Laskujen automaattisiirto on ProCountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava liittymä, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron toisesta ohjelmistosta ProCountoriin täysin automatisoidusti.

Laskuaineiston automaattisiirtoliittymä on kehitetty tilanteisiin, jossa asiakasyritystä kiinnostaa mahdollisuus siirtää ProCountoriin laskuaineistoa automaattisemmin kuin manuaaliseen tiedostojen siirtoon perustuva Aineiston sisäänluku-toiminto mahdollistaa.

ProCountorin internet-sivuilta löydät listan, mihin järjestelmiin ProCountorilla on liittymät.

Laskujen automaattisiirtoliittymästä yleisesti

Laskujen automaattisiirtoliittymä tukee myynti-, osto-, matka ja kululaskujen siirtoa ja se soveltuu esim. toiminnanohjaus- ja verkkokauppaohjelmistojen liittämiseen ProCountoriin. Aineiston parametroinnin avulla liittymä on joustavasti mukautettavissa eri käyttötarkoituksiin. Teknisesti liittymä perustuu hieman laajennettujen Finvoice-XML-laskutiedostojen siirtoon SFTP- tai FTP-yhteydellä.

Tarkat tekniset määrittelyt:

Laskujen automaattisiirron tietuekuvaus

Laskujen automaattisiirtomalli, Matkalasku

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti versio 2

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto versio 2

Prosessin kuvaus

Lähettävä ohjelmisto

1. Laskujen esikäsittely

• Siirrettävät laskut tai tilaukset esikäsitellään lähettävässä ohjelmistossa (esim. myyntilaskun osalta tilauksen vastaanotto verkkokaupassa tai ostolaskun osalta laskun hyväksyminen kierrätysjärjestelmässä)

2. Siirtotiedoston muodostus

• Siirrettävistä laskuista muodostetaan liittymän tiedostokuvauksen mukainen XML-tiedosto

3. Tiedoston siirto ProCountorin palvelimelle

• Muodostettu siirtotiedosto siirretään ProCountorin palvelimelle SFTP- tai FTP-yhteydellä sovittuun hakemistoon

• Huom! Verkkokauppaintegraation tapauksessa verkkopankissa maksetusta tilauksesta tulee siirtää tieto ProCountoriin ennen tiliote- ja viiteaineiston seuraavaa automaattista noutoa pankista.

ProCountor

4. Siirtotiedoston luku

• Siirretyt tiedostot luetaan sovitusta hakemistosta ProCountorin palvelimella ajastetusti ja niiden oikeellisuus tarkistetaan

5. Laskujen vienti ProCountor ympäristöön

• Siirtotiedostosta luetut laskut viedään asiakasyrityksen ProCountor-ympäristöön ja niille muodostetaan automaattisesti oletuksiin perustuva kirjanpito

6. Laskujen jatkokäsittely

• Laskut jatkokäsitellään normaalisti ProCountor-käyttöliittymän kautta (esim. keskeneräisen myyntilaskun osalta hyväksyntä ja lähetys tai hyväksytyn ostolaskun osalta maksuunpano)

Siirrettävät tiedot

Kaikki laskun otsikko- ja rivitason tiedot voidaan siirtää ProCountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Kukin lasku voidaan siirtää omana tiedostonaan tai yhteen tiedostoon voidaan sisällyttää useamman laskun tiedot. Laskun tila, laskukanava, maksutiedot, yms. tekijät voidaan määritellä joustavasti.

Kaikille automaattisiirtoliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtoaineiston mukana on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä. Liittymän kautta tuodut laskut kohdistetaan automaattisesti asiakas-/toimittaja- ja tuoterekisteriin ProCountorissa, mikä helpottaa seurantaa.

Palvelun hinnoittelu

Laskujen automaattisiirtoliittymän avauksesta veloitetaan hinnaston mukaisesti.

Avaus sisältää:

• Tietoliikenneyhteyksien avauksen (käyttäjätunnus, palomuuri, ym. tarvittavat avaukset)
• Testiympäristön perustamisen aineistojen testaamista varten
• Tiedonsiirrossa tarvittavien avainten luomisen testiympäristöä ja yhtä tuotantoympäristöä varten

Liittymän käyttöönoton yhteydessä tehtävistä lisätöistä veloitetaan hinnaston mukaisesti. Lisätöitä ovat esimerkiksi ohjelmistointegraation prosessien läpikäynti, ohjelmistojen välisten tietokenttien vastaavuuksien läpikäynti, aineistojen ja liittymän testaus sekä mahdolliset tekniset muutokset liittymään. Laskujen automaattisiirtoliittymän käytöstä ei veloiteta kuukausimaksua. Liittymä kautta siirretyistä laskuista veloitetaan tositeperusteisesti ProCountor-palveluhinnaston mukaisesti. Käyttöönoton jälkeen tehtävistä mahdollisista lisä-, muutos ja selvitystöistä veloitetaan hinnaston mukaisesti. Palveluun liittyvät veloitukset laskutetaan kuukausittain muun ProCountor-laskutuksen yhteydessä.

Toimenpiteet palvelun käyttöönottoa varten

Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan ProCountorin määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus. Käyttöönoton yhteydessä sovitaan mm. tiedonsiirron yksityiskohdista. Lisäksi uuden lähettävän ohjelmiston tapauksessa sovitaan tarvittavan testauksen suorittamisesta. Käyttöönotto voidaan tilata ProCountorin myynnistä ( info@procountor.com ) tai omalta yhteyshenkilöltä.

Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotosta on erikseen sovittava ProCountorin kanssa. Käyttöönoton yhteydessä sovitaan mm. tiedonsiirtoprotokollasta (suositus SFTP), käytettävissä tunnuksista ja siirtohakemistoista sekä tarvittavista palomuuriavauksista. Lisäksi uuden lähettävän ohjelmiston tapauksessa sovitaan tarvittavan testauksen suorittamisesta. Käyttöönoton yhteydessä tulee sopia seuraavista asioista (oletukset esitäytettyinä):

Erilaisia automaattiliittymiä

Ohessa on kuvattuna esimerkkinä automaattiliittymiä, joiden kanssa ProCountorilla on integraatio.

Severa automaattiliittymä

Severan automaattiliittymän palvelukuvauksen löydät täältä.

Severa automaattiliittymä on ProCountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava liittymä, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron Severasta ProCountoriin täysin automatisoidusti. Severa 3:sen ja ProCountorin välinen laskujen automaattisiirtoliittymä tukee projektien, myynti- ja matkalaskutietojen ja asiakastietojen siirtämistä ProCountoriin. Asiakas- ja tuoterekistereiden päivittyminen ja ylläpito tehdään Severassa. ProCountoriin syntyy kopio asiakas- ja tuoterekistereistä. ProCountorista voidaan siirtää Severaan ostolaskujen kulutietoja.

ValueFrame automaattiliittymä

ValueFrame automaattiliittymän palvelukuvauksen löydät täältä.

ValueFrame automaattiliittymä on ProCountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava liittymä, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron ValueFramesta ProCountoriin täysin automatisoidusti. Liittymä tukee osaprojektien, asiakkaiden ja myyntilaskujen siirtoa ValueFramesta ProCountoriin. Asiakas- ja tuoterekistereiden päivittyminen ja ylläpito tehdään ValueFramessa. ProCountoriin syntyy kopio asiakas- ja tuoterekistereistä. Kulutietojen siirto ProCountorista ValueFramen suuntaan tehdään manuaalisesti csv-tiedostoa käyttäen.

ProCountoriin liitetyt verkkokaupparatkaisut

Verkkokauppaliittymän palvelukuvauksen löydät täältä.

Verkkokaupan käyttö mahdollistaa tuotteisiin tutustumisen sekä niiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja myös kauppaan liittyvää logistiikkaa on usein automatisoitu. Verkkokaupan operatiivinen toiminta onkin kustannustehokasta. Verkkokaupoissa on kuitenkin tyypillisesti paljon pieniä myyntitapahtumia, joten merkittävä osa automaatiosta saatavasta hyödystä häviää kirjanpidon tallentamiseen tai myynti kirjataan könttänä, mikä vaatii käsityötä ja heikentää myynnin ja talouden seurannan tarkkuutta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi ProCountor-taloushallinto-ohjelmistoon on rakennettu verkkokauppaliittymä, joka automatisoi verkkokaupan kirjanpidon.

Gagar Business ePages

Gagar Business ePages on monipuolinen sähköinen myyntijärjestelmä, joka mahdollistaa nykyaikaisen sähköisen kaupankäynnin internetiä hyödyntäen. Business ePages soveltuu sekä yritysten väliseen kaupankäyntiin että kuluttajakauppaan. Gagar Oy on sähköisen liiketoiminnan palveluyritys. Gagar tarjoaa edistyksellisiä ratkaisuja sähköisen myynnin ja hankinnan tarpeisiin ja sen palvelut virtaviivaistavat ja tehostavat asiakasyritysten liiketoimintaprosesseja luoden strategista kilpailuetua ja kustannussäästöjä.

Lisätietoja: http://www.gagar.fi

Evolution Solutions

Evolution Solutions tuottaa modernin, helposti hallittavan ja edullisen verkkokaupparatkaisun ns. ”avaimet käteen” periaatteella. Verkkokaupparatkaisumme pohjautuu kansainvälisesti tunnettuun verkkokauppasovellukseen, jota käytetään niin suurissa kuin pienissäkin yrityksissä ympäri maail-maa. Verkkokauppaohjelmisto myöskin räätälöidään aina tarpeidenne mukaan.

Lisätietoja: http://www.evolutionsolutions.fi

MyCashFlow

MyCashFlow on Pulse247 Oy:n kehittämä moderni ohjelmisto verkkokauppiaalle. Se sisältää nykyaikaisen verkkokaupan tärkeimmät ominaisuudet. Se on hakukoneystävällinen ja sisältää mm. verkkomaksut, varastonhallinnan sekä helppokäyttöisen ja selkeän hallintatyökalun.

Lisätietoja: http://www.mycashflow.fi

Smilehouse Workspace

Smilehouse Workspace on ohjelmistokokonaisuus sähköiseen liiketoimintaan. Workspace-ohjelmiston avulla rakennettavia ratkaisuja ovat muun muassa tuoteluettelot ja tilausjärjestelmät sekä jälleenmyyjien extranet-palvelut ja verkkokaupat. Smilehouse Oy on yritysten sähköisen liiketoiminnan ratkaisuihin erikoistunut palveleva ohjelmistotalo, jonka toiminta-ajatuksena on tehostaa asiakasyritysten tuote-, tilaus- ja asiakastiedon hallinnan prosesseja.

Lisätietoja: http://www.smilehouse.fi

Liittymän käyttöönottoon liittyvät huomiot

Kaikkien automaattiliittymien käyttöönoton yhteydessä huomioitavia asioita:

Liittymien avauksen yhteydessä voimme perustaa testiympäristön aineiston siirron liittymän testausta varten. Testiympäristössä on tärkeää tarkastaa tositteita ja kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: Onko riittävästi siirtynyt tietoja oikeisiin kenttiin ProCountorin tositteilla, tositteiden viitteet, kirjanpidon tiliöinnit, dimensiot, tuoterekisteri, liikekumppanirekisteri, laskujen tilat jne. Kannattaa myös verrata testiympäristön laskuja teidän jo lähettämiinne laskuihin. Testiympäristössä teillä on käytettävissänne osittain rajoitettu määrä ProCountorin toimintoja. Esimerkiksi myyntilaskujen lähettäminen onnistuu koekäytössä vain sähköpostitse tai tulostamalla ja postittamalla laskut itse (Laskukanava=Ei lähetetä).