Maksut ja pankkiyhteydet ProCountorissa

ProCountor sisältää kattavat maksuliikenneominaisuudet, minkä ansiosta erillistä maksuliikenneohjelmaa ei tarvita. ProCountoriin on mahdollista liittää yrityksen omat pankkitilit tekemällä pankkiyhteysvaltuutus, minkä jälkeen mm. laskujen maksaminen ja tiliotteiden katselu onnistuu suoraan taloushallinto-ohjelmistosta.

Pankkitilivaltuudet

Automaattisen maksuliikenteen toteuttaminen edellyttää, että pankkitilin omistaja valtuuttaa ProCountorin suorittamaan maksuliikenteen edellyttämät tiedonsiirtotoiminnot. Valtuutuksen perusteella pankki antaa tarvittavat tunnisteet ja avaa palvelut ProCountoria varten.

Pankkitilivaltuutuksen voit ladata täältä. Valtuutus tulostetaan paperille, siihen merkitään tarvittavat tiedot ja se allekirjoitetaan ja toimitetaan pankkiin, esimerkiksi faksaamalla valtuutuksessa olevaan numeroon. Valtuutuksen käytännön järjestelyt voi hoitaa myös yrityksen käyttämä tilitoimisto.

Valtuutuksen perusteella ProCountor suorittaa automaattisesti tarvittavat maksuliikennetoimenpiteet käyttäen välitysohjelmana OpusCapita Oyj:n rahaliikennejärjestelmää. Lähetettävät maksut siirretään vähintään kerran päivässä, jokaista pankkipäivää edeltävänä päivänä pankkiin ja pankin laatimat tiliotteet ja muut palautteet vastaanotetaan pankkipäivisin viimeistään kello 7.00 mennessä.

Lue pankkiyhteysvaltuutuksen täyttämisestä.

Maksuliikenteen käyttöönotto

Suosittelemme, että yrityksellä/yhteisöllä on ainakin yksi pankkitili maksuliikenteen hoitoa varten. Tämä pankkitili merkitään laskuille ja siltä suoritetaan ostolaskujen ja muiden veloitusten maksaminen.

ProCountor tukee Nordea Oyj:n, OP-Pohjola-ryhmän, Sampo Oyj:n, Säästöpankkien, Paikallisosuuspankkien, Aktian, Nooan, Handelsbanken, Tapiola pankin ja Ålandsbanken pankkipalvelujen käyttöä.

Jotta suoritus ehtii vastaanottajalle maksupäiväksi, tulee aineisto lähettää hyvissä ajoin ennen maksupäivää. Aika vaihtelee pankeittain.

Lisätietoja: Sampo Nordea Samlink Handelsbanken OP-Pohjola-ryhmä

Huom! Pankkitilin numeron merkitseminen perustietoihin on tehtävä erityistä huolellisuutta noudattaen. Pankkitilin numerossa on tarkistenumero, jonka oikeellisuus tarkistetaan. Tarkistus on 100 %:sen varma, jos tilinumeron merkinnässä tulee yhden merkin virhe. Laskentamenetelmästä johtuen, jos virheellisiä merkkejä on kaksi tai useampia (esim. numerot vaihtavat paikkaa), joka kymmenes tällainen virhe menee tarkistuksesta läpi.

Tilillä olevat varat

Pankkitilillä olevat varat kuuluvat täysimääräisesti tilinomistajalle. Yrityksen tai yhteisön käyttämällä tilitoimistolla eikä ProCountor International Oy:llä ei ole mitään oikeuksia tilin varoihin ja niitä voidaan käyttää vain palvelussa maksettaviksi hyväksyttyjen ostolaskujen tai muiden maksujen suorittamiseen. Yritys itse antaa maksujen käsittelyä varten valtuudet palvelun käyttäjille käyttäjähallinnassa.

Pankkitiliin liitetyt palvelut

Pankille annettavan valtuutuksen perusteella ProCountoriin liitetään seuraavat palvelut:

• SEPA-tilisiirto

• SEPA-valuuttamaksut

• SEPA-palkat

• Pikamaksut (ei OP-Pohjola)

• Saapuvat viitemaksut
• Konekielinen tiliote

ProCountor edellyttää, että laskujen maksujen palaute vastaanotetaan tiliotteen sisällä.

