Henkilörekisteri

Henkilörekisteri -kohdasta päästään käsittelemään henkilörekisterin tietoja. Henkilöillä tarkoitetaan yrityksen henkilökuntaa, joille maksetaan muun muassa palkkaa ja jotka laativat matka- ja kululaskuja.

Käyttäjän käyttöoikeuksista riippuu, minkä osarekisterin tietoihin hän pääsee. Liikekumppaneihin - kuten asiakkaisiin, toimittajiin ja henkilöihin - voidaan kohdistaa erilaisia toimintoja ja muokata näiden tietoja.

Hae henkilöt

Henkilöitä haettaessa hakuehtoja voidaan tarkentaa henkilön nimen, tunnuksen, asiakasnumeron, henkilö- tai pääryhmän perusteella.

Nimen, tunnuksen tai asiakasnumeron avulla haettaessa riittää myös osateksti. Haettaessa asiakasta nimeltä ProCountor voidaan kirjoittaa hakuehtoon Pro tai Countor, mikäli Hakujen täydennys ei ole päällä. Hakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää, eli haku Pro*Countor tuo myös ProCountorin) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä (jokin merkki, esimerkiksi välilyönti, on oltava. Toisin sanoen haku Pro?Countor ei tuo ProCountoria).

Henkilöryhmä -alasvetovalikon perässä oleva Hae -painike avaa henkilöryhmän hakuikkunan, josta ryhmä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä.

Hae henkilöt -painiketta sivun yläreunassa painetaan, kun hakuehdot on asetettu. Jos haetaan pelkästään Henkilöitä ilman muita rajausehtoja, ei painiketta tarvitse painaa lainkaan, mikäli Automaattihaku on päällä.

Hakutulos tulostuu hakuehtojen ja niiden alapuolella olevan painikerivin alle.

Hallinta

Hallinta -painikketta painetaan, kun halutaan etsiä henkilöitä hallinta tietojen avulla. Tällöin sivun yläosan hakuehtokenttänäkymä muuttuu, jolloin päästään hakemaan henkilöitä Asiakkaan hallinta -sivun tietoja perusteella. Hakuehtoina voidaan käyttää henkilön sen hetkistä tilaa tai vastuuhenkilöä. Toimenpiteellä haettaessa voidaan määritellä aikaväli, jolloin kyseinen toimenpide esiintyy tai on esiintymättä. Muistiinpanoihin syötettyjä tekstejä voidaan hakea vapaalla tekstihaulla. Painamalla Hallinta -painiketta uudestaan saadaan näkyviin perus hakuehtokenttänäkymä.

Hakutuloslistalta valitaan henkilö ja painetaan Näytä hallinta -painiketta, jolloin päästään toimittajan Hallinta -sivulle. Hallinta -sivulle päästään myös henkilön perustieto -sivun Hallinta -painikkeella.

Tyhjennä

Tyhjennä -painikkeella kaikki asetetut hakuehdot saa poistettua.

Muokkaa useita

Muokkaa useita -painikkeen kautta useiden henkilöiden tietojen muuttaminen onnistuu samalla kertaa. Painikkeesta avautuu Liikekumppanien joukkomuokkaus -sivu, jossa haetaan muokattavat henkilöt. Henkilöiden tyyppi on valittava, minkä lisäksi hakua voi rajata muilla ehdoilla, kuten henkilöryhmällä. Hae liikekumppanit -painikkeella saa sivun alaosaan listan hakuehdot täyttävistä henkilöistä.

Muokattavat henkilöt valitaan klikkaamalla vasemmanpuolimmaista sarakketta tai painamalla Valitse kaikki -painiketta.

Muokkaa liikekumppaneita -painiketta painetaan, kun muokattavat henkilöt on valittu, jolloin tulee ilmoitus jossa on listattu valitut henkilöt. Toimenpidettä voi joko jatkaa tai perua sen. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa pääsee valitsemaan mitä tietoja haluaa muokata.

Toiminnolla voi esimerkiksi muuttaa kaikkien asiakkaitten maksuehdon samaksi tai viivästyskoron vaihtuessa yhdellä kertaa vaihtaa kaikille oikean koron. Tilinumeron muokkauksesta löytyy vaihtoehto "Muuta IBAN muotoon" -jolla valittujen henkilöiden tilinumero muutetaan IBAN-muotoon. Henkilöllä voi esimerkiksi muokata laskun asiatarkastaja/hyväksyjä -tietoja kun henkilökunnassa tapahtuu muutoksia. Valinnalla "Numeroi numeroimattoamat" annetaan asiakasnumero valitusta liikekumppaneista niille, joilla ei ole numeroa.

