Sisältö
Tällä sivulla on kuvattu ostolaskulla käytettävissä olevat kentät ja painikkeet. Ostolaskun laadinta tapahtuu ohjelman kohdassa Ostot/Uusi ostolasku/Luo uusi lasku.
Laskun otsikkotason kentät
Toimittajan osoite
Nimi, tarkenne ja katuosoite -kenttiin mahtuu 80 merkkiä. Postinumero kenttään mahtuu 20 merkkiä. Postitoimipaikka -kenttään mahtuu 40 merkkiä. Nimi on pakollinen tieto. Ulkomaanmaksuissa myös katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat pakollisia.
Ostajan toimitusosoite
Ostajan toimitusosoite on se, johon laskutetut tuotteet on toimitettu. Kenttien merkkimäärät ovat samat kuin Toimittajan osoite -kentissä.
Laskutustiedot
Laskun päivä - Laskun päivän voi syöttää menneisyyteen tai tulevaisuuteen, mutta ei suljetulle kaudelle. Mikäli verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta saapuneen laskun päiväys on suljetulla kaudella, tulee laskun päiväykseksi seuraava avoin päivämäärä. Eräpäivä ei tällöin muutu.
Y-tunnus - kenttään voidaan syöttää toimittajan y-tunnus.
Laskukanava - Ostolaskulla laskukanavalla ei ole merkitystä, muutoin kuin, että siitä näkee onko lasku tullut verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta. Sähköisenä tulleen laskun kuva näkyy liitetiedostona.
Yhteyshenkilö - Voit merkitä tositteelle yhteyshenkilön. Tieto tulee tositteelle näkyviin. Yhteyshenkilön avulla voit Tositteiden haun kautta etsiä tositteita.
Laskunumero - muodostetaan, kun lasku tallennetaan.
ALV-tunnus - Kenttään mahtuu 40 merkkiä. ALV-tunnus näkyy toimittajalle lähetettävässä ostotilauksessa.
Tilausviite - Kenttään mahtuu 70 merkkiä. Tilausviite näkyy viestinä maksulla.
Tila - Kentän perusteella näkee, missä tilassa tosite on. Tiloja ovat esimerkiksi Kesken ja Hyväksytty. Ostolaskujen tilat löydät täältä.
Asiakasnumero - Kenttään voidaan syöttää toimittajalle asiakanumero, mikäli sellainen on. Yrityksen tietojen Käyttöasetuksista voidaan myös määritellä, että toimittajille luodaan automaattisesti asiakasnumero. Toimittajien automaattinumerointi -asetuksen ollessa päällä annetaan uudelle toimittajalle automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin toimittajilla käytössä oleva asiakasnumero. Oletuksena automaattinumerointi ei ole käytössä.
Laskuttajan laskunumero - Kenttään voi syöttää toimittajan laskulle antama numero ja sillä voidaan hakea laskuja Tositteiden haun Laskunumero hakuehdolla.
Maksutiedot
Tilinumero - Maksun saajan pankkitilin syöttäminen on pakollista, jos laskun maksutavaksi on valittu Tilisiirto. Jos lasku on maksettu esim. käteisellä, voidaan pankkitili jättää pois, mutta silloin maksutavaksi on valittava Muu.
Eräpäivä - Mikäli maksuaikaan on enemmän kuin 98 vuorokautta voidaan Eräpäivä -kenttään syöttää oikea eräpäivä ja maksuehdoksi tulee 99.
Viivästyskorko % - Kentään syötetään viivästyskorkoprosentti.
Viitenumero - Viitenumeron syöttäminen on pakollista, jos laskun maksutavaksi on valittu Tilisiirto. Jos laskulla ei ole viitenumeroa, voidaan kenttä jättää tyhjäksi, mutta silloin maksutavaksi on valittava Muu. Viitenumerosta poistetaan automaattisesti tarpeettomat etunollat. Viitteen maksimipituus on 20 merkkiä. ProCountorin ostotositteilla (ostolasku, matka- ja kululasku) sallitaan kansainvälinen RF-viite.
Maksuehto (pv / %) - Maksuehto voi olla 0-98 vuorokautta. Ensimmäiseen kenttään syötetään maksuehtopäivät ja toiseen prosentti.
Alennus-% - Tämä alennusprosentti koskee koko laskua. Jos laskuriveillä on käytetty muita alennusprosentteja, ne poistuvat ja niiden tilalle päivittyy laskukohtainen alennusprosentti.
Maksutapa - Yleisin vaihtoehto on Tilisiirto. Maksutavan ollessa Tilisiirto ovat Viitenumero ja Pankkitili pakollisia tietoja. Jos laskulla ei ole viitenumeroa tai pankkitiliä on maksutavaksi valittava Muu, jota käytetään myös kun lasku maksetaan muuten kuin ProCountorin kautta (esim. verkkopankki, käteinen). Ulkomaanmaksuissa käytetään maksutapaa Ulkomaanmaksu, jolloin Toimittajan osoite, IBAN-tilinumero ja SWIFT-tunnus (eli BIC-koodi) ovat pakollisia tietoja.
