Sisältö
ProCountorissa voidaan luoda kullekin yrityksen työntekijälle käyttäjätunnukset, joilla hän pääsee vain syöttämään ja katselemaan omia matka- ja kululaskujaan sekä katselemaan omia palkkatietojaan. Tällaisen käyttäjätunnuksen rooli on Henkilökunta.
Tämä ohje on laadittu henkilökuntaroolilaiselle, mutta soveltuu myös muille. Pääkäyttäjä (tai joku muu riittävät oikeudet omaava henkilö) avaa työntekijälle käyttäjätunnuksen sekä syöttää hänen tietonsa Henkilörekisteriin ja ilmoittaa työntekijälle käyttäjätunnuksen sekä salasanan.
Salasana on syytä vaihtaa ensimmäisen kirjautumisen jälkeen. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla ei tarvita vaihtuvaa salasanaa, vaan vaihtuvien salasanojen lista muodostetaan kirjautumisen yhteydessä. Lista aukeaa näyttöön uuteen ikkunaan. Salasanalistan voi Kopio / Liitä (Copy / Paste) toiminnolla siirtää esimerkiksi Muistioon (Notepad) tai Wordiin, josta sen voi tulostaa tai tallentaa levylle. Listan voi ottaa html- tai pdf -muodossa. Tällöin lista aukeaa näyttöön ponnahdus (pop-up) ikkunan, joten ennen ensimmäistä kirjautumista on syytä tarkistaa, että ponnahdusikkunat ovat sallittuja osoitteesta procountor.com. Tämän lista voi tulostaa tai tallentaa levylle.
Omat tiedot ja asetukset
Hallinta/Omat tiedot ja asetukset -kohdassa pääsee katselemaan ja muokkaamaan omia tietoja, vaihtamaan salasanaa, luomaan uuden vaihtuvien salasanojen listan sekä vaihtamaan ohjelman ulkoasua. On erityisen tärkeätä, että henkilötunnus on oikein, koska sen avulla kohdistetaan käyttäjätunnus ja Henkilörekisterin tiedot toisiinsa.
Laskun teko
Uuden oman matka- tai kululaskun teko aloitetaan kohdasta Matka- ja kululaskut/Uusi matka- tai kululasku. Ensimmäiseksi aukeaa ikkuna, josta valitaan tehdäänkö matka- vai kululasku. Matka- ja kululasku eroavat toisistaan siten, että matkalaskussa on kululaskun ominaisuuksien lisäksi vielä matkoja koskevat tiedot. Ennen varsinaista laskuntekoa varmistetaan, että halutaanko laskulle näkyviin henkilötunnuksen loppuosa tai se voidaan olla säädetty olemaan näkymättä aina. Aukeavaan sivuun tulee henkilö- ja pankkitilitietoja Henkilörekisteristä. Tarvittaessa voidaan syöttää lisätietoja ja muistiinpanoja.
Matkalaskulle syötetään tarvittava määrä seliterivejä, joista selviää matkojen lähtö- ja paluupäivät ja -ajat sekä matkojen paikkakunnat ja tarkoitukset. Lisää seliterivi -painikkeella tehdään uusi tyhjä seliterivi, jolle täydennetään matkan tiedot. Kopioi seliterivi -painikkeella tehdään valitusta seliterivistä täysin samanlainen kopio, jonka tiedot muokataan halutuiksi. Poista seliterivi -painikkeella saa valitun seliterivin poistettua. Matkalaskuri -painikkeesta aukeaa ikkunaan matkalaskuri, jolla voi laskea päivärahojen määrän ja antaa muita matkan tietoja. Oletuksena paluupäiväksi tulee sama päivä kuin lähtöpäivä. Laskuri muodostaa tietojen pohjalta matkan seliterivin ja tuoterivit. Matkan lähtö- ja paluupäivät lisätään automaattisesti laskun Muistiinpanoja -kenttään sekä laskurivin Rivikommentti -kenttään. Mikäli kohdan Laskutetaan asiakkaalta ruksii, lisätään laskun Muistiinpanoja -kenttään teksti "Matkakulut laskutetaan asiakkaalta". Mikäli ruksii kohdan Ateriakorvaus, tulee automaattisesti myös ruksi kohtaan Ei päivärahaa. Mikäli ruksii kohdan Ilmainen ateria, alennetaan päivärahaa 50 %. Yhdelle matkalaskulle voidaan syöttää useamman matkan tiedot käyttämällä matkalaskuria useamman kerran. Matkalaskuri voidaan asettaa aukeamaan automaattisesti uutta matkalaskua tehtäessä.
Laskulla on oltava vähintään yksi tuoterivi. Laskulle haetaan rivejä Tuoterekisteristä sivun alaosassa olevalla Lisää tuote -painikkeella. Rivikohtaisia lisätietoja voidaan syöttää oikeassa laidassa olevaan Rivikommentti -kenttään. Laskun tiedot tallennetaan sivun vasemmassa ylänurkassa olevalla Tallenna -painikkeella. Tässä yhteydessä tarkistetaan laskun tietojen oikeellisuus. Painamalla ylärivillä olevaa Liitetiedostot -painiketta voidaan laskulle liittää tiedostoja (esim. skannattuja kuitteja tai matkaraportti). Kun laskun on valmis, painetaan Sulje -painiketta. Lasku pysyy tilassa Kesken, kunnes se on Hyväksytty tai Maksettu. Mikäli käytössä on Myynti- ja kululaskujen hyväksymiskierto, on ylhäällä Näytä ja Kopioi -painikkeiden välissä Lähetä kiertoon -painike. Painikkeella saadaan lähetettyä sähköpostiviesti toimenpiteitä odottavasta laskusta asiatarkastajille, jos niitä on laskulle määritelty, muutoin viesti lähtee hyväksyjille. Asiatarkastaja- ja hyväksyjätiedot ovat laskun oikeassa laidassa Muistiinpanoja -kentän alapuolella.
Tositteiden haku
Omia matka- ja kululaskuja pääsee etsimään Tositteiden hausta. Valitaan laskun Tila(t) ja Tositelaji(t) sekä mahdolliset muut hakutekijät, kuten päivämääräväli. Kun painetaan ylärivillä olevaa Hae -painiketta, tulee sivun alaosaan listalle ne laskut, jotka vastaavat hakuehtoja. Laskun tietoja pääsee katsomaan valitsemalla halutun rivin ja painamalla sivun alaosassa olevaa Lasku – painiketta. Mikäli lasku on tilassa Kesken, sitä voi aukeavalla sivulla vielä muokata.
Palkkojen perustiedot
Graafisen raportin omista palkoistaan saa kohdasta Palkkojen perustiedot. Raportilla voi valita otetaanko mukaan vain tietyssä tilassa olevat palkat (esim. maksetut tai hyväksytyt) vai kaikki. Raportilla näkee palkat vuosittain palkkatyypeittäin (esim. Rahapalkka, Luontoisetu) sekä kuukausittain palkkalajeittain (esim. Peruspalkka, Ylityö vrk 50 %, Autoetu). Tietoja voi tarkastella joko taulukkona tai kaaviona.
Palkkalaskelman haku
Omia maksettuja palkkalaskelmia voi hakea, katsella, tulostaa ja tallentaa tiedostoon kohdassa Palkkalaskelman haku.