Sisältö
Tilanteita, joissa myyntilasku joudutaan hyvittämään ja/tai palauttamaan saapunut maksu, on erilaisia riippuen laskun tilasta ja siitä, mitä on asiakkaan kanssa sovittu hyvittämisestä ja rahojen käsittelystä.
Lasku on mitätöitävissä
Laskun ollessa tilassa Kesken tai Lähettämätön (ei jos laskukanava on Ei lähetetä) voidaan se mitätöidä Myyntilasku -sivun Mitätöi -painikkeella. Tällöin laskun kirjanpitomerkinnät poistuvat.
Lasku ei ole mitätöitävissä, mutta lasku on maksamatta
Kun lasku on tilassa, jossa sitä ei voida enää mitätöidä, on laadittava hyvityslasku. Helpoin tapa tehdä hyvityslasku on käyttää Hyvityslasku -toimintoa.
Alkuperäistä laskua vastaavan hyvityslaskun saa tehtyä myös Myyntilasku -sivun Kopioi -painikkeella. Tositelajia tai Liikekumppania ei muuteta laskua kopioidessa, jolloin syntyy laskunumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuunottamatta identtinen lasku tilaan Kesken. Laskuriveillä muutetaan Määrä -kenttien arvot negatiivisiksi. Muuttamalla määrän, mutta ei hintaa, negatiiviseksi pidetään huoli siitä, että raporteilla sekä tuotemäärät että summat ovat oikein.
Myyntilasku on oletusarvoisesti kirjautunut kirjanpidossa per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Hyvityslaskulle tulee oletusarvoisesti kirjaus per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset. Tämä kirjaus oikaisee myynnin arvonlisäveronkin, mikäli laskulla on arvonlisäveroa.
Mikäli asiakkaan kanssa on sovittu, lähetetään hyvityslasku asiakkaalle. Sekä myyntilasku että hyvityslasku kuitataan maksetuiksi myyntilaskujen Erikoistilanteet -toiminnolla. Ennen laskujen kuittausta on syytä käydä tarkistamassa Tositteiden haun Lähetyslistalta, että laskut eivät ole odottamassa lähettämistä, mikäli ne halutaan lähettää.
Lasku on maksettu, mutta rahoja ei palauteta
Asiakkaan kanssa on sovittu, että maksettu virheellinen lasku hyvitetään ja asiakas vähentää ylimääräisen suorituksen seuraavassa maksussaan. Ensin laaditaan hyvityslasku käyttäen Hyvityslasku -toimintoa tai kuten kohdassa Lasku ei ole mitätöitävissä, mutta lasku on maksamatta on kuvattu ja lähetetään se asiakkaalle.
Kun asiakas suorituksessaan vähentää hyvityslaskun, kuitataan se käytetyksi myyntilaskujen Erikoistilanteet -toiminnolla. Lasku, jonka suorituksesta hyvityslasku on vähennetty, on maksun kohdistumisen jälkeen tilassa Osittain maksettu ja se kuitataan loppuun suoritetuksi myyntilaskujen Erikoistilanteet -toiminnolla.
Kirjanpidossa on ensimmäinen myyntilasku kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Kun siihen on kohdistunut suoritus, on syntynyt kirjaus per 1910 Pankkitili an 1700 Myyntisaamiset. Hyvityslasku on kirjautunut per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset. Uusi myyntilasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Siihen on kohdistunut suoritus, joka on suuruudeltaan laskun summa vähennettynä hyvityslaskun summalla ja kirjautunut tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset. Lopputuloksena on, että saldot tileillä 1910 Pankkitili ja 3000 Myynnit ovat kasvaneet uuden myyntilaskun verran.
Lasku on maksettu ja rahat palautetaan
Asiakkaan kanssa on sovittu, että maksettu virheellinen lasku hyvitetään ja rahat palautetaan asiakkaalle. Ensin laaditaan hyvityslasku käyttäen Hyvityslasku -toimintoa tai kuten kohdassa Lasku ei ole mitätöitävissä, mutta lasku on maksamatta on kuvattu ja lähetetään se asiakkaalle. Hyvityslasku kuitataan maksetuksi myyntilaskujen Erikoistilanteet -toiminnolla.
Seuraavaksi laaditaan loppusummaltaan paluttettavaa rahamäärää vastaava arvolisäveroton ostolasku, joka tiliöidään per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili. Tällaisia ostolaskuja varten kannattaa tehdä ostojen tuoterekisteriin tuote, jonka Oletustili on 1700 ja ALV 0 %. Sitä käytettäessä tiliöinti ja ALV menevät automaattisesti oikein ja raporteilla ko. tuote erottuu normaaleista ostoista.