Henkilöiden muokattavissa olevat tiedot

Takaisin -painike palauttaa Henkilörekisteri -sivulle.

Henkilöryhmät

Useita liikekumppaneita voidaan yhdellä kertaa liittää liikekumppaniryhmiin tai erottaa ryhmistä Liitä/erota -painikkeella.

Lisätietoa liikekumppaniryhmien erottamisesta ja liittämisestä saat täältä.

Näytä perustiedot

Lue lisää perustiedoista.

Näytä hallinta

Näytä hallinta -painike avaa henkilöt Hallinta -sivun, jolle päästään syöttämään henkilöiden hallintaan liittyviä tietoja. Tietoja voidaan käyttää henkilöiden hakemiseen henkilörekisteristä. Asiakkaiden hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla. Hallintatietoihin voidaan asiakkailla tai potentiaalisilla asiakkailla kirjata muistiin tietoja esim. lähetetyistä tarjouksista ja tehdyistä sopimuksista, toimittajilla esim. toimitusten toimivuudesta ja henkilöillä esim. käydyistä keskusteluista.

Tallenna -painikkeella hallintatietoihin tehdyt muutokset tallennetaan. Mikäli on lisätty, poistettu tai muokattu käytettävissä olevia tiloja tai toiminpiteitä ei tietoja tarvitse erikseen tallentaa.

Näytä perustiedot -painike avaa henkilön perustiedot -sivun.

Tilat -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia tiloja. Jos tilan poistaa, tyhjentyy tila -tieto kaikilta liikekumppaneilta joilla kyseistä tilaa on käytetty. ProCountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään tiloja vaan kukin yhtiö voi määritellä omaan toimintaansa sopivat tilat.

Toimenpiteet -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia toimenpiteitä. Jos toimenpiteen poistaa, tyhjentyy toimenpide-sarake kaikilta toimenpideriveiltä, joilla kyseistä toimenpidettä on käytetty. Itse toimenpiderivi ei poistu. ProCountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään toimenpiteitä vaan kukin yhtiö voi määritellä omaan toimintaansa sopivat toimenpiteet.

HTML -painikkeella saa hallintatiedot uuteen selainikkunaan html-muodossa.

Excel -painikkeella saa hallintatiedot Excel taulukkoon.

Edellinen ja Seuraava -painikkeilla pääsee selaamaan henkilöitä. Painikkeet ovat näkyvissä siinä tapauksessa, kun Hallinta -sivulle on tultu henkilöiden hausta ja hakutuloksessa on ollut enemmän kuin yksi henkilö.

Sivun yläosaan määritellään henkilön tila ja vastuuhenkilö, sekä voidaan syöttää rajattomasti muistiinpanoja. Vastuuhenkilöksi voidaan valita kuka tahansa yrityksen käyttäjistä..

Lisää -painikkeella henkilölle kohdistetaan uusi toimenpide. Tällöin muodostuu uusi toimenpiderivi. Päiväykseksi tarjotaan kuluvaa päivää. Toimenpide valitaan olemassa olevien toimenpiteiden listalta klikkaamalla toimenpide -sarakkeen kenttää. Rivillä vastuuhenkilöksi tarjotaan sivun yläosan vastuuhenkilöä mutta alasvetovalikosta voidaan valita kyseisen toimenpiteen vastuuhenkilöksi myös joku muu yrityksen käyttäjistä.

Lisätietoja ja Seuraava toimenpide -kenttiin voi syöttää vapaamuotoista tekstiä. Kyseiset kentät saa avattua omaan ikkunaan klikkaamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla valikosta kumman kentän haluaa avata. Kumpaankin kenttään pystyy syöttämään rajattoman määrän tekstiä. Toimenpiderivejä voidaan syöttää rajoittamaton määrä.

Poista -painikkeella saa poistettua henkilölle kohdistetun toimenpiteen eli valitun toimenpiderivin.

Lisätiedot -painikkeella päästään henkilön lisätietosivulle, jonne voidaan tallentaa lisätietoja henkilöstä.

Lisätiedot -sivun vasemmassa laidassa ylhäällä olevat tiedot vaikuttavat mm. laskuihin. Muut tiedot ovat informatiivisia.

Kielivalinta (suomi, ruotsi, englanti tai eesti) määrittää kielen, jolla oletusarvoisesti henkilön laskut, tilaukset ja perintäkirjeet tulevat.

Henkilön ALV-oletus-% käytetään, kun laskulle lisätään rivejä käyttämättä tuoterekisterin tuotteita.