Tiliotepalveluissa suosittelemme tiliotteen vastaanottamista päivittäin. ProCountor voi vastaanottaa myös viikko- ja kuukausitiliotteita. Tällöin kuitenkin kirjanpito ja ostovelkojen ja myyntisaamisten maksun kirjaaminen viivästyy vastaavasti.

Saadut suoritukset pankkitilille

Kaikissa ProCountorista lähtevissä laskuissa on viitenumero, joka muodostetaan laskunumerosta lisäämällä siihen alkuun ykkönen ja loppuun tarkistenumero.

Viitemaksut vastaanotetaan erillisenä tiedostona pankista ennen kello seitsemää pankkipäivinä. Maksut kirjataan automaattisesti myyntilaskuille.

Virheelliset maksut voidaan palauttaa maksajalle tai niiden viitetieto voidaan oikaista oikealle avoimelle laskulle.

Laskujen maksaminen pankkitililtä

Ostolaskujen ja muiden laskujen kierrätyksessä laskut voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä ennen maksamista. Hyväksymiskierron asetuksissa voidaan määritellä, tuleeko laskujen olla hyväksyttyjä ennenkuin ne voidaan maksaa. Etenkin pienissä yrityksissä asiatarkastusta ja hyväksyntää ei tarvita, vaan yrittäjä laittaa laskut heti maksettaviksi. Maksamisessa voidaan maksettavaa määrää muuttaa, esimerkiksi mikäli tilillä ei ole riittävästi varoja maksun täysimääräiseen suorittamiseen. Tällä osasuorituksella voi olla merkitystä erityisesti verotuksessa määrättäviin sanktioihin maksun viivästymisen johdosta.

Maksupäivä on päivä, jolloin maksuaineisto siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on tulevaisuudessa, pysyy lasku Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa, kunnes maksutieto maksupäivän aamuyöstä kello 5 siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on kuluva päivä, siirretään maksutieto pankkiin joko kello 13 tai kello 16 riippuen siitä, mihin aikaa lasku on laitettu maksuun. Jos maksaminen on tehty kello 16 siirtoajon jälkeen siirretään maksutieto pankkiin seuraavan päivän aamuyöstä. Mikäli maksupäivä on kaukana tulevaisuudessa, huomauttaa järjestelmä maksamisen yhteydessä siitä, mutta laskun voi laittaa maksuun. Jos maksupäivä on menneisyydessä, siirretään aineisto pankkiin seuraavassa siirtoajossa. Pikamaksut ja toistuvaissuorituksina maksetut palkat siirretään heti pankkiin. Toistuvaissuorituksissa maksupäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin maksu on vastaanottajan tilillä. Ulkomaanmaksut siirretään maksupäivänä klo 9 tai 15.30 riippuen siitä, milloin lasku on laitettu maksuunpanoon.

Maksuvirheet ja katevajaus

Tarkista pankkiyhteyden avattuasi sen toimiminen tekemällä maksuja tililtä. Jos maksuliikenne ei toimi, on todennäköisin syy, ettei pankissa ole vielä avattu palvelua tai että liiketunnus on merkitty väärin. Pankit eivät yleensä ilmoita maksajalle häiriöistä itse. Tämän takia maksuliikenteen (tiliotteet, viitemaksut, SEPA-makstu) toimivuuden varmistaminen on maksuliikenteen hoitajan vastuulla.

Maksuliikennehäiriöstä voi tiedustella suoraan pankkien palvelusta. Mikäli kyseessä on joku muu kuin yhteystiedoissa oleva virhe, tulee tästä ilmoittaa ProCountorin asiakaspalveluun ja kertoa pankin toteama selostus.

Mikäli pankkitilillä ei ole riittävästi katetta koko maksuerän suorittamiseen, pankki hylkää kaikki erässä olevat maksutapahtumat. Varojen puuttuessa voidaan tehdä tilisiirto yrittäjän pankkitililtä yrityksen pankkitilille tai muuttaa joidenkin maksujen maksupäivää myöhemmäksi. Näin voidaan varmistaa kiireellisten maksujen suorittaminen.

ProCountor käsittelee tiliotteen sisällä vastaanotettavat maksupalautetiedot ja kohdistaa ne tapahtumalle pankin tekemän maksun jälkeen.

Useampi pankkitili

Mikäli yritys tai yhteisö haluaa käyttää useita eri pankkitilejä, on se mahdollista. Maksujen välitykseen käytettävät tilit merkitään maksutiliksi kohdassa Hallinta/Yrityksen tiedot/Pankkiyhteydet. Tili, jolta maksu menee, valitaan laskujen maksaminen -näkymällä.

