Sisältö
ProCountor-ohjelmisto sisältää kaikki ostolaskujen käsittelyssä ja maksamisessa tarvittavat työkalut. Tällä sivulla kuvataan lyhyesti ostolaskujen kirjaamiseen, hyväksymiseen ja ostoreskontraan liittyviä toimintoja.
Huom! Mikäli ostolaskua on hyväksymisen jälkeen vielä tarve muokata tai mitätöidä, saadaan ostolasku tilasta Hyväksytty tilaan Kesken Tositteiden haun kautta painikkeesta Tarkastaminen.
Ostolaskujen käsittelyn ja ostoreskontran ominaisuudet
- ostolaskujen käsittely, asiatarkastus, hyväksyminen ja kirjanpito
- ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna
- ostotilausten käsittely, lähettäminen sekä kirjanpito
- ostolaskujen skannaus ja viivakoodin tulkinta Docusend-ohjelmistolla
ostolaskujen skannauspalvelu yhteistyössä Xerox Oy:n ja Itellan kanssa
- skannatun kuvan liittäminen laskuun
- toimittaja- ja tuoterekisterien ylläpito
- graafiset raportit toimittajista ja ostotuotteista
- avointen laskujen luettelo
- ostolaskujen maksaminen koti- ja ulkomaanmaksuina
- ostoreskontran automaattinen päivitys tiliotteiden perusteella
Ostolaskujen tallentaminen
Verkkolaskujen vastaanotto
Tehokkain tapa ostolaskujen tuomiseen ProCountoriin on ottaa ne vastaan verkkolaskuina. Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot voidaan suoraan lukea sisään taloushallinto-ohjelmaan ilman manuaalista tallennustyötä. Tämä tehostaa toimintaa ja vähentää laskujen kirjaamisessa tapahtuvia virheitä.
ProCountoriin on suoraan liitetty verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon tarvittavat yhteydet, joten riittää, kun annatte laskuttajalle oman verkkolaskuosoitteenne. Tämän jälkeen saapuvat verkkolaskut ilmestyvät automaattisesti ProCountor-ympäristöönne tilassa Vastaanotettu, jossa ne voidaan asiatarkastaa, hyväksyä ja maksaa sähköisesti. Myös laskujen kirjanpito muodostuu automaattisesti oletusten perusteella.
Ostolaskujen skannauspalvelu
Mikäli laskuttaja ei pysty vielä lähettämään verkkolaskuja, mutta haluatte kuitenkin sähköistää ostolaskujen käsittelyä, voitte käyttää Xeroxin ostolaskujen skannauspalvelua tai Itellan ostolaskujen skannauspalvelu. Tällöin ostolaskut ohjataan erilliseen postilokero-osoitteeseen, josta ne automaattisesti skannataan ja siirretään ProCountor-ympäristöönne. Tästä eteenpäin laskujen käsittely onnistuu taas täysin sähköisesti.
Sekä verkkolaskuna vastaanotetut että skannatut ostolaskut löytyvät ProCountorista tilassa Vastaanotettu. Niiden haku onnistuu helposti esimerkiksi Ostolaskujen haku-toiminnolla.
Ostolaskujen kirjaaminen käsin
Ostolasku voidaan tallentaa myös käsin ProCountoriin joko toimittajarekisteriin tallennetulle toimittajalle tai suoraan ns. tyhjälle laskupohjalle. Ostolaskun Liitteet -painikkeella pääsee laskulle liittämään tiedostoja (esimerkiksi laskun skannattu kuva). Ostolaskun kirjaaminen tapahtuu joko päävalikon kohdasta Ostot > Uusi ostolasku tai painamalla toimittajarekisterissä Vie laskulle -painiketta. Uusi ostolasku on mahdollista laatia myös hakemalla aiemmin laadittu lasku ja hyödyntämällä laskun kopiointitoimintoa.
Ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä
Asiatarkastus ja hyväksyntä
Ennen saapuneiden ostolaskujen maksamista, ne tulee tarkastaa. Tätä varten ProCountorissa on mahdollisuus asiatarkastaa ja hyväksyä saapuneet ostolaskut. Asiatarkastuksella tarkoitetaan sitä, että ostolaskun sisältö tarkistetaan esim. tilausvahvistusta vasten ja hyväksynnällä sitä, että lasku on OK maksettavaksi. Hyväksynnän jälkeen laskusta myös tulee kirjanpidon kannalta liiketapahtuma.
Hyväksymiskierron käyttäminen
Mikäli ostolaskujen asiatarkastamiseen ja/tai hyväksymiseen osallistuu yrityksessä useampia henkilöitä, kannattaa käyttää ostolaskujen hyväksymiskiertoa. Tällöin laskuille on mahdollista määrittää nimetyt asiatarkastajat ja hyväksyjät ja he saavat tarvittaessa myös sähköpostitse ilmoituksia tarkastamista odottavista ostolaskuista.
Ostoreskontra ja maksaminen
Avoimien ostolaskujen haku
Avoimia ostolaskuja ovat asiatarkastetut tai hyväksytyt ostolaskut, joita ei ole vielä maksettu. Näiden haku onnistuu suoraan päävalikon toiminnolla Avoimien ostojen haku tai Tositteiden haun Avointen haku -toiminnon kautta.
Ostojen haku ja maksaminen
ProCountor sisältää pankkiyhteydet, joiden avulla ostolasku voidaan maksaa ProCountoriin liitetyiltä yrityksen pankkitileiltä. Maksamista odottavia ostolaskuja voidaan hakea suoraan päävalikon toiminnolla Maksettavien tositteiden haku tai Tositteiden haun Maksettavien haku -toiminnon kautta.
Maksaminen -näkymälle päästään Tositteiden haun kautta tai ostolaskun tiedoista painikkeella Maksaminen. Mikäli samalla kertaa halutaan maksaa useita laskuja, voidaan käyttää toimintoa Usean laskun maksaminen. Hyväksytyt laskut eivät mene automaattisesti maksuun, vaan ne täytyy vielä aina erikseen maksaa.
Automaattinen tiliotteiden nouto
ProCountoriin liitetyiltä tileiltä noudetaan automaattisesti tiliotteet. Tiliotteella näkyvät otot kohdistetaan viitenumeron perusteella maksettuihin ostolaskuihin, jolloin laskut kuitataan maksetuiksi ja ne poistuvat avoimien ostolaskujen joukosta.