurocard Online -palvelusta ProCountoriin automaattisesti päivittäin ja haettujen tietojen käsittely matka- ja kululaskujen laadinnan yhteydessä on helppoa. Automaattinen tietojen haku nopeuttaa tapahtumien käsittelyä ja lisää sen luotettavuutta. Lisäksi kortti- ja matkatilitapahtumat sisältävät tietoa, jonka avulla tapahtumat on mahdollista kohdistaa oikeille kululajeille ja niiden automaattinen tiliöinti tarkentuu.
Liittymä voidaan ottaa käyttöön joko pelkkien yrityskortti- tai sekä yrityskortti- että matkatilitapahtumien siirtoon. ProCountorissa molempien tapahtumatyyppien käsittely tapahtuu samalla tavalla matka- ja kululaskujen kautta.
Tapahtumien haku
Yrityksen kaikki Eurocard- ja matkatilitapahtumat noudetaan asiakkaan ProCountor-ympäristöön automaattisesti päivittäin sitä mukaa, kun ne tulevat saataville Business Eurocard Online -palveluun. Tapahtumien siirron nopeus vaihtelee mm. ostopaikan mukaan, mutta tapahtumat siirtyvät kuitenkin liittymän kautta selvästi ennen vastaavaa Eurocard-laskua. Noudetut tapahtumat ovat ProCountorissa käsiteltävissä ilman erityistoimenpiteitä.
Tapahtumien käsittely
Ennen tapahtumien käsittelyä ProCountoriin tulee syöttää tarvittavat tiedot niiden kohdistamiseksi oikeille henkilöille. Eurocard-korttitapahtumat kohdistetaan henkilöille luottokorttinumeron ja matkatilitapahtumat HR-numeron perusteella. Luottokorttinumero syötetään ProCountorin henkilörekisterissä henkilön perustiedoissa näkyvälle kentälle Luottokorttinumero (kenttää ei näy, mikäli Eurocard-liittymä ei ole käytössä). HR-numero syötetään henkilön perustiedoissa näkyvälle kentälle Asiakasnumero.
Tapahtumien haku on mahdollista suoraan ProCountorin päävalikon kautta (mikäli käyttäjällä on oikeudet kaikkien henkilöiden matka- ja kululaskujen käsittelyyn) tai vaihtoehtoisesti laskunäkymän kautta matkalaskun laadinnan yhteydessä (myös pelkillä henkilökuntaoikeuksilla). Molemmat hakuvaihtoehdot on käsitelty alla erikseen.
Kaikkien käyttäjien Eurocard- ja matkatilitapahtumia pääsee selailemaan ProCountorin päävalikon kohdasta Matka- ja kululasku / Eurocard-tapahtumat. Aukeavalla näkymällä näytetään oletuksena kaikki noudetut Eurocard- ja matkatilitapahtumat, joita ei ole vielä kohdistettu matkalaskulle tai erikseen piilotettu (esim. virheellisten tapahtumatietojen tapauksessa). Tapahtumien hakuehtoja voidaan muuttaa joustavasti. Huom! Käyttäjille virheellisen luottokorttinumeron tai HR-numeron takia kohdistumattomat tapahtumat tunnistaa siitä, että listauksen kenttä ”Nimi” on korostettu punaisella.
Käyttäjä pääsee selailemaan omia Eurocard- ja matkatilitapahtumiaan matkalaskunäkymän painikkeella Lisää Eurocard-tapahtumia. Aukeavalla näkymällä näytetään ne käyttäjälle kohdistuneet Eurocard- ja matkatilitapahtumat, jotka vastaavat laadittavan laskun matkan päivämääriä (mikäli ne on syötetty) ja joita ei ole vielä kohdistettu laskulle tai erikseen piilotettu. Käyttäjän tulee valita laskulle haluamansa tapahtumat listauksesta ja sen jälkeen painaa painiketta Vie laskulle. Tällöin keskeneräiselle matkalaskulle lisätään valittuja tapahtumia vastaavat laskurivit sekä rivi Eurocard-ennakko, joka nollaa lisättyjen rivien summan. (Näin matkalaskun maksettava summa ei muutu Eurocard-tapahtumien johdosta.) Lisäksi matkalaskulle voidaan normaalisti lisätä muita (käyttäjälle maksettavia) tuoterivejä, kuten esim. kilometrikorvauksia ja päivärahoja.
Kirjanpito ja täsmäyttäminen
ProCountoriin noudettavat Eurocard- ja matkatilitapahtumat kohdistetaan matka- ja kululaskujen tuoterekisteriin automaattisesti tapahtuman yhteydessä olevan lajikoodin perusteella. Tämä mahdollistaa eri tapahtumatyyppien tiliöintioletusten joustavan asettamisen matka- ja kululaskujen oletustilien avulla. Tapahtumien ALV-prosentit päätellään myös lajikoodin ja muiden tietojen avulla, mikä helpottaa kirjanpitoa edelleen. Yrityksen kirjanpitäjän on kuitenkin esim. matkalaskujen hyväksynnän tai maksamisen yhteydessä syytä tarkistaa, että kohdistukset tuoterekisteriin ja sitä kautta muodostettu kirjanpito ovat oikein.
Business Eurocard Online -liittymää käyttävä yritys saa normaalisti luottokorttilaskun sopimallaan tavalla postitse tai verkkolaskuna. Näiden ostolaskujen täsmäyttäminen ProCountorissa kuitenkin yksinkertaistuu liittymän avulla, kun ne voidaan täsmäyttää matkalaskujen ”Eurocard-ennakko”-tuotetietojen kanssa. Suosittelemme, että ”Eurocard-ennakko”-tuotteen oletustili ja Eurocard-laskuja vastaavan toimittajan oletustili asetetaan samoiksi, jolloin tätä tiliä voidaan käyttää täsmäytyksessä.
Liittymän käyttöönotto
ProCountorin Business Eurocard Online -liittymän käytön edellytyksenä on, että asiakasyritys käyttää myös varsinaista Business Eurocard Online -palvelua. Asiakkaan on lisäksi haettava ns. automaattisiirtotunnuksia ProCountorin käyttöä varten. Hakemuksen kohtaan ”3. Käyttäjätunnukset automaattisiirtoon” syötetään seuraavat tiedot:
Käyttäjätunnuksen haltija: ProCountor
Yritys: ProCountor International Oy
Sähköposti: admin@procountor.com
Liittymän avausta varten tarvitaan seuraavat tiedot:
näkymänimi (tiedon saa sähköpostitse: tuotetuki@eurocard.fi)
- automaattisiirtotunnukset (käyttäjä / käyttäjätunnus)
- salasana
- haetaanko tunnuksilla vain yrityskortti- vai myös matkatilitapahtumia?
ProCountorin asiakaspalvelu avaa tämän jälkeen liittymän asiakkaan käyttöön ja käynnistää tapahtumien automaattisen noudon Business Eurocard Online -palvelusta, minkä jälkeen liittymä on käyttövalmis.
ProCountorin Business Eurocard Online -liittymän käytöstä ProCountor veloittaa avausmaksun sekä kuukausimaksuja. Lisäksi Eurocard Oy veloittaa asiakasta Business Eurocard Online -palvelun käytöstä omien hinnoitteluperusteidensa mukaisesti.