Sisältö
ProCountor-ohjelmisto sisältää kaikki laskutuksessa ja myyntitapahtumien käsittelyssä tarvittavat työkalut. Tällä sivulla kuvataan lyhyesti myyntilaskujen laadintaan, lähettämiseen sekä myyntireskontraan liittyviä toimintoja.
Myyntilaskutuksen ja -reskontran ominaisuudet
- myyntien laskutusohjelma ja kirjanpito
- myyntitilausten laadinta ja kirjanpito sekä tilausvahvistusten/tarjouksien lähettäminen
- laskutus joukkolaskulla ja laskujen ajastettu lähetys
- laskujen lähettäminen verkkolaskuna, postitse, sähköpostina ja paperilla
- maksumuistutusten laadinta ja lähettäminen postitse, sähköpostina ja paperilla
- perintäkulujen sekä viivästyskoron laskenta
- liitetiedostot verkkolaskuina, postitse sekä sähköpostitse lähetettäviin myyntilaskuihin
- asiakas- ja tuoterekisterien ylläpito
- asiakashallinta (CRM)
- graafiset raportit asiakkaista ja myyntituotteista
- avointen myyntilaskujen luettelo
- myyntireskontran automaattinen päivitys viitemaksujen perusteella
- suoraveloitukset
- sopimuslaskutus
- varastohallinta
- ulkopuolinen rahoitus (factoring)
Laskujen laadinta
Yksittäisen myyntilaskun laadinta
Myyntilasku voidaan laatia ProCountorissa joko asiakasrekisteriin tallennetulle asiakkaalle tai ilman rekisteriasiakasta eli ns. tyhjälle laskupohjalle. Myyntilaskun laadinta tapahtuu joko päävalikon kohdasta Myynnit > Uusi myyntilasku tai painamalla asiakasrekisterissä Vie laskulle -painiketta. Uusi myyntilasku on mahdollista laatia myös hakemalla aiemmin laadittu lasku ja hyödyntämällä laskun kopiointitoimintoa.
Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä myyntilasku tallennetaan ProCountorin tietokantaan Kesken-tilassa ja sille muodostetaan saman tien kirjanpito oletustiliöintien peruteella. Kun lasku on valmis ja se hyväksytään, se siirtyy Lähettämätön-tilaan. Tästä lasku voidaan edelleen helposti lähettää haluttua laskukanavaa käyttäen.
Joukkolasku
Mikäli samalla kertaa ollaan laatimassa useita samankaltaisia myyntilaskuja, voidaan hyödyntää Joukkolasku-toimintoa. Tämä mahdollistaa useiden laskujen laadinnan vaivattomasti kerralla. Toiminto avautuu päävalikon kohdasta Myynnit > Uusi myyntilasku aukeavan näkymän Joukkolasku-painikkeesta.
Joukkolaskua voidaan hyödyntää esim. seuraavissa tilanteissa:
- Useiden samansisältöisten laskujen laadinta eri asiakkaille (esim. jäsenmaksuja varten)
- Kuukausittain toistuvien laskujen laadinta (esim. vuokranmaksua varten)
Sopimuslaskutus
Sopimuslaskutus on ProCountorin maksullinen lisäpalvelu, joka mahdollistaa sopimusperusteisen laskutuksen. Sopimuslaskutuksen avulla on helppoa laatia esim. kuukausittain tai puolivuosittain toistuvia samansisältöisiä laskuja. Sopimuslaskutus löytyy kohdasta Myynnit > Sopimuslaskutus
Mikäli haluatte ottaa sopimuslaskutuksen käyttöön, ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme.
Laskutustiedon siirto muusta järjestelmästä
Sen lisäksi, että myyntilaskut laaditaan ProCountorissa edellä kuvatulla tavalla yksitellen tai eränä, on laskutustietoja on mahdollista siirtää muista järjestelmistä. Laskujen siirto voi tapahtua esim. toiminnaohjausjärjestelmästä, projektinhallintaohjelmistosta, verkkokaupasta tai kassajärjestelmästä. Laskutustietojen siirto on mahdollista toteuttaa päävalikon kohdasta Hallinta > Aineiston sisäänluku löytyvällä toiminnolla tai Laskujen automaattisiirto -liittymän avulla.
Mikäli olette kiinnostuneita laskujen automaattisiirron käyttöönotosta, ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme.
Laskujen lähetys
Lähetystavat eli laskukanavat
Myyntilaskua laadittaessa on mahdollista valita ns. laskukanava. Laskukanava tarkoittaa tapaa, jolla myyntilasku lähetetään ProCountorista. Käytettävissä ovat seuraavat laskukanavat:
- Posti
Lasku lähetetään postitse ProCountorin tulostus- ja postituspalvelun kautta. Lähetyksen jälkeen lasku automaatttisesti tulostetaan, kuoritetaan ja toimitetaan postin kuljetettavaksi.
- Verkkolasku
- Lasku lähetetään sähköisessä muodossa laskulla annettuun verkkolaskuosoitteeseen. Laskun mukana toimitetaan myös PDF-muotoinen kuva laskusta ja sen mahdollista liitteistä. Lähetyksen jälkeen lasku siirretään automaattisesti verkkolaskuoperaattorin toimitettavaksi.
- Sähköposti
- Lasku lähetetään sähköpostitse siten, että viestin liitteenä toimitetaan PDF-muotoinen kuva laskusta ja sen mahdollisista liitteistä. Lähetyksen jälkeen sähköposti lähtee automaattisesti.
- Ei lähetetä
Laskua ei ole tarkoitus lähettää vaan se on esim. koontilasku. Laskua ei voida lähettää ProCountorista automaattisesti.
Laskun lähettäminen
Yksittäinen hyväksytty (eli lähettämätön-tilassa oleva) lasku voidaan lähettää suoraan laskunäkymän Lähetä-painikkeella, jos laskun laskukanavaksi on valittu postitus, verkkolasku tai sähköposti.
Useita laskuja voidaan hyväksyä ja lähettää Tositteiden haku-näkymän hiiren oikean painikkeen kautta aukeavassa valikossa olevalla Usean myyntilaskun hyväksyntä/lähetys-toiminnolla. Aiemmin lähetetty lasku voidaan tarvittaessa lähettää uudelleen Tositteiden haku-näkymän hiiren oikean painikkeen kautta aukeavassa valikossa olevalla Lähetä-toiminnolla.
Lähetettäessä lasku siirtyy ns. lähetyslistalle, josta se poistuu automaattisesti. Mikäli lasku on päivätty kuluvalle päivälle, lasku lähtee käytännössä välittömästi. Tulevaisuuteen päivätyt laskut lähetetään vasta kolme päivää ennen laskun päivää.
Myyntireskontra
Avoimien laskujen haku
Avoimia myyntilaskuja ovat hyväksytyt myyntilaskut, joita ei ole vielä maksettu. Näiden haku onnistuu suoraan päävalikon toiminnolla Avoimien myyntien haku tai Tositteiden haku-toiminnon Avointen haulla.
Automaattinen viitteiden kohdistus
ProCountoriin liittetyiltä pankkitileiltä noudetaan automaattisesti saapuvat tiliotteet ja viitemaksuaineistot. Viitemaksut kohdistetaan automaattisesti avoimiin myyntilaskuihin viitenumeron perusteella ja laskut merkitään suoritusten perusteella maksetuiksi (tai osittain maksetuiksi, jos maksettu summa ei täsmää avoimen summan kanssa).
Maksumuistutusten lähettäminen
Avoimista myyntilaskuista voidaan laatia ja lähettää maksumuistutuksia. Maksumuistutuksen lähettäminen tapahtuu ensin hakemalla kyseinen lasku ja sen jälkeen painamalla Avoimien myyntien haku-toiminnossa ja Tositteiden haun Avointen haussa käytettävissä olevaa Maksumuistutus-painiketta. Maksumuistutukseen voidaan valita teksti ja lähetystapa, minkä jälkeen se voidaan lähettää postituspalvelun kautta tai sähköpostitse.
Usean maksumuistutuksen lähettäminen tapahtuu Avoimien myyntien haku -näkymällä hakemalla ensin avoimet laskut ja mahdollisesti jo rajaamalla muistutettavat laskut. Tämän jälkeen käytetään painiketta Maksumuistutus ja sieltä Usean laskun maksumuistutus/perintään siirto. Aukeavalla näkymällä valitaan ne laskut, joista halutaan lähettää muistutus, tämän jälkeen valitaan teksti sekä lähetystapa.
Samalla näkymällä voidaan myös siirtää laskuja Duetto Group Oy:n huomautus- tai perintäpalveluun, lue lisää usean laskun maksumuistutuksesta ja perintään siirrosta.
Lue lisää yksittäisen maksumuistutuksen lähettämisestä täältä.
Reskontraan liittyviä työkaluja
Myyntireskontran hoitoon liittyen hyödyllinen työkalu on seuraava:
Myyntilaskun erikoistilanteet-toiminnon avulla on mahdollista mm. laatia laskun perusteella hyvityslasku sekä merkitä laskulle sitä kuittaavia maksutapahtumia.