Joukkolaskulla voidaan tehdä yhdelle tai useammalle liikekumppanille yksi tai useampi lasku yhdellä kertaa.
Joukkolaskun laatiminen aloitetaan painamalla Uusi myyntilasku -näkymän yläreunassa olevaa Joukkolasku -painiketta.
Yleistä
Joukkolaskulla voidaan esimerkiksi valituille asiakkaille lähettää kullekin samanlainen lasku, kuten vakiosummainen vuosimaksu. On myös mahdollista tehdä yhdelle tai useammalle asiakkaalle tietyin välein lähtevä/erääntyvä lasku, kuten kuukausimaksu. Laskun voi tehdä joko niin, että asiakkalle lähtee monta laskua tai yksi lasku, jossa on monta eräpäivää.
Joukkolasku on kätevä, kun asiakkailta veloitetaan säännöllisin väliajoin sama määrä samaa tuotetta samaan hintaan (esim. vuokra). Jos veloitukset ovat säännöllisiä, mutta määriltään/summiltaan vaihtelevia, on Sopimuslaskutus parempi vaihtoehto kuin Joukkolasku.
Joukkolaskun laatiminen
Aukeavalla näkymällä näkyvät joukkolaskun yleiset asetukset.
Joukkolaskuja voidaan tehdä kaikille liikekumppanityypeille. Ensin valitaan joukkolaskun vastaanottavat liikekumppaniryhmät ja sitten ryhmistä varsinaiset vastaanottajat. Huom! Mikäli liikekumppanille ei ole määritelty ryhmää, valitaan liikekumppaniryhmäksi Ei ryhmää.
Valitse kaikki ryhmät -painikkeella saadaan valituksi kaikki liikekumppaniryhmät. Mikäli kaksitasoiset liikekumppaniryhmät ovat käytössä voidaa Pääryhmä valinnalla rajata valittavissa olevia Liikekumppaniryhmiä.
Valitse kaikki liikekumppanit -painikkeella saadaan valittua kaikki Liikekumppanit listalla näkyvät liikekumppanit.
Laskuryhmälle annetaan nimi, jonka avulla voidaan Tositteiden haussa laskuja hakea.
Ensimmäisen laskun päiväksi oletetaan kuluvaa päivää. Ensimmäisen laskun eräpäiväksi oletetaan kuluva päivä + 10, paitsi jos Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa on määritelty Myyntilaskujen oletusmaksuehto, jolloin eräpäiväksi oletetaan kuluva päivä + Myyntilaskujen oletusmaksuehto. Päivämääriä voi muuttaa eikä muutos yhteen päivämäärän vaikuta toisein päivämäärään. Asiakaskohtaisia maksuehtoja ei voi käyttää.
Valitaan laskujen lukumäärä (esim. 2 kpl) ja laskutusväli (esim. 6 kk) sekä joukkolaskun tyyppi. Tyyppi Monta laskua tarkoittaa, että laskuja lähtee Laskujen lkm -kohdasta valittu lukumäärä valitun laskutusvälin mukaan. Koontilasku tarkoittaa, että lähetetään vain yksi lasku, jossa on valitun laskuvälin ja laskumäärän mukaisesti eräpäivät (esim. 27.05.2008 ja 27.6.2008). Vaikka asiakkaalle lähtee vain yksi lasku, syntyy ProCountoriin jokaista eräpäivää kohden lasku. Näistä jokaisella on oma laskunnumero, mutta sama viitenumero. Mikäli asiakkaalle on määritelty vakioviite, käytetään laskuilla sitä. Koontilasku on lasku, jossa on koottuna usean laskun tiedot. Koontimyyntilaskulla tiedot tallennetaan ProCountoriin yhdellä laskulla esimerkiksi kuukauden päätteeksi.
Mikäli Maksutapa, Laskukanava ja Toimitustapa valikkoihin jätetään vaihtoehto Oletus, menevät nämä tiedot kunkin vastaanottajan liikekumppanirekisteriin tallennettujen oletusten mukaan. Joukkolaskun kieli määräytyy liikekumppanirekisterin kieli valinnan mukaan. Valikoista voi myös valita kaikille yhteiset tiedot, mutta jos esim. valitaan laskukanavaksi sähköposti, täytyy huomioida, että jokaisella vastaanottajalla on tällöin oltava sähköpostiosoite tallennettuna rekisteritietoihin.
Lisätietoja ja Myyjän muistiinpanot -kenttien perässä on suurennuslasi-painike, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä. Lisätietojen ja Myyjän muistiinpanojen pituutta ei ole rajoitettu.
Joukkolaskulle täytetään laskurivit kuten tavalliselle laskulle. Joukkolaskulla voi valita lisätäänkö liikekumppani kohtaiset oletustuotteet mukaan. Mikäli yhtään laskuriviä ei tehdä vaan käytetään pelkästään oletustuotteita, tulee laskua tallennettaessa virheilmoitus, jossa kerrotaan liikekumppanit, joilta puuttuu oletustuotteet.
Tallenna-painikkeella täytetyt laskun tiedot ja laskurivit tallennetaan. Tallentamista ei kannata tehdä liian aikaisin, koska tallentaminen lukitsee osan tiedoista (vastaanottajat, laskuryhmän nimi, päivämäärät, laskujen lkm & väli, joukkolaskun tyyppi ja oletustuotteet).
Hyväksy -painikkeella valmiit tiedot hyväksytään ja päästään seuraavalle sivulle.
Joukkolaskun muokkaus ja lähetys
Seuraavalla sivulla valitaan ne laskut, jotka halutaan lähettää. Jos joukkolaskun tyypiksi on valittu Monta laskua, voi yksittäisiä laskuja käydä tässä vaiheessa muokkaamassa. Koontilasku tyyppiä olevia laskuja ei voi muokata.
Muokkaa -painike avaa valitun laskun laskutiedot -sivun, jossa laskua voi vapaasti muokata.
Poista -painikkeella saa valitun laskun poistettua.
Kaikki lähetettäviksi -painikkeella tai Lähetä? -valinnalla määritellään laskun olevan valmis lähetettäväksi.
Joukkolasku valmis -painiketta painetaan, kun laskut ovat valmiit. Laskut lähtevät 3 päivää ennen laskunpäivää (esim. jos laskunpäivä on 27.05. lähtevät laskut 24.05.) valittua laskukanavaa pitkin liikekumppanille. Lähetystä odottavat joukkolaskut näkyvät kohdasta Myynnit/Myyntiraportit/Lähetyslista tai Rekisterit/Rekisteriraportit/Lähetyslista. Joukkolaskut, jotka ovat tyyppiä Monta laskua, ovat tilassa Kesken eli niitä voi vielä muokata. Laskutyypin Monta laskua joukkolaskuja voi siis muokata ja ne lähetetään automaattisesti ennen eräpäivää Lähetyslistalta. Laskutyypin Koontilasku laskut ovat Lähetyslistalla näkyvissä ja ne ovat puolestaan valmiiksi "Lähetetty" -tilassa. Jos laskun päiväystä muutetaan, muuttuu myös lähetyspäivä.
Mikäli Lähetä? -valintaa ei tehdä, laskut eivät siirry lähetyslistalle automaattisesti lähteviksi, vaan ne on käytävä hyväksymässä ja lähettämässä erikseen. Tämä tapahtuu kohdassa Tositteiden haku/Lisää toimintoja/Usean laskun hyväksyntä / lähetys. Laskut voidaan rajata helposti esiin esimerkiksi annetun laskuryhmän mukaan Tositteiden haussa.
Joukkolasku -toiminnolla ei laskuille voi suoraan liittää liitetiedostoja. Jos laskuille on tarvetta liittää liitetiedostoja, täytyy se tehdä muokkaamalla yksittäisiä laskuja ennen niiden lähettämistä.