Käteisalennus (pv / % /arvo) - Ensimmäiseen kenttään syötetään päivät, käteisalennus % valitaan alasvetovalikosta ja arvo määritellään viimeisessä kentässä. Käteisalennus ei vaikuta laskun loppusummaan.
Valuutta ja kurssi - Laskun valuutta valitaan alasvetovalikosta, jolloin kurssi tulee rekisteristä. Kurssiin voi myös syöttää haluamansa arvon.
Hyväksymiskierron tiedot
Laskun asiatark.1-3 - Mikäli Ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä tulee näihin kenttiin asiatarkastajien nimet. Asiatarkastajien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta heille voidaan lähettää viesti käsittelyä odottavasta ostolaskusta.
Laskun hyväksyjä - Mikäli Ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä tulee tähän kenttään hyväksyjän nimi. Hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta hänelle voidaan lähettää viesti käsittelyä odottavasta ostolaskusta.
Lisätiedot
Toimituspäivät - Kentässä valitaan toimitukseen liittyvät päivät.
Toimitusehto - Kenttä on käytössä mikäli Yrityksen tietojen Käyttöasetukset-näkymällä on määritelty, että toimitusehtoja käytetään. Toimitusehto valitaan alasvetovalikosta
Lisätietoja - Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu. Laskujen sisäänluvun kautta voi tuoda enintään 500 merkkiä. Lisätiedot voi syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa 
-painiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.
Hintojen verollisuus, Yksikköhinnat sis. ALV - Tällä valinnalla määritellään, sisältääkö laskutettavien tuotteiden hinta arvonlisäveron vai ei.
Toimitustapa - Kentässä voi valita toimitustavoista Postitus, Verkossa, Kuriiripalvelu, Rahtikuljetus, VR Cargo, Linja-auto, Noudettava ja Muu.
Paikkakunta - Kenttään syötetään paikkakunta. Paikkakunta voi olla 40 merkkiä pitkä.
Ostajan muistiinpanot - Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu. Tähän voidaan kirjoittaa esimerkiksi toimittajan laskunumeron. Muistiinpanot voi syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa -painiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä. Muistiinpanot näkyvät laskun kirjanpitosivulla ja Laskun asiatarkistus ja hyväksyntä -sivulla sekä Maksamisessa. Kenttä näkyy myös Tositteiden haun hakutuloksessa, muttei voida käyttää hakuehtona. Mikäli halutaan että toimittajan laskunumero toimisi hakuehtona, niin voidaan käyttää Lisätietoja-kenttää. Tositteiden haussa hiiren oikeanpuolisesta näppäimestä aukevan valikon Muistiinpanot -valinta avaa ikkunan jossa pääsee katsomaan ja muokkaamaan Ostajan muistiinpanoja riippumatta laskun tilasta.
Kirjanpito riveittäin - Tällä valinnalla voidaan määritellä, että kirjanpito muodostetaan kirjanpitosivulle riveittäin eikä yhteissummina. Valintaa kannattaa käyttää esim. silloin jos laskulla laskutetaan useita eri tuotteita, jotka halutaan kirjanpidossa, joka tapauksessa kirjata eri tileille. Mikäli halutaan käyttää tuotteiden oletustiliöintejä tai -dimensiointeja on kirjanpito muodostettava riveittäin.
Rivitiedot
Tuote - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun nimi. Kenttään mahtuu 80 merkkiä. Tuotetieto kopioituu laskun kirjanpitosivulle, mikäli laskulla valitaan Kirjanpito riveittäin.
Tuotekoodi - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun koodi. Kenttään mahtuu 40 merkkiä.
Määrä - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun määrä. Määrä voi olla 4 desimaalin tarkkuudella.
Yksikkö - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun laskutusyksikkö.
Hinta - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun yhden yksikön hinta.
Alennus-% - Kentässä näkyy rivikohtainen alennusprosentti. Alennus voi olla 0-100 % ja se vaikuttaa rivin Ilman ALV, ALV yht. ja Summa -kenttiin.
ALV - Kentässä näkyy rivikohtainen ALV-prosentti.
Ilman ALV - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun veroton hinta.
ALV yht. - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun ALV-osuus.
Summa - Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun verollinen hinta.
Rivikommentti - Kenttään mahtuu 255 merkkiä. Mikäli lasku tiliöidään riveittäin näkyy Rivikommentti kirjapitosivulla.
Yhteensä X rivi - kentässä näytetään X:n paikalla tuotteiden kappalemäärä ja Ilman ALV tulee yhteensä summa ilman ALV:tä ja ALV yht. näkyy tuotteiden ALV-osuus ja Summa -kentässä näkyy laskutettavien tuotteiden verollinen hinta.
Laskunäkymän painikkeet
Tallenna - Tallentaa laskun tietokantaan ja muodostaa laskulle kirjanpitosivun. Lasku jää tilaan kesken ja sitä on vielä mahdollista muokata. Tallennuksen jälkeen lasku voidaan asiatarkastaa, hyväksyä ja/tai laittaa maksuun.
Näytä - Näyttää laskun tulostettavassa muodossa.
Lähetä kiertoon - Lähettää laskun kiertoon ja muistutusviestin sähköpostilla ensimmäiselle asiatarkastajalle. Laskun asiatarkastajan sähköpostiosoite on oltava tallennettu asiