Sisältö
ProCountorissa on yrityksillä käytössä Suomen Perustililuettelo, lyhyt versio.
Stardardoinnin edut
Kirjanpidon standardoinnin avulla kirjanpitotyötä voidaan automatisoida ja tehostaa. Standardit tekevät helpommaksi henkilöiden siirron yrityksestä toiseen, varajärjestelyt, koulutuksen. Standardien avulla voidaan luoda ketjuja liiketapahtumasta viranomaisilmoituksiin ja -maksuihin asti. Standardit mahdollistavat uusien lisäarvopalvelujen tehokkaan tuottamisen, kun tietoja voidaan siirtää automaattisesti palvelusta toiseen. Moneen kertaan tehtävä manuaalinen tietojenkäsittely jää pois kun valmiista tilinpäätöksestä saadaan sähköiset tiedot verohallintoon, tilastokeskukseen, kaupparekisteriin, pankkien yritystutkimuksiin, vakuutusyhtiöille ja luottotietoja kerääviin yrityksiin. Automatisointi nopeuttaa tietojen käsittelyä ja minimoi virheet.
Taloushallinnossa on jo vuosia käytetty standardeja. Suomalaisen maksuliikenteen tehokkuus perustuu standardeihin. Tilisiirtolomake, viitemaksunumero, tiliote tositteena ja laskun pankkiviivakoodi ovat esimerkkejä jo vuosia hyvin toimineista standardeista. Uutena standardina Y-tunnukset korvaavat asiakas- ja toimittajanumerot. Verkkolaskustandardi mahdollistaa sähköiset laskut ja ostolaskujen automaattisen käsittelyn. TYVI-ilmoitusstandardit mahdollistavat sähköiset viranomaisilmoitukset.
Perustililuettelo on välttämätön osa standardointia
Perustililuettelo mahdollistaa:
- sähköisen TITO-tiliotteen kirjaamisen automaattisesti
- osto- ja myyntilaskujen maksujen automaattisen reskontrakäsittelyn
- sähköisen laskun kirjaamisen välittömästi kirjanpitoon
- tilinpäätöksen laatimisen pitkälle valmiiksi automaattisesti
- tilinpäätöstietojen siirtämisen viranomaisille ilman yrityskohtaisia käännöstauluja tai manuaalityötä
Perustililuettelon standardointityöhön ovat osallistuneet suurten tilitoimistoketjujen edustajien lisäksi Taloushallintoliitto, Verohallitus ja Tilastokeskus. Sen ovat ottaneet jo nyt palveluihinsa suurin osa suomalaisista taloushallinnon järjestelmiä tuottavista yrityksistä. Myös verkkolaskukonsortion tekemässä verkkolaskustandardissa välitetään oletustileinä juuri Perustililuettelon tilinumerot.
Miksi lyhyt perustililuettelo?
Tuloslaskelmassa valtaosa liiketapahtumista ryhmittyvät muutamalle riville: tulot Liikevaihtoon, palkat Palkkoihin ja melkein kaikki muut Liiketoiminnan muihin kuluihin. Poistoihin, korkoihin ja veroihin kirjataan vain vähäinen osa tositteista.
Liiketoiminnan muitten kulujen yksityiskohtainen eritteleminen johtaa suureen tilien määrään ja yhdelle tilille kirjautuu vain muutamia tositteita, joiden rahallinen arvo usein on epäolennainen. Tämä lisää kirjaustyötä, vaikeuttaa kirjanpidon automatisointia ja hankaloittaa yrityksen toiminnan tuloksellisuuden hahmottamista.
Yrityksen kannattavuutta ei myöskään normaalisti saada kuntoon sillä, että yksittäisen pienen erän menoja supistetaan.
Pitkä tililuettelo onkin paperimaailman tuote: kun tietoja ei voida jälkikäteen enää käsitellä automaattisesti, on paperille tietous ryhmiteltävä varmuuden vuoksi pieniin eriin siltä varalta, että pikkutarkkaa tietoa joskus tarvittaisiin.
Muiden tunnisteiden käyttö perustililuettelon ohella
ProCountorissa on lukuisia muita tietoja, joiden avulla saadaan tarvittaessa yksityiskohtaista tietoa yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Myynnistä suoritettava arvonlisävero lasketaan automaattisesti verokannoittain. Myyntilaskutusta voidaan kyselyillä ja raporteilla eritellä yrityksittäin: kuinka paljon tietty asiakas on ostanut vapaasti yli tilikausien ulottuvalla ajanjaksolla? Tuoteraportilla myyntiä voidaan ryhmitellä asiakasryhmittäin, asiakkaittain, tuoteryhmittäin ja tuotteittain tehtävillä tilastoilla. Tällöin ei ole mitään tarvetta kirjata myyntiä eri pääkirjatileille.
