Sisältö
ProCountorissa dimensiolla ja nimikkeillä tarkoitetaan kustannuspaikkaa tai seurantakohdetta.
Dimensio
Dimensioita voi olla käytössä maksimissaan 6 kappaletta, joista kaksi on valmiiksi nimettyjä: Projekti ja Henkilö. Dimensiot käyttäjä voi nimetä yrityksen tarpeiden mukaisesti. Dimensioita voivat olla esimerkiksi osasto, kustannuspaikka tai kaupunki.
Yhdelle dimensiolle voidaan lisätä haluttu määrä nimikkeitä. Osasto dimensiolla nimikkeitä voisivat olla esim. Myynti, Talous, Tuotekehitys ja Henkilö dimensiolla esim. Virtanen, Korhonen ja Mäki. Yhtenä nimikkeenä kannattaa kullakin dimensiolla olla Muut.
Dimensioita käytetään laskuilla ja muilla tositteilla. Kaikki ProCountoriin tallennetut tositteet voidaan kohdistaa kaikille niille dimensioille, jotka on otettu käyttöön. Jos esim. yrityksellä on käytössä dimensiot Projekti, Henkilö ja Osasto, voidaan lasku kohdistaa näiden dimensioiden alla oleville nimikkeille. Dimensiointien lukumäärä on oletuksena 4 ja tämän voi halutessaan muuttaa. Vaihtoehdot dimensiointien lukumäärissä ovat 1, 2, 4, 6, 10, 14 ja 20.
Mikäli yritykselle ei ole millekään dimensiolle määritelty yhtään nimikettä ei dimensiointeihin liittyviä painikkeita ja kenttiä näytetä.
Laskun jakaminen eri dimensioille ja nimikkeille
Yrityksellä on myyntilasku, jonka arvo on 100 euroa. Lasku kuuluu XZY-projektille ja Myynti-osastolle ja se jaetaan puoliksi Virtasen ja Korhosen kanssa.
Laskun tallennuksen jälkeen painetaan laskun Dimensiot -painiketta joko laskusivulla tai kirjanpitosivulla. Painike avaa Dimensiot -sivun.
Jos koko tosite halutaan dimensioida samalla tavalla, painetaan Aseta tositteen dimensio -painiketta jolloin aukeaa Tositteen dimensiot -sivu. Ensimmäisestä Projekti -dimension valikosta valitaan nimike XZY ja prosentiksi jätetään 100. Ensimmäisestä Henkilö -dimension valikosta valitaan nimike Virtanen ja muutetaan prosentiksi 50 ja toisesta valikosta valitaan nimike Korhonen ja kirjoitetaan prosentiksi 50. Lopuksi ensimmäisestä Osasto -dimension valikosta valitaan nimike Myynti ja jätetään prosentiksi 100. Yhden dimension nimikkeiden prosenttien yhteissumman tulee olla 100. Nimikkeen voi hakea myös painamalla alasvetovalikon perässä olevaa suurennuslasi painiketta, jolloin aukeaa dimensioiden hakuikkuna, josta nimike voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä.
Yksittäiselle kirjanpitoviennille voidaa tehdä dimensiointi valitsemalla haluttu kirjanpitorivi ja painamalla Aseta viennin dimensio -painiketta. Tällöin voidaan eri kirjanpitoviennit dimensioida eri tavoilla. Esimerkiksi samalla laskulla on tiettyyn projektiin (XZY) liittyvää myyntiä ja myyntiä joka ei liity mihinkään projektiin mutta koko myynti kuuluu Henkilölle Virtanen. Tällöin kirjanpidossa on 2 myyntiriviä. Valitaan projektiin XZY kuuluva rivi ja painetaan Aseta viennin dimensio -painiketta jolloin aukeaa Viennin dimensiot -sivu. Ensimmäisestä Projekti -dimension valikosta valitaan nimike XYZ ja prosentiksi jätetään 100, ensimmäisestä Henkilö -dimension valikosta valitaan Virtanen ja prosentiksi jätetään 100. Dimensiot -sivulla valitaan seuraavaksi rivi joka ei kuulu millekään projektille ja painetaan Aseta viennin dimensio -painiketta. Viennin dimensiot -sivulla ei Projekti -dimension valikoista valita mitään mutta ensimmäisestä Henkilö -dimension valikosta valitaan nimike Virtanen ja prosentiksi jätetään 100. Nimikkeen voi hakea myös painamalla alasvetovalikon perässä olevaa suurennuslaski painiketta, jolloin aukeaa dimensioiden hakuikkuna, josta nimike voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä.
