Laskun ulkonäkö

Tällä sivulla kerrotaan ProCountorissa laadittujen laskujen tietosisällöstä ja ulkoasusta.

Lataa (PDF) Mallilasku 1 Mallilasku 2 Mallilasku 3 Mallilasku 4 Mallilasku 5 Mallilasku 6 Mallilasku 7 Mallilasku 8 Mallilasku 9 Mallilasku 10 Käteismyynti mallilasku

Ulkonäkö

Taustaa

Suomessa käytössä olevia teknisiä standardeja laskuille ovat EDIFACTin INVOIC sekä verkkolaskustandardi.

Usein on tullut esille tarve myös laskujen ulkonäön standardoinnista. Sähköinen lasku on pystyttävä esittämään ihmissilmälle kaikesta automaatiosta huolimatta. Jos näyttö yhdenmukaistetaan, miksei sama näkymä toimisi myös postitse lähetettävissä laskuissa? Verkkolaskutuksen hyvä ominaisuus on, että laskuun voidaan liittää ns. XSL-kuvaus, joka näyttää laskun selaimella juuri sellaisena kuin myyjä on sen halunnut näyttää. Kuitenkin tämän kuvauksen lisäksi voidaan käyttää kirjanpitoa varten standardoitua laskun kuvaa. Verkkolaskuun voidaan laittaa linkkejä tuotekuvastoihin, jolloin laskuriveillä laskutetut tuotteet voidaan katsoa kuvina.

Vuoteen 1992 kaikkien pankkien tiliotteet olivat erinäköisiä ja jopa erikokoisia. Niiden tietosisältö oli harmonisoimatta, minkä vuoksi kirjanpito oli työlästä ja hankalaa. Kirjanpidossa tarvittiin tiliotetietojen lisäksi erillisiä maksukuitteja, jotka täydensivät tiliotteissa olevat tiedot riittäviksi. Kaikki nämä hankaluudet on unohdettu. Tiliotteiden käsittely on nopeaa ja kirjanpidon voi jopa automatisoida sen avulla, että kaikilla rahalaitoksilla on samannäköinen ja samansisältöinen tiliote. Jo silloin yhdenmukaistettiin paperitiliotteen tietosisältö ja ulkonäkö sekä sähköisestä tiliotteesta tehtyjen näyttöjen ja tulosteiden tietosisältö ja layout.

Sama murros on tapahtumassa laskuille. Suomessa on suunniteltu useitakin erilaisia laskustandardeja ja -malleja (esim. SFS, UN, pankkien tilisiirto-oppaan laskumalli, eKirjeen laskumalli). Tästä huolimatta laskut ovat erittäin monimuotoisia ja monennäköisiä. Niitä laaditaan kirjapainossa painetuille lomakkeille, väritulostimilla ja mustavalkolasereilla. Jotkut laskut tulostetaan matriisikirjoittimilla kopioiville laskupussilomakkeille. Joissakin laskuissa on tilisiirtolomake, useista se puuttuu. Toiset käyttävät ikkunakirjekuoria, toiset eivät. Laskujen suunnitteluun ja räätälöintiin käytetään paljon resursseja. Lopputulos on kuitenkin se, että laskujen käyttäjien työ on hankalaa: tiedot ovat eri puolilla laskua, eikä tarvittavia tietoja ole lainkaan. Kaikenlisäksi tietojen esittämistavat vaihtelevat: tästä hyvä esimerkki ovat moninaiset maksuehtojen esittämistavat.

Laskujen sisältöä säädellään myös eri laeissa, joista kirjanpito- ja arvonlisäverolaki ovat tärkeimmät. Lisäksi EU haluaa harmonisoida laskujen tietosisältöä antamillaan arvonlisäverodirektiiveillä.

Suomessa valmistellaan yleistä laskustandardia. Standardissa tarvitaan erilaisia versioita esimerkiksi kuluttajalaskuja (sisältävät tilisiirtolomakkeen) ja yrityslaskuja (ilman tilisiirtolomaketta) varten. Ulkomaiset laskut edellyttävät myös erilaisia variaatioita.

Yleiseen standardiin on tulossa myös mahdollisuus, että kaikilla laskun tiedoilla on osoitettu vakiopaikka ja järjestys. Jos tieto on tarpeeton tietylle laskulle, sen voi jättää tulostamatta. Näin esimerkiksi samoja osoitetietoja ei tulosteta useaan kertaan ProCountorin Näytä-, Sähköposti- ja Posti-laskuille. Sen sijaan laskun työsivua emme muuta, koska kaikki ProCountor-laskut on tehty samalla rakenteella.

