Kirjanpitosivut

ProCountor-kirjanpitosivut ovat teknisesti samat riippumatta siitä, mihin tositelajiin sivu on liitetty. Sivuilla on kuitenkin muutamia eroja tositelajin käsittelystä riippuen.

Lue Mikä on dimensio? ja Dimensiointi

Lue myös ALV-laskelma, Kausiveroilmoitus ja Arvonlisäveron käsittely ProCountorissa

Lataa Kirjanpitolautakunnan Yleisohje koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä (PDF)

Yleistä

Kirjanpitosivu muodostetaan samalla kun tosite tallennetaan (palkoilla hyväksyttäessä). Jos muokkaa tositteen kirjanpitoon vaikuttavia tietoja (tuotteita, summaa, määrää, alvia, yms.) luodaan kirjanpito ja dimensiointi uudestaan oletusarvoilla. Tämän johdosta olisi hyvä tehdä tosite valmiiksi ennenkuin tekee muutoksia sen kirjanpitoon/dimensiointiin. Viralliseen, kirjanpitolain tarkoittamaan kirjanpitoon sivulla olevat rivit huomioidaan vasta kun tosite on hyväksytty. Sitä ennen hyväksymättömät tapahtumat voidaan ottaa huomioon raportoinnissa, joka kattaa kaikki tietokannassa olevat tapahtumat. Näin voidaan saada nopeammin tietoa yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Painikkeet

Tallenna -painikkeella kirjanpitosivulle tehdyt muutokset tallennetaan. Hyväksy -painike on Kesken -tilassa olevien muistioiden, ei muiden, kirjanpitosivulla. Painikkeella muistio varmennataan ja se tulee osaksi virallista kirjanpitoa. Hyväksytyn muistion kirjanpitoa pääsee muuttamaan. Dimensiot -painikkeesta kerrotaan tarkemmin alempana. Liitteet -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja katsomaan tositteen liitetiedostoja. Kaikkien tositelajien kirjanpitosivuilla pääsee liittämään/katselemaan/poistamaan liitetiedostoja.

Tulostettavassa muodossa -painikkeella saa kirjanpitosivun tiedot joko html- tai PDF-muodossa. Mikäli haluaa saa myös dimensiot mukaan tulosteelle. Viennit riveiksi / Rivit vienneiksi -painikeparista on jompi kumpi näkyvissä. Viennit riveiksi -painike muuttaa ALV-kannoittain yhdistellyn tiliöinnin rivikohtaiseksi tiliöinniksi. Rivit vienneiksi yhdistää rivit yhteen ALV-kannoittain. Se onko tiliöinti tehty vienneittäin vai riveittäin riippuu siitä onko laskun laadintavaiheessa valittu Kirjanpito riveittäin vaihtoehto vai ei. Toiminto poistaa tehdyt tiliöinnit ja dimensioinnit ja tekee ne uudestaa oletusarvoilla. Lisää rivi -painike tekee uuden tyhjän kirjanpitorivin. Poista rivi -painike poistaa valitun kirjanpitorivin. Ainoastaan nollarivejä voi poistaa, eikä vastakirjausriviä voi poistaa. Valitse tili -painikkeella pääsee Tililuettelo -sivulle, josta valitulle kirjanpitoriville voidaan poimia kirjanpitotili.

Kirjanpitosivun tiedot

Tositteen tyyppi ja numero näkyvät sivun yläpalkissa. Alapalkissa näkyy luonti ja muokkausleimat.

Kirjanpitosivun perustiedoissa nähdään asiakkaan/toimittajan/henkilön tiedot (Nimi, Y-tunnus/Hetu/ALV-tunnus).

Y-tunnus -kentän oletus on laskun Y-tunnus -kentän sisältö. Mikäli se on tyhjä, tuodaan Y-tunnus -kenttään laskun ALV-tunnus -kentän sisältö.

