Sisältö
Jaksotus -toiminnolla voi tehdä usean muistiotositteen eri kuukausille samanaikaisesti. Toimintoa voi käyttää niin jaksottamiseen kuin tasapoistoihinkin.
Yleistä
Alkuperäiselle osto- tai myyntitositteelle valitaan aikaväli, jolle se halutaan jakaa, toiminto jakaa tositteen arvonlisäverottoman summan tasan valitun ajanjakson kuukausien kesken. Jaksotuksen saa käyttöönsä kirjoittamalla osoitteeseen asiakaspalvelu@procountor.com .
ProCountorin oletusten mukaisesti jaksotettava tosite, esimerkiksi myyntilasku kirjautuu 1700/3000, jolloin käyttäjän tulee ensin kirjata tosite suoraan esim. 1700/2950 tai tehdä muistiolla siirto taseeseen.
Jaksotuksia voi tehdä kahdenlaisia, eli joko jaksottaa koko tositteen summan samalle kirjanpidon tilille tai jaksottaa riveittäin, jolloin voidaan kirjanpitorivi kohtaisesti määritellä kirjanpitotilit.
Jaksotus
Jaksotus -toimintoon pääsee Tositteiden haun Lisää toimintoja-painikkeen kautta. Tositteiden haussa haetaan lista tositteista, jotka halutaan jaksottaa ja painetaan Lisää toimintoja -alasvetovalikosta Jaksotukset. Kun jaksotukset on käytössä, on Tositteiden haussa Uusi hakuehto -alasvetovalikossa hakuehto Jaksotetut tositteet, jolla voi rajata haun jaksotettuihin tositteihin. Kaikkia haettavissa olevia tositelajeja voidaan jaksottaa, paitsi jos ne ovat tilassa Mitäitöity tai Laskutettu.
Näkymäksi avautuu sivu, jossa on haetut tositteet, sekä eri toimintoja jaksotusten tekoa varten. Jos tosite on jo jaksotettu, näkyy oikeanpuolimmaisessa Jaksotettu -sarakkeessa, milloin tosite on jaksotettu ja kuka sen on tehnyt. Jaksotettu tosite on mahdollista jaksottaa uudelleen.
Oletuksena kaikki tositteet ovat valittuna jaksotettavaksi, mutta poistamalla ruksin rivin vasemmanpuolimmaisesta sarakkeesta saa tositteen pois jaksotettavista. Jaksotettaville tositteille on määriteltävä jakson alku- ja loppupäivämäärät. Jos tositteen kirjanpitosivulle on määritelty Palvelujakson alku ja loppu näkyy ne automaattisesti päivämäärissä. Tositteen vaikutusajaksi on syytä määritellä Palvelujakso. Jos laskusivulla on käytetetty toimituspäivämääriä on ne tallennettu automaattisesti kirjanpitosivullle.
Tallenna muutokset -painikkeella muutokset jaksotuksen Alkupäivämäärään ja Loppupäivämäärään tallennetaan tositteen kirjanpitosivulle. Samalla tositteen vaikutusajaksi tulee Palvelujakso. Myös Tili 1 ja Tili 2 tallennetaan. Jaksotusaikaväli voidaan antaa Jaksotukset -sivulla klikkaamalla päivämäärä kenttää ja valitsemalla aukeavasta kalenterista haluttu päivä. Päivitä näkymä -painike päivittää näkymän, kun esimerkiksi on käyty kirjanpidossa muokkaamassa ajanjaksoa. Toiminto palauttaa ruksin kaikkien rivien vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen. Esikatselu -painike avaa ikkunan, jossa näkyy kuinka monta jaksotusmuistiota valitulle riville tehdään ja mitkä näiden jaksotusmuistioiden vientien tilit ja summat ovat.
Jaksota valitut -painike tekee jaksotusmuistiot. Tehdyille muistioille laaditaan laskuryhmä, jonka nimeksi tulee Jaksotukset, sekä kuluva pvm. Ennen lopullista hyväksymistä voidaan vielä muuttaa laskuryhmän nimi sekä valita alasvetovalikosta muistioiden tila. Tila vaihtoehtoina on Kesken tai Hyväksytty. Oletuksena tarjotaan tilaa Hyväksytty. Mikäli mukaan on valittu tositteita jotka on jo jaksotettu, huomautetaan siitä. Kun muistiot ovat laadittu ohjelma ilmoittaa, millä ryhmänimellä jaksotusmuistiot löytyvät Tositteiden hausta sekä kuinka monta muistiota laadittiin. Jaksotusmuistiot päivätään aloituskuukauden viimeiselle päivälle.
