Matka- ja kulutositteiden tehokas käsittely

Tässä ohjeessa annetaan vinkkejä siitä, miten vähäarvoisten tositteiden, kuten matka- ja erilaiset tarvike- tms kulut voidaan käsitellä tehokkaasti.

Yleistä matka- ja kululaskuista

Matka- ja kululaskujen ero

Teknisesti matka- ja kululaskut ovat samanlaiset. Eroina ovat vain se, että matkalaskulla on varattu omat tietokentät matkatietojen merkitsemiseksi sekä se, että matkalaskun oletustili on tili 7800 Matkakulut ja kululaskun oletustili on 8700 Muut liikekulut.

Kulujen maksaminen

Kulujen tarkastus ja hyväksyminen

Työntekijä tekee itse matka- ja kululaskunsa. Tätä varten hänelle annetaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus voidaan rajoittaa siten, että työntekijä saa näkyvilleen vain eriytetyn matkalaskutoiminnon, jossa hän voi laatia laskuja sekä selailla omia laskujaan ja palkkalaskelmiaan.

ProCountor kululajit

Käyttämällä matka- ja kululaskuissa palveluun valmiiksi tuoterekisteriin merkittyjä kulunimikkeitä, on mahdollista saada yksityiskohtaista tietoa ryhmittäin ostotilastojen kautta. Kulurivin riviselitteeksi voidaan merkitä tarkennus ao. kulusta mikäli kululasku sisältää lukuisia eri tilanteisiin liittyviä menoja, esim. Pysäköintikulut 1 kpl 10€ sis. ALV 23 %, riviselite: Citypaikoitus, huoltokäynti A Oy tai vain huoltokäynti A Oy.

Erilaiset kululajit

Kilometrikorvaukset

Palvelussa on omat tuotenimikkeet kilometrikorvauksille ja käyttöetuautosta maksettaville km-korvauksille. Mikäli matkalaskulla veloitetaan pikkusummia lisämatkustajista tms., voidaan korvauksen a-hintaa muuttaa. Tällöin laskun lisätietoihin pitäisi merkitä lisämatkustajan nimi.

Päivärahat

Palveluun on valmiiksi merkitty koti- ja ulkomaan päivärahojen a-hinnat. Päivärahoihin liittyvät erityissäännökset esim. puolipäivärahan ja kokopäivärahan aikaeroista tai ulkomaan matkan viimeisen matkapäivän erityispäivärahoista on huomioitava manuaalisesti matkalaskun tietoja täytettäessä.

Majoituskulut

Majoituskuluissa on usein kahta eri arvonlisäverokantaa: itse yöpymisestä maksetaan 9 %:n ALV ja aamiaisesta 23 %.

Pankkikorttiostot

Henkilökunnan pankkikorttiostot veloitetaan normaalisti kuten käteisellä tehdyt maksut. Jos pankkikortti on yrityksen vastuulla, korttiveloitus tapahtuu tiliotteella. Tiliotekirjauksen oletustili pankkikorttiostolle on Per 2880 Maksuliikennetili. Kirjaus voidaan kuitenkin ohjata muulle tilille perustamalla uusi tili (esim. 2881 Pankkikorttiostot). Tiliotteen kirjanpitosivulla ohjataan pankkikorttiostot kuittautumaan suoraan tililtä 2881. Pankkikorttiostoissa on tiliotteen kirjausselitteenä nro 721. Kohdassa Hallinta /Kirjanpidon perustiedot /Kirjanpidon perustiedot /Tiliotteen kirjausselitteet vaihdetaan oletustilin 2880 Maksuliikennetili paikalle 2881 Pankkikorttiostot. Itse korttiostos voidaan kirjata kululaskulla tai muistolla. Jos käytetään kululaskua on se merkittävä maksetuksi muualla, jolloin se ei enää näy Hakupalvelun Avoimet -välilehdellä eli reskontrassa. Kululaskun oletustiliksi voidaan yrityskohtaisesti merkitä yleisin kululaskua koskeva, esimerkiksi 7800 Matkakulut, 8000 Myyntikulut, 8450 Muut hallintokulut, 8700 Muut liikekulut. Kululaskuilla voidaan myös käyttää tuotekohtaisia oletustilejä. Kululaskun kirjanpitosivulla velkatiliksi laitetaan 2881 Pankkikorttiostot, jolloin saadaan pidettyä pankkikortti erillään maksuliikennetilin veloista. Erillisen pankkikorttiostostilin käyttö ei ole välttämätöntä mutta tässä mallissa, että käyttää esim. tiliä 2881 on se etu, että sitten nähdään helposti onko kaikkiin pankkikorttiostoihin laadittu kululasku selventämään ostosta.

Luottokorttiostot

Henkilökunnan omilla luottokorteilla tehdyt ostot veloitetaan matka- ja kululaskuissa kuten käteisellä rahalla tehdyt maksut. Jos luottokorttia on käytetty ulkomailla, valuuttakurssina voidaan käyttää koko matkalaskulle setelinvaihtokurssia, vaikka korttiostot yleensä veloitetaan alemmalla kurssilla. Kurssien ero on kuitenkin vähäinen ja koska korttiostoissa käytetyn kurssin saa tietää vasta 2-6 viikkoa oston jälkeen, ei tarkkaa kurssia kannata odottaa.

Kahvitarjoilu- yms kulut

Asiakasneuvotteluissa, koulutustilaisuuksissa yms. tilanteissa maksetut kahvitarjoilut ovat normaaleja yritystoiminnan harjoittamiseen liittyviä kuluja, jotka voidaan veloittaa matka/kululaskulla. Tällöin kannattaa riviselitteeseen merkitä tarjoilun kohteena olevien henkilöiden nimet ja yritykset.

Kulujen edelleen veloittaminen

Matka- ja kululasku voidaan laskun kopiointi-toiminnolla kopioida myyntilaskuksi.

Käteiskassat (ei myymäläkassat)

Tämä ohje ei koske myymälöiden käteiskassoja ja niistä pidettävää kirjanpitoa.

Kassakirjan pitäminen

Kirjanpitolaissa säädetään, että käteisellä rahalla suoritetut maksutapahtumat on kirjattava viipymättä kirjanpitoon. Käteisenä rahana ei tarkoiteta esim. maksukorteilla tehtyjä maksuja, joista tiedot saadaan kirjanpitoon luotettavasti maksuliikennejärjestelmien avulla. Viiveen hyväksyttävänä pituutena on käytetty yhtä viikkoa. Käytännön syistä kirjaamiseksi tulkitaan myös maksutapahtuma tiliotteella, mikäli tiliotteen jakso on korkeintaan yksi kuukausi.

Kirjausajan lyhyydellä halutaan vaikuttaa siihen, että käteisellä tehdyt myynnit ja suuret käteismaksut saadaan viipymättä kirjanpitoon. Näin käteismyyntitulot saadaan luotettavasti kirjanpitoon ilman viiveen aiheuttamia virhelähteitä.