Jaksotuksen tarkoitus on jakaa kirjanpidossa yhdellä laskulla olevia tuottoja tai kuluja useammalle kuukaudelle. Esimerkiksi puolen vuoden vuokrat sisältävä lasku tulisi jaksottaa kuudelle kuukaudelle.
Jaksotustyökalu löytyy Kirjanpito -valikon alta. Kyseessä on kaikille veloitukseton toiminto ja se on käytössä kaikilla niillä käyttäjillä, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.
Käyttäjällä pitää olla vähintään Kaikki oikeudet Uuden muistiotositteen laadintaan, täällä kerrotaan tarkemmin käyttöoikeuksista.
Jaksotustyökalun rakenne ja painikkeet
Jaksotustyökalun päänäkymässä on taulukkoina yläosassa hakuehdot ja alaosassa hakutulokset. Hakuehdoissa on valinnat Jaksotettava kirjauskausi (vuosi-kuukausi, esim. 2012-01) Oletuksena näykmällä on vanhin avoin seurantajakso tai jos seurantajaksoja ei ole käytössä, niin edellinen kuukausi. Tämän jälkeen valitaan Jaksotettavat tositelajit eli haetaan myynnit tai ostot. Lisäksi voidaan hakea myös aiemmin jaksotettuja tositteita ruksimalla valinta Jaksotetut tositteet.
Painikkeen Hae jaksotettavat viennit avulla käynnistetään haku määriteltyjen hakuehtojen mukaisesti.
Hakutulokseen tulee näkyviin jaksotettavat kirjanpitoviennit (ei vastakirjauksia eikä täsmäytyseroja). Listaukseen tulee mukaan kaikki sellaiset kirjanpitoviennit, joilla täyttyy seuraavat ehdot:
- Vientiin liittyvä kirjanpitosivu on päivätty jaksotettavalle kaudelle
Vientitasolla on annettu tositteen kirjanpitosivulla Palvelujakso, jonka alku- ja/tai loppupäivä on toisella kaudella kuin hakuehtona annettu jaksotettava kausi tai vientitason palvelujakso on tyhjä ja kirjanpitosivun otsikkotasolla on annettu em. ehdon täyttävä palvelujakso
- Mahdolliset muut hakuehdot eli esimerkiksi jaksotettavat tositelajit, sekä haku aiemmin jaksotetuista tositteista täsmäävät
Valitse kaikki -painikkeen avulla valitaan kerralla kaikki hakutuloksessa olevat viennit.
Kirjanpito -painikkeella päästää hakutuloksesta aktiiviseksi valitun viennin kirjanpitosivulle.
Laadi jaksotusmuistiot -painikkeen jälkeen avautuu seuraava ikkuna.
Laskuryhmän nimi -kohtaan luodaan automaattisesti nimi, jossa lukee Jaksotukset pp.kk.vvv klo 00:00. Myyntien jaksotustili ja Ostojen jaksotustili -kohdassa näkyy ProCountorissa oletuksena perustilikartan tilit 2950 Siirtovelat sekä 1800 Siirtosaamiset, lyhytaikaiset, mutta tilin voi muuttaa suurennuslasi-painikkeen kautta avautuvasta valikosta. Jos Päiväperusteinen arvojen laskenta -kohdassa on ruksi, lasketaan jaksotettavat arvot päivien lukumäärien perusteella eikä kuukausitasolla. Dimensiot -kohdassa voidaan määritellä ruksimalla se, halutaanko dimensiotiedot kopioida.
Lopuksi valitaan Jatka.
Laaditut jaksotusmuistiot
Jaksotusmuistioiden laadinta toimii siten, että jaksotettavalle kaudelle sekä kullekin sellaiselle kuukaudelle, joka osuu jonkun hakutuloksessa valitun rivin palvelujaksolle, tehdään yksi muistio. Muodostuvalle muistiolle kasataan kaikki tähän jaksotusajoon liittyvät kyseisen kuukauden kirjanpidoon vaikuttavat jaksotusviennit ja valitut rivit käydään läpi yksi kerrallaan.
Jaksotusmuistioiden laadinnassa käydään lisäksi kaikki kuukaudet palvelujakson alusta palvelujakson loppuun läpi ja lasketaan, kuinka suuri osa viennin arvosta kuuluu kullekin kuukaudelle (päivien tai kuukausien lukumäärän mukaan. Kirjanpitopäivän mukaiselle kaudelle jätetään arvosta vain se osuus, joka sinne laskennallisesti kuuluu). Arvoa siirretään jaksotettavalta kaudelta muille palvelujakson mukaisille kuukausille siten, että jaksotettavalla kaudella vähennetään kp-arvoa eli tehdään muistiolle vienti, joka on eri merkkinen ja samalla kp-tilillä kuin alkuperäinen vienti. Tämän vastakirjaus kohdistuu taseeseen siirtosaamiseksi tai siirtovelaksi. Palvelujaksoon kuuluvalla kaudella lisätään kp-arvoa eli tehdään edellisen kohdan kanssa erimerkkiset viennit alkuperäiselle kp-tilille ja siirtosaamiseksi-/velaksi.
Kaikissa vientiselitteissä näkyy se, mitä tositetta kyseinen vienti jaksottaa ja miten laskentaperuste on ollut. Lopputuloksena kunkin jaksotettavan viennin osalta jaksotusten summa on nolla ja kunkin jaksotusmuistion vientien summaksi tulee yhteensä nolla.
Jaksotetun esimerkkimuistion lasku-näkymälle tulee näkyviin seuraavat rivit:
Jaksotetun esimerkkimuistion kirjanpitosivulle tulee näkyviin seuraavat rivit:
