Laskukanava

Laskujen lähetys onnistuu sähköisesti suoraan ProCountorista eri laskukanavia eli lähetystapoja käyttäen. Tällä sivulla on kuvattu eri laskukanavien toiminta.

Laskukanavien kuvaukset

Posti

Lasku lähetetään ProCountorista sähköisessä muodossa tulostuspalveluun (Strålfors Information Logistics Oy), joka tulostaa, kuorettaa ja postittaa laskun. Aamupäivällä klo 10 mennessä lähetetyt laskut ja kirjeet lähtevät normaalisti tulostuspalvelusta Itellaan jakeluun samana päivän aikana. Kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm. Postitettavilla laskuilla näkyy kuoritusviivakoodi kirjekuoren ikkunassa ja se mahdollistaa kuorituksen automaattisesti.

Myyntilaskulla postin mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Lisäksi voidaan valita lähetetäänkö lasku mustavalkoisena vai värillisenä käyttäen economy vai priority postia. Economy postia käytettäessä on syytä huomoida, että Postin mukaan kirjeet ovat perillä pääsääntöisesti kolmantena työpäivänä postituksesta. Laskutusosoite haetaan asiakkaan tiedoista, mutta voidaan antaa myös Myyntilasku -näkymällä. Lasku tilaksi jää Lähetetty, kunnes se kuitataan maksetuksi.

Verkkolasku

Myyntilasku lähetetään sähköisessä muodossa ProCountorista vastaanottajan tietojärjestelmään. Käytettävä verkkolaskuformaatti (eInvoice tai Finvoice) valitaan automaattisesti vastaanottajan perusteella.

Verkkolaskun mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Finvoice-verkkolaskustandardi ei tue liitetiedostojen tai laskun kuvan siirtämistä muun tiedon mukana. Kun verkkolasku lähtee ProCountorissa Finvoice-muodossa, laskuun lisätään linkki, jonka kautta vastaanottaja näkee laskun ja sen liitteet PDF-muodossa.

Jos lasku lähetetään eInvoice muodossa ja vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki lähtee laskun mukana liitetiedostot, mutta kun lasku muutetaan eInvoice muodosta Finvoice muotoon operaattorien välillä eivät liitetiedostot tai tieto niistä siirry eteenpäin eikä näin ollen välity vastaanottajalle.

Verkkolaskutunnus haetaan asiakkaan tiedoista mutta voidaan antaa myös Myyntilasku -sivulla. ProCountorissa vastaanottajan verkkolaskuosoite muodostuu kolmen kentän (Verkkolaskuoperaattori, Verkkolaskutunnus ja OVT-tunnus) tiedoista. Mikäli Verkkolaskutunnus tai OVT-tunnus syötetään etsii ProCountor muiden kenttien tiedot Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta kyseisen tiedon avulla. Lasku tilaksi jää Lähetetty, kunnes se kuitataan maksetuksi.

* Lue lisää verkkolaskuista.

Sähköposti

Lasku lähetetään PDF-muotoisen liitetiedostona asiakkaalle sähköpostilla. Myyntilaskulla sähköpostin mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Sähköpostiosoite haetaan asiakkaan tiedoista mutta voidaan antaa myös Myyntilasku -sivulla. Laskun tilaksi jää Lähetetty kunnes se kuitataan maksetuksi.

Lähettäjän sähköpostiosoitteeksi sähköpostin From -kenttään tulee procountor@procountor.com mutta sähköpostin Reply-to -kenttään tulee Yrityksen tiedoista laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Mikäli sitä ei ole määritelty käytetään laskun lähettäjän omiin tietoihin määriteltyä sähköpostiosoitetta. Mikäli sitäkään ei ole määritelty, käytetään osoitetta procountor@procountor.com . Kun myyntilaskun lähettää sähköpostilla on viestissä maksamiseen tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) ja otsikossa sana Lasku, laskun numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.

Ei lähetetä

Laskua ei lähetetä, esim. käteismyynti. Laskun tilaksi jää Hyväksytty, kunnes se kuitataan maksetuksi.

Laskukanavat tositelajeittain

Laskut ja tilaukset

Myyntilasku

Myyntilasku (mukaan lukien joukkolasku) voidaan lähettää Verkkolaskuna, Sähköpostitse tai Postitse. Laskukanavana voi olla myös Ei lähetetä.

Maksumuistutus

Maksumuistutus voidaan lähettää Sähköpostitse tai Postitse.

Myyntitilaus

Myyntitilaus (mukaan lukien tarjous) voidaan lähettää Sähköpostitse tai Postitse. Laskukanavana voi olla myös Ei lähetetä.

Ostotilaus

Ostotilaus voidaan lähettää Sähköpostitse tai Postitse. Laskukanavana voi olla myös Ei lähetetä.

Ostolasku

Ostolaskun laskukanavalla ei ole merkitystä, muutoin kuin että siitä näkee onko lasku tullut sähköisenä. Verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta tulleen ostolaskun kuva näkyy liitetiedostona. Skannauspalvelun kautta tulleen ostolaskun laskukanavana on Posti ja verkkolaskuna tulleen laskun laskukanava on Verkkolasku.

Matka- ja kululasku

Matka ja kululaskuillalla ei ole laskukanavaa.

Muut tositteet

Muistio

Muistioilla ei ole laskukanavaa.

Joukkokirje

Joukkokirje voidaan lähettää joko Postitse tai Sähköpostilla.

Palkkalaskelma

Palkkalaskelma voidaan lähettää Postitse. Palkkalaskelman lähetyskanavan voi olla myös ProCountor, jolloin käyttäjä tarkastelee palkkalaskelmieen suoraan ohjelmasta.

Palkansaajan vuosiyhteenveto

Voidaan lähettää palkansaajalle joko Postitse tai Sähköpostilla.

Myyntilaskun kentät

Myyntilaskulla näkyvät kentät muuttuvat alla olevilla tavoilla riippuen käytetystä laskukanavasta: