Sisältö
Tällä sivulla on lueteltu ohjeita käteis- ja korttiostojen kirjaamiseen ProCountoriin. Käteis- ja korttimyyntejä voi olla liittyen yhtiön kassavaroilla tai pankkikortilla tehtyihin ostoihin sekä henkilön omalla rahalla tai kortilla tehtyihin ostoihin.
Tehdään ostos käyttäen yhtiön kassavaroja (käteiskauppa)
Käteisostot on kätevintä kirjata muistiolla, vaikka ne voidaan kirjata myöskin ostolaskulla . Joka ostosta ei kuitenkaan kannalta tehdä erillistä muistiota vaan kerätä ostoja sopivalta ajanjaksolta (esim. viikko tai kuukausi) ja tehdä niistä koonti. Muistiota varten kannattaa liikekumppanirekisteriin avata toimittaja Käteisostot. Tämä helpottaa tietojen hakemista myöhemmin ja selkeyttää raportointia.
Muistiolle syötetään kootut tiedot ostoista arvonlisäverokannoittain. Mikäli ostoja halutaan tiliöidä eri kulutileille on kätevintä avata tuoterekisteriin ostotuotteita, joilla on valmiina sopiva oletustili ja käyttää näitä tuotteita. Tuotteet kannattaa määritellä yleisellä tasolla esim. Työkalut eikä suinkaan erikseen Vasara, Saha, Pora, Höylä, jne. Mikäli tietyt tuotteet toistuvat käteiskaupassa usein kannattaa ne määritellä valmiiksi liikekumppanin oletustuotteiksi. Muistio on hyvä tehdä niin että rivien hinnat sisältävät ALV:n ruksimalla muistiolla kohdan Sis.alv. Mikäli on tarvetta voi tarkan erittelyn ostoista tehdä esim. Excel -taulukkoon jonka liittää muistioon liitetiedostoksi.
Kun muisto on tallennettu mennään sen kirjanpitosivulle Kirjanpito -painikkeella. Mikäli ei ole käytetty tuotteita joille on määritelty oletustili ovat kaikki tapahtumat kirjautuneet tilille 8450 Muut hallintokulut. Tapahtumat joilla on käytetty oletustilillisiä tuotteita ovat kirjautuneet oletuksen mukaisesti. Kirjanpitosivulla tehdään tarvittavat muutokset tiliöintiin ja mahdollinen dimensiointi.. Huom. Aina on tarvetta muuttaa kredit kirjaus 8450 Muut hallintokulut => 1900 Rahat / käteisvarat.
Kun muistio on valmis hyväksyttäväksi viralliseen kirjanpitoon painetaan joko perustietosivun tai kirjanpitosivun Hyväksy -painiketta, joka muuttaa muistion tilaksi Hyväksytty. Hyväksytyn muistion tiliöintejä voi muokata.
Jos käteisostot halutaan muistion sijaan kirjata ostolaskulla toimitaan pääpiirteissään samoin kuin muistion kanssa. Ostolaskua käytettäessä toimittajalle Käteismyynnit, vaihdetaan ostojen oletustileissä 2880 Maksuliikennetili tilalle 1900 Rahat / käteisvarat. Tällöin kirjaukset menevät automaattisesti per 8450 Muut hallintokulut an 1900 Rahat / käteisvarat. Tällöin ei laskun tiliöintiä välttämättä tarvitse käydä muokkaamassa kirjanpitosivulla vaan kassa pienenee automaattisesti. Toisin kuin muiston on ostolasku käytävä merkitsemässä maksetuksi Maksamisen Merkitse maksetuksi muualla -toiminnolla, jottei se jää avoimien laskujen listalle.
Syynä, miksi kirjata käteisostot ostolaskulla voi olla, ettei haluta mennä kirjanpitosivulle tai ei ole käyttöoikeuksia sinne. Raportointi tarpeet vaikuttavat siihen kannattaako käyttää muistota vai ostolaskua. Jos käytössä on ProCountorin Varastohallinta-ominaisuus ja varastotuotteita ostetaan käteisellä kannattaa kirjaus tehdä ostolaskulla koska muistiolla ei voi tehdä varastotapahtumia.
Tehdään ostos käyttäen yhtiön pankkikorttia
Pankkikorttiostoksia varten kannattaa perustaa oma tilinsä (esim. 2881 Pankkikorttiostot). Pankkikorttiostoksen näkyvät tiliotteella omalla kirjausselitteellään, nro. 721. Kyseiselle kirjausselitteelle käydään määrittelemässä tiliöinniksi 2881 Pankkikorttiostot (oletus: 2880 Maksuliikennetili) kohdassa Hallinta / Kirjanpidon perustiedot / Tiliotteen kirjausselitteet. Tällöin maksut pankkikorttiostoksista menevät automaattisesti omalle tilililleen mikä helpottaa niiden seuraamista.
Itse pankkikorttiostoksista tehdään muistio kuten kohdassa "Tehdään ostos käyttäen yhtiön kassavaroja (käteiskauppa)", sillä erotuksella että ei käytetä kredit kirjauksessa tiliä 1900 Rahat / käteisvarat vaan tiliä 2881 Pankkikorttiostot.
Tehdään ostos käyttäen henkilön omaa rahaa, pankki- tai luottokorttia
Henkilö tekee ostoksistaan kululaskun.