Ostolaskujen skannaus mahdollistaa laskujen sähköisen kierrätyksen ja sähköisen arkiston käytön myös sellaisissa tilanteissa, joissa laskuja ei voida vielä saada verkkolaskuina. Tällä sivulla on kuvattu eri tapoja ostolaskujen skannauksen hyödyntämiseen ProCountorissa.
Yleistä
KTM:n päätös kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä: 1 luku 2 § 2 mm: ”Paperilta kuvatun tositteen tai muun kirjanpitoaineiston tulee olla tulostettavissa paperille selväkieliseen muotoon ja värejä lukuunottamatta samanlaisena kuin tosite tai muu aineisto on alkuperäisenä.”
ProCountorissa paperisten ostolaskujen skannaus onnistuu automaattisen ostolaskujen skannauspalvelun tai erillisen Docusend-ohjelmiston avulla ja lisäksi laskut voidaan skannata ja liittää ohjelmaan tallennettujen tositteiden liitetiedostoiksi käsin.
Lataa: Ostolaskujen skannauspalvelu -esite (PDF)
Lataa: Laskujen siirto Docusend-ohjelmasta -ohje (PDF)
Skannauspalvelu
ProCountorin ostolaskujen skannauspalvelun avulla yritys voi helposti sähköistää saamansa paperilaskut ja tehostaa laskujen käsittelyprosessiaan. Asiakasyrityksen laskuttajien postitse lähettämät laskut skannataan ja siirretään automaattisesti ProCountor-taloushallinto-ohjelmaan. Palvelu on toteutettu yhteistyössä Xerox Global Servicesin kanssa.
Skannauspalvelun käyttöön ottavalle ProCountorin asiakasyritykselle varataan oma postilokero-osoite, jonka yritys ilmoittaa uutena laskutusosoitteenaan paperilaskuja lähettäville laskuttajilleen. Palvelussa Xerox vastaanottaa postilokeroon lähetetyt laskut sekä esikäsittelee ja skannaa ne. Skannatuista laskuista tunnistetaan automaattisesti laskun perus- ja rivitiedot, minkä jälkeen tiedot siirretään asiakasyrityksen ProCountor-ympäristöön ja ne ovat käsiteltävinä kuten ohjelmaan saapuneet verkkolaskut. Tunnistettujen tietojen lisäksi ProCountoriin siirretään aina alkuperäisen laskun kuva PDF-muodossa. Laskun skannattu kuva on laskun liitetiedostona. Skannauspalvelun kautta saapuneet laskut ovat Vastaanotettu -tilassa.
Tunnistettavat otsikkotason tiedot
- Postilokero
- Verollinen loppusumma
- Valuutta
- Eräpäivä
- Viitenumero
- Tilinumero
- Laskun päivä
- Laskuttajan Y-tunnus
- Laskuttajan nimi
- Tilausviite ja Yhteyshenkilö.
Tunnistettavat rivitason tiedot
- Tuotteen nimi
- ALV-prosentti
- Määrä
- Yksikköhinta
- Rivin loppusumma.
Huom! SWIFT/BIC -koodi ei kuulu tunnistettaviin tietoihin skannauksessa.
Mikäli laskun rivitiedot eivät täsmää laskun loppusumman kanssa, muodostetaan laskulle ainoastaan yksi loppusummaa vastaava rivi, jonka tuotenimenä on Laskutus liitteen mukaan.
Skannattu lasku pyritään kohdistamaan liikekumppanirekisteriin y-tunnuksen ja/tai pankkitilin perusteella.
Mikäli kohdistus onnistuu, tuodaan toimittajarekisteristä seuraavat tiedot: Osoitetiedot, Oletuskirjanpitotili, Oletus ALV-status ja Oletusdimensiot.
Docusend -ohjelma
Ostolaskujen skannaukseen ja esikäsittelyyn voidaan käyttää myös Docusend -ohjelmaa, josta laskut voidaan tuoda siirtotiedostona ProCountoriin.
Kun tiedosto on luettu sisään ProCountoriin, muodostuu sinne aineiston mukaiset ostolaskut, joissa liitteenä on Docusendiin skannattu laskun kuva. Mikäli aineistossa tulee laskun tiedoissa pankkitilin numero ja joka löytyy joltain toimittajalta ProCountorin liikekumppanirekisteristä, kohdistetaan ostolasku kyseiselle liikekumppanilla ja liikekumppanin tiedoista täydennetään laskun tietoja (esim. nimi ja osoite). Jos Docusendin aineistossa tulee yhtiön nimi (kenttä Asiakirjanimi) käytetään ProCountorissa sitä. Ostolaskuille muodostuu aina yksi tuoterivi, jolla ei ole tuotenimeä eikä -koodia ja ALV-% on 23. Laskulle tulee numeroksi ProCountorin numerosarjasta seuraava vapaa numero. Laskun skannattu kuva on laskun liitetiedostona.