Liikekumppanille voidaan määritellä vakioviite, joka tulee aina liikekumppanin laskuille ja tilauksille pankkiviitteeksi. Vakioviite voi olla 20 merkkiä pitkä.

Lisätiedot -sivua ei ole käytössä henkilöillä.

Henkilöille ei voi määritellä oletustilejä.

Tallenna -painikkeella henkilön oletustuotteiden lisäykset ja poistot tallentaa.

Lisää -painikkeella henkilön oletustuotteet/-palvelut voidaan hakea tuoterekisteristä. Aukeavalta listalta etsitään haluttu tuote. Listalla näkyvät rekisteriin syötetyt myyntituotteet asiakkailla, ostotuotteet toimittajilla ja matka- ja kululaskujen tuotteet henkilöillä.

Hae tuotteet -painiketta käyttäen voi tarkentaa hakua tuotenimen, -koodin ja -ryhmän avulla. Tuote valitaan klikkaamalla sen riviä. Useamman tuotteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Tuote ei voi olla kuin kerran oletustuotteena.

Valitse tuote -painikkeella valitut tuotteet siirtyvät liikekumppanille oletuksiksi. Jos valitsee useamman tuotteen samalla kertaa, tulee painikkeen painamisen jälkeen ikkuna, johon voi antaa tietoja, jotka tulevat kaikille valituille tuotteille.

Oletustuotteiden perustiedot tulevat tuoterekisteristä, mutta niille voi liikekumppanikohtaisesti määritellä hinnan, alennus-%, ALV-% ja oletusmäärän. Laittamalla ruksin kohtaan eri hinta päästään syöttämään tuoterekisterin tiedoista poikkeava hinta. Laittamalla ruksin kohtaan eri alennus päästään syöttämään tuoterekisterin tiedoista poikkeava alennus-%. Laittamalla ruksin kohtaan eri ALV päästään valitsemaan tuotteelle tuoterekisterin tiedoista poikkeava ALV-%. Mikäli oletusmäärä on nolla, mutta tuotteelle on määritelty eri hinta, eri alennus tai eri ALV, ei tuote automaattisesti tule mukaan kun liikekumppanille tehdään uutta laskua. Jos laskulle valitaan tällainen tuote, käytetään silloin liikekumppanille määriteltyä hintaa/alennusta/ALV:tä. Tuotteelle voidaan myös syöttää oletus rivikommentti.

Poista -painikkeella poistetaan valittu oletustuote.

Poista kaikki -painikkeella poistetaan henkilön kaikki oletustuotteet. Ennen poistoa tulee varmistuskysymys.

Voimassaoloajat -painikkeella päästään määrittelemään tuotekohtaisesti ajat, jolloin tehdyille laskuille oletustuote otetaan mukaan.

Liikekumppaniraportille tieto siitä, kuinka monta oletustuotetta henkilölle on määritelty, saadaan kun raportille valitaan mukaan rekisterin tieto Liikekumppanin oletustuotteet.

Lisää

Lisää -painiketta painamalla pääsee lisäämään uuden henkilön. Aukevasta kysymyikkunasta valitaan lisättävän henkilön tyyppi, jonka jälkeen ohjelma avaa valitun henkilötyypin mukaisen tyhjän perustietosivun.

Sivulle täytetään henkilön tiedot ja tarpeen mukaan asetetaan oletustuotteet ja dimensio-oletukset sekä lisä- ja hallintatiedot sivun yläreunassa olevien painikkeiden kautta.

Kopioi

Kopioi -painiketta painamalla voi kopioida hakutuloslistalta valitun henkilön. Ensin kysytään halutaanko liikekumppanin oletustilit, -dimensiot ja -tuotteet myös kopioida.

Ohjelma kysyy tämän jälkeen halutaanko kopioidun kumppanin tiedot avata näytölle kopioinnin jälkeen vai ei. Kopioidun kumppanin nimen perään tulee ilmaisu (kopio). Y-tunnusta / henkilötunnusta ja asiakasnumeroa ei kopioida.

Poista

Poista -painiketta painamalla voi poistaa hakutuloslistalta valitun henkilön. Ohjelma kysyy halutaanko henkilö poistaa kokonaan vai passivoida. Passiiviseksi asetetut henkilöt eivät näy rekistereissä ellei erikseen valita vaihtoehtoa Näytä myös passiiviset henkilöt.

Vie laskupohjalle

Vie laskupohjalle ja Vie laskulle -painikkeilta päästään tekemään henkilölle uutta laskua.

Hae laskut -painike avaa Tositteiden haun laskut.