Tässä ohjeessa on yleistä tietoa jaksotusten tekemisestä.
Yleistä
Yrityksen liiketapahtumat voidaan jaksottaa eri tavoilla
- kuukausittain vuoden alusta alkaen
- neljännesvuosittain
- kerran tilikaudessa esim. 6 kk:n jälkeen tai 10 kk:n jälkeen ennakoimaan tilikauden tulosta
- tilikauden loppuun
- vain tilinpäätöshetkellä.
Jaksotettavaksi voidaan valita tapahtumat tietyltä ajanjaksolta tai esimerkiksi vain tiettyä euroarvoa suuremmat liiketapahtumat.
Lue ProCountorin Jaksotus-toiminnosta.
Jaksotustarve
ProCountorin tavoitteena on antaa yrityksen omistajille ja johdolle päätöksentekoa tukevia raportteja. Tällöin kassavirran seuraaminen on vähintään yhtä tärkeää kuin tuloksen seuraaminen.
Vähämerkityksisiä tuottoja ja kuluja on tarpeetonta jaksottaa. Jaksotusten vaikutukset informaation parantumiseen kannattaa aina verrata jaksottamisen työmäärään, vaikka jaksotusten laatiminen olisi automatisoitukin pitkälle. Usein pikkutarkka jaksottaminen hämärtää liiketoiminnan kannattavuuden seurantaa enemmän kuin edesauttaa, sillä siirtyvien erien sisältö on vaikea selittää muille kuin laskentatoimen ammattilaisille. Etenkään säännöllisesti toistuvat kulut kuten vakuutukset, pankkikulut, pysäköintiluvat kannattaa jättää jaksottamatta.
Pienyrityksellä jaksotustarve perustuu enemmänkin pelkoon verotarkastuksen suhtautumisesta jaksottamiskäytäntöön kuin informaatiotarpeeseen. Asiantunteva verotarkastus hyväksyy sovellettavan johdonmukaisen jaksotuskäytännön etenkin koska jaksotukset eivät vaikuta verojen määrään. Kun verokanta on sama, jaksotukset vaikuttavat vain vuoteen, jolta vero on maksettava.
Vuosikuluiksi kirjattavat hankinnat
Verotuksessa on pienhankintojen rajaksi määritelty 840 € (5000 mk). Lisäksi on asetettu katto, että vuodessa tällaisia hankintoja saisi kirjata kuluksi korkeintaan 2522 €:n (15.000 mk) arvosta. Säännös on turhan byrokraattinen, mutta sen kanssa on elettävä. Liian tiukka, verottajan etua myötäilevä tulkinta johtaa kohtuuttomuuksiin, mikä käytännön kirjanpidossa näkyy mm. matkalaukkujen, kahvinkeittimien jne hankintojen aktivoimista käyttöomaisuuteen. Tämä tarkoittaa, että tällaiset hankinnat on maksettava heti, mutta ne saataisiin verotuksessa vähentää aikana, joka on pitempi kuin keskimääräisen yrityksen kokonaisikä. 10 vuoden jälkeen kahvinkeittimestä olisi vielä vähentämättä 7 %. Vielä pahempi on pikkukorjausten aktivoiminen rakennuksiin. Esimerkiksi aktivoidusta sisäkaton maalauksesta olisi verotuksessa vähentämättä 20 vuoden jälkeen vielä 25 %.
Yrityksen tuleekin miettiä hankintoja sen mukaan, onko niiden taloudellinen käyttöikä alle vai yli kolme vuotta. Rajatapauksissa on meno kirjattava kuluksi. Helposti on perusteltavissa esimerkiksi matkapuhelinten kirjaaminen heti kuluksi, koska niitä harvoin pidetään kolmea vuotta. Kolme vuotta vanhaa tietokonetta saatetaan käyttää, mutta verkottuneessa maailmassa ohjelmaversioiden nopea kehittäminen johtaa siihen, että koneet vanhenevat liiankin nopeasti. Siksi tietokoneiden ja tietokoneohjelmien kirjaaminen kuluksi on helposti perusteltavissa myös verottajalle. Etenkin päivitysten ja tietokonetarvikkeiden aktivointi on tarpeetonta ja jopa virheellistä yritystä vastaan olevaa varovaisuutta. Se johtaa verojen ennenaikaiseen maksamiseen ja yrityksen kassavirran heikentämiseen.
Rajatapauksia ovat toimistokalusteet. Pienyrityksissä ne mahtuvat usein helposti arvon perusteella vuosikuluksi kirjattavaksi pienkalustoksi, vaikka niitä toki pidetäänkin yli kolme vuotta. Kirjoituspöydän käypä arvo kolmen vuoden kuluttua on muutama euro, sen tietävät kaikki jotka ostavat poistettavaa kalustoa yrityksistä.
Kuukauden tulos
Mitä lyhyempi tarkastelujakso on, sitä enemmän siihen sisältyy epätarkkuutta. Siksi yksittäisen kuukauden tuloksen laskenta ei ole mielekästä. Yksittäiseen kuukauteen vaikuttavat jaksotuskäytäntöä enemmän se, miten viikonloput osuvat kuukaudelle, miten yksittäinen tulo ajoittuu, onko myynti- ja ostolaskujen käsittely myös liikekumppanin puolella viivästynyt päivän kaksi. Milloin joku pitkään vaikuttava sopimus on satuttu tekemään jne.
Tuloksesta riippumatta monilla yrityksillä tietyn lyhyenkin jakson liikevaihdolla sitä vastoin voi olla päätöksiin vaikuttavaa merkitystä. Siksi ProCountorissa voidaan raportteihin vaikuttavilla valinnoilla selvittää, mikä on yksittäisen kuukauden myynti, joulusesongin myynti, kesälomakauden myynti jne.
Muut jaksotukset
Palkkalaskenta on tehty siten, että se jaksottaa automaattisesti kaikki palkkasidonnaiset vakuutusmaksut kuukausittain. Palkkalaskelma voidaan jaksottaa kirjauskautta ja palvelujaksoa käyttäen eri kuukaudelle kuin palkat on maksettu. Palkkalaskelma ei kuitenkaan jaksota lomapalkkoja.