Oletusdimensiot
Tuotteille ja liikekumppaneille voidaan määritellä oletusdimensiointeja joiden avulla dimensiointia voidaan automatisoida. Jotta tuotteiden oletusdimensioita voi käyttää on tositteiden kirjanpito tehtävä riveittäin. Tällöin oletusarvoisesti laskua tehtäessä käytetään tuotteen oletusdimensiointia jos sellainen on ja jos tuotteella ei ole oletusdimensiointia käytetään liikekumppanin oletusta jos sellainen on. Jos kirjanpitoa ei tehdä riveittäin käytetään liikekumppanin oletusdimensiointia jos sellainen on.
Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa olevalla Yhdistetään oletusdimensiot -valinnalla määritellään käytetäänkö laskuilla liikekumppanien ja tuotteiden dimensio-oletusten yhdistämistä. Oletusarvoisesti oletusdimensioita ei yhdistetä. Jos oletustusdimensiot halutaan yhdistään valitaan arvoksi Kyllä ja tositteiden kirjanpito tehdään riveittäin. Tällöin laskua tehtäessä käytetään tuotteen oletusdimensiointia jos sellainen on ja liikekumppanin oletusdimensiointia niiden dimensioiden osalta joille ei löydy oletusta tuotteelta. Esimerkiksi jos tuotteella on oletusdimensiot Projekti - P1 ja Osasto - O1 ja liikekumppanilla oletusdimensiot Henkilö - H1 ja Osasto -O2 tulisi laskulle ilman yhdistämistä dimensiointi Projekti - P1 ja Osasto - O1. Yhdistettäessä dimensioinniksi muodostuu Projekti - P1, Osasto - O1 ja Henkilö - H1. Liikekumppanin oletusta Osasto -O2 ei tule mukaan dimensioinnille koska Osasto dimensio tulee tuotteen oletuksista.
Dimensioiden seuraaminen raporteilla
Dimensioille kohdistettuja tapahtumia voidaan seurata Kirjanpitoraporteilla sekä erilaisilla graafisilla raporteilla. Dimensiotietoja voidaan myös käyttää Tositteiden haussa hakuehtoina.
Kirjanpitoraporteilla voidaan hakea esim. Myyntiosaston tuloslaskelma. Tällöin asetetaan ensin tuloslaskelman yleiset hakuehdot (esim. Tositteen tila: Liiketapahtumat, Tositelaji: Kaikki, Aikaväli: 1.1.2009-31.3.2009) ja sitten valitaan haluttu dimensio (Osasto) ja siltä haluttu nimike (Myynti).
Jos raportille valittaisiin kaksi nimikettä, esim. Myynti ja Talous, tulisi tuloslaskelmalle mukaan ne tositteet, jotka on kohdistettu sekä Myyntiosastolle että Talousosastolle paitsi jos rastitetaan kohta Erottele nimikkeet. Erottele nimikkeet vaihtoehto tuo näytölle esimerkkitapauksessa raportin, jossa on peräkkäin tuloslaskelma Myyntiosastolle kohdistetuista tapahtumista ja tuloslaskelma Talousosastolle kohdistetuista tapahtumista.
Päivä- ja pääkirjan voi ajaa myös vaihtoehdolla Kohdistamattomat jolloin saadaan ne tositteet joita ei ole dimensioitu.
Jos halutaan seurata usean dimension vaikutusta kerrallaan, se voidaan tehdä Dimensioraportit -kohdasta löytyvillä graafisilla dimensioraporteilla. Dimensioraporteilla voidaan esim. tarkastella mikä on Virtasen osuus Myyntiosaston tuotoista ja kuluista. Katso esimerkki.
Jos graafiset dimensioraportit ovat käytössä, löytyy Tositteiden haun Lisää toimintoja -painikkeen takaa Joukkodimensiointi, jolla voi yhdellä kertaa tehdä dimensiointeja usealle laskulle.
Dimension ja ryhmätiedon ero
ProCountorissa liikekumppaneille ja tuotteille voidaan määritellä ryhmät joihin ne kuuluvat. Ryhmätietoja voidaan käyttää hakuehtoina useissa hauissa ja rajausehtoina useilla raporteilla. Esim. kohdassa Rekisterit /Rekisteriraportit löytyy useita raportteja joidenka avulla tietoja voidaan seurata liikekumppani- ja tuoteryhmien avulla.
Oleellinen ero raporteilla jotka käyttävät dimensiotietoja verrrattuna raportteihin jotka käyttävät ryhmätietoja on se että ryhmätietoja käyttävät raportit tuovat tiedot laskuilta kun dimensioraportit käyttävät kirjanpitotietoja. Ryhmätietoja käyttäen saadaan raporteilla liikekumppaneista ja tuotteista tietoja vähemmällä vaivalla mutta ei yhtä tarkasti ja monipuolisesti kuin käytettäessä dimensiointeja.