Maksaminen

Tositteiden haun Maksettavien haun kautta maksetaan yksittäisiä tai useita laskuja.

Lue maksamisen peruuttamisesta täältä ja maksuunpanon peruuttamisesta eri tilanteista täältä.

Hakutuloslistalta valitaan maksettava lasku ja painetaan hakulistan yläpuolella olevaa Maksaminen -painiketta, joka avaa Maksaminen -sivun.

Usean laskun maksamisesta saat lisätietoa täältä.

Maksaminen yleisesti

Sivun yläosan vasemman puoleisessa osiossa näkyvät maksutiedot eli muun muassa miltä tililtä ja mille tilille maksu suoritetaan. Oikean puolimmaisessa ikkunassa näkyy laskun perustietoja sekä mahdolliset lisätiedot ja muistiinpanot. Maksutapahtumat -osiossa on listattu tiedot maksutapahtumista. Tiedot laskulle kohdistuneista toimenpiteistä kuten Asiatarkastaminen ja Hyväksyntä lisätietoineen näkyvät Laskun tapahtumatiedot -osiossa.

Maksa -painikkeella lasku laitetaan maksuun. Laskun loppusummaa ja maksupäivää voidaan tarvittaessa muuttaa. Jotta maksaminen on mahdollista, täytyy yritykselle olla määriteltynä vähintään yksi maksutili ja sille liiketunnus. Jos yritykselle on määritelty useampi maksutili, voi laskun maksuun käytettävän tilin valita alasvetovalikosta, jossa näkyvät tilinumerot ja niiden perässä viimeisimmän tiliotteen saldo ja päiväys. Maksutilitieto tallentuu maksutapatumariville. Maksa -toiminto muuttaa laskun tilaksi Odottaa siirtoa pankkiin. Toimittajan tilinumero voi olla vanhan mallinen kotimainen tilinumero tai FI-alkuinen IBAN tilinumero.

Maksupäivä on päivä, jolloin maksuaineisto siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on tulevaisuudessa, pysyy lasku Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa, kunnes maksutieto maksupäivän aamuyöstä kello 5 siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on kuluva päivä, siirretään maksutieto pankkiin, joko kello 13 tai kello 16 riippuen siitä, mihin aikaan lasku on laitettu maksuun. Jos maksaminen on tehty kello 16 siirtoajon jälkeen, siirretään maksutieto pankkiin seuraavan päivän aamuyöstä. Mikäli maksupäivä on kaukana tulevaisuudessa, huomauttaa järjestelmä maksamisen yhteydessä siitä, mutta laskun voi laittaa maksuun. Jos maksupäivä on menneisyydessä, siirretään aineisto pankkiin seuraavassa siirtoajossa.

Maksuaikatauluista saat lisätietoa täältä.

Käyttäjällä täytyy olla kaikki oikeudet Maksamiseen, jotta hän voi laittaa laskun maksuun. Maksaminen ennen laskun hyväksyntää voidaan estää Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa.

Merkitse maksettu muualla -painikkeella voidaan lasku kuitata maksetuksi, jos lasku on maksettu esimerkiksi käteisellä tai se ei ole automaattisesti kuittaantunut maksetuksi tiliotteen tietojen perusteella. Tätä ennen on muistettava merkitä laskun oikea maksupäivä Maksupäivä -kenttään ja maksettu summa Maksetaan -kenttään.

Maksupäivä ei saa olla suljetulla tilikaudella tai seurantajaksolla. Merkitse maksettu muualla -toiminto ei tee kirjanpitomerkintöjä vaan muuttaa laskun tilaksi Maksettu muualla, jolloin se poistuu avoimien laskujen listalta. Tarvittavat kirjanpitoviennit on tehtävä erikseen muistiolla.

Käyttäjälle pitää olla kaikki oikeudet Maksettu muualla toimintoon ja vähintään Katseluoikeudet Maksamiseen, jotta hän voi kuitata laskun maksetuksi Merkitse maksettu muualla -toiminnolla.