Ostot voidaan selvittää toimittajittain. Liiketoiminnan muut kulut saadaan tuloslaskelmassa eriteltyinä pääryhmittäin lyhyen perustililuettelon mukaan. Esimerkiksi matkapuhelinkulujen määrää ei tarvitse selvittää pääkirjatililtä, vaan kysymällä matkapuhelinoperaattorin lähettämien laskujen summa. Tuoteraportilla ostoja voidaan ryhmitellä toimittajaryhmittäin, toimittajittain, ostotuoteryhmittäin ja ostonimikkeittäin. Verkkolaskujen yleistyessä laskujen tuoterivit jäävät osaksi tietokantaa. Sen jälkeen voidaan ilman mitään manuaalista työtä koska tahansa selvittää esimerkiksi yhtiön henkilökunnan lähettämien tekstiviestien lukumäärä ja niiden kustannukset tietyltä ajanjaksolta. Toki eri asia on, onko tällä tiedolla mitään käyttöarvoa. Esimerkki kuitenkin osoittaa, että lyhyellä tililuettelolla saadaan paperittomasta kirjanpidosta paljon yksityiskohtaisempaa tietoa kuin pitkillä tililuetteloilla tähän asti on saatu.
ProCountorissa on em. muusta toiminnasta syntyvien luokittelujen lisäksi mahdollista luokitella liiketapahtumat kuudelle eri dimensiolle. Kaksi dimensioista on valmiiksi nimetty, Projekti ja Henkilö. Projekti mahdollistaa myös erillisten projektihallinnon palvelujen yhdistämisen ProCountoriin. Henkilödimensio taas mahdollistaa erilaisen henkilöön liittyvän seurannan automatisoinnin. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilön tuomat tulot ja aiheuttamat menot, matkaennakkojen seuranta, verovalvontatiedot jne.
Dimensiot yritys voi vapaasti nimetä ja käyttää vapaasti sisäiseen laskentaansa, esimerkiksi tulosyksikköseurantaan tai kustannuslaskentaan.
Yhdistysten ja kiinteistöyhteisöjen tililuettelot
ProCountorissa saa oman tilikartan ja tuloslaskelman yhdistyksille ja kiinteistöyhteisöille pyytämällä sitä sähköpostit osoitteesta asiakaspalvelu@procountor.com . Toimenpide vaikuttaa tilikarttaan ja kirjanpitoraportteihin. Taseen pääkirjatilit ovat kaikilla kirjanpitovelvollisilla samat.
Miksi ei omaa yrityskohtaista tililuetteloa?
Jos yleistä perustililuetteloa ei olisi, suuri osa kirjanpidon automaatiosta menetettäisiin. Kirjanpito olisi käsityötä tai sitten jouduttaisiin rakentamaan massiivisia, manuaalisesti ylläpidettäviä käännöstauluja, joissa erilaisten järjestelmien pääkirjatilinumeroita käännettäisiin omaan kirjanpitoon sopiviksi.
Miten tiliöinti automatisoidaan?
ProCountorissa käytetään oletustilejä, joiden avulla myynnit, ostot, matka- ja kululaskut, muistiot ja tiliotteet kirjataan pääkirjatileille. Oletustilit on valittu sen mukaan, mikä yleisimmin olisi käytettävien tietojen mukaan oikea tiliöinti. Yrityskohtaisesti oletustilejä voidaan muuttaa juuri kyseisen yrityksen erityistilanne huomioon ottaen.
Kirjanpitolain mukaan tiliöintejä voidaan tarkentaa (korjata) koko tilikauden ajan. Kirjanpitovelvollisen kannalta olennaista on se, että esimerkiksi ostolasku on mukana kirjanpidossa heti kun se on rekisteröitynyt palveluun. Koska suurin osa ostolaskuista tuloslaskelmassa kirjautuu Liiketoiminnan muuksi kuluksi, ei välittömästi ole olennaista se, että tiliöinti olisi heti oikealla pääkirjatilillä. Kirjanpitäjä voi tarkentaa tiliöinnit esimerkiksi kerran kuukaudessa. Tarkennus tehdään vain liiketapahtumille, jotka ovat todennäköisesti väärällä tilillä. Kaikkia tositteita ei tarkisteta, koska tarkennustarpeen pystyy päättelemään laskun toimittajan mukaan. Jos tarkennus vaikuttaa arvonlisäverotukseen, ProCountor tekee oikaisun uusimpaan arvonlisäverolaskelmaan laskun päiväyksestä riippumatta. Tällöin epäolennaiset oikaisut eivät aiheuta mitään ylimääräisiä toimenpiteitä.
Kirjanpitäjä tai tilintarkastaja voi vielä tilikauden päättyessä varmistaa oletustilien olennaisen oikeellisuuden yksinkertaisella kyselyllä, jossa pääkirjaan valitaan oletustilille kirjautuneet olennaiset (esimerkiksi yrityksen koosta riippuen yli 1000/5000 euroa) ostolaskut.