Huolimatta suurista eroista laskujen ulkonäössä, laskun suunnittelussa monet osat ovat jo vakiintuneet: osoitetietojen paikka, otsikot ja päivämäärätiedot, tuoterivit, pankkiviivakoodi. Suurimmat erot tällä hetkellä on laskun tunniste-, maksu- ja toimitustietojen esittämisessä. Useat näistä tiedoista ovat välttämättömiä mm. lainsäädännöstä johtuen.

Standardoinnin edut

Sähköinen laskutus johtaa siihen, ettei myyjällä käytännössä ole mitään tarvetta tulostaa myyntilaskuja paperille. Kirjanpitolaki kuitenkin vaatii, että vaadittaessa yksittäinen lasku on voitava tulostaa paperille. Tulostus voidaan tällöin tehdä standardoidun laskun kuvan mukaan (ProCountorissa Näytä-toiminnan ikkuna voidaan tulostaa Tulosta/Print-toiminnolla paperille).

Myönnämme, että standardoidut laskut ovat yksitoikkoisemman näköiset. Yksitoikkoisuuden rinnalla voidaan pohtia, kuinka tärkeää omassa yrityksessämme on, että

• yritys voi lähettää laskunsa nappia painamalla
• laskujen tietosisältö tarkastetaan laadinnan yhteydessä automaattisesti (toisin kuin kirjoituskone- Word jne laskuissa voidaan tehdä)
• laskut voidaan lähettää ilman kirjekuoria, postimerkkejä/frankkeerausleimaa, laskujen laittamista kuoreen ja viemistä postilaatikkoon (kuinka kaukana postilaatikko on yrityksestämme?)
• lasku on kirjanpidossa heti
• laskussa on aina viitenumero, joka mahdollistaa automaattisen reskontran hoidon
• kirjanpitäjän työ tehostuu, laskun tarkastus yksinkertaistuu, kaikki laskut ovat tiedoiltaan täydellisiä jne.

Myyntilaskunäytön ja näyttämisen/paperitulostuksen erot

Paperilaskut ovat yleensä A4-koossa pystylomakkeella. Näytöt puolestaan harvoin näyttävät laskua täydellisesti, koska ne yleensä ovat leveämpiä kuin korkeita. Tästä syystä laskun kuvat voivat olla teknisesti erilaiset, jotta eri tietovälineiden erot maksimaalisesti hyödynnetään menettämättä standardoinnin etuja.

• Vain paperilaskulla tarvitaan pankkiviivakoodi
• Myyjän yhteystiedot voidaan paperi- ja tulostusversioilla esittää pienillä kirjaisimilla. Verkkolaskuissa tiedot voidaan esittää laskulinkin avulla silloin kun ne halutaan nähdä.
• Näytöllä voidaan esittää myyntilaskun laatijan käyttäjäleima ja vastaavasti ostolaskun käsittelijän käyttäjäleima (käyttäjätunnus + pvm kellonaikoineen)
• Laskun tilalla osoitetaan näytöillä, onko lasku hyväksytty, maksettu, lähetetty tms. tilassa.

Muutokset ulkoasuun / Oma logo

Mikäli yrityksen logo halutaan näkyviin laskuille, voi sen lisätä kohdasta Hallinta/Yrityksen tiedot/Laskupohjan asetukset. Logo korvaa laskuilla vasemmalla ylhäällä näkyvän yrityksen nimen. Logo tulee automaattisesti myös palkkalaskelmille, tilaukselle, ostolaskuille yms.

Laskupohjalla logoa varten on normaalisti varattu 1,50 cm x 9,0 cm (k x l) tilaa. Tulostustarkkuudesta saadaan hyvä, kun kuvatiedoston tarkkuus (pikselimäärä) on riittävän suuri, mutta tiedoston koon ei tulisi ylittää 30 kilotavua. ProCountorista postitettaessa (laskukanava Posti) käytettävä kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm.

Veloituksellisena ominaisuutena on mahdollista saada laskun alareunaan tilisiirtolomake. Tilisiirrollisia lomakkeita on kahta eri mallia; jossa tiedot ovat samat kuin normaalilla laskulla (ks. Mallilasku 10) tai kuluttajalasku (ks. Mallilasku 8), jolloin laskulomakkeelle tulee verolliset summat näkyviin laskuriveille.

Laskupohjaan voi tilata tuntityönä tehtäviä muita muokkauksia ProCountorin asiakaspalvelusta asiakaspalvelu@procountor.com.