Laadittu ostolasku maksetaan asiakkaalle ja se kirjautuu tiliotteelta maksetuksi per 2880 Maksuliikennetili an 1910 Pankkitili.
Kirjanpidossa myyntilasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Kun siihen on kohdistunut suoritus, on syntynyt kirjaus per 1910 Pankkitili an 1700 Myyntisaamiset. Hyvityslasku on kirjautunut per 3000 Myynnit an 1700 Myyntisaamiset. Ostolasku on kirjaantunut per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili. Maksu on kirjautunut per 2880 Maksuliikennetili an 1910 Pankkitili. Näiden kirjausten seurauksena minkään tilin saldo ei ole muuttunut.
Lasku on maksettu kahdesti, mutta rahoja ei palauteta
Asiakas on maksanut saman laskun kahdesti ja asiakkaan kanssa on sovittu, että asiakas vähentään ylimääräisen suorituksen seuraavassa maksussaan.
Lasku, jonka suorituksesta ylimääräinen suoritus on vähennetty, on maksun kohdistumisen jälkeen tilassa Osittain maksettu ja se kuitataan loppuun suoritetuksi kohdistamalla aikaisempi maksu siihen.
Lasku on maksettu kahdesti ja rahat palautetaan
Asiakas on maksanut saman laskun kahdesti ja asiakkaan kanssa on sovittu, että rahat palautetaan asiakkaalle.
Laaditaan ja maksetaan arvolisäveroton ostolasku, joka tiliöidään per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili, kuten kohdassa Lasku on maksettu ja rahat palautetaan.
Kirjanpidossa myyntilasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 3000 Myynnit. Kun siihen on kohdistunut suoritus on syntynyt kirjaukset tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset. Uusi suoritus on synnyttänyt kirjaukset tiliotteella per 1910 Pankkitili an 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset sekä viitesuorituksena per 1990 Rahansiirrot ja täsmäytyksen an 1700 Myyntisaamiset. Ostolasku on kirjautunut per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili. Maksu on kirjautunut per 2880 Maksuliikennetili an 1910 Pankkitili. Näiden kirjausten seurauksena tilien 1910 Pankkitili ja 3000 Myynnit saldot ovat kasvaneet myyntilaskun verran.
Hyvityslasku -toiminto
Myyntilaskujen Erikoistilanteista löytyy Laadi hyvityslasku -painike, joka käynnistää Hyvityslasku -toiminnon.
Toiminto tekee myyntilaskusta hyvityslaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin alkuperäinen lasku paitsi negatiivinen. Laskun Lisätietoja -kentässä on tieto, mihin laskuun hyvityslasku liittyy. Hyvityslaskun tiliöinti muodostuu oletusarvojen mukaisesti.
Hyvityslasku aukeaa näytölle Kesken tilassa, jolloin sitä on mahdollista muokata. Kun lasku hyväksytään, aukeaa hyvityslaskun hyväksyminen -sivu, jossa määritellään laskujen maksupäivä, ostolaskun laadinta ja hyvityslaskun lähetys.
Asetetaanko laskut maksettu muualla -tilaan kenttä ruksitetaan, mikäli halutaan alkuperäinen lasku sekä hyvityslasku asettaa maksettu muualla -tilaan. Maksutapahtuman summaksi tulee hyvityslaskulla merkitty summa. Maksupäivä -kenttään valitaan haluttu maksupäivä. Maksutapa-alasvetovalikosta valitaan lisätieto maksutapahtumalla. Vientiselitteeksi oletuksena tallennetaan hyvityslaskun numero, teksti on muokattavissa. Tallennettuja maksutapahtuman tietoja käytetään niin alkuperäisellä laskulla kuin hyvityslaskulla.
Laaditaanko ostolaskut -kenttä on valittavissa, jos alkuperäinen lasku on maksettu ennen hyvityslaskun tekoa. Jos kentässä on ruksi, laatii ohjelma ostolaskun suorituksen palauttamista varten. Toiminto tekee ostolaskun, joka on laskuriveiltään muuten identtinen kuin hyvityslasku paitsi positiivinen eikä sisällä arvonlisäveroa. Laskun Lisätietoja -kentässä on tieto, mihin laskuun ja hyvityslaskuun ostolasku liittyy. Ostolaskun tiliöinniksi tulee per 1700 Myyntisaamiset an 2880 Maksuliikennetili.
Lähetetäänkö hyvityslasku -kenttä ruksitetaan, mikäli laadittu hyvityslasku halutaan lähettää asiakkaalle.