Sisältö
Ostolaskujen skannaus mahdollistaa laskujen sähköisen kierrätyksen ja sähköisen arkiston käytön myös sellaisissa tilanteissa, joissa laskuja ei voida vielä saada verkkolaskuina.
Yleistä
ProCountorin ostolaskujen skannauspalvelun avulla yritys voi helposti sähköistää saamansa paperilaskut ja tehostaa laskujen käsittelyprosessiaan. Asiakasyrityksen laskuttajien postitse lähettämät laskut skannataan ja siirretään automaattisesti ProCountor-taloushallinto-ohjelmistoon. Palvelu on toteutettu yhteistyössä Itellan kanssa.
Paperilaskut ohjataan Itellan antamaan laskutusosoitteeseen, minkä jälkeen ne esikäsitellään ja digitoidaan. Laskujen kuvat ja laskuilta tallennetut tiedot ovat sähköisessä muodossa asiakkaan käytettävissä saapumisesta seuraavana arkipäivänä.
Hinnoittelu
Skannauspalvelusta veloitetaan avausmaksu sekä käyttömaksuja. Käytöstä veloitetaan skannattujen ostolaskujen sekä näiden sisältämien laskusivujen perusteella. Kaikki maksut peritään normaalisti ProCountorin kuukausittaisen laskutuksen yhteydessä.
Käyttöönotto
Päätettyään palvelun käyttöönotosta asiakasyritys ilmoittaa tästä ProCountorille, joka välittää tarvittavat tilaustiedot Itellalle. Skannauspalvelu on valmiina tuotantokäyttöön noin kaksi viikkoa tilauksesta. ProCountor ilmoittaa asiakkaalle skannauspalveluun liitetyn postilokero-osoitteen, joka toimii asiakkaan laskutusosoitteena. Asiakas voi tämän jälkeen ilmoittaa laskutusosoitteen muutoksesta paperilaskuja lähettäville laskuttajilleen ja alkaa vastaanottaa kaikki paperilaskunsa skannauspalvelun kautta.
Skannauspalvelun voi tilata ProCountorin myynnistä info@procountor.com tai omalta yhteyshenkilöltä. Skannauspalvelun tilauksella hyväksytään myös tämän palvelukuvauksen mukainen hinnoittelu.
Laskujen vastaanotto
Laskut ohjautuvat Itellan jakeluverkosta ProCountorin asiakasyritykselle osoitteella PL XXXXX, suurasiakaspostinumero 00021 Laskutus. Postilokeronumeroilla erotetaan eri yritykset ja niiden yksiköt. ProCountor ilmoittaa yrityskohtaisen postilokeronumeron asiakkaalle käsiteltyään skannauspalvelun tilauksen.
Laskujen esikäsittely
Itella vastaanottaa paperiset ostolaskut sekä avaa ja tyhjentää kuoret. Kuoret avataan koneellisesti ja tyhjennetään käsin. Tämän jälkeen kirjekuoret tuhotaan. Tyhjennettäessä sisältö lajitellaan. Laskut suoristetaan skannauskelpoisiksi ja niistä poistetaan mahdolliset niitit ja paperiliittimet. Muut kuin laskut ja laskut, joita ei voida optisesti lukea, lähetetään eteenpäin asiakkaalle sovittuun osoitteeseen. Oletusarvoisesti kaikki laskujen liitemateriaali skannataan. Mainokset, asiakaslehdet, hinnastot, kuvastot ja laskukopiot tuhotaan skannaamatta. Maksukehoitukset käsitellään kuten normaalit laskut.
Laskujen optinen tulkinta
Ostolaskuilta luetaan seuraavat tiedot:
- Postilokero (yksilöi vastaanottavan yrityksen, tiedon avulla lasku kohdistetaan oikealle yri-tykselle)
- Laskun numero
- Laskun päivä
- Eräpäivä
- Valuutta
- Loppusumma
- Viitenumero
- IBAN
- BIC
- Lähettäjän nimi
- Lähettäjän Y-tunnus (suomalainen)
- Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys)
Rivitason tiedot
- Tuotteen nimi
- ALV-prosentti
- Rivin verollinen summa
Tietojen tulkinta käsittää suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset laskut. Muunkielisissä laskuissa välitetään normaalitapauksena vain laskun kuva ja puuttuvat tiedot välitetään tyhjinä kenttinä. Puuttuvat summatiedot täytetään arvolla nolla.
Pakollisena tietona laskulta tulee löytyä vastaanottajan laskutusosoite (asiakkaan nimi, postilokero ja -toimipaikka). Ilman näitä tietoja toimitus asiakkaan ProCountor-ympäristöön ei ole mahdollinen. Laskutusosoitteen puuttuessa kopioidaan tieto kuorelta laskulle, mistä veloitetaan laskukohtainen lisäveloitus. Optisesti tulkittujen tiedot kohdistetaan ProCountorin ostolaskun tietokenttiin. Lisäksi laskusta muodostetaan PDF-muotoinen kuva, joka lisätään ostolaskun liitteeksi.
Skannatun paperimateriaalin jälkikäsittely
Skannauksen jälkeen laskuja säilytetään tietosuojatuissa tiloissa 2 kuukautta, minkä jälkeen ne tuhotaan silppuamalla DIN 32 757-turvaluokituksen mukaisesti luokkaan 3 (10 x 10 mm). Kaikki silput toimitetaan jätehuoltolain mukaiseen uusiokäyttöön.