Tietosisältö

Laskuille tulostuvat kaikki tiedot jotka kenttiin mahtuvat. Laskuilla tiedot rivittyvät tarpeen mukaan useammalle riville. Rivitys tapahtuu välilyöntien kohdalta. Mikäli kentän sisältö on yhtenäistä merkkijonoa ilman välilyöntejä, ei rivitystä tapahdu.

Osoitetiedot

Laskutusosoite

Laskutusosoite on yhä useammin eri kuin asiakkaan osoite, koska laskut ohjataan postilokeroihin, konsernin taloushallintoyksiköille, tilitoimistoille ja ostolaskujen skannauspalvelukeskuksille. Osoitteen paikka määräytyy standardoidun ikkunakirjekuoren ikkunan mukaan. ProCountorista postitettaessa käytettävä kirjekuori on C5 kokoa ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna.

Asiakkaan osoite

Asiakkaan osoitetieto osoittaa, kuka laskun juridinen vastaanottaja on.

Toimitusosoite

Toimitusosoite-tieto tarvitaan laskulla silloin kun tavara on toimitettu muualle kuin asiakkaan osoitteeseen. Jos tietoa puuttuu laskulta, joutuu ostaja osoittamaan saapumisilmoituksella tai muutoin, minne ostettu hyödyke on toimitettu.

Laskun tunnistetiedot

Tilausviite

Muita termejä Viitteenne, Viite. Tiedon avulla myyjä kohdistaa laskun omaan tilaus- tms. kantaansa tai lasku lähetetään kierrolle henkilölle, jonka vastuulla laskuun liittyvä hankinta on.

Lisätietoja

Tiedon avulla tarkennetaan vapaamuotoisesti laskulla olevia vakiotietoja niin, että laskutusperusteet ovat ostajalle yksiselitteiset.

Laskun pvm

Laskun päiväyksen perusteella lasketaan maksuaika ja sen kirjanpidollinen käsittely määräytyy oikealle kaudelle (kirjauskautta voidaan ProCountorissa tarvittaessa tarkentaa). Kirjanpitolain mukaan tositteet on päivättävä.

Asiakkaan Y-tunnus

Kaikki asiakas- ja toimittajanumerot on hyvä korvata julkisella ja yksiselitteisesti yksilöivällä Y- eli yhteisötunnuksella. Tieto tarvitaan myös ostajan laskulla, jotta laskua on helpompi yksilöidä selvityksissä. Lisäksi tilintarkastus ja verotarkastukset hyödyntävät Y-tunnustietoa. EU:n sisäkauppalaskuissa tieto on jo pakollinen direktiivin vaatimuksen mukaan. (Tieto on ProCountor-perustiedoissa ja laskuissa vapaaehtoinen. Kun Y-tunnusta käytetään, voidaan tietojen ryhmittely tehdä kattavasti myös asiakkaan nimen muutoksen jälkeen).

Y-tunnusta käytetään myös verkkolaskujen ohjaamisessa oikealle vastaanottajalle.

Laskunumero

Kirjanpitolaki edellyttää tositteiden numeroimista. Sähköisissä arkistoissa laskunumeron merkitys on vähäinen, koska laskuja voidaan hakea erilaisilla ”tosielämän” tiedoilla kuten asiakkaan nimi. Paperilaskun laskunumerolla tosite voidaan etsiä helpommin mapeista, jossa laskut ovat numerojärjestyksessä.

Laskun maksua varten tarvittavat tiedot

Viitenumero

Viitenumero on laskunumero lisättynä tarkistenumerolla. Sitä tarvitaan laskun ja maksun kohdistamiseen. (ProCountor kohdistaa myös osto-/matka-/kululaskun viitenumeron avulla tiliotteessa olevaan maksuun.)

Tilinumero

Pankkitilin numero, jolle laskun suoritus maksetaan. Jos tilinumero on IBAN-muotoinen näytetään myyntilaskulla myös pankin SWIFT/BIC-koodi.

Maksuehto

Maksuehto-tiedon avulla määrätään laskulle eräpäivä.

Eräpäivä

Laskun maksulle määrätty eräpäivä.

Viivästyskorko

Laskulla oleva viivästyskorkoa voidaan käyttää maksuviiveiden aiheuttamien korkolaskujen laadinnassa.

Valuutta

On erittäin tärkeää erottaa eri valuuttalaskut toisistaan, minkä vuoksi valuuttatieto annetaan myös laskun perustiedoissa.

Laskuja standardoitaessa on esillä ollut myös otsikkotietojen välittäminen erikseen esim. ostoreskontraa/maksuliikennepalvelua varten. Tällöin tarvitaan laskun loppusumma valuutassa myös otsikkotiedoissa.

