Sisältö
Laskujen hyväksymiskierto on ominaisuus, joka mahdollistaa osto- matka ja kululaskujen helpon kierrätyksen asiatarkastajalta seuraavalle ja edelleen hyväksyjille. Mikäli hyväksymiskierto on käytössä, laskuille on laskukohtaisesti mahdollista asettaa Yrityksen tiedoissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Mikäli hyväksymiskierto ei ole käytössä ei siihen liittyviä toimintoja ja kenttiä näytetä. Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan osto-, matka- ja kululaskuja asiatarkastaa ja hyväksyä.
Käyttöoikeudet
Ainoastaan käyttäjä, jolla on oikeus asiatarkastukseen (Käyttäjät ja käyttöoikeudet/ Ostot / Asiatarkastaminen) voidaan asettaa asiatarkastajaksi. Hyväksyjäksi voidaan asettaa vain käyttäjä, jolla on oikeudet hyväksyntään (Käyttäjät ja käyttöoikeudet/ Maksuliikenne / Hyväksyminen). Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, mikäli halutaan että heille lähtee sähköpostilla muistutus asiatarkastettavasta/hyväksyttävästä laskusta. Sähköposti-ilmoitus vastaanotetusta ostolaskusta lähetetään myös silloin, kun hyväksymiskierto ei ole päällä ja Käyttöasetuksiin on määritelty joko yksi tarkastaja tai hyväksyjä.
Käyttöoikeuksien Laajennetut henkilökuntaoikeudet -kohdassa on mahdollista määritellä, että käyttäjä pääsee katsomaan vain niitä osto- matka ja kululaskuja, joihin hänet on merkitty asiatarkastajaksi/hyväksyjäksi Tositteiden haussa.
Jos asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi yrityksen tietoihin, toimittajan oletuksiin tai asiatarkastajalistalle määritelty käyttäjä poistetaan yrityksestä, poistuu hän myös kyseisistä kohdista mutta ei jo olemassa olevilta laskuilta.
Perusasetukset
Yrityksen tietojen Käyttöasetukset -näkymällä määritellään Hyväksymiskiertoon liittyviä asetuksia.
- Onko ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto käytössä?
- Tuleeko asiatarkastus ja hyväksyntä tehdä järjestyksessä? Mikäli asetus on päällä, lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta sähköposti ensimmäiselle asiatarkastajalle kun lasku lähetetään kiertoon ja hänen tarkastettuaan laskun lähtee viesti seuraavalle asiatarkastajalle jne. Jos asetus ei ole päällä lähtee kaikille asiatarkastajille viesti kun lasku lähetetään kiertoon eikä ole väliä missä järjestyksessä he laskun tarkastavat. Sama koskee hyväksyjiä.
- Sallitaanko vain hyväksyttyjen laskujen maksaminen?
- Asiatarkastajien ja hyväksyjien maksimimäärät.
- Yritystason oletusasiatarkastajat ja -hyväksyjät. Heitä tarjotaan oletuksina uusille osto-, matka- ja kululaskuille, mikäli lasku tehdään tyhjälle pohjalle tai liikekumppanille, jolle ei ole määritelty yksilöllisiä asiatarkastajia tai hyväksyjiä.
Yleisimmin käytössä oleva hyväksymiskierto kannattaa määritellä Yrityksen tietoihin ja siitä poikkeavat kierrot määritellä toimittaja-, henkilö- tai laskukohtaisesti.
Toimittajan ja henkilön oletukset
Toimittajan ja henkilön perustiedoissa voidaan määritellä maksimissaan Yrityksen tiedoissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä, joita käytetään kun kyseisen liikekumppanin lasku syötetään tai toimittajalta saapuu verkkolasku tai lasku skannauspalvelun kautta. Mikäli liikekumppanilla on käytetty Asiatarkastajalistaa, ei asiatarkastajia ja hyväksyjiä pääsee muuttamaan liikekumppanin tiedoissa.
Osto-, matka- ja kululaskun tiedot
Osto-, matka- ja kululaskujen tietoihin tulee asiatarkastajiksi ja hyväksyjiksi ensisijaisesti liikekumppanille määritellyt oletukset. Mikäli niitä ei ole, tuodaan tiedot Yrityksen tiedoista. Laskulle voidaan määritellä myös laskukohtaisesti asiatarkastajat ja hyväksyjät, joko käyttäen valmiita Asiatarkastajalistoja tai määrittelemällä Asiatarkastajat ja Hyväksyjät tapauskohtaisesti.
Kiertoon lähettäminen
Laskun laatija voi laskun laatimissivulla olevalla Lähetä kiertoon -painikkeella lähettää laskusta sähköpostilla muistutuksen tarkastajille. Mikäli Yrityksen tiedoissa on päällä Hyväksymiskierron järjestys -asetus, lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta sähköposti ensimmäiselle asiatarkastajalle. Jos asetus ei ole päällä, lähtee viesti kaikille asiatarkastajille.
Viesti lähetetään niin monta kertaa kuin painiketta painetaan ja lähetys hyväksytään. Mikäli lasku on jo aiemmin lähetty kiertoon, huomautetaan siitä. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin. Jos asiatarkastajalle ei ole määritelty sähköpostiosoitetta huomauttaa järjestelmä siitä.
Laskun voi lähettää kiertoon myös Tarkastaminen -näkymältä.
Mikäli asiatarkastajia on useampia ja Hyväksymiskierron järjestys -asetus on päällä, lähtee sähköpostimuistutus seuraavalle asiatarkastajalle kun edellinen tarkastaja on laskun Tositteiden haun Tarkastaminen -näkymällä tarkastanut. Jos Hyväksymiskierron järjestys -asetus ei ole päällä, ei ole väliä missä järjestyksessä kukin asiatarkastaja laskun tarkastaa.
Kun lasku on kaikkien asiatarkastajien tarkastama, lasku siirtyy tilaan Asiatarkastettu.
Jos Hyväksymiskierron järjestys -asetus on päällä, lähtee sähköpostimuistutus ensimmäiselle hyväksyjälle. Jos Hyväksymiskierron järjestys -asetus ei ole päällä, lähtee muistutus kaikille hyväksyjille. Jos Hyväksymiskierron järjestys -asetus ei ole päällä, ei ole väliä missä järjestyksessä kukin hyväksyjä laskun hyväksyy.
ProCountoriin saapuneista verkkolaskuista ja skannauspalvelun kautta tulleista laskuista lähtee automaattisesti muistutus asiatarkastajalle tai hyväksyjälle.
Automaattinen ilmoitus saapuneesta verkkolaskusta tai skannauspalvelun kautta saapuneesta laskusta lähetetään seuraavissa tapauksissa:
- Hyväksymiskierto on päällä
- Asiatarkastaja tai hyväksyjä on omiin tietoihin tallentanut, että hän haluaa ohjelmasta sähköposti-ilmoituksia
- Lasku kohdistuu y-tunnuksen tai pankkitilinumeron mukaan liikekumppaniin ja liikekumppanille on merkitty oletusasiatarkastaja tai -hyväksyjä
- Kun liikekumppanille ei ole merkitty oletusasiatarkastajaa tai -hyväksyjää, katsotaan Käyttöasetuksista, kenelle lähetetään tieto saapuneesta laskusta.
- Hyväksymiskierto ei ole päällä
- Katsotaan Käyttöasetuksista, kenelle lähetetään tieto saapuneesta laskusta
ProCountorista lähtevät muistutusviestit ovat ajastettu ja lähetetään useasti päivän aikana. Viestien ajastaminen mahdollistaa samalle asiatarkastajalle/hyväksyjälle useammasta laskusta lähtevien muistutusten koonnin yhteen sähköpostiviestiin. Sähköpostiviestissä on linkki, joka vie ProCountoriin kirjautumiseen ja kirjautumisen jälkeen tuo Tositteiden hakuun sähköpostissa mainitut laskut.
Haku
Laskujen tarkastus ja hyväksyntä tapahtuvat Tositteiden haun Asiatarkastus / Hyväksyntä -välilehdellä.
Asiatarkastus / Hyväksyntä -välilehdellä on mahdollisuus hakea omaa asiatarkastusta tai hyväksyntää odottavat ostolaskut, mikäli käyttöoikeuksin Laajennetut henkilökuntaoikeudet -kohdassa on määritelty, että käyttäjä pääsee katsomaan vain hänelle määriteltyjä osto-, matka- ja kululaskuja.
Tarkastaminen
Asiatarkastus / Hyväksyntä -välilehdellä valitaan lasku, joka halutaan asiatarkistaa / hyväksyä ja painetaan Tarkastaminen -painiketta. Painike avaa Tarkastaminen -näkymän, jolla laskun voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä.
Laskun Asiatarkastus ja hyväksyntä -sivun yläosan ikkunassa näkyy laskun tietoja muun muassa laskun päivä, eräpäivä ja tuotteet.
Laskulle määritellyt tarkastajat -ikkunassa näytetään tiedot laskulle määritellyistä asiatarkastajista ja hyväksyjistä.
Laskun tapahtumatiedot -ikkunassa näytetään, mitä toimenpiteitä laskulle on tehty eli esimerkiksi asiatarkastamisen ja hyväksymisen aikaleimat ja tarkastajan ja/tai hyväksyjän nimi.
Laskulle kohdistetut ostotilaukset -ikkunassa näytetään, mitä ostotilauksia laskulle on kohdistettu ja ikkunassa voidaan myös hakea ja kohdistaa ostotilauksia, jotka laskuun liittyvät Hae ostotilauksia -painikkeen avulla. Poista kohdistus -painikkeella voidaan poistaa virheellinen kohdistus.
Asiatarkasta -painike muodostaa laskulle asiatarkastusleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys sekä kellonaika ja asiatarkastuskommentti.
Mikäli hyväksymiskierto on käytössä, siirtyy lasku tilaan Asiatarkastettu, kun kaikki määritellyt asiatarkastajat ovat laskun tarkastaneet. Jos käyttäjä, joka ei ole laskun seuraava asiatarkastaja, yrittää asiatarkastaa laskua huomautetaan käyttäjää siitä. Jos hän asiatarkastaa laskun, tulee laskun tilaksi Asiatarkastettu. Lasku voidaan asiatarkistaa, vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä.
Hyväksy -painike muodostaa laskulle hyväksymisleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys sekä kellonaika ja hyväksymiskommentti. Mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, siirtyy ostolasku tilaan Hyväksytty, kun kaikki määritellyt hyväksyjät ovat laskun hyväksyneet. Jos käyttäjä, joka ei ole laskun seuraava hyväksyjä yrittää hyväksyä laskua huomautetaan käyttäjää siitä. Jos hän hyväksyy laskun, tulee laskun tilaksi Hyväksytty. Lasku voidaan hyväksyä vaikka vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä. Jos hyväksymiskierto on käytössä ja laskulle on määritelty asiatarkastajia, ei laskua voi hyväksyä ennen kuin se on asiatarkastettu.
Kaikki hakutuloksen laskut voidaan asiatarkastaa / hyväksyä painamalla Usean laskun tarkastaminen -painiketta. Painike avaa Usean laskun tarkastaminen -näkymän, jossa voidaan valita mitkä laskut asiatarkastetaan tai hyväksytään.
Asiatarkastajalistat
Yrityksen tietojen Asiatarkastajalistat -näkymällä voidaan määritellä valmiita listoja, joissa on maksimissaan Yrityksen tiedoissa määritely määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Listoilta voidaan tuoda helposti liikekumppaneille ja laskuille asiatarkastaja ja hyväksyjä -tiedot.
Tieto liikekumppanilla käytetystä asiatarkastajalistasta tallentuu liikekumppanin tietoihin ja jos listaa muuttaa, muuttuu asiatarkastaja ja hyväksyjä -tiedot niillä liikekumppaneilla, joilla ko. listaa on käytetty. Tieto laskulla käytetystä asiatarkastajalistasta ei tallennu, joten jos listaa muuttaa ei asiatarkastaja ja hyväksyjä tiedot muutu niillä laskuilla, joilla ko. listaa on käytetty. Mikäli on tarvetta muuttaa asiatarkastaja tai hyväksyjä -tietoja usealle liikekumppanille, onnistuu se käyttäen liikekumppanirekisterin Muokkaa useita -toimintoa.
