ProCountorissa on mahdollista käyttää automaattista laskentaa lomapäivien kertymisestä ja niiden käytöstä. Oletusarvoisesti laskenta ei ole käytössä.
Käyttöönotto
Lomalaskennan käyttö edellyttää, että palkkakaudet on syötetty kohdassa Hallinta / Palkanlaskennan tiedot / Palkkakaudet ja että näitä kausia käytetään palkkoja laskettaessa.
Palkansaajille tulee määritellä Lomakoodi ansaintasäännön mukaisesti kohdassa Palkanlaskenta / Palkansaajien tiedot / Palkkatiedot / Lomapalkkatiedot. Lisäksi on mahdollista määritellä Työsuhteen laskennallinen aloituspäivämää, jolla voidaan vaikuttaa, lasketaanko lomapäiviä kertyvän 2 vai 2,5 per kuukausi. Tätä käytetään esimerkiksi silloin, kun uudentyöntekijän kanssa on sovittu, että lomaa kertyykin heti 2,5 päivän mukaan.
Seuraavan päättelyn mukaan lomaa kertyy joko 2 pv/kk tai 2,5 pv/kk:
Jos henkilön työsuhde ja lomalaskenta on alkanut 29.03.2011, saa henkilö 2 pv/kk, sillä lomalaskenta perustuu edelliseen lomanmääräytymisvuoteen.
01.04.2011 alkaa uusi lomanmääräytymisvuosi ja työntekijä saa siltä 2,5 pv/kk, mikäli on töissä koko lomanmäärytymisvuoden. Koska ei voida etukäteen olla varmoja, onko henkilö koko vuotta töissä vai ei, oletaan tilanne työntekijä eduksi, eli että henkilö on töissä koko lomanmääräytymisvuoden ja on oikeutettu saamaan 2,5 pv/kk koko vuodelta.
Muut tiedot
Kohdassa Palkanlaskenta / Palkansaajien tiedot / Palkkatiedot / Työsuhteet syötettyä työsuhteen Alkupäivämäärää käytetään päätellessä kertyykö lomapäiviä 2 vai 2,5 kuukaudessa siinä tapauksessa, kun työsuhteen laskennallista aloituspäivämäärää ei ole syötetty. Jos kumpaakaan päivämäärä ei ole syötetty, kertyy lomapäiviä 2 kuukaudessa.
Kohtaan Palkanlaskenta / Palkansaajien tiedot / Palkkatiedot / Poissaolot tallennetaan henkilön poissaolon syyt, kuten esim. Äitiysvapaa ja päivämäärät sekä poissaolokohtaisesti merkitään, kerryttääkö poissaolo lomaoikeutta vai ei.
Kohdassa Palkanlaskenta / Palkansaajien tiedot / Palkkatiedot / Lomaoikeudet löytyvät tiedot kertyneistä ja käytetyistä lomapäivistä lomavuosittain ja kuukausittain. Luvut tulevat palkkalaskelman ajankohdan mukaan. Esim. jos henkilö on lomalla 2011 heinäkuussa 21 vrk näkyy tieto siitä Lomaoikeudet -sivulla Lomavuoden 2011 heinäkuun Käytetyt (laskelmilta) -sarakkeessa. Palkkalaskelmilta tulleet tiedot voidaan korvata itse syötetyillä arvoilla, kuten silloin kun siirrytään käyttämään ohjelmaa ja tallennetaan siihen asti kertyneet lomapäivät.
Käyttö
Jotta lomalaskenta tapahtuisi automaattisesti, on uutta palkkalaskelmaa tehtäessä käytettävä palkanmaksukausia.
Kun henkilölle tehdään palkkalaskelma, näkyy lomaan oikeuttavien päivien lukumäärä Palkkalaskelma -sivun Laskelmatiedoissa.
Lomaoikeutta kerryttävät palkkalajit.
- Kuukausipalkkalaisella lomaoikeuslaskentaan otetaan ainoastaan peruspalkkarivi.
- Tuntipalkkalaisen lomaoikeuteen vaikuttavat tuntipalkka, lisätyö sekä ylityönperusosat.
Lomapalkka palkkalaskelmalla:
Lomapalkka näkyy kuukausipalkkalaisella palkkalaskelmalla kolmena rivinä. Yhdellä rivillä on normaali kuukausipalkka. Toisella rivillä vähennetään kuukausipalkasta lomapalkan osuus ja kolmannella rivillä näkyy lomapalkka.Palkkalajina voidaan käyttää joko Lomapalkka, kuukausipalkka tai Lomapalkka, kuukausipalkka, vakiojakaja 25 -palkkalajeja
Tuntipalkkalaisella (lomakoodi 14 pv tai 35 tuntia) on laskelmalla normaali peruspalkkarivi sekä lomapalkkarivi. Palkkalajina voidaan käyttää Lomapalkka, tuntipalkka -palkkalajia.
Tuntipalkkalaisella (lomakoodi prosenttiperusteinen vuosilomapalkka) on laskelmalla normaali peruspalkkarivi sekä lomapalkkarivi sekä kenttä lomanmääräytymisvuoden ansio, jonka perusteella lomapalkka muodostuu. Palkkalajina voidaan käyttää Lomapalkka 9% tai Lomapalkka 11,5% -palkkalajeja.
Lomapalkkariveillä kerrotaan Lkm -sarakkeessa loma-ajan työpäivien määrä ja Hinta -sarakkeessa päiväpalkka.
01.04.2005 voimaan tulleen Vuosilomalain mukaisesti kuukausipalkkalaiselle ProCountor tarjoaa päiväpalkan oletukseksi peruspalkkaa jaettuna palkkakauden työpäivien lukumäärällä. Vanhan vuosilomalain mukaan vuosilomapalkka laskettiin jakamalla kuukausipalkka 25:llä. Vuosilomalaki sallii jatkossakin lomapalkan laskemisen myös tällä tavoin vakiojakajaa käyttäen. Tällöin ProCountorin laskelmalla käytetään palkkalajia Lomapalkka, kuukausipalkka, vakiojakaja 25.
Vuosi -kenttä:
- Kuukausi- ja tuntipalkkalaisella (lomakoodit 14 pv ja 35 tuntia) kerrotaan minkä loman ansaintavuoden lomapäivistä on kyse. Tieto vaikuttaa Lomavarausraportin toimintaan.
- Tuntipalkkalaisella, jonka lomakoodi on prosenttiperusteinen vuosilomapalkka, valitaan Vuosi -alasvetovalikosta minkä lomanmääräytymisvuoden ansiota käytetään lomapalkan laskennan perusteena. Esimerkiksi 2009 lomanmääräytymisvuosi on 01.04.2009-31.03.2010.
Käytettyjen lomapäivien lkm -kenttä:
- Kuukausipalkkalaisella loma-ajan työpäivien lukumäärä tulee vähentää palkkalaskelman Laskelmatietojen kohdasta Lomaan oikeuttavien päivien lkm. Ennen luvun muuttamista, tulee lomapalkkarivit syöttää.
- Mikäli tuntipalkkalaisella Lkm-sarakkeeseen annetaan Lomapalkka, tuntipalkkariville loma-ajan työpäivien lukumäärä tulee Lomaan oikeuttavien päivien lkm -kentän arvoa pienentään kyseisen luvun verrran.
Prosenttiperusteisen vuosilomapalkka -lomakoodi tuo henkilön palkkalaskelmalle kentän Lomanmääräytymisansio. Kenttään voidaan syöttää itse luku, jonka perusteella ohjelma laskee palkkalajeille Lomapalkka 9% ja Lomapalkka 11,5% lomapalkan määrän. Mikäli henkilöllä on ohjelman kautta maksettu palkkoja lomanmääräytysmisvuonna tuo ohjelma automaattisesti Vuosi-valikosta valitun lomanmääräytysmisvuoden ansiot kenttään. Lomanmääräytymisvuoden ansioihin sisältyy Rahapalkkalajit; Peruspalkat, Aikapalkka, Peruspalkan vähennykset, Henkilökohtaiset palkanosat, Tuotantopalkka, Urakkapalkka, Päiväpalkka, Muu rahapalkka ja Ei työajan palkkalajit; Sairausajan, Tapaturma-ajan, Äitiysloma-ajan ja Odotusajan -palkat sekä Vanheimpainloma.
Kun palkka maksetaan, päivittyy tieto käytetyistä lomapäivistä Lomaoikeudet -sivulle.
Huom! Mikäli palkanmaksukauden tulee olla esimerkiksi 01.03-31.03.2011 (ja nyt on jo palkkakaudet 1.4.2011 alkaen käytössä), tulisi Palkanlaskenta/Uusi palkkalista/Lomavuosi -alasvetovalikosta valita ensin vuosi 2010, jonka jälkeen voidaan valita palkanmaksukausi edelliseltä lomavuodelta. Palkanmaksupäiväksi voidaan sitten vaihtaa 01.04.2011. Eli lomavuosimäärittely estää tekemästä edelliselle lomavuodelle kuuluvan palkkakauden.
Lomaraha
Lomarahan maksamista varten on ProCountorissa palkkalajit: Lomaraha, Lomaraha, tuntipalkka ja Lomaraha, vakiojakaja 25 sekä Lomarahavapaa, vakiojakaja 25.
Lisätietoa palkkalajeista saat täältä.
Mikäli henkilölle maksetaan lomarahaa käyttäen palkkalajia Lomaraha, ProCountor tarjotaan kuukausipalkkalaisen palkkalaskelmalle päivän lomarahan Hinta-sarakkeeseen oletukseksi puolta lomapalkasta jaettuna palkkakauden työpäivien lukumäärällä. Tätä palkkalajia käytetään kun on sovittu, että lomaraha on puolet loma-ajan palkasta. Jotta oletus tätä palkkalajia käyttäen olisi oikea, on lomaraha maksettava samalla kaudella kuin loma-ajan palkka.
Tuntipalkkalaiselle lomaraha maksetaan käyttäen palkkalajia Lomaraha, tuntipalkka. ProCountor ei tällöin tuo mitään oletusarvoja.
Työehtosopimukset edellyttävät usein että lomaraha lasketaan vakiojakajaa käyttäen. Tällöin lomaraha maksetaan henkilölle käyttäen palkkalajia Lomaraha, vakiojakaja 25. ProCountor tarjoaa silloin kuukausipalkkalaisen palkkalaskelmalle päivän lomarahan Hinta-sarakkeeseen oletukseksi puolta peruspalkasta jaettuna 25:llä.
Työehtosopimuksessa saatetaan kuitenkin määritellä laskentatavaksi jokin muu, jolloin oletusta on muutettava. Työehtosopimuksessa saattaa olla muitakin säädöksiä koskien lomarahan maksua (esim. maksetaanko sen ennen, jälkeen vai puolet ennen ja puolet jälkeen loman).
Lomarahasta ennakonpidätys lasketaan palkkakausikohtaisessa (Verokortti A) laskennassa aina perusprosentin mukaan. Lomarahasta ennakonpidätys lasketaan kumulatiivisessa (muut verokortit) laskennassa kuten muustakin palkasta.
Raportit
Lomalaskentaan liityy 2 raporttia, jotka löytyvät kohdasta Palkkaraportit. Molempien käyttämät lomapäivätiedot kerätään Palkkojen perustiedoista löytyvistä Lomaoikeustiedoista.
Lomaoikeusraportilla saa tiedot henkilölle kertyneistä ja käytetyistä lomapäivistä sekä lomaan oikeuttavien päivien tai tuntien määrästä ja poissaoloista valitulta lomavuodelta.
Lomavarausraportilla saadaan laskelma lomapalkkavarauksen tekemistä varten. Raportille kerätään tiedot kertyneistä, käytetyistä ja käyttämättömistä lomapäivistä uusimmalta lomavuodelta ja aiemmilta lomavuosilta. Loma- ja palkkatietojen perusteella lasketaan lomapalkka- ja sosiaalikuluvaraus.
Esimerkki lomapalkan laskemisesta
Lomapalkanlaskennassa työpäivinä pidetään todellisia työpäiviä ja arkipäiviä ovat muut kuin sunnuntait, kirkolliset juhlapäivät, itsenäisyyspäivä, jouluaatto, juhannusaatto, pääsiäislauantai ja vapunpäivä. Nämä eivät kuluta lomapäiviä kun osuvat loman keskelle.
Pääsääntö: Yksi lomaviikko kuluttaa 6 lomapäivää.
Henkilöllä on kuukausipalkka 2300,00 ja Matkapuhelinetu 20,00. Hänellä on A-verokortti, jossa vuosituloraja on 27000,00, perusprosentti 20 ja lisäprosentti 30. Henkilö on maaliskuussa 2010 neljä viikkoa lomalla. Hänelle maksetaan lomaraha (sovittu että se on 50 % loma-ajan palkasta) samalla laskelmalla kuin loma-ajan palkka.
Neljän viikon loman ajanjaksossa on 6*4 arkipäivää eli lomapäiviä kuluu 24. Lomaan oikeuttavia päiviä on heinäkuussa 23. Työpäiviä maaliskuussa on myös 23, joista 20 loman aikana.
Henkilön kuukausipalkasta 2300,- lasketaan loma-ajan palkka: päiväpalkka on 2300/23 = 100,00, joka kerrotaan loma-ajan työpäivien lukumäärällä eli 100,00 * 20 = 2000,00. Peruspalkan vähennys, loma-aika on saman suuruinen kuin lomapalkka. Normaalia palkkaa hän saa Peruspalkka - Peruspalkan vähennys, loma-aika eli 2300,00-2000,00 = 300,00 (tai 3*2300/23).
Lomarahaa maksetaan puolet loma-ajan palkasta eli 20*2300/23*0,5 = 1000,00. Lomarahan ennakonpidätys lasketaan perusprosentin mukaan.
ProCountorissa täytyy lomalla olevan kuukausipalkkalaisen palkkalaskelmalla Lomapalkka, kuukausipalkka -rivin Lkm kenttään laittaa luku 20, jonka perusteella loma-ajan palkka on laskettu. Käytettyjen lomapäivien lukumäärä kenttään 24, koska henkilö käyttää näin monta lomapäivää ja Lomaan oikeuttavien päivien lukumäärä kenttään 3.
Tässä esimerkissä on käytetty kuukautta, jossa on lomaan oikeuttavia päiviä 23. Niistä 20 päivää henkilö on lomalla. Jäljelle jää 3 lomaan oikeuttavaa päivää, joita ei ko. kuukaudessa olla lomalla. Kun lasketaan ansaittuja lomapäiviä ja päätellään, kuinka monta lomaa oikeuttavaa päivää henkilöllä on ko. kuukautena, lasketaan yhteen lomalla vietettyjen päivien lukumäärä (20) ja jäljelle jääneet lomaan oikeuttavat päivät (3) eli yhteensä 23.
24 siirtyy Lomaoikeudet -sivulle käytetyiksi lomapäiviksi.