Käyttöasetukset -sivulle on koottu yrityskohtaisia käyttöasetuksia. Käyttöasetuksia pääsee käsittelemään Hallinta / Yrityksen tiedot olevasta Käyttöasetukset -kohdasta.

Myyntilaskun oletuslisätiedot -kenttään syötetty teksti tulee automaattisesti uusille myyntilaskuille sekä myyntitilauksille Lisätietoja -kenttään. Oletuslisätietoihin tulee kirjoittaa enintään 500 merkkiä. Oletuslisätiedot eivät näy joukkolaskuilla eikä sopimuslaskutuksen laskuilla. Aineiston sisäänluvun kautta tuoduilla myyntilaskuilla oletuslisätiedot näkyvät, mikäli aineistossa ei tuoda lisätietoja ja asiakkaalle ei ole määritelty omaa oletuslisätietoa. Jos asiakkaalle on määritelty oma oletuslisätieto, korvaa se tämän tiedon. Lisätiedot voi syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa -painiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.

Myyntilaskujen ja tilausten postitustapa -asetuksella määritetään, mikä on oletusarvoisesti postitustapa, kun käytetään laskukanavaa Posti. On mahdollista valita, että lähetetäänkö kirjeet 1. lk. vai 2. lk. postina tai värillisenä vai mustavalkoisena. Käytetty kirjekuori on C5 eli 22,9 cm x 16,2 cm kokoinen ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna. Ikkunan etäisyys on vasemmasta laidasta 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm. Tätä kyseistä postitustapaa käytetään joukkolaskuilla ja sisäänluetuilla laskuilla, kun laskukanava on Posti.

Myyntilaskujen tiliöinti -asetus vaikuttaa myyntilaskujen oletusarvoiseen tiliöintitapaan. Tämä on oletusarvoisesti rastittuna, joten myyntilaskut tiliöidään riveittäin. Muuten ne tiliöidään vienneittäin. Jos myyntilaskuilla halutaan käyttää tuotekohtaisia oletustiliöinteja tai dimensiointeja, ovat myyntilaskut tiliöitävä riveittäin.

Ostolaskujen tiliöinti - asetus vaikuttaa ostolaskujen oletusarvoiseen tiliöintitapaan. Tämä on oletusarvoisesti rastittuna, joten ostolaskut tiliöidään riveittäin. Muuten ne tiliöidään vienneittäin. Jos ostolaskuilla halutaan käyttää tuotekohtaisia oletustiliöinteja tai dimensiointeja, ovat ostolaskut tiliöitävä riveittäin.

Matka- ja kululaskujen tiliöinti -asetus vaikuttaa matka- ja kululaskujen oletusarvoiseen tiliöintitapaan. Tämä on oletusarvoisesti rastittuna, joten matka- ja kululaskut tiliöidään riveittäin. Muuten ne tiliöidään vienneittäin. Mikäli haluaa käyttää omia tiliöintioletuksia matka- ja kululaskujen tuotteille, on tämä oltava valittuna.

Tase-erät kirjanpitosivulla -asetus voidaan ruksia, jolloin tase-erän tunnisteet näytetään kirjanpitosivulla. Oletuksena asetus pois päältä. Kirjanpitosivulle vientiselitteen jälkeen tulee uusi rivitason kenttä Tase-erä (vapaa teksti 40 merkkiä), jos em. käyttöasetus on valittuna. Tase-erä on tällöin muokattavissa kaikilla tase-vienneillä. Tase-erittelyn Hae avoimet tase-erät -painike löytää ne taseviennit jaksotusmuistioista sekä muista tase-eriä sisältävistä tositteista, mitä ei ole erittelyjen loppupäivään mennessä vielä kuitattu pois.

Palkkojen tiliöinti -asetus vaikuttaa palkkojen oletusarvoiseen tiliöintitapaan. Jos tämä on valittu, muodostetaan jokaisesta palkkalaskelman rivistä ja työnantajamaksusta kirjanpitoon kirjaus. Muutoin kirjaukset yhdistetään kirjanpitotileittäin. Palkkalajien oletustilit voi määritellä kohdassa Hallinta / Kirjanpidon tiedot / Tiliöintioletukset / Palkkojen oletustiliöinnit.