Jos yrityksen lähettämän myyntilaskun vastaanottajalla ei ole verkkolaskun vastaanottomahdollisuutta, voidaan lasku lähettää käyttäen laskukanavaa Posti tai Sähköposti. Tälle laskulle tulostetaan pankkiviivakoodi, jonka pankkitieto on laskun yläosaan merkityn pankkitilin numero.

Kirjanpidon tiliöintimerkinnät pankkitilitapahtumista

Pankkitiliä vastaava pääkirjatilin numero lyhyessä perustililuettelossa on "1910 - Pankkisaamiset".

Mikäli yritys käyttää useampia pankkitilejä, tulee pankkitiliin merkitä oletustiliksi alatilit, jotka on ensin avattava tililuetteloon. Perustilikartassa on valmiiksi tilit 1910, 1920, 1930 ja 1940. Samalla voidaan oletustilin tilin nimeä muuttaa, esimerkki:

1910 Pankkisaamiset, N-pankki 1920 Pankkisaamiset, O-pankki 1930 Pankkisaamiset, S-pankki.

Pankkitapahtumat merkitään kirjanpitoon päiväkohtaisina summina panot ja otot erikseen. Viikkotiliotetta käytettäessä tiliote jaetaan päivätiliotteiksi, joista saadaan päiväkohtaiset kirjanpitomerkinnät.

Tiliotteella olevat rivikohtaiset tapahtumat kirjataan automaattisesti kirjausselitteiden perusteella. Kirjausselitteet ja niitä vastaavat pääkirjatilit nähtävissä ja muokattavissa kirjanpidon perustiedoissa kohdassa Tiliotteen kirjausselitteet.

Eräät kirjausselitteet ovat kirjanpidon kannalta liian yleisiä. Siksi kirjanpidossa automaattisesti tehtyä tiliöintiä saatetaan joutua tarkentamaan vaihtamalla oletustilin tilalle maksutapahtuman sisältöä vastaava pääkirjatili.

Pyydä kirjanpitäjääsi katsomaan onko viitteiden ja tiliotteiden kirjanpitosivun oletuskirjaukset kunnossa. ProCountorin kirjausketju ei toimi kunnolla, mikäli viitteiden kirjanpitosivua ei muodostu tai lmp-palautteet eivät tule tiliotteen sisällä kuten niiden pitäisi.

Pankkitilin käyttö

Myyntilaskujen suoritusten ja osto- ja muiden laskujen maksujen lisäksi pankkitilillä voidaan hoitaa monia erilaisia pankkipalveluja, esimerkiksi:

• Lainalyhennysten ja korkojen suoraveloitukset
• Pankkikorttimaksut
• Käteismyynnin talletukset
• Pankkipalvelumaksut

ProCountor olettaa kirjausselitteen avulla kaikille näille tapahtumille pääkirjatilin. Pääkirjatiliä joudutaan tarkentamaan kirjanpitosivuilla, mikäli oletus on liian yleinen.

Käyttäjä voi selata pankkitilin tiliotteita kirjanpitomerkintöjen tekemiseksi ja pankkitilitapahtumien seurantaa varten. Itse tiliotetietoja ei voida muuttaa, mutta tiliotteen perusteella tehtyjä kirjanpitomerkintöjä voidaan tarkentaa ja korjata koko tilikauden ajan.

Pankkitilin täsmäytykset

Yrityksen kirjanpidosta vastaavan henkilön tulee aika ajoittain täsmäyttää pankkitilin saldo tiliotteella ja ao. pankkitilin saldo pääkirjanpidossa. Täsmäytys tapahtuu ottamalla ko. pankkitilistä esimerkiksi pääkirjanäyttö ja vertaamalla loppusaldoa vastaavan ajankohdan tiliotteen loppusaldoon.

Suurempien täsmäyserojen syy on selvitettävä. Eroa voidaan paikantaa selaamalla tiliotteita taaksepäin ja katsomalla pääkirjanäytöstä, missä kohdin ero on syntynyt. Käytännössä eron syynä voi olla vain virheellinen kirjanpidon korjaaminen (esim. tilinumeron tarkentaminen). Virhe korjataan oikaisemalla kirjanpito oikeaksi.