Sisältö
Yrityksen käyttäjähallinnassa annetaan käyttöoikeudet eri henkilöille. Käyttäjän oikeuksista riippuu, mitä toimintoja hänellä näkyy ohjelma-valikossa, ikkunan vasemmassa laidassa (esim. Henkilökuntaroolilaisen navigaattori), ja eri ikkunoiden toimintoriveillä.
Huom! Yrityksen pääkäyttäjän tulee huolehtia, että käyttäjillä on ProCountor -ympäristöön tarvittavat oikeudet. Käyttäjäoikeuksia pääsee muokkaamaan käyttäjä, jolla on Kaikki oikeudet kohtaan Yrityksen käyttäjähallinta. Esimerkiksi lomien ajaksi tulisi etukäteen huolehtia, että tarvittavilla käyttäjillä on oikeudet muun muassa laskujen maksamiseen jne. Erikoistapauksissa voi olla yhteydessä asiakaspalveluun toimintaohjeiden saamiseksi.
Lue uuden käyttäjän lisäämisestä täältä
Lue henkilökuntaroolilaisen matka- ja kululaskujen laatimisesta
Oikeuksia varten on olemassa valmiita rooleja, kuten esimerkiksi johto / tarkastaja. Tätä voidaan käyttää tilanteissa, joissa johto ei halua osallistua tietojen päivittämiseen, mutta halutaan kuitenkin selata järjestelmän tietoja ja tehdä niistä raportteja.
Valmiita rooleja voidaan muuttaa yksinkertaisesti oletusvalintoja vaihtamalla. Poikkeuksena on Henkilökuntarooli, jota ei voi muokata. Suositeltavaa on, että vain pääkäyttäjällä ja varahenkilöllä on täydet oikeudet yrityksen käyttäjähallintaan. Nämä henkilöt pääsevät muuttamaan kaikkien käyttöoikeuksia.
Millään roolilla ei ole valmiiksi oikeuksia laskujen maksamiseen.
Katso eri käyttäjäroolien oikeudet.
Käyttäjän lisääminen yritykseen
Yritykselle voidaan luoda käyttäjiä joko luomalla uusi käyttäjätunnus tai asettamalla käyttäjäksi ulkopuolinen jo olemassa oleva käyttäjätunnus. Jos käyttäjällä on jo tunnus, suositellaan käytettävän jälkimmäistä vaihtoehtoa, jottei käyttäjän tarvitse käyttää kuin yhtä tunnusta.
Uuden käyttäjätunnuksen tekeminen
Täysin uuden käyttäjätunnuksen luonti tapahtuu Käyttäjät ja käyttöoikeudet -sivun Lisää käyttäjä -painikkeella. Aukeavasta ikkunasta valitaan alasvetovalikosta vaihtoehto Luo uusi käyttäjätunnus.
Ensin ohjelma kysyy uuden käyttäjän käyttäjätunnuksen ja salasanan kahteen kertaan. Käyttäjätunnuksen tulee olla yksilöllinen, joten jos käyttäjätunnus on jo olemassa, ohjelma ilmoittaa virheestä ja pyytää toisen tunnuksen. Salasanan tulee olla 8 - 80 merkkiä pitkäja sisältää kahta seuraavista: pienet kirjaimet, isot kirjaimet, numerot, erikoismerkit.
Tunnuksen ja salasanan syöttämisen jälkeen syötetään muut käyttäjän tiedot avautuvalle näkymälle. Käyttäjän etu-, sukunimi ja sähköpostiosoite ovat pakollisia tietoja tässä vaiheessa. Tietoja käyttäjä pääsee itse myöhemmin muokkaamaan Omat tiedot -näkymän kautta. Muut kuin käyttäjä itse eivät pääse tietoja myöhemmin muokkaamaan. Kertaalleen tarkisteen kanssa oikein syötettyä henkilötunnusta ei enää pääse muuttamaan tai poistamaan. Mikäli halutaan, että henkilö, jolle on määritelty Henkilökuntarooli tai käyttöoikeuksissa rajattu vain omat myynti- / osto- / matka- / kululaskut / muistotosotteet / palkat pääsee niitä käsittelemään, on Liikekumppanirekisteriin perustettava henkilö, jolla on sama henkilötunnus.