Myyntilaskujen tarkistusmerkinnät -asetuksella valitaan, voidaanko myyntilaskuille lisätä tarkastusmerkintöjä. Jos tämä on valittuna, on Tositteiden haussa mahdollisuus hakea laskuja tarkastusmerkinnän laatijan, merkintöjen lukumäärän ja tekstin perusteella. Hakutuloksessa näkyy tiedot tarkastusmerkintöjen määrästä, laatijasta ja päivämäärästä. Laskuntiedot sivulla näkyy painike Tark.merk., jolla tarkastusmerkintöjä pääsee katselemaan. Merkintöjä voi myös jokainen käyttäjä lisätä yhden kappaleen, ja omia merkintöjä voi päivittää tai poistaa. Oletuksena tämä ei ole valittuna. Lue vaiheittainen ohje myyntilaskujen tarkastusmerkinnän käytöstä.

Toimitusehdot -asetuksella määritellään, käytetäänkö laskuilla toimitusehtoja (Incoterms/Finnterms). Oletusarvoisesti toimitusehtoja ei käytetä. Mikäli valinta laitetaan päälle, tulee laskuille kaksi uutta kentään näkyviin.

Myyntien käteisalennukset -asetus vaikuttaa kaksiosaisten maksuehtojen käyttöön myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä. Jos tämä on valittuna, voidaan myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan netto eräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.

Ostojen käteisalennukset -asetus vaikuttaa kaksiosaisten maksuehtojen käyttöön ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä. Jos tämä on valittuna, voidaan ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan netto-eräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä japrosentti tai summa (vain laskuilla).

Käytettävät palkkalajit -asetuksella valitaan, voidaanko palkkaperusteella ja palkkalaskelmalla käyttää palkkariveillä ainoastaan ProCountorin palkkalajirekisterin palkkalajeja. Jos tätä ei ole valittu, voi rivejä lisätä myös itse käsin.

Tehtävänimike palkkalaskelmalla -asetuksella Henkilörekisteriin tallennettu tehtävänimike voidaan valita näytettäväksi myös palkkalaskelman osoitetiedoissa.

Käytettävät matkalaskun tuotteet -asetuksella valitaan, voidaanko matkalaskujen tuotteita hakea ainoastaan ProCountorin tuoterekisteristä. Jos tätä ei ole valittu, voi rivejä lisätä myös itse käsin. Tuoterekisteristä haettavien tuotteiden oletustilit voi määritellä kohdassa Hallinta / Kirjanpidon tiedot / Tiliöintioletukset / Matka- ja kululaskujen oletustilitiöinnit.

Käytettävät kululaskun tuotteet -asetuksella valitaan, voidaanko kululaskujen tuotteita hakea ainoastaan ProCountorin tuoterekisteristä. Jos tätä ei ole valittu, voi rivejä lisätä myös itse käsin. Tuoterekisteristä haettavien tuotteiden oletustilit voi määritellä kohdassa Hallinta / Kirjanpidon tiedot / Tiliöintioletukset / Matka- ja kululaskujen oletustilitiöinnit.

Matkalaskurin käyttö -asetuksella valitaan, aukeaako Matkalaskuri automaattisesti, kun tehdään uusi matkalasku. Oletusarvoisesti laskuri ei tule näkyviin.

HETU:n loppuosa matka- ja kululaskuilla -valinnalla määritellään, kysytäänkö uutta matka- tai kululaskua tehtäessä henkilötunnuksen loppuosan piilottamisesta laskulla. Vaihtoehdot ovat, että kysytään, piilotetaan aina tai ei piiloteta koskaan. Oletuksena on, että HETU:n loppuosa piilotetaan aina.

Kaksitasoiset liikekumppaniryhmät -asetus ratkaisee, otetaanko liikekumppanirekisterissä käyttöön pääryhmäajattelu. Pääryhmät on ylemmän tason liikekumppaniryhmä, johon voi liittää ainoastaan tavallisia liikekumppaniryhmiä, mutta ei suoraan liikekumppaneita. Kukin liikekumppani voi kuulua yhden pääryhmän alla vain yhteen liikekumppaniryhmään, mutta silti useampaan eri pääryhmien alaisiin liikekumppaniryhmiin. Pääryhmiä voidaan käyttää avuksi kaikissa liikekumppanien ja liikekumppaniryhmien hauissa. Pääryhmiä hallinnoidaan rekistereiden Pääryhmät-sivulta, joka on näkyvissä vain, jos tämä asetus on päällä. Oletuksena pääryhmäajattelu ei ole käytössä.

Kaksitasoiset tuoteryhmät -asetus ratkaisee, otetaanko tuoterekisterissä käyttöön pääryhmäajattelu. Pääryhmä on ylemmän tason tuoteryhmä, johon voi liittää ainoastaan tavallisia tuoteryhmiä, ei siis suoraan tuotteita. Kukin tuote voi kuulua yhden pääryhmän alla vain yhteen tuoteryhmään, mutta silti useampaan eri pääryhmien alaisiin tuoteryhmiin. Pääryhmiä voidaan käyttää avuksi tuotteiden ja tuoteryhmien hauissa. Pääryhmiä hallinnoidaan rekisterien Tuotepääryhmät -sivulta, joka on näkyvissä vain, jos tämä asetus on päällä. Oletuksena pääryhmäajattelu ei ole käytössä.

Automaattihaku -asetuksella valitaan käynnistetäänkö haut esimerkiksi rekistereistä automaattisesti, kun valitaan vaikka liikekumppanityyppi, vai vasta Haku -painiketta painettaessa. Oletuksena automaattihaku on päällä.

Hakujen täydennys -valinnan ollessa päällä jatketaan tekstimuotoisia hakuja vain lopusta. Oletuksena valinta on pois päältä eli hakuja täydennetään sekä alusta että lopusta. Esimerkiksi haku liikekumppanin nimellä "a" tuo oletusasetuksella kaikki nimet, joissa esiintyy a-kirjain. Jos tämä valinta on rastittuna, vain kaikki a-kirjaimella alkavat liikekumppanit tulevat mukaan hakutulokseen. Jos tämä asetus on valittuna, mutta halutaan silti hakea kaikkia liikekumppaneita, joissa esiintyy a - kirjain, tulee hakuehto antaa muodossa "*a", missä * - merkki vastaa mitä tahansa merkkijonoa mukaan lukien tyhjän.

Kaikkiin tekstihakuihin voidaan Hakujen täydennys -asetuksesta riippumatta yhdistää vapaasti *- ja ? – merkkejä. Merkki * vastaa mitä tahansa merkkijonoa eli haku Pro*Countor tuo myös hakutuloksen ProCountor. Merkki ? vastaa mitä tahansa yhtä merkkiä eli jokin merkki on aina oltava. Tällöin haku Pro?Countor ei tuo hakutulokseksi ProCountoria. Jos hakuehdoksi laitetaan vain merkki *, tulevat ne hakutulokset, joissa kenttään on syötetty jotain tietoa. Myös välilyönti on jotain tietoa, vaikka se ei näy.

Liikekumppaneiden perustaminen - asetuksen ollessa päällä uusi asiakas tai toimittaja automaattisesti ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä. Ennen uuden perustamista tarkistetaan, ettei liikekumppani ole jo rekisterissä (samalla y-tunnuksella, asiakasnumerolla tai nimi- ja osoitetiedoilla) ja jos löytyy, kohdistetaan lasku siihen.

Asiakkaiden automaattinumerointi -asetuksen ollessa päällä annetaan uudelle asiakkaalle automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin asiakkailla käytössä oleva asiakasnumero. Oletuksena automaattinumerointi ei ole käytössä.

Toimittajien automaattinumerointi -asetuksen ollessa päällä annetaan uudelle toimittajalle automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin toimittajilla käytössä oleva asiakasnumero. Oletuksena automaattinumerointi ei ole käytössä.

Henkilöiden automaattinumerointi -asetuksen ollessa päällä annetaan uudelle henkilölle automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin henkilöillä käytössä oleva asiakasnumero. Oletuksena automaattinumerointi ei ole käytössä.

Vanhat asiakasnumeroimattomat liikekumppanit voidaan numeroida käyttäen liikekumppanirekisterin Muokkaa useita -toimintoa.

Lähete myyntilaskulla -asetuksella ollessa päällä myyntitilauksen lisäksi myös myyntilaskun tiedoista voidaan tulostaa lähete sekä myyntitilaukselta ja -laskulta voidaan tulostaa Osoitetarra.

Dimensioasetukset

Dimensiointien lkm -kentässä määritellään, kuinka monelle dimension nimikkeelle pääsee summia jakamaan laskujen ja kirjanpidon dimensionäkymällä sekä liikekumppanien ja tuotteiden dimensio-oletuksissa. Vaihtoehdot ovat 1, 2, 4, 6, 10, 14 ja 20. Oletus on 4.

Yhdistetään oletusdimensiot -valinnalla määritellään, käytetäänkö laskuilla liikekumppanien ja tuotteiden dimensio-oletusten yhdistämistä. Oletusarvoisesti oletusdimensioita ei yhdistetä. Tällöin laskua tehtäessä käytetään tuotteen oletusdimensiointia. Jos tuotteella ei ole oletusdimensiointia, käytetään liikekumppanin oletusta. Jos oletustusdimensiot halutaan yhdistää, valitaan arvoksi Kyllä. Tällöin laskua tehtäessä käytetään tuotteen oletusdimensiointia ja liikekumppanin oletusdimensiointia niiden dimensioiden osalta, joille ei löydy oletusta tuotteelta.

Hyväksymiskierron asetukset

Laskujen hyväksymiskierto on ominaisuus, joka mahdollistaa osto-, matka- ja kululaskujen helpon kierrätyksen asiatarkastajalta seuraavalle ja edelleen hyväksyjille. Jos hyväksymiskierto on käytössä, on laskuille laskukohtaisesti mahdollista asettaa asiatarkastajia sekä hyväksyjiä. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettyinä käyttäjän omiin tietoihin, jos halutaan, että heille lähtee sähköpostilla muistutus asiatarkastettavasta tai hyväksyttävästä laskusta. Huom! Sähköposti-ilmoitus vastaanotetusta ostolaskusta lähetetään myös silloin, kun hyväksymiskierto ei ole päällä ja Käyttöasetuksiin on määritelty joko yksi tarkastaja tai hyväksyjä.

Laskun laatija voi laskun laatimissivulla olevasta Lähetä kiertoon -painikkeesta lähettää laskusta sähköpostilla muistutuksen asiatarkastajille/hyväksyjille. Saapuneesta verkkolaskusta, kuten myös skannauspalvelun kautta tulleesta laskusta, lähtee automaattisesti sähköpostilla muistutus asiatarkastajille. Kun kaikki asiatarkastajat ovat tarkastaneet laskun, muuttuu sen tilaksi Asiatarkastettu ja laskusta lähtee muistutus hyväksyjälle.

ProCountorista lähtevät muistutusviestit asiatarkastajille tietyin väliajoin. Jos samalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle on useampi muistutus lähdössä, kootaan ne samaan sähköpostiviestiin. Tämän takia asiatarkastaja tai hyväksyjä ei saa välttämättä heti sähköpostiin muistutusta, kun laskun laatija on painanut Lähetä kiertoon -painiketta.

Tositteiden haun Asiatarkastus ja hyväksyntä -välilehdellä on hyväksymiskierron ollessa käytössä mahdollisuus hakea omaa asiatarkastusta tai hyväksyntää odottavat ostolaskut. Laajennetuissa henkilökuntaoikeuksissa on mahdollista määritellä, että käyttäjä voi Tositteiden haussa hakea vain omaa asiatarkastusta tai hyväksyntää odottavia ostolaskuja.

Ostolaskujen hyväksymiskierto -asetus ratkaisee, onko ostolaskujen hyväksymiskierto käytössä. Oletuksena asetus ei ole päällä. Jos kierto ei ole käytössä, ei siihen liittyviä toimintoja ja kenttiä näytetä. Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan ostolaskuja asiatarkastaa ja hyväksyä.

Matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto -asetus ratkaisee, onko matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto käytössä. Oletuksena asetus ei ole päällä. Jos kierto ei ole käytössä, ei siihen liittyviä toimintoja ja kenttiä näytetä. Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan matka- ja kululaskuja asiatarkastaa ja hyväksyä.

Hyväksymiskierron järjestys -asetuksella määritellään, täytyykö asiatarkastuksen ja hyväksynnän tapahtua järjestyksessä. Mikäli asetus on päällä lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta sähköposti ensimmäiselle asiatarkastajalle, kun lasku lähetetään kiertoon ja hänen tarkastettuaan laskun, lähtee viesti seuraavalle asiatarkastajalle ja niin edelleen. Jos asetus ei ole päällä lähtee kaikille asiatarkastajille viesti, kun lasku lähetetään kiertoon eikä ole väliä, missä järjestyksessä he laskun tarkastavat. Sama koskee hyväksyjiä. Jos asetus on päällä ja laskun asiatarkastaa henkilö, joka ei ole laskun seuraava asiatarkastaja, muuttuu laskun tilaksi Asiatarkastettu, vaikka kaikki asiatarkastajat eivät olisi laskua tarkastaneet. Jos henkilö, joka ei ole laskun seuraava asiatarkastaja tai hyväksyjä, tarkastaa tai hyväksyy laskun, huomauttaa järjestelmä siitä.

Maksaminen -asetuksella voidaan estää laskun maksaminen ennen kuin se on hyväksytty.

Ostotilausten ja -laskujen kohdistaminen -asetus ruksimalla saadaan ostolaskun Tarkastaminen -näkymälle valintaikkuna, jossa voidaan hakea ostolaskulle kohdistettava ostotilaus. Tätä käytetään, jos halutaan esimerkiksi saapunut verkkolasku kohdistaa olemassa olevaan ostotilaukseen. Toiminto kohdistaa siis koko ostotilauksen ostolaskuun eli rivikohtainen kohdistaminen ei ole mahdollista.

Asiatarkastajien maks. määrä -asetuksella määritellään, kuinka monta asiatarkastajaa voidaan maksimissaan määritellä.

Hyväksyjien maks. määrä -asetuksella määritellään, kuinka monta hyväksyjää voidaan maksimissaan määritellä.

Asiatarkastajalista valinnalla pääsee valitsemaan valmiiksi määritellyltä Asiatarkastajalistalta asiatarkastajat ja hyväksyjät.

Laskun asiatarkastaja sekä laskun hyväksyjä tulevat hyväksymiskiertoa käytettäessä osto- matka- ja kululaskun oletuksiksi, jos lasku tehdään tyhjälle pohjalle tai liikekumppanille, jolle ei ole määritelty yksilöllisiä asiatarkastajia tai hyväksyjiä. Yleisimmin käytössä oleva hyväksymiskierto kannattaa määritellä yrityksen tietoihin. Hyväksymiskiertoja voi myös määritellä toimittaja-, henkilö- tai laskukohtaiseksi.

Lue lisää hyväksymiskierrosta.

Perintä- ja viivästyskulujen asetukset

Perintä- ja viivästyskulut -asetus ratkaisee, onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä. Oletuksena asetus ei ole päällä.

Perintäkulujen tuote kohtaan valintaan, millä myyntituoterekisterin tuotteella perintäkulut veloitetaan. Jos tuotetta ei ole valittu, ei automaattinen perintäkulujen käsittely on käytössä.

Viivästyskulujen tuote -kohtaan valitaan, millä myyntituoterekisterin tuotteella viivästyskorot veloitetaan. Jos tuotetta ei ole valittu, ei automaattinen viivästyskulujen käsittely on käytössä.

Viivästyskulujen päivämarginaali -kentässä kerrotaan, kuinka monta päivää annetaan maksuaikaa vielä eräpäivän jälkeen.

Myyntilaskujen oletusviivästyskorko -kentässä määritellään, mitä oletetaan viivästyskoroksi, kun tehdään liikekumppanirekisteriin uusi asiakas tai tehdään uusi myyntilasku tyhjälle pohjalle. Mikäli arvoa ei ole määritelty, olettaa ProCountor viivästyskoroksi kulloinkin voimassa olevaa korkolain mukaista viivästyskorkoa.

Myyntilaskujen oletus maksuehto -kentässä määritellään, mitä oletetaan maksuehdoksi, kun tehdään liikekumppanirekisteriin uusi asiakas, tehdään uusi myyntilasku tyhjälle pohjalle tai tehdään joukkolasku. Mikäli arvoa ei ole määritelty, olettaa ProCountor maksuehdoksi 10 päivää.

Lue lisää perintä- ja viivästyskuluista.

Suoraveloituksen ja -laskun asetukset

Aineiston muodostus -asetus ratkaisee, muodostetaanko suoraveloituksen ja -laskun konekielinen aineisto.

Ulkopuolisen rahoituksen asetukset

Ulkopuolinen rahoitus -asetus ratkaisee, onko ulkopuolinen factoring-tyyppinen rahoitus käytössä. Kun asetus on päällä, näkyy Yrityksen tiedot -sivulla ylhäällä oikealla Rahoitussopimukset -painike. Täältä päästään Rahoitussopimukset -sivulle, jonne syötetään tiedot rahoitusyhtiöiden kanssa tehdyistä sopimuksista.

Lue lisää ulkopuolisesta rahoituksesta.