Sisältö
Lähetetty myyntilasku saattaa joskus kadota, jolloin syntyy tarve toimittaa asiakkaalle uusi lasku. Syynä saattaa olla virheelliset tai puutteelliset osoitetiedot, laskun katoaminen matkalla tai laskun joutuminen hukkaan vastaanottajalla. Suurissa organisaatioissa on usein tärkeää että lasku on osoitettu oikealle osastolle / henkilölle / tms. Verkkolaskujen kyseessä ollessa saatetaan OVT-tunnusta käyttää laskun ohjaamiseen oikealle osastolle.
Yleistä
ProCountorissa on useita vaihtoehtoja toimia kun lasku täytyy lähettää uudelleen. Alla esitettyjä tapoja voidaan käyttää riippumatta siitä onko laskukanavana Posti, Sähköposti tai Verkkolasku. Kun lasku lähetetään uudelleen voi olla tarvetta muuttaa vastaanottajan tietoja ja eräpäivää. Kolmessa alla esitetyssä tavassa on mahdollista lähettää lasku muuhun osoitteeseen kuin alkuperäinen lasku. Vastaanottajan kanssa sovitusta uudesta eräpäivästä voidaan tehdä merkintä laskulle Myyjän muistiinpanoihin joko myyntilaskun Erikoistilanteissa, Perintäkirjeen Myyjän muistiinpanojen kautta tai Tositteiden haun hiiren oikeanpuoleisesta näppäimestä aukeavasta valikosta kohdasta Muistiinpanot.
Tositteiden haun Lähetä -toiminto
Tositteiden haun jokaisella välilehdellä on mahdollista klikata hiiren oikealla näppäimellä hakutuloksesta riviä ja valita aukeavasta valikosta toiminto Lähetä. Tällä toiminnolla voi myyntilaskun jonka laskukanava on Posti, Sähköposti tai Verkkolasku lähettää uudelleen. Lasku lähtee samaa laskukanavaa pitkin samaan osoitteeseen täysin samanlaisena kuin alkuperäinen lähetys. Tämä on helpoin tapa lähettää myyntilasku uudelleen mutta toimintoa ei voi käyttää mikäli laskun tietoja on tarvetta muokata.
Laskun hyvittäminen ja uuden laskun tekeminen
Alkuperäisestä laskusta voidaan ottaa kopio, josta tehdään hyvityslasku joka kuittaa alkuperäisen myyntilaskun. Molemmat laskut on käytävä kuittaamassa Maksettu muualla -tilaan myyntilaskujen Erikoistilanteissa. Tämän jälkeen otetaan laskusta uusi kopio, joka korvaa alkuperäisen laskun. Laskuun tehdään tarvittavat muutokset laskukanavaan, osoitteeseen, laskun päivään, eräpäivään, yms. Tämä on kohtalaisen työläs tapa mutta ainoa mikäli laskun tietoja on tarvetta ProCountorissa muokata.
Laskun tallentaminen PDF -muotoon ja lähettäminen sähköpostin liitteenä
Myyntilaskun voi ottaa näytölle PDF-muodossa ja tallentaa tiedostoksi. Tämän tiedoston voi lähettää vastaanottajalle sähköpostin liitetiedostona. Tällöin vastaanottaja saa saman näköisen laskun kuin alkuperäinen mutta se voidaan osoittaa sähköpostiosoitteeseen jonka oikeellisuus / toimivuus on varmistettu. Mikäli laskussa on ollut liitetiedostoja on ne muistettava liittää erikseen mukaan sähköpostiin. Tämä on nopea tapa saada vastaanottajalle korvaava myyntilasku mutta ei voi käyttää mikäli laskun tietoja on tarvetta muokata.
Laskun tulostaminen ja lähettäminen postissa
Myyntilaskun voi ottaa näytölle PDF tai html -muodossa ja tulostaa paperille. Ennen tulostusta voidaan html -muotoinen lasku siirtää muokattavaksi sanojenkäsittelyohjelmaan (esim. Wordiin) ja korjata osoitetta, eräpäivää, yms. Mikäli niin tehdään on seurauksena se että tulostettu lasku ja ProCountorissa oleva eivät täysin vastaa toisiaan. Tulostetun laskun voi lähettää vastaanottajalle postin välityksellä osoitteeseen, jonka oikeellisuus on varmistettu. Mikäli laskussa on ollut liitetiedostoja on ne muistettava myös tulostaa ja laittaa kuoreen mukaan. Tämä on työläs ja hidas tapa saada vastaanottajalle korvaava myyntilasku eikä voi käyttää mikäli laskun tietoja on tarvetta ProCountorissa muokata.