Lasku -painikkeen takaa löytyvät valinnat Lasku, Kirjanpito, Dimensiot, Maksaminen, Esikatselu ja Liitteet. Lasku-valinnalla pääsee tarkastelemaan laskunäkymää. Kirjanpito -kohdasta pääsee kirjanpitosivulle ja Dimensioista määrittelemään dimensioita. Lisäksi laskua voidaan esikatsella Esikatselu -valinnasta tai katsoa laskun liitteitä Liitteet -valinnan kautta joko html:nä tai pdf:nä.

Laskun kuva -painikkeesta avautuu vaihtoehdot Näytä kuva oikealla, Näytä kuva alhaalla tai Älä näytä kuvaa. Painikkeen avulla voidaan päättää, näytetäänkö laskun kuvaa lainkaan vai näytetäänkö lasku alhaalla vai oikealla. Asetus on käyttäjäkohtainen ja jää muistiin. Oletuksena laskun kuvaa ei näytetä. Lisäksi kuvaa ei näytetä muistioilla, mutta kaikilla muilla tositteilla näytetään. Kuvaa voi vierittää vierityspalkeilla tai hiirellä. Zoomaamista varten kuvan yhteydessä on plus-, miinus- ja oletusnapit. PDF-tiedostosta kuvaan otetaan vain ensimmäinen sivu.

Jos maksettavia laskuja on hakutuloslistalla useita, päästään seuraavaan maksettavaan laskuun Maksaminen -sivulla painamalla Seuraava -painiketta ja edelliseen voidaan palata Edellinen -painikkeella.

Maksutapa -kentässä valitaan joko Ulkomaanmaksu (LUM2), SEPA -tilisiirto (C2B), SEPA -pikamaksu (C2B) tai Ulkomaanmaksu (C2B). Kaikki edellä mainitut maksutavat saat aktivoitua kohdasta Hallinta/Yrityksen tiedot/Pankkiyhteydet. Palkat kannattaa maksaa SEPA-maksuina.

• Tilisiirto (LMP) on ennen SEPAa käytetty kotimaan maksumuoto.

• Pikamaksu (LMP) on ennen SEPAa käytetty kotimaan pikamaksumuoto.

• Ulkomaanmaksu (LMP) on ennen SEPAa käytetty ulkomaan laskun maksumuoto.

• SEPA-tilisiirto (C2B) on euromääräinen SEPA-alueen (EU + muutama muu) sisällä tehtävä tilisiirto, jossa käytetään IBAN-tilinumeroa ja BIC-koodia. Aineisto välitetään pankkiin uudella C2B XML-aineistolla eli aineisto korvaa LMP-maksut.
• SEPA-pikamaksu (C2B) on kuten SEPA-tilisiirto, mutta se siirtyy maksatukseen nopeammin. Käytössä on Suomen sisällä pankkikohtaisia eroja, etenkin jos maksetaan ulkomaille
• Ulkomaanmaksu (C2B) on XML-muotoinen maksu, joka ei täytä yllä olevan SEPA-tilisiirron määritelmää eli maksun valuutta ei ole euroissa ja/tai maksu tehdään SEPA-alueen ulkopuolelle.

Jos maksetaan enemmän kuin laskun loppusumma (esim. lisätty viivästyskorkoa), tulee Maksa -painikkeen painamisen jälkeen Maksetaan -kenttään näkyviin negatiivisena, punaisella korostettuna, laskun summan ja maksun summan erotus.

Viesti-kenttään voi syöttää 80 merkkiä viestiksi vastaanottajalle, mikäli lasku maksetaan ilman pankkiviitettä. Mikäli ostolaskulla on Tilausviite -kenttään syötetty jotain, tulee kyseinen tieto näkyviin Viesti -kenttään. Viesti -kentän tieto tallentuu maksutapatumariville. Verottajalle meneviin maksuihin saa mukaan viestin ja viitenumeron, kun kenttään Viesti kirjoitetaan haluttu tieto ja ruutu Veroviesti ruksitaan. TAS-suorituksille ne tulevat automaattisesti.

Poista maksutapahtuma -painikkeella voidaan laskulla olevan Siirretty pankkiin -tapahtuman poistaa. Kyseinen painike näkyy aktiivisena Maksaminen -sivun puolivälissä vasemmassa laidassa, kun laskulla on Siirretty pankkiin viimeisenä tapahtumana.

