Myyntilaskun maksumuistutus voidaan lähettää valitsemalla lasku, jota peritään ja painamalla Tositteiden haussa Maksumuistutus. Painike avaa Maksumuistutus -sivun.
Sivun yläosassa näkyy laskun tietoja. Myyjän muistiinpanot -kentässä voidaan muokata laskun Myyjän muistiinpanot -kentän tietoja, vaikka lasku olisi tilassa, jossa sitä muuten ei voi muokata. Muokkauksen voi tehdä suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa Muokkaus -painiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä. Muistiinpanoja voi olla 500 merkkiä.
Maksumuistutuksen tekstiksi tulee kielikohtaisesti määritelty oletusteksti ja sitä voidaan muokata kirjekohtaisesti. Tekstissä voi olla tyhjiä rivejä välissä ja rivin alkuun voi tehdä sisennyksiä välilyönnillä. Mikäli laskulle on tehty aiemmin maksumuistutus, näkyy sen sisältö Maksumuistuksen teksti -alueella.
Kanavavalinnalla määritellään maksumuistutuksen lähetyskanava (Posti, Sähköposti tai Puhelin). Oletuksena tarjotaan Posti, mikäli laskun laskukanava on ollut Posti tai Verkkolasku, Sähköposti, mikäli laskun laskukanava on ollut Sähköposti ja Puhelin, mikäli laskun laskukanava on ollut Ei lähetetä. Jos kanavaksi valitaan Posti, haetaan laskun laskutusosoite maksumuistutuksen osoitteeksi. Osoitetta voi muuttaa. Jos kanavaksi valitaan Sähköposti haetaan sähköpostiosoite laskun tiedoista. Jos laskun tiedoissa ei ole sähköpostiosoitetta, haetaan se asiakkaan tiedoista. Sähköpostiosoitetta voi muuttaa.
Lähetä -painikkeella valmis maksumuistutus, jonka teksti on täytetty ja kanava valittu, lähetetään. Mikäli Kanavaksi on valittu Posti, lähtee asiakkaalle paperinen kirje. Maksumuistutuksella käytetään samaa postitustapaa (1.lk/2.lk, väri/mv) kuin alkuperäisellä laskulla. Mikäli laskukanava on ollut jokin muu kuin Posti, käytetään Yrityksen tiedot / Käyttöasetukset määriteltyä oletuspostitustapaa.
Kanavalla Sähköposti lähtee maksumuistutus sähköpostilla PDF-muotoisena liitetiedostona. Kun maksumuistutuksen lähettää sähköpostilla, on viestissä maksamiseen tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) ja otsikossa sana Maksumuistutus, laskun numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi. Maksumuistutuksella näkyvät laskun tiedot sekä Maksumuistutuksen teksti.
Huom! Alkuperäisen laskun lähetystavalla ei ole väliä maksumuistutusta lähettäessä. Muistutuksen voi lähettää joko postitse tai sähköpostitse ja lähetystapa valitaan laadinnan yhteydessä.
Molemmissa tapauksissa muistutuksen alaosassa on viivakoodi, jonka avulla perittävän laskun voi maksaa. Valuuttalaskuilla ei ole viivakoodia koska viivakoodi ei sisällä tietoa laskun valuutasta. Pankkiviivakoodi sisältää saajan pankkitilin numeron, laskun summan, viitenumeron ja eräpäivän.
Laskun mukana lähetettävät liitetiedostot lähtevät maksumuistutuksen mukana.
Kanavan ollessa Puhelin ei maksumuistutusta lähetetä vaan Lähetä -painike tallentaa tiedon muistutuksesta, Myyjän muistiinpanot sekä Maksumuistutuksen teksti -alueeseen kirjatun tekstin (esim. yksityiskohtaista tietoa käydystä puhelinkeskustelusta).
Näytä -painikkeella saa muistutuksen näytölle joko html- tai PDF-muodossa.
Tallenna muistiinpanot -painikkeella Myyjän muistiinpanot tallentuvat laskulle Myyjän muistiinpanot -kenttään ja näkyvät laskun tiedoissa ja sen kirjapitosivulla sekä hakupalvelun avointen laskujen välilehden hakutuloksen aivan oikeassa reunassa. Ne eivät näy asiakkaalle. Muistiinpanot tallentuvat myös automaattisesti, kun maksumuistutus lähetetään. Jos vain muistiinpanot tallennetaan, ei maksumuistutusta lähde eikä tietoa muistutuksesta tallenneta.
Lasku -painikkeella pääsee katsomaan laskun tietoja.
Oletusteksti -painikkeella pääsee muokkaamaan eri kielisiä (suomi, ruotsi, englant, eesti) oletustekstejä. Maksumuistutus tulee samalla kielellä kuin alkuperäinen lasku on tehty.
Mikäli käytössä on Perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta tulee Lähetä -painikkeen käytön yhteydessä kysymys perintäkulujen lisäämisestä asiakkaan seuraavalle myyntilaskulle. Tämän jälkeen on vielä mahdollista antaa laskulle tuleva rivikommentti. Rivikommentin näkyvyyden asiakkaalle lähetettävässä laskussa voi säätää muuttamalla Rivikommentti asetusta Yrityksen tietojen Laskupohjan asetukset -sivulla. Laskun viivästyskorko lasketaan laskun suorituksen yhteydessä, eivätkä perintäkulut vaikuta siihen.
Kun avoimet myyntilaskut haetaan näytölle, näkyy perityn laskun Maksumuistutus -sarakkeessa lähetettyjen maksumuistutusten lukumäärä yhteensä, viimeksi lähetetyn maksumuistutuksen päivämäärä ja lähetyskanava (K=Posti eli kirje, S=Sähköposti, P=Puhelin ja DN=DuettoNote).
Kun tehdään maksumuistutus (perintäkirje) jostakin rekisteriasiakkaalle laaditusta laskusta, ProCountor kysyy lisätäänkö asiakkaan seuraavalle laskulle perintäkulujen rivi?
- Jos tähän vastataan ”Ei”, mitään eritystä ei tapahdu, vaan maksumuistutuksen lähetys menee normaaliin tapaan eikä asiakkaan seuraavalle laskulle ehdoteta perintäkuluriviä.
Jos tähän vastataan ”Kyllä”, tulee toinen kysymys ”Perintäkulurivin rivikommentti.” Voit halutessasi kirjoittaa laskurivin rivikommenttiin tulostuvan tekstin. Rivikommentin näkyvyyden asiakkaalle lähetettävässä laskussa voi säätää muuttamalla Rivikommentti asetusta Yrityksen tietojen Laskupohjan asetukset -sivulla. Tämän jälkeen maksumuistutus lähetetään normaaliin tapaan ja asiakkaan seuraavalle laskulle ehdotetaan otettavaksi mukaan perintäkulurivi.
Hae oletusteksti - painike palauttaa muistutukselle yrityksen oletustekstin.