Myyntilaskujen tarkistustoiminnossa on kyseessä menetelmä, jolla myyjät pääsevät tarkistamaan itse omille asiakkaillensa lähetettävät laskut ennen varsinaista lähetystä. Toiminnon käyttöönotossa ja käytössä on 6 vaihetta.
Sisältö
Myyntilaskujen tarkistustoiminnon käyttöönotto
Yrityksen tietojen kohdasta Käyttöasetukset rastitetaan kohta Myyntilaskujen tarkistusmerkinnät. Tämän jälkeen laskuille voidaan lisätä tarkistusmerkintöjä ja tarkistusmerkinnät sekä niihin liittyvät rajausehdot näkyvät tositteiden haussa.
Asiakkaille oletustuotteiden tallennus
ProCountorissa on oletustuoteominaisuus. Siinä asiakkaalle voidaan poimia tuoterekisteristä tuotteita, jotka tulevat automaattisesti laskupohjalle laskua tehdessä. Oletustuotteiden tietoja voi muuttaa asiakaskohtaisesti. Oletustuotteiden tiedot löytyvät liikekumppanin tietojen kautta.
Muutettavia tietoja ovat määrä, hinta ja alennus. Laadittaessa kyseiselle asiakkaalle laskua Joukkolaskulla tai yksittäin, lisätään oletustuotelistalla olevia tuotteita Oletusmäärän verran valmiiksi laskulle. Mikäli tämä määrä on nolla, oletustuotetta ei lisätä laskulle. Jos tuotteelle halutaan määrittää asiakaskohtainen hinta ja/tai alennus, valitaan ensin kohta Eri hinta ja/tai Eri alennus ja sen jälkeen syötetään haluttu Hinta ja/tai Alennus-%. Jos ei käytetä asiakaskohtaisia hintoja ja alennuksia, nämä tiedot haetaan tuoterekisteristä.
Lisäksi tuotteelle voidaan asettaa voimassaoloajat. Jos voimassaoloaikaa ei ole määritelty, kaikki toimii kuten ennenkin, eli tuote tulee aina laskulle. Jokaiselle tuotteelle voi kirjata x kpl voimassaolo-aikoja. Näitä aikavälejä verrataan laskun tekohetken päivämäärään (ei laskun päiväykseen) ja otetaan laskupohjalle, jos tekohetki osuu voimassaoloaikaan. Alkupvm ja loppupvm ovat mukana voimassaolo-ajassa. Jomman kumman voi jättää tallentamatta, eli voi tallentaa esim. vain alkupvm:n.
Myyntilaskujen laadinta
Myyntilaskut voidaan laatia asiakkaille yksitellen, tuoda laskuaineiston siirtotiedostolla tai käyttää joukkolaskun laadintaa, eli laatia kerralla lasku usealle vastaanottajalle. Joukkolasku laaditaan ohjelman kohdassa Myynnit > Uusi myyntilasku > Joukkolasku, siellä valitaan ne liikekumppanit, joita halutaan laskuttaa. ProCountor tuo näiden asiakkaiden laskuille automaattisesti mukaan asiakasrekisterissä olevat oletustuotteet. Uusia tuotteita voidaan ottaa mukaan joukkolaskun laadinnan yhteydessä.
Laskuryhmä voidaan nimetä joukkolaskua laadittaessa. Oletusnimi on ”Joukkolasku pp.kk.vvvv”. Jos joukkolaskun tallennuksen yhteydessä tulee virheilmoitus, jossa sanotaan, että laskulla ei ole rivejä, se tarkoittaa että jollakin valituista liikekumppaneista ei ole oletustuotteita lainkaan määriteltynä. Joukkolaskuja jotka ovat tyyppiä ”Monta laskua” voi hyväksynnän jälkeen tarkastaa vielä Muokkaa-painikkeen avulla. Laskut ovat tässä vaiheessa vielä tilassa kesken ja niitä voi muokata. Laskuja ei pidä merkitä lähetettäväksi tai hyväksyä tästä suoraan, jos niiden tietoja vielä tarkistetaan ja mahdollisesti muutetaan. Joukkolaskuja jotka ovat tyyppiä ”Koontilasku” ei voi muokata.
Myyntilaskujen tarkistaminen
Myyjä etsii haluamansa laskut esiin tositteiden haun kautta, esimerkiksi joukkolaskun laskuryhmän nimen perusteella tai asiakasryhmän perusteella. Laskupohjalla on jo tarvittavat laskurivit, joiden määränä on asiakaskohtainen oletustuotteen määrä. Se voi olla kiinteä luku tai sitten esim. 1, joka pitää kuukausittain vaihtaa. Myyjä täydentää/ tarkastaa keskeneräiset myyntilaskut.
Ensimmäinen myyntilaskun tarkistaja eli myyjä tarkastaa omat laskunsa ja painaa Tark.merk.- painiketta, joka tekee hänen tarkistusmerkintänsä laskun myyjän muistiinpanoihin (esim. Tutustuja, Tuija 01.10.2009). Tarkistusmerkinnän yhteydessä voi kirjoittaa lyhyen kommentin (max 255 merkkiä), joka näkyy sitten päivämäärän jälkeen. Jos on tarvetta, niin toinenkin myyjä voi käydä tarkistamassa laskun ja hänenkin tarkistusmerkintänsä tallentuu Tark.merk.-painikkeen taakse näkyviin.
Lasku pysyy koko ajan tilassa ”Kesken”. Myyntilaskujen tarkistajat näkevät toinen toisensa kommentit, mutta voivat muokata tai poistaa vain omia tarkistusmerkintöjään. Kun muokkaa omaa tarkistusmerkintäänsä, niin uusi leima korvaa aikaisemman leiman.
Tarkistettujen myyntilaskujen hakeminen
Tositteiden haun Laskut/Tositteet hakutuloksen oikeanpuoleisimmassa sarakkeessa näkyvät tarkastusmerkinnät. Ensin näkyy tarkistusmerkintöjen lukumäärä, jotta tämän sarakkeen perusteella pystyy lajittelemaan erilleen ne, joissa on 0 kpl merkintöjä ja esim. ne, joissa on 2 kpl merkintöjä. Lukumäärän jälkeen näytetään tarkistusleimat, päivämäärät ja mahdolliset kommentit.
Tosittein haun hakuehdoissa on omina kohtina alasvetovalikko tarkistusmerkintöjen laatijoista, lukumäärästä ja kommenteista. Laatija tarkoittaa yksinkertaisesti tarkistusmerkinnän tehnyttä käyttäjää. Kommenttikentän avulla voi hakea, jos muistaa mitä on ko. kenttään kirjoittanut tai jos on esim. sovittu, että kaikkiin epäselvyyksiä sisältäviin laskuihin tehdään tähän tietty merkintä hakemista helpottamaan.
Tark. merk. Lkm-nimiseen kenttään voi syöttää esim. =1, niin tuodaan esiin ne laskut, joilla on yksi tarkistusmerkintä. Rajauksen voi tehdä myös näin: 1-2, niin tuodaan esiin ne joissa on yksi tai kaksi tarkistusmerkintää. Jos syöttää arvon < 3, niin tuodaan ne joissa on nolla, yksi tai kaksi tarkistusmerkintää.
Myyntilaskujen lähetys
Kun tarvittavat tarkistusmerkinnät on laskuilla, ne voidaan lähettää Tositteiden haun Laskujen hausta valitsemalla hiiren oikealla painikkeella aukeavasta valikosta Lähetä tai Lisää toimintoja -painikkeen takaaUsean myyntilaskun hyväksyntä/lähetys.