ALV-status

ALV-statuksen perusteella huolehditaan luvut ALV-laskelmalle. ProCountor olettaa, että kyseessä on kotimaan kauppaan liittyvä lasku, joten kirjanpitosivun ALV-statuksen oletusarvo on FIN. Mikäli kyse ei ole kotimaan kaupasta on ALV-status vaihdettava kirjanpitosivulla. Liikekumppaneille ja tuotteille voidaan määritellä oletus ALV-status. EU-sisäkaupassa laskut ovat normaalisti verottomia, eli ALV on nolla. Kirjanpitosivun kirjanpitoriveillä ei siis saa olla arvonlisäveroa, mikäli ALV-status on muu kuin FIN, ohjelma herjaa käyttäjälle mikäli näin on tallennettu. Kirjanpitosivulla täytyy valita sopiva ALV-status, koska tiedot täytyy kertoa kausiveroilmoituksella omissa kohdissaan. Jos esimerkiksi osto olisi kotimaassa 23 % alaista, niin täytyy ALV-status kohdasta olla valittuna EU 23 %. kausiveroilmoitukselle menee laskunsumman sekä veron määrän verran tilitettäviin että vähennettäviin. Maksettavaan ALV-summaan vaikutus on plusmiinus nolla.

Tositepvm ja kirjauskausi

Kirjanpitosivulla Tositepvm oletuksena on kirjanpitosivua vastaavan laskun päiväys. Päivämäärä voidaan muuttaa. Näin esimerkiksi vuosialennuslasku, joka laaditaan 15.1.2010, voidaan päivätä samalle päivälle, jolloin esim. maksuehto on looginen. Muuttamalla kirjanpitosivulla Tositepvm:ksi 31.12.2009 tämä lasku otetaan huomioon joulukuun 2009 kirjanpitotapahtumana.

Kirjauskaudeksi oletetaan Tositepvm:ää vastaava kalenterikuukausi. Jos Tositepvm:ää muuttaa muuttuu kirjauskausi vastaavasti. Kirjauskautta voidaan vaihtaa. Mikäli tositteen päivän kuukausi ja kirjauskausi eroavat toisistaan huomautetaan siitä tallennettaessa.

Huom! Tositteella suositellaan käytettäväksi samaa kirjanpitokautta ja -päivämäärää, sillä muuten kirjanpitoon liittyvät raportit näyttävät eri tuloksia riippuen siitä, otetaanko kirjanpitokausi vai - päivämäärä rajauksella. Myös ALV-laskelma, tilikauden avaustosite, tilinpäätöstyökalut, arkisto jne. ottavat aina tositteet mukaan kirjanpitopäivämäärän mukaan, ei siis kirjauskauden mukaan.

Tositenumero

Tositteet numeroidaan ProCountorissa tositelajittaiseen numerosarjaan.

Tositenumerointiin voi tulla aukkoja, koska tapahtuma voidaan mitätöidä sen jälkeen kun sille on jo annettu numero. Näin esimerkiksi silloin kun tarkastuksessa todetaan, ettei ostolasku kuulu yritykselle lainkaan. Mitätöidyt tositteet ovat edelleen ProCountorissa tallessa, mutta niiden kirjanpitosivu poistetaan. Mitätöidyt ovat erikseen haettavissa Tositteiden haun kautta.

Tositeaineiston täydellisyys varmistetaan numerojärjestyksen sijasta täsmäytyksillä.

Ks. kirjanpitolautakunnan Kirjanpitolautakunnan Yleisohje koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä(PDF): ”Numerointimenetelmien tulee olla systemaattisia, joskaan numeroinnin ei tarvitse olla juokseva.”

Tositteen vaikutusaika / Palvelujakso

Kenttien tietoja käytetään ProCountorin Jaksotus-toiminnossa määriteltäessä, mille ajalle tosite jaksotetaan. Käytettäessä Sopimuslaskutusta tulee kenttiin laskutusjakson alku- ja loppupäivä.

Poistomenetelmä

Kyseinen kenttä ovat puhtaasti informatiivinen, eikä vaikuta mihinkään toimintoihin.

Kirjanpitäjän muistiinpanot

Kenttään voi syöttää 255 merkkiä muistiinpanoja. Muistiinpanot näkyvät vain tositteen kirjanpitosivulla.

Vientiselite

Vientiselite kenttään voi kirjoittaa 255 merkkiä pitkän tositekohtaisen vientiselitteen. Jos kirjanpitosivulla ei ole tallennettu vientikohtaisia riviselitteitä, kopioituu vientiselite rivitietoihin.