Peruuta maksutapahtuma -painikkeella voidaan maksaminen peruuttaa. Kyseinen painike näkyy aktiivisena Maksaminen -sivun puolivälissä vasemmassa laidassa, kun lasku on Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa odottamassa maksutietojen siirtoa pankkiin.

Lue täältä lisää maksamisen peruuttamisesta.

Maksut -painike tilinumeron perässä avaa ikkunan, johon on listattu tilin maksutapahtumat, jotka eivät vielä ole tiliotteella. Listalla on maksupäiväkohtaisen maksujen kappalemäärä ja yhteensä summa.

Maksaminen ulkomaille

Ulkomaanmaksu -maksutapa täytyy erikseen aktivoida Hallinta/Yrityksen tiedot/Pankkiyhteydet -kohdassa.

Huom! Ulkomaanmaksuissa ei ole viitenumeroa, jonka perusteella lasku kohdistuisi automaattisesti maksetuksi. Maksuliikenne/Maksujen kohdistus avulla laskun saa tilasta Siirretty pankkiin tilaan Maksettu. Lisäksi ulkomaamaksuja ei voi maksaa pikamaksuina.

Ennen kuin Ulkomaanmaksu aktivoidaan, pankkivaltuutuksen pitää olla kunnossa ulkomaanmaksujen osalta. Valtuutus on kunnossa, kun pankkiin toimitetulla pankkiyhteysvaltuutuslomakkeella on ruksi kohdassa "Lähtevä ulkomaanmaksu". Pankkiyhteysvaltuutuksen voi ladata täältä. Lisäksi yritykselle pitää olla määriteltynä vähintään yksi maksutili, jotta ulkomaanmaksut toimivat.

Maksutiedot tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan. Tiedot tulevat laskulta, mikäli ne on sinne syötetty. Jos laskua tehtäessä on valittu maksutavaksi Ulkomaanmaksu, on SWIFT (BIC) -tunnus voitu syöttää jo siinä vaiheessa.

Huomio! FKL:n suositusten mukaan Ulkomaanmaksu (C2B) osalta palvelumaksut veloitetaan aina sekä lähettäjältä että vastaanottajalta. Tämän vuoksi, jos valitaan maksutapa Ulkomaanmaksu (C2B) ei valintaa palvelumaksuista ole.

Maksu käyttäen IBAN muotoista pankkitiliä

IBAN on pääasiassa Euroopan maissa käytössä oleva tilinumerostandardi. Maksettaessa maihin, joissa standardi on käytössä, tarvitaan maksutietoihin toimittajan IBAN muotoinen tilinumero ja pankin SWIFT (BIC) -tunnus, sekä saajan nimi ja osoitetiedot. IBAN-muotoinen tilinumero annetaan ilman välilyöntejä yhteneisenä merkkijonona.

Maksu ilman IBAN muotoista pankkitiliä

Laskuja voi maksaa myös maihin, joissa IBAN ei ole käytössä. Maksettaessa maahan, jossa IBAN ei ole käytössä, on pidettävä huoli siitä, että maksulla on muut maksun välittämiseen tarvittavat tiedot. Tarvittavat tiedot vaihtelevat maittain ja pankeittain.

Ulkomaanmaksuissa pankin SWIFT (BIC) -tunnus on aina pakollinen. Jos ei ole tiedossa pankin SWIFT (BIC) -tunnusta voi sitä etsiä täältä. Kaikkien maiden kaikilla pankeilla ei ole SWIFT(BIC) -tunnusta.

Viesti -kenttään voi kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä 140 merkkiä. Mikäli ostolaskulla on Tilausviite -kenttään syötetty jotain, tulee kyseinen tieto näkyviin Viesti -kenttään. Mikäli Tilausviite -kenttä on tyhjä, tulee Viesti -kentään laskun päiväys ja Laskuttajan laskunumero. Viesti on myöhemmin nähtävissä maksutapahtumarivillä. Viestiin on syytä kirjoittaa aina jotain tietoa, joka yksilöi maksun, koska se on ystävällistä maksun saajaa kohtaan ja jos samalle saajalle menee saman summaisia maksuja samalla (tai tyhjällä) viestillä saattaa pankki päätellä, että kyseessä on vahingossa tehty tuplasuoritus ja hylätä maksun.

Maksun tiedoissa ei saa esiintyä erikoismerkkejä kuten * ´ ` % < > & $ € [ ] @ ü ! , ". Sallittuja erikoismerkkejä ovat / - ? : ( ) . , ' + välilyönti. Järjestelmä poistaa mainitut kielletyt merkit pankkiin lähtevästä aineistosta automaattisesti. Kirjaimia, jotka eivät ole suomalaisia aakkosia, ei myöskään saa esiintyä.

Jos yritykselle on määritelty useampi maksutili, voi laskun maksuun käytettävän tilin valita alasvetovalikosta, jossa näkyvät tilinumerot ja niiden perässä viimeisimmän tiliotteen saldo ja päiväys. Tiliä valittaessa on oltava huolellinen, että valitsee tilin, jonka pankkiyhteysvaltuutus ulkomaanmaksujen osalta on kunnossa.

Maksupäivän tulee olla sama tai suurempi kuin kuluva päivä. Mikäli maksupäivä on kaukana tulevaisuudessa, huomauttaa järjestelmä maksamisen yhteydessä siitä, mutta laskun voi laittaa maksuun.

Maksettavaa summaa pääsee muokkaamaan. Huom! Lasku maksetaan laskulle tallennetulla valuutalla. Tapiola pankin tililtä voi maksaa vain laskuja, joiden valuutta on EUR.

ProCountor tekee maksatuksesta maksutapahtumarivin, jossa suorituksen määrä näkyy Euroina.

Käyttäjällä täytyy olla kaikki oikeudet Maksamiseen, jotta hän voi laittaa laskun maksuun. Maksaminen ennen laskun hyväksyntää voidaan estää Käyttöasetuksissa.

Lue lisää maksamisen peruuttamisesta täältä.

SEPA-palkkojen maksaminen

SEPA-palkat on pelkästään palkkojen maksua varten ja sitä käytettäessä palkat siirretään saajien tileille eräpäivää seuraavana pankkipäivänä.

SEPA-palkat täytyy erikseen aktivoida kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet. SEPA-palkat saa käyttöön, kun on ensin varmistettu pankista, että yrityksellä on pankkitilin osalta niihin valmius. Tilillä käytössä olevat palvelut määritellään pankkitilikohtaisesti kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet. Huom! Ennen eri maksupalvelujen käytettäväksi valitsemista on varmistettava, että niiden käytöstä on sovittu pankin kanssa.

Jotta käyttäjä pääsee maksamaan sepa-palkkoja, tulee hänellä olla määriteltynä käyttöoikeuksiin kaikki oikeudet Maksamiseen ja Toistuvaissuorituksiin/Palkanmaksuun sekä vähintään Katseluoikeudet Palkanlaskentaan. Lisäksi yritykselle pitää olla määriteltynä vähintään yksi maksutili.

SEPA-palkkojen käyttö ei vaikuta palkanlaskentaan, ainoastaan niiden maksamiseen.

Jotta suoritus ehtii vastaanottajalle maksupäiväksi, tulee aineisto lähettää hyvissä ajoin ennen maksupäivää. Aika vaihtelee pankeittain. Maksuaikataulut voit tarkistaa täältä.

Huom! Jos suoritusta ei ole lähetetty pankkiin aikataulun mukaisesti, pankki hylkää aineiston.

Lisätietoja SEPA-palkoista ja niiden maksamisesta saat täältä.

Palkanmaksu ulkomaille euroina

ProCountorin kautta voi maksaa euromääräisiä palkkoja myös ulkomaisille pankkitileille (IBAN).

• Henkilörekisteriin tallennetaan IBAN-muotoinen tilinumero.

• Ulkomaille palkkaa ei voi maksaa SEPA-palkkana, joten palkkalaskelma ei voi olla palkkalistalla, joka maksetaan SEPA-palkat -näkymän kautta. Laskelma tulee olla omalla listalla tai samassa muiden laskelmien kanssa, jotka maksetaan muuta maksutapaa (tilisiirto) käyttäen.

• Maksamisen yhteydessä syötetään SWIFT/BIC-koodi kyseiseen kenttään Maksaminen -näkymällä.

• Maksutavaksi valitaan SEPA-tilisiirto (C2B).

Valuuttamaksuina palkkoja ei voi maksaa ohjelman kautta.