Tällä sivulla kerrotaan liikekumppanien perustiedot -näkymän kentistä ja painikkeista.
Jos halutaan katsoa yksittäisen liikekumppanin, asiakkaan tai toimittajan tietoja tarkemmin, valitaan hakutuloslistalta ko. liikekumppani ja painetaan Avaa -painiketta tuplaklikkaamalla tai Avaa ja Perustiedot. Näytölle avautuu sivu, josta näkyy liikekumppanin perustiedot. Liikekumppanin hallinta (CRM) tietoja, lisätietoja ja oletustietoja (tilit, dimensiot ja tuotteet) pääsee käsittelemään sivun yläosassa olevista painikkeista. Perustietoja voidaan täydentää ja ne tallennetaan Tallenna -painikkeella.
Näytä toimittajan perustiedot
Näytä henkilön perustiedot
Tunnus on liikekumppanin Y-tunnus tai henkilön kyseessä ollessa HETU. Sitä käytetään liikekumppanien yksilöimiseen. Alasvetolistasta valitaan tunnuksen tyyppi, joko tyhjä, FI, HETU, YHD tai oikea EU-maa. FI:n tai HETU:n ollessa kyseessä tunnuksen oikeellisuus tarkistetaan. Tunnus on pakollinen tieto, jos henkilölle halutaan maksaa palkkaa. Henkilötunnuksen puuttuessa esim. ulkomaalaisilta henkilöiltä, voidaan käyttää 'keinotunnusta' ppkkvv-XX1X miehillä ja ppkkvv-XX2X naisilla. HETU:ksi voidaan syöttää myös pelkkä syntymäaika, jolloin henkilölle ei voida maksaa palkkaa, mutta matka- ja kululaskuja voidaan tehdä ja maksaa. Jos syntymäaika ei ole tiedossa, voidaan käyttää 'syntymäaikaa' 000000. Mikäli samalla HETU:lla löytyy rekisteristä, henkilöitä huomautetaan siitä, mutta sitä voi käyttää.
Asiakasnumero on vapaavalintainen tapa yksilöidä liikekumppanit. Kahdella samaan liikekumppanityyppiin kuuluvalla liikekumppanilla ei voi olla samaa asiakasnumeroa. Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa voi laittaa automaattisen numeroinnin käyttöön. Silloin annetaan uudelle liikekumppanille automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin kyseisellä liikekumppanit tyypillä käytössä oleva asiakasnumero.
Asiakkaalla tilinumerona, joka näkyy laskun yläosan tiedoissa, voidaan käyttää joko perinteistä kotimaista pankkitilin numeroa tai IBAN-tilinumeroa. Kotimaisen IBAN-tilinumeron yhteyteen laskulle osaa ProCountor automaattisesti tuoda pankin BIC -koodin. BIC-koodista käytetään myös termiä SWIFT -tunnus.
Jos toimittajalle valitsee maksutavaksi ulkomaanmaksu, avautuu Maksutapa-kentän perään kenttä, johon syötetään toimittajan BIC-koodi. Ulkomaanmaksuissa toimittajan osoite ja BIC-koodi ovat pakollisia tietoja. SEPA-alueella käytettävä IBAN-numero annetaan maakoodin kanssa ilman välilyöntejä, esimerkiksi SE3550000000054910000003. Kotimaisen toimittajan tilinumero voi olla perinteinen kotimainen pankkititilinumero tai FI-alkuinen IBAN -tilinumero. Kotimaisesta tilinumerosta poistetaan automaattisesti ylimääräiset täydennysnollat. Toimittaja- ja henkilörekisteriin voidaan tallentaa BIC-koodi, kun Maksutapa-valikosta on valittu Tilisiirto.
Mikäli henkilölle halutaan maksaa palkkaa, on tilinumero pakollinen tieto.
Laskukanava määrittää oletuksena käytettävän tavan lähettää laskuja tai tilauksia. Henkilörekisterissä valittua laskukanavaa käytetään oletuksena palkansaajan vuosiyhteenvedon lähetystavassa.
ProCountorissa vastaanottajan verkkolaskuosoite muodostuu kolmen kentän, verkkolaskuoperaattorin, verkkolaskutunnuksen ja OVT-tunnuksen tiedoista. Mikäli tiedossa on verkkolaskutunnus tai OVT-tunnus etsii ProCountor muiden kenttien tiedot listalta, joka perustuu Tieken ylläpitämään verkkolaskuosoitteistoon. OVT-tunnus ei ole pakollinen tieto. Osoitetta voi myös etsiä TIEKE -painikkeen kautta. Lue lisää verkkolaskuista.
Jos yhtiöllä on käytössä erilaisia laskupohjia, voidaan asiakkaalle määritellä rekisteriin, mitä pohjaa käytetään oletuksena aina, kun kyseiselle asiakkaalle tehdään laskuja.
Asiakkaalla osoitetiedot kopioituvat laskutusosoitteeseen, mikäli se on tyhjä. Toisin päin syötettynä eivät tiedot kopioidu. Jos halutaan käyttää toimitusosoitetta, on se syötettävä.
Asiakkailla ja toimittajilla, muttei henkilöillä, on osoitteissa Tarkenne -kenttä, joka näkyy nimen ja katuosoitteen välissä. Kenttää voidaan käyttää esim. pitkien tai moniosaisten nimien tallentamiseen.
Alennus-% -kenttään voidaan syöttää liikekumppanin oletusalennus-%, joka näkyy laskuilla alennus-% -kentässä. Jos liikekumppanille on määritelty oletustuotteita tulee alennus-% myös niiden laskuriveille, ellei oletustuotteille ole määritelty eri alennus-%. Laskua tehtäessä tuoterekisteristä haettaville tuotteille ei tule kyseistä alennus-% mutta jos käytetään Lisää rivi -toimintoa tulee sille ko. alennus-%.
Liikekumppani voidaan liittää useaan ryhmään, mutta vain yhteen raportointiryhmään. Raportointiryhmä on se ryhmä, jolle liikekumppanin tiedot tulevat ajettaessa kohdasta Rekisterit / Rekisteriraportit löytyviä Tuote- ja Tuotemääräraportteja sekä kohdasta Maksut / Maksuraportit löytyviä Perintäraportteja ja kohdasta Palkat / Palkkaraportit löytyviä gaafisiaraportteja. Kohdasta Palkat / Palkkaraportit löytyvillä muilla raporteilla valinnalla Henkilöryhmä tarkoitetaan Ryhmiä, joihin henkilö kuuluu, ei hänen Raportointiryhmäänsä.
Mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, voidaan toimittajille ja henkilöille määritellä maksimissaan Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Niitä käytetään oletusarvoina kun liikekumppanille syötetään lasku, lasku saapuu verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta. Asiatarkastaja ja hyväksyjä voidaan määritellä käyttäen asiatarkastajalistaa. Tieto liikekumppanilla käytetystä asiatarkastajalistasta tallentuu (13.04.2008 eteenpäin) liikekumppanin tietoihin ja jos listaa muuttaa muuttuu asiatarkastaja ja hyväksyjä tiedot niillä liikekumppaneilla joilla ko. listaa on käytetty. Mikäli liikekumppanilla on käytetty Asiatarkastajalistaa, ei asiatarkastajia ja hyväksyjää pääsee muuttamaan liikekumppanin tiedoissa. Yleisimmin käytössä oleva hyväksymiskierto kannattaa määritellä Yrityksen perustietoihin ja siitä poikkeavat kierrot määritellä liikekumppani tai lasku kohtaisesti.
Vakioviitettä ei muodosteta automaattisesti, vaan matka- ja kululaskuilla sekä palkoilla viite muodostetaan laskun tai palkkalaskelman numerosta. Vakioviitteen voi syöttää henkilölle Henkilörekisteri/Henkilön perustiedot). Viitenumeron on läpäistävä pankkien tarkistelaskenta. Pankkiyhdistyksen sivuilta kohdasta Etusivu -> Finanssiala -> Yhtenäinen euromaksualue SEPA -> Tekninen dokumentaatio -> Kotimaan viitenumero löydät ohjeet siitä, missä muodossa vakioviitteen voi ohjelmaan syöttää.
Vakioviite on viitenumero, joka säilyy aina samana laskuilla. Kun käytössä on vakioviite, ei ohjelma muodosta viitenumeroa laskunumerosta, vaan se korvataan rekisteriin annetulla viitteellä. Viitenumero tallentuu laskuille ja kun maksuissa käytetään samaa viitettä kuin laskuilla, kohdistuu maksut sen avulla laskuihin.
Passiiviseksi määritelty liikekumppani ei näy liikekumppanihauissa. Huom! Passiiviseksi määritelty henkilö ei tule mukaan palkkailmoituksille, esim palkkojen vuosi-ilmoitus. Tällöin on suositeltavaa käyttää esimerkiksi ryhmää entiset työntekijät. Useimmilla palkkaraporteilla voidaan valita näytetäänkö myös passiiviset henkilöt.
Ikkunan alapalkissa näkyy luonti- ja muokkausleimat.
Muokkaa -painikkeesta aukeaa ikkuna, josta voi valita toiminnot Kopioi, Poista tai Lisää. Jos näistä ei halua tehdä mitään, valitaan Peruuta.
Kopioi -valinnalla saa liikekumppanista tehtyä kopion. Toiminto vastaa Liikekumppanit -sivun Kopioi -painikkeen toimintoa.
Poista - valinnalla saa liikekumppanin poistettua. Toiminto vastaa Liikekumppanit -sivun Poista -painikkeen toimintoa.
Lisää -valinnalla pääsee lisäämään uuden liikekumppanin. Toiminto vastaa Liikekumppanit -sivun Lisää -painikkeen toimintoa.