Maksutapa

Maksutavasta voivat myyjä ja ostaja sopia muutakin kuin normaali tilisiirto pankin kautta. Maksutapa voi olla käteismaksu, korttimaksu, suoraveloitus, kerran kuukaudessa/neljännesvuodessa tehtävä clearing, kuittaus ostolaskuun.

Laskun ja palvelun välittämistä koskevat tiedot

Laskukanava

Lasku pitää nähdä myös myyjän näytöllä, ja myyjän on tiedettävä, miten lasku on lähtenyt. Kanava on perustieto, joka voidaan muuttaa. Myös ostajan on hyvä nähdä kirjanpidossaan, mitä reittiä myöten lasku on tullut ostajalle. (Vastaava kanavatieto on myös tiliotteella kertomassa, missä alkuperäinen maksutapahtuma on tehty.)

Asiaa hoitaa

Se myyjän henkilö, joka antaa lisätietoja laskussa veloitetusta hyödykkeestä tai vastaa laskutuksesta.

Toimitustapa

Tavaran/palvelun toimitustapa, Tieto osoittaa mm. verotarkastajille onko tavara saattanut olla matkalla tilinpäätöspäivänä.

Toimituspvm

Toimituspäivätietoa tarvitaan tositteen jaksottamiseksi oikealle kaudelle. Mikäli tieto puuttuu laskusta, on sekä myyjän että ostajan osoitettava lähetysluettelon tai muun asiakirjan avulla, milloin hyödyke tai palvelu on toimitettu. Kun laskulla on tieto toimituspäivästä ja myydyistä hyödykkeistä, voidaan kaikki tällaiset lähetteet hävittää.

Toimituspvm2

Toimituspvm2 ilmaisee palvelun toimituksen päättymispäivämäärän. Tiedon avulla esimerkiksi vuokrat, vakuutusmaksut, leasingmaksut, ylläpitomaksut jne. voidaan jaksottaa automaattisesti.

Rivitiedot

Tuote

Tuotteen yksilöivä tuotenimike- tai muu selväkielinen kuvaus.

Tuotekoodi

Mieluiten koodi, joka yksilöi tuotteen sekä myyjän että ostajan kirjanpidossa/varastossa/myymälässä samalla tiedolla. Tällaisia yleisiä koodeja ovat esimerkiksi EAN päivittäistavarakaupassa, ISBN kirjoissa ja ISSN lehdissä. Tieto on vapaaehtoinen. Saraketta ei näytetä mikäli yhdelläkään laskun rivillä ei ole tuotekoodia.

Määrä

Laskutettavan nimikkeen määrä.

Yksikkö

Määrää vastaava yksikkö. Tieto on vapaaehtoinen. Saraketta ei näytetä mikäli yhdelläkään laskun rivillä ei ole yksikköä.

á-hinta

Nimikkeen yksikköhinta ennen alennusta.

Alennus

Nimikkeestä mahdollisesti annetun alennuksen määrä prosentteina. Tieto on vapaaehtoinen. Saraketta ei näytetä mikäli yhdelläkään laskun rivillä ei ole alennusta.

Veroton / verollinen arvo

Laskutettavan rivin veroton / verollinen arvo alennuksen jälkeen. Yrityksen perustietojen lisäasetuksissa määritellään näytetäänkö veroton vai verollinen arvo.

ALV

Laskutettavan nimikkeen arvonlisäveroprosentti.

Laskun summatiedot

Mikäli lasku on tehty muussa valuutassa kuin Euro näytetään summatiedot sekä kyseisessä valuutassa että Euroina.

Veroton arvo yhteensä Valuutta

Rivien verottomat summat yhteensä.

Arvonlisävero Valuutta

Arvonlisäverojen määrä verokannoittain.

Lasku yhteensä Valuutta

Laskun loppusumma yhteensä.

Yhteystiedot

Osakeyhtiölain mukaan myyntilaskussa on esitettävä myyjän kaupparekisteriin merkitty nimi, kotipaikka ja Y-tunnus. WWW-osoitteen ja sähköpostiosoitteen avulla ostaja näkee helposti osoitteen, jonne voi lähettää kysymyksiä tai reklamointeja laskusta. Pankkiyhteyksissä näkyvät ne pankkitilit, jotka myyjä haluaa laskulla esittää. Näin ostaja voi maksaa laskun muullekin tilille kuin laskun yläosassa esitetylle.

Lue tarkemmat tiedot myyntilaskujen tiedoista.