Kun käyttäjän tiedot on tallennettu, tulee seuraavanlainen ilmoitus:
Olemassa olevan käyttäjätunnuksen liittäminen
Olemassa olevan käyttäjätunnuksen liittäminen yrityksen käyttäjiin tapahtuu Käyttäjät ja käyttöoikeudet -sivun Lisää käyttäjä -painikkeella. Aukeavasta ikkunasta valitaan alasvetovalikosta vaihtoehto Aseta käyttäjäksi ulkopuolinen käyttäjätunnus.
Ohjelma kysyy liitettäväksi halutun käyttäjätunnuksen ja mikäli tämä on olemassa, tunnus liitetään yrityksen käyttäjiin varmistuskysymyksen jälkeen. On suositeltavaa, että yhdellä käyttäjällä on vain yksi käyttäjätunnus ProCountoriin. Samoilla tunnuksilla kirjaudutaan kaikkiin yrityksiin, joihin tunnukset on liitetty. ProCountorin etusivulla on Vaihda yritystä -toiminto, jonka avulla päästään siirtymään yrityksestä toiseen.
Kummallakin tavalla käyttäjiä lisättäessä uudella käyttäjällä ei oletuksena ole oikeuksia mihinkään toimintoihin. Käyttäjän oikeudet tulee asettaa käyttäjien oikeudet -sivulta valitsemalla ensin yläosan alasvetovalikosta lisätty käyttäjä ja tämän jälkeen painamalla Muokkaa käyttäjän oikeuksia -painiketta. Ensin valitaan sopiva rooli ja muutetaan oletusvalintoja tarvittaessa. Rooli voidaan myös jättää valitsematta. Tällöin rooliksi tulee "Muokattu" ja käyttäjälle täytyy itse asettaa sopivat oikeudet. Kun käyttäjäoikeudet on määritelty, painetaan Tallenna -painiketta.
Ensimmäinen kirjautuminen
Täysin uudelle käyttäjälle tulee ilmoittaa hänen tunnuksensa ja salasanansa, sekä pyytää häntä vaihtamaan salasanaa ensimmäisen istunnon yhteydessä.
Yritykseen liitetylle käyttäjälle on hyvä ilmoitaa, että hänellä on oikeudet toimia kyseisessä yrityksessä. Hänen tunnuksensa ja salasansa pysyvät samoina.
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttäjä ei tarvitse vaihtuvien salasanojen listaa vaan se luodaan hänelle siinä yhteydessä. Hän saa Tervetuloa-viestin, jonka kuitattuaan näytölle aukeaa hetken kuluttua vaihtuvien salasanojen lista.
Salasanalistan voi kopio / liitä eli copy / paste toiminnolla siirtää esimerkiksi muistioon eli notepadiin tai Wordiin, josta sen voi tulostaa tai tallentaa levylle.
Näytä salasanalista (HTML) ja Näytä salasanalista (PDF) -painikkeilla saa listan tulostettavassa muodossa. PDF-muodossa listan saa tulostettua luottokorttikoossa, jolloin se taitettuna kulkee kätevästi mukana. Näytä -painikkeista lista aukeaa ponnahdusikkunaan (pop-up window), joten jos sitä haluaa käyttää, on ennen ensimmäistä kirjautumista varmistettava, että ponnahdusikkunat ProCountorista ovat sallittuja. Ohjeet ponnahdusikkunoiden sallimiseksi löydät täältä.
Vaihtuvien salasanojen lista tulee tulostaa tai tallentaa levylle tai tehdä molemmat, kunhan salasanalista on hyvässä tallessa.
Henkilökunta-rooli
Henkilökunta-rooli oikeuttaa henkilön ainoastaan täyttämään ja katselemaan omia matka- ja kululaskujaan sekä katselemaan omia palkkatietojaan palkkatietojaan eli tutkia graafista raporttia palkoistaan sekä hakea ja katsella yksittäisiä lähetettyjä tai maksettuja palkkalaskelmia (tilat: Lähetetty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Maksettu ja Maksettu muualla). Hänellä ei ole ProCountorin muihin osioihin pääsyoikeuksia. Henkilökunta-roolin oletusasetuksia ei voi muuttaa. Jotta Henkilökunta-rooliin liitetty käyttäjä voisi tehdä matka- ja kululaskuja, täytyy hänellä olla tallennettuna henkilötunnus täydellisessä muodossa sekä omiin tietoihinsa, että yrityksen liikekumppanirekisteriin, josta hän löytyy Henkilönä.
Lataa: Henkilökuntaroolilaisen matka/kululaskuohje (PDF)
Käyttäjän poistaminen yrityksestä
Käyttäjän poistaminen yrityksestä onnistuu painamalla Poista käyttäjä -painiketta. Tämä painike avaa ikkunan, jossa alasvetovalikosta valitaan poistettava henkilö ja painetaan Jatka -painiketta.
Käyttäjän poistaminen tietystä yrityksestä ei vaikuta hänen toimintaansa muissa yrityksissä, joihin hänellä on käyttöoikeudet.
Jos henkilö on liikekumppanirekisterissä Henkilönä, ei käyttäjätunnuksen poistaminen vaikuta rekisterin tietoihin. Jos henkilö on palkansaajana, ei käyttäjätunnuksen poistaminen vaikuta palkkatietoihin, raportteihin eikä ilmoituksiin.
Jos ostolaskujen asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi yrityksen perustietoihin, toimittajan oletuksiin tai asiatarkastajalistalle määritelty käyttäjä poistetaan yrityksestä, poistuu hän myös kyseisistä kohdista, mutta ei olemassa olevilta laskuilta.
Yrityksen viimeistä käyttäjää, jolla on kaikki oikeudet Yrityksen käyttäjähallintaan, ei voi poistaa.
Käyttäjän oikeuksien muuttaminen
Käyttäjän oikeuksien muokkaaminen tapahtuu Käyttäjien oikeudet -sivun Muokkaa käyttäjän oikeuksia -painikkeella. Muokattava käyttäjä on valittava ensin alasvetovalikosta.
Käyttäjälle valitaan uusi rooli tai vaihdetaan vain tiettyjen toimintojen oikeuksia ja lopuksi tallennetaan. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen tietyssä yrityksestä ei vaikuta hänen toimintaansa muissa yrityksissä, joihin hänellä on käyttöoikeudet.
Käyttäjän tietojen tulostaminen
Tulostettavassa muodossa -painikkeella saa käyttäjän oikeudet uuteen selainikkunaan, josta tiedot voi tulostaa tiedosto/tulosta eli file/print -toiminnolla.
Laajennetut henkilökuntaoikeudet
Käyttöoikeuksien monipuolisen määrityksen mahdollistamiseksi Käyttäjien oikeudet -sivulla on oikeusryhmä Laajennetut henkilökuntaoikeudet. Nämä valinnat ovat oletusasetuksena pois päältä, mutta niiden avulla voidaan käyttäjälle antaa tavallista henkilökuntaroolia laajemmat, mutta silti normaaleja oikeuksia suppeammat oikeudet eräisiin toimintoihin.
Esimerkiksi henkilölle voidaan antaa oikeudet tehdä ja muokata omia matka- ja kululaskuja valitsemalla kohta Vain omat matka- ja kululaskut, sekä antamalla kaikki oikeudet kohtiin Uusi matka- ja kululasku sekä Hae laskut.
Vain omat myyntilaskut -valinnan ollessa päällä käyttäjä voi hakea ainoastaan itse laatimiaan myyntilaskuja. Jotta edes omien laskujen laadinta on ylipäänsä mahdollista, tulee käyttäjällä olla valittuna oikeudet Uusi myyntilasku ja Myyntilaskujen haku. Tämä valinnan ollessa päällä näkyy Tervetuloa -sivun Yhteenvetotiedoissa ensin omien laskujen lukumäärä ja kauttaviivan jälkeen kaikkien laskujen lukumäärä.
Vain omat ostolaskut -valinnan ollessa päällä käyttäjä voi hakea ainoastaan itse laatimiaan ostolaskuja. Jotta edes omien laskujen laadinta on ylipäänsä mahdollista, tulee käyttäjällä olla valittuna oikeudet Uusi ostolasku ja Hae (osto)laskut. Tämä valinnan ollessa päällä näkyy Tervetuloa -sivun Yhteenvetotiedoissa ensin omien laskujen lukumäärä ja kauttaviivan jälkeen kaikkien laskujen lukumäärä.
Vain omat matka- ja kululaskut -valinnan ollessa päällä käyttäjä voi laatia matka- ja kululaskuja ainoastaan itselleen. Tämä edellyttää, että henkilörekisterissä on käyttäjän henkilötunnusta vastaava henkilö. Henkilö voi hakea ainoastaan itse laatimiaan ja hänelle muiden laatimia matka- ja kululaskuja. Päästäkseen käsittelemään omia matka- ja kululaskuja, henkilö ei tarvitse lainkaan oikeuksia henkilörekisteriin. Toiminnallisuus vastaa henkilökuntaroolin matka- ja kululaskutoimintoja. Tämä valinnan ollessa päällä näkyy Tervetuloa -sivun Yhteenvetotiedoissa ensin omien laskujen lukumäärä ja kauttaviivan jälkeen kaikkien laskujen lukumäärä.
Vain omat muistiotositteet -valinnan ollessa päällä käyttäjä voi hakea ainoastaan itse laatimiaan muistiotositteita. Jotta edes omien tositteiden laadinta on ylipäänsä mahdollista, tulee käyttäjällä olla valittuna oikeudet Uusi muistiotosite ja Hae (osto)laskut.
Vain omat palkat -valinnan ollessa päällä käyttäjä voi ainoastaan katsella omia palkkatietojaan eli tutkia graafista raporttia palkoistaan sekä hakea ja katsella yksittäisiä lähetettyjä tai maksettuja palkkalaskelmia. Tämä edellyttää, että henkilörekisterissä on käyttäjän henkilötunnusta vastaava henkilö. Päästäkseen katselemaan omia palkkojaan, ei henkilö tarvitse lainkaan oikeuksia Palkanlaskentaan. Toiminnallisuus vastaa henkilökuntaroolin palkkaoikeuksia.
Vain katseluoikeus kirjanpitoon -valinnan ollessa päällä käyttäjä ei pääse muokkaamaan kirjanpitosivuja. Kirjanpitosivujen aukeaminen ja näkyminen määräytyy tästä valinnasta riippumatta samoin kuin aikaisemmin lasku/tositetyyppikohtaisten käyttöoikeuksien mukaan. Käyttäjä pääse asettamaan dimensiotietoja vaikka tämä valinta olisi päällä.
Oikeudet ainoastaan kirjanpitoon -valinnan ollessa päällä käyttäjä pääsee muokkaamaan tositteiden kirjanpitosivuja mutta ei laskusivuja, eikä hän voi tehdä uusia laskuja. Käyttäjä voi katsella laskusivuja ja muokata myyntilaskun Erikoistilanteet -näkymän tietoja, mikäli hänellä on muuten niihin oikeudet.
Vain omien tarkastettavien haku -valinnan ollessa päällä käyttäjä voi hakea Tositteiden haun Tarkastettavien haussa ainoastaan sellaisia osto- matka- ja kululaskuja, joissa hän on asiatarkastajana tai hyväksyjänä. Tämän valinnan ollessa päällä näkyy Tervetuloa -sivun Yhteenvetotiedoissa ensin omien tarkastettavien laskujen lukumäärä ja kauttaviivan jälkeen kaikkien laskujen lukumäärä. Lukuja voi olla 3 kappaletta, järjestyksessä Omat laskut, Omat tarkastettavat ja Kaikki.