Lasku -painikkeella pääsee tositteen laskusivulle. Kirjanpito -painikkeella pääsee tositteen kirjanpitosivulle jossa voi määritellä päivämäärät. Hae tili 1 ja Hae tili 2 -painikkeet avaavat Tililuettelo -näkymän, josta kirjanpitotilit valintaan tehtävälle jaksotusmuistiolle. Oletukseksi haetaan Tiliksi 1 kirjanpidon perustietojen Oletustileissä määritelty tositelajikohtainen tili. Tiliksi 2 tarjotaan myyntitositteilla tiliä 2950 ja ostotositteille tiliä 1800. Tili 1 on laskulta haettavat rivit ja niiden kirjanpitoarvo, Tili 2 on näiden kirjauksien vastakirjaus. Useamman tositteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Tilit voidaan myös syöttää suoraan tili kenttiin. Tilien löytyminen tilikartasta tarkistetaan kun painetaan Jaksota valitut -painiketta. Jaksotus riveittäin -painikkeella päästään jaksottamaan tositetta mikäli se halutaan jakaa useammalle kirjanpitotilille.
Jaksotus riveittäin
Jaksotus riveittäin Jaksota riveittäin -painikkeella päästään jaksottamaan niitä tositteita jotka halutaan jakaa useammalle kirjanpitotilille. Esimerkiksi laskulla on myyty kolmea eri tuotetta, jotka halutaan kaikki jaksottaa omille kirjanpitotileillensä. Tallenna -painikkeella muutokset Alkupäivämäärään ja Loppupäivämäärään tallennettaan. Kyseisissä kentissä kerrotaan jaksotusaikaväli. Esikatselu -painike avaa ikkunan jossa näkyy kuinka monta jaksotusmuistiota tositteelle tehdään ja mitkä näiden jaksotusmuistioiden vientien tilit ja summat ovat. Jaksota valitut -painiketta painamalla tosite jaksotetaan. Jos tosite on jo jaksotettu, huomautetaan siitä mutta tositteen voi jaksottaa uudestaan. Tili 1 kirjanpitotilin valinta tehdään riveittäin. Useamman rivin voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Tilin 1 voi hakea tilikartasta painamalla Hae tili 1 -painiketta tai sen voi syöttää halutun rivin Tili 1 -kenttään. Tilin löytyminen tilikartasta tarkistetaan, kun painetaan Jaksota valitut -painiketta.
Tilin 2 valinta vaikuttaa kaikkiin riveihin. Tilin 2 voi hakea tilikartasta painamalla Hae tili 2 -painiketta tai Vastatili kohdan Hae -painiketta.
Esimerkki
Jaksotus -toiminto jakaa tositteen alvittoman summan esim 5000 eur valitun ajanjakson esim. 1.8.-30.9 kesken.
- Ohjelma laatii siis kaksi muistiota toinen elokuulle ja toinen syyskuulle.
- Muistiot ovat joko Hyväksyttyjä tai Kesken riippuen mitä on aikaisemmin valittu.
Tehtyjen muistioiden "lasku"-puolella on Muistiinpano -kenttään tallennettu tieto jaksotetusta tositelajista (alkuperäinen tosite) ja sen numerosta, esim Myyntilaskun nro 1 jaksotustosite.
- Päivämääräksi tulee ensimmäisen jaksotuskuukauden viimeinen päivä.
- Muistiolla on vähintään kaksi tuoteriviä, joista ensimmäisillä riveillä on alkuperäisen tositteen tuotetiedot, mutta summana jaksotettava määrä (esimerkissä yksi tuoterivi jonka summa on 2500 eur).
- Toinen tuoterivi on yhteensä rivi, jossa sama jaksotettava summa on miinusmerkkinen, jolloin tositteen yhteensä summa on nolla.
- Kirjanpidossa on valitut kirjanpitoviennit, eli tässä tapauksessa 2950/3000.
- Rivitietoihin tulee tuoterivin tiedot ja laskulta olevat muistiinpanot näkyvät myös.