Skannaus itse
Paperilla oleva ostolasku voidaan skannata siirrettäväksi ProCountoriin käyttäen yrityksen tai sen käyttämän tilitoimiston skanneria ja sen mukana tulevaa ohjelmaa. Skannattu ostolaskun kuva liitetään ProCountoriin syötetylle ostolaskulle Liitetiedostot -toiminnolla.
Skannaus voidaan tehdä yksitellen tai niputtain usea ostolasku kerralla. Ostolaskut kannattaa skannata omaan kansioonsa ja nimetä se esimerkiksi ”Skannatut ostolaskut”-kansioksi. Jotta ostolasku tulee siirretyksi juuri oikean ostotapahtuman yhteyteen kuvaksi, se kannattaa nimetä toimittajan nimellä ja esimerkiksi päivämäärällä, esimerkiksi ”ProCountor2808”. Ostolaskulle ProCountorin antamaa numeroa voidaan käyttää, mikäli skannaus tapahtuu ostolaskun kirjaamisen jälkeen. Jos ostolaskussa on useita sivuja ja ne skannataan omiksi tiedostoikseen kannattaa kuvatiedoston nimenä käyttää tällöin sivunumeroa, esimerkiksi ”ProCountor2808s2”. Jos skanneri ja sen ohjelmisto mahdollistavat voidaan useampi sivuinen ostolasku skannata yhdeksi tiedostoksi ja nimetä sen mukaan esimerkiksi "ProCountor2808s1-s3".
Ostolasku skannataan musta-valkoisena (black and white) resoluutiolla 200 tai 300 dpi (pistettä tuumalla). Resoluutio tarkoittaa ostolaskusta skannatun kuvan tarkkuutta. Resoluutio 200 vastaa faksin tarkkuutta ja sillä tarkkuudella skannatusta kuvasta saa pankkiviivakoodin purettua. Yli 300 dpi:n tarkkuutta ei kannata käyttää, koska se vie tarpeettomasti tilaa.
Jos ostolaskussa on usea sivu (joissakin laskuissa myös kääntöpuolella on tositetietoja), voidaan skannatut sivut joko koota sopivalla ohjelmalla yhdeksi tiedostoksi tai siirtää kukin skannuttu sivu erikseen ProCountoriin. Yhdellä ostolaskulla voi siis olla useita liitteitä.
Harmaasävyskannausta (greyscale) eikä väriskannausta (colour) ei pidä käyttää, koska se vie tilaa moninkertaisesti musta-valkoisen kuvaan verrattuna. Jos ostolasku on skannattu värillisenä tai harmaasävyisenä, se voidaan vielä muuttaa mustavalkoiseksi ennen tallentamista skannausohjelman toiminnoilla, eikä uudelleen skannausta tarvitse tehdä. (Kuitenkin harmaasävyskannattu kuva 200 dpi:n resoluutiolla heikkenee kun sen muuttaa mustavalkoiseksi ja ostolaskun tiedot saattavat muuttua epätarkoiksi.) Tallennusmuotona suosimme jpeg-tiedostomuotoa, joka pakkaa kuvan koon vielä pienempään tilaan. Normaalisti ostolaskun koko 200 tai 300 dbi-resoluutiolla on 20-40 kB.
Jos ostolaskussa on pankkiviivakoodi, se voidaan lukea viivakoodinlukijalla erikseen. Viivakoodi luetaan ensin, jolloin ProCountor purkaa viivakoodin tiedot uudelle tositteelle. Pankkiviivakoodi sisältää saajan pankkitilin numeron, laskun summan, viitenumeron ja eräpäivän. Pankkitilin avulla haetaan rekisteristä toimittajan tiedot. Tämän jälkeen skannattu ostolasku voidaan liittää kirjatulle tositteelle.
Paperiostolaskun voi hävittää heti sen jälkeen kun se on siirretty ProCountoriin, mikäli omassa tietokoneessa oleva alkuperäinen kuva säilytetään vähintään seuraavaan päivään. ProCountorissa varmistukset otetaan joka yö, joten seuraavana päivänä ostolaskut on kahdennettu myös palvelussamme kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Ostolaskujen lisäksi skannata voidaan myös kulutositteita (esimerkiksi määrältään merkittäviä ravintolalaskuja), mikäli skannerilla se on kätevästi tehtävissä. Käytännössä vähäarvoisia taksi-, ravintola- jne tositteita ei kuitenkaan kannata skannata, eikä täydellisesti paperittomaan kirjanpitoon kannata pyrkiä.