Liikekumppanit

Liikekumppanit kohdasta päästään käsittelemään liikekumppanirekisterin tietoja. Liikekumppanirekisteri koostuu osarekistereistä, joita ovat asiakasrekisteri, toimittajarekisteri ja henkilörekisteri. Käyttäjän käyttöoikeuksista riippuu, minkä osarekisterin tietoihin hän pääsee. Liikekumppaneihin - kuten asiakkaisiin, toimittajiin ja henkilöihin - voidaan kohdistaa erilaisia toimintoja ja muokata näiden tietoja.

Hae liikekumppanit

Liikekumppaneita haettaessa on valittava liikekumppanin tyyppi eli asiakas, toimittaja tai henkilö. Lisäksi hakuehtoja voidaan tarkentaa kumppanin nimen, tunnuksen, asiakasnumeron tai liikekumppaniryhmän perusteella. Haku on mahdollista myös pääryhmän mukaan, jos käytössä ovat Kaksitasoiset liikekumppaniryhmät.

Nimen, tunnuksen tai asiakasnumeron avulla haettaessa riittää myös osateksti. Haettaessa kumppania nimeltä ProCountor voidaan kirjoittaa hakuehtoon Pro tai Countor, mikäli Hakujen täydennys ei ole päällä. Hakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää, eli haku Pro*Countor tuo myös ProCountorin) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä (jokin merkki, esimerkiksi välilyönti, on oltava. Toisin sanoen haku Pro?Countor ei tuo ProCountoria).

Liikekumppaniryhmä -alasvetovalikon perässä oleva haku-painike avaa liikekumppaniryhmän hakuikkunan, josta liikkekumppaniryhmä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä.

Hae liikekumppanit -painiketta sivun yläreunassa painetaan kun hakuehdot on asetettu. Jos haetaan pelkästään Asiakkaita, Toimittajia ja/tai Henkilöitä ilman muita rajausehtoja, ei painiketta tarvitse painaa lainkaan, mikäli Automaattihaku on päällä.

Hakutulos tulostuu hakuehtojen ja niiden alapuolella olevan painikerivin alle.

Liikekumppanien hakuun esim. osoite- tai sähköposiosoitetietojen avulla voi käyttää Rekisteriraporteista löytyvää Liikekumppaniraporttia.

Hallinta

Hallinta -painiketta painetaan, kun halutaan etsiä liikekumppaneita hallinta tietojen avulla. Tällöin sivun yläosan hakuehtokenttänäkymä muuttuu, jolloin päästään hakemaan liikekumppaneita Asiakkaan/Toimittajan/Henkilön hallinta -sivun tietoja perusteella. Hakuehtoina voidaan käyttää liikekumppanin sen hetkistä tilaa tai vastuuhenkilöä. Toimenpiteellä haettaessa voidaan määritellä aikaväli jolloin kyseinen toimenpide esiintyy tai on esiintymättä. Muistiinpanoihin syötettyjä tekstejä voidaan hakea vapaalla tekstihaulla. Painamalla Hallinta -painiketta uudestaan saadaan näkyviin perus hakuehtokenttänäkymä.

Hakutuloslistalta valitaan liikekumppani ja painetaan Näytä hallinta -painiketta, jolloin päästään liikekumppanin Hallinta -sivulle. Hallinta -sivulle päästään myös liikekumppanin perustieto -sivun Hallinta -painikkeella.

Asiakkaiden hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla.

Tyhjennä

Tyhjennä -painkkeella kaikki asetetut hakuedot saa poistettua.

Muokkaa useita

Muokkaa useita -painikkeen kautta useiden liikekumppanien tietojen muuttaminen onnistuu samalla kertaa. Paikkeesta avautuu Liikekumppanien joukkomuokkaus -sivu, jossa haetaan muokattavat liikekumppanit. Liikekumppanien tyyppi on valittava, minkä lisäksi hakua voi rajata muilla ehdoilla, kuten liikekumppaniryhmällä.

Hae liikekumppanit -painikkeella saa sivun alaosaan listan hakuehdot täyttävistä liikekumppaneista.

Muokattavat liikekumppanit valitaan klikkaamalla vasemmanpuolimmaista sarakketta tai painamalla Valitse kaikki -painiketta.

Muokkaa liikekumppaneita -painiketta painetaan, kun muokattavat liikekumppanit on valittu, jolloin tulee ilmoitus jossa on listattu valitut liikekumppanit. Toimenpidettä voi joko jatkaa tai perua sen. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna jossa pääsee valitsemaan mitä tietoja haluaa muokata.

Toiminnolla voi esimerkiksi muuttaa kaikkien asiakkaitten maksuehdon samaksi tai viivästyskoron vaihtuessa yhdellä kertaa vaihtaa kaikille oikean koron. Tilinumeron muuttaa IBAN-muotoon yhdellä kertaa kaikille. Toimittajilla ja henkilöillä voi esimerkiksi muokata laskun asiatarkastaja/hyväksyjä -tietoja, kun henkilökunnassa tapahtuu muutoksia. Jos korvaa merkkijonon nimessä toisella, korvaantuu se sekä nimessä, laskutusosoitteen nimessä että toimitusosoitteen nimessä. Valinnalla Numeroi numeroimattamot annetaan asiakasnumero valitusta liikekumppaneista niille, joilla ei ole numeroa.

Asiakkaiden muokattavissa olevat tiedot

Toimittajien muokattavissa olevat tiedot

Henkilöiden muokattavissa olevat tiedot

Takaisin -painike palauttaa Liikekumppanit -sivulle.

Verkkolaskuosoitteet

Verkkolaskuosoitteet -painike avaa sivun, jonka kautta pääsee määrittelemään usealle liikekumppanille yhdellä kertaa verkkolaskun laskukanavaksi ja määrittämään verkkolaskuosoitteen. Sivulla listataan ne liikekumppanit, joilla on osoite Tieken ylläpitämässä verkkolaskuosoitteistossa, mutta laskukanava on ProCountorissa jokin muu kuin verkkolasku. Yhtiötä etsitään vertaamalla Y-tunnuksia ProCountorissa ja Tieken osoitteistossa. Tunnuksen etunollat ja väliviiva jätetään huomioimatta.

Liikekumppanit, joiden laskukanavaksi halutaan vaihtaa verkkolasku, valitaan joko laittamalla ruksi listan vasemmanpuolimmaiseen sarakkeeseen tai käyttämällä Valitse kaikki -painiketta.

Vaihda laskukanava -painiketta painetaan, kun halutut liikekumppanit on valittu, jolloin kyseisten liikekumppaneiden laskukanavaksi tulee verkkolasku ja verkkolaskuosoitetiedoiksi listan tiedot.

Päivitä näkymä -painikkeella haetaan listalle tiedot uudestaan.

Lisäksi sivulla pääsee näkemään alemmassa palkissa henkilöasiakkaiden lähettämät vastaanottoilmoitukset liittyen kuluttajaverkkolaskuun. Vastaanottoilmoituksella kuluttaja ilmoittaa haluavansa vastaanottaa yrityksestä e-laskuja. Vastaanottoilmoitukset löytyvät ohjelmasta kohdasta Rekisterit/Liikekumppanit/Verkkolaskuosoitteet. Kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot saa käyttöön tilaamalla ne erikseen asiakaspalvelusta asiakaspalvelu@procountor.com.

Avaa

Perustiedot

Lue lisää liikekumppanin perustiedoista.

Hallinta

Hallinta -painike avaa liikekumppanin Hallinta -sivun, jolle päästään syöttämään liikekumppaneiden hallintaan liittyviä tietoja. Tietoja voidaan käyttää liikekumppanien hakemiseen liikekumppanirekisteristä ja Liikekumppaniraportille. Asiakkaiden hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla. Hallintatietoihin voidaan asiakkailla tai potentiaalisilla asiakkailla kirjata muistiin tietoja esim. lähetetyistä tarjouksista ja tehdyistä sopimuksista, toimittajilla esim. toimitusten toimivuudesta ja henkilöillä esim. käydyistä keskusteluista.

Tallenna -painikkeella hallintatietoihin tehdyt muutokset tallennetaan. Mikäli on lisätty, poistettu tai muokattu käytettävissä olevia tiloja tai toiminpiteitä ei tietoja tarvitse erikseen tallentaa.

Näytä perustiedot -painike avaa liikekumppanin perustiedot -sivun.

Tilat -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia tiloja. Jos tilan poistaa, tyhjentyy tila -tieto kaikilta liikekumppaneilta joilla kyseistä tilaa on käytetty. ProCountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään tiloja vaan kukin yhtiö voi määritellä omaan toimintaansa sopivat tilat.

Toimenpiteet -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia toimenpiteitä. Jos toimenpiteen poistaa, tyhjentyy toimenpide-sarake kaikilta toimenpideriveiltä joilla kyseistä toimenpidettä on käytetty. Itse toimenpiderivi ei poistu. ProCountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään toimenpiteitä vaan kukin yhtiö voi määritellä omaan toimintaansa sopivat toimenpiteet.

HTML -painikkeella saa liikekumppanin hallintatiedot uuteen selainikkunaan html-muodossa.

Excel -painikkeella saa liikekumppanin hallintatiedot Excel -taulukkoon.

Edellinen ja Seuraava -painikkeilla pääsee selaamaan liikekumppaneita. Painikkeet ovat näkyvissä siinä tapauksessa, kun Hallinta -sivulle on tultu liikekumppanien hausta ja hakutuloksessa on ollut enemmän kuin yksi liikekumppani.

Sivun yläosaan määritellään liikekumppanin tila ja vastuuhenkilö, sekä voidaan syöttää rajattomasti muistiinpanoja. Vastuuhenkilöksi voidaan valita kuka tahansa yrityksen käyttäjistä.

Lisää -painikkeella liikekumppanille kohdistetaan uusi toimenpide. Tällöin muodostuu uusi toimenpiderivi. Päiväykseksi tarjotaan kuluvaa päivää. Toimenpide valitaan olemassa olevien toimenpiteiden listalta klikkaamalla Toimenpide -sarakkeen kenttää. Rivillä vastuuhenkilöksi tarjotaan sivun yläosan vastuuhenkilöä, mutta alasvetovalikosta voidaan valita kyseisen toimenpiteen vastuuhenkilöksi myös joku muu yrityksen käyttäjistä.

Lisätietoja ja Seuraava toimenpide -kenttiin voi syöttää vapaamuotoista tekstiä. Kyseiset kentät saa avattua omaan ikkunaan klikkaamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla valikosta kumman kentän haluaa avata. Kumpaankin kenttään pystyy syöttämään rajattoman määrän tekstiä. Toimenpiderivejä voidaan syöttää rajoittamaton määrä.

Poista -painikkeella saa poistettua liikekumppanille kohdistetun toimenpiteen eli valitun toimenpiderivin.

Lisää

Lisää -painiketta painamalla pääsee lisäämään uuden liikekumppanin: asiakkaan, toimittajan tai henkilön, jonka jälkeen ohjelma avaa valitun liikekumppanityypin mukaisen tyhjän perustietosivun.

Sivulle täytetään kumppanin tiedot ja tarpeen mukaan asetetaan oletustilit, -tuotteet ja dimensio-oletukset sekä lisä- ja hallintatiedot sivun yläreunassa olevien painikkeiden kautta. Liikekumppaneita voidaan tuoda toisista järjestelmistä Aineiston sisäänluvun kautta.

Asiakas

Lue lisää asiakasrekisteristä.

Toimittaja

Lue lisää toimittajarekisteristä.

Henkilö

Lue lisää henkilörekisteristä

Muokkaa

Kopioi

Kopioi -painiketta painamalla voi kopioida hakutuloslistalta valitun liikekumppani. Ensin kysytään halutaanko liikekumppanin oletustilit, -dimensiot ja -tuotteet myös kopioida.

Ohjelma kysyy tämän jälkeen, halutaanko kopioidun kumppanin tiedot avata näytölle kopioinnin jälkeen vai ei. Kopioidun kumppanin nimen perään tulee ilmaisu (kopio). Y-tunnusta / henkilötunnusta ja asiakasnumeroa ei kopioida.

Poista

Poista -painiketta painamalla voi poistaa hakutuloslistalta valitun liikekumppani. Ohjelma kysyy, halutaanko liikekumppani poistaa kokonaan vai passivoida. Passiiviseksi asetetut liikekumppanit eivät näy rekistereissä, ellei erikseen valita vaihtoehtoa Näytä myös passiiviset liikekumppanit.

Henkilöä, jolle on maksettu palkkoja, ei voida poistaa mutta voidaan asettaa passiiviseksi. Huom! Passiiviseksi määritelty Henkilö ei tule mukaan palkkaraporteille, ellei mukaan valita myös passiivisia ja -ilmoituksille kuten palkkojen vuosi-ilmoitukseen. On suositeltavaa käyttää ryhmää esimerkiksi Entiset työntekijät.

Vie laskupohjalle

Vie laskupohjalle-painikkeen kautta voidaan luoda valitulle liikekumppanille joko matkalasku, kululasku, muistio, myyntitilaus, myyntilasku, ostolasku tai ostotilaus.