Muistiinpanot laskulta

Muistiinpanot laskulta näytetään mikäli laskulle on syötetty muistiinpanoja.

Kirjanpitovaluutta

Tositteen valuutta vaihdetaan kirjanpitosivulla kirjanpitovaluutaksi, joka on Euro. Näin ostolasku voi olla ostomaan valuutassa, matkalasku matkakohteen valuutassa jne, vaikka itse kirjanpito pidetään Euroissa. Muunnoksen tekee järjestelmä automaattisesti valitun valuuttakurssin mukaan. Yrityksen perustiedoissa voit päättää valuuttakurssien hakutiheyden.

Tosite yhteensä

Tosite yhteensä kohdassa saldon pitäisi olla nolla. Jos kohdassa on kuitenkin saldoa, eivät kirjanpitosivun tiliöinnit täsmää. Tällöin tulee painaa Tallenna -painiketta, joka siirtää saldon täsmäytyserot 8890 tilille, josta se taas voidaan kirjata oikeaan paikkaan.

Tositteen täsmäytys

Tositteissa käytetään täsmäytysriviä, jolle jäävä täsmäytysero kirjataan pääkirjanpidossa tilille 8890 Täsmäytyserot. Kirjanpidossa voidaan seurata tilille merkittyjen tapahtumien määrää laatimalla pääkirja ao. tilin tapahtumista ja lajittelemalla ne kirjanpitoarvon mukaan suuruusjärjestykseen.

Jos 8890 Täsmäytyserot tilille on kirjautunut saldoa, täytyy kirjanpitosivulle tehdä uusi rivi, jolle kirjataan täsmäytysrivin summa ja oikea tilinumero sekä täsmäytyserotilillä ollut saldo nollattaan. Täsmäytyseroriville ei voi teknisistä syistä johtuen voi vaihtaa tilinumeroa eikä muuttaa ALV-%.

Tiliöinnit

ProCountor olettaa tositteelle tiliöinnin tositteen lajin mukaan (esim. matkalaskulle Matkakulut) tai liikekumppanikohtaisen oletustilin mukaan tai tuoterekisteriin syötetyn oletustilin mukaan. Tiliöintirivit on laadittu arvonlisäverokantojen mukaan yhdisteltyinä tai riveittäin, jos laskun laadintavaiheessa on valittu Kirjanpito riveittäin vaihtoehto. Kirjanpitosivulla voidaan myös muuttaa yhdistelty tiliöinti rivikohtaiseksi tiliöinniksi painamalla Viennit riveiksi -painiketta tai rivikohtainen tiliöinti ALV-kannoittain yhdistellyksi tiliöinniksi painamalla Rivit vienneiksi -painiketta.

Valitse tili -painikkeella pääsee Tililuettelo -sivulle, josta valitulle kirjanpitoriville voidaan poimia kirjanpitotili. Tililuettelo -sivulle pääsee myös tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Kirjanpitotiliä voi vaihtaa myös syöttämällä uuden tilin tilinumerokenttään. Jos tilinumeron syöttää muuttuu tilin nimi kun on syötetty tilikartasta löytyvä tilinumero. Valitse tili -painikkeella Tililuettelo -sivulta valittu tili viedään kirjanpitoriville. Muokkaa tilikarttaa -painikkeella pääsee Tililuettelo -sivulta tilikartan muokkaus sivulle. Tililuettelo sivun Valitse tiliryhmä valinnalla voidaan rajata luettelossa näkyvien tilien määrää.

Viennit riveiksi / Rivit vienneiksi -painike palauttaa oletustiliöinnin eikä omat muutokset jää talteen. Myös tehdyt dimensioinnit katoavat. Ennen kuin Viennit riveiksi / Rivit vienneiksi -painiketta painaa, kannattaa pohtia haluaako tositteen tiliöidä rivikohtaisesti vai kootusta tilanteesta.

Laske yhteenveto -painikkeella aukeaa ikkuna, johon ohjelma listaa tositteen viennit yhdistäen samalle kirjanpidon tilille tiliöidyt viennit.

Kirjanpitovientirivillä on tilinumeron ja pääkirjatilin nimen lisäksi seuraavat tiedot:

Tiliöintitietoja voidaan muuttaa tilikauden ajan. ProCountorin tavoitteena on kuitenkin se, että kirjanpito on automatisoitu niin, ettei tiliöintimerkintöjä tarvitse tarkentaa.

Dimensiot

Dimensiot ovat sisäisen laskennan tietoja (vastaavat kustannuspaikkaa / seurantakohdetta), jotka on määriteltävä Kirjanpidon perustiedoissa ennen kuin niitä voidaan käyttää kirjanpitotapahtumilla. Dimensiona voidaan käyttää esimerkiksi projektia, henkilöä, tulosyksikköä, myyntipiiriä tai muuta yhteensä kuutta erilaista sisäisen laskennan luokittelua. Kullakin dimensiolla voi olla useita nimikkeitä.

Dimensiot tehdään tapahtumille valitsemalla dimension nimikkeet joille luvut jaetaan. Luvut jaetaan nimikkeille prosentti arvoilla ja kunkin dimension nimikkeiden prosenttien yhteissumman tulee olla 100.

Ennen dimensiointien tekemistä on kirjanpidon tiliöinnit tehtävä valmiiksi eli painettava Tallenna -painiketta.

Jos muuttaa kirjanpitoriveillä summia on kyseisten rivien dimensiointi muutetta vastaamaan uusia summia.

Jos käyttäjä tekee dimensiot, tai laskulla on oletusdimensiointeja, ja sen jälkeen vaihtaa kirjanpitotilejä vaihtuu myös dimensiointien kirjanpitotili.

Mikäli käyttäjä muuttaa kirjanpitosivun summia (tai esim. ALV-% tai vähennysoikeutta) eivät dimensioinnit muutu vaan dimensiointien summat on käytävä korjaamassa oikeiksi. Dimensiot -sivun kautta voi nähdä että kirjanpitovienneillä ja dimensioinneilla on eri summa siitä että kirjanpitorivin tietyn dimension Asetettu arvo (%) yhteensä on muuta kuin 100 % tai menemällä kirjanpitorivin Viennin dimensiot -sivulle ja siellä näkyy punaista.

Riveittäin näkyy kuinka monelle dimensioiden nimikkeelle summa on jaettu.

Jos Kirjanpitosivulla painaa Viennit riveiksi / Rivit vienneiksi -painiketta poistuvat dimensiomerkinnät ja ne tehdään uudestaan oletusarvoilla.

Jos kirjanpitorivin poistaa poistuvat sille tehdyt dimensiomerkinnät.

Jos laskulla muuttaa kirjanpitoon vaikuttavia tietoja, niin kirjanpitosivu tehdään uudelleen, jolloin poistuvat dimensiomerkinnät ja ne tehdään uudestaan oletusarvoilla.

Dimensiot -painikkeesta aukeaa Dimensiot -sivu, jonka alaosassa näkyvät tositteen kirjanpitoviennit. Jos dimensiointeja ei ole tehty on sivun yläosa tyhjä.

Dimensioinnit tekemättä.

Jos dimensiointeja on tehty näkyvät ne sivun yläosassa.

Dimensioinnit tehty.

Lue lisää Mikä on dimensio? ja Dimensiointi

Korjausmerkintä

Mikäli vanhalle kirjanpitosivulle tehdään korjauksia ja muutokset tallennetaan, ilmestyy kirjanpitosivulle Korjausmerkintä -painike kun kirjanpitosivulle mennään seuraavan kerran. Tästä painikkeesta pääset katsomaan aiempaa kirjanpitosivua. Korjausmerkintäsivulta pääset takaisin Uusimmalle kirjanpitosivulle -painikkeella.

"Korjausmerkinnän saa tehdä ilman korjausmerkintämenettelyä suoraan tiliöintiin, mikäli oikaisu tehdään noudattamalla kirjanpitomerkinnän laadinnasta annettuja määräaikoja (KPL 2:4§:2) eli mikäli oikaisu tehdään kahden kuukauden kuluessa liiketapahtuman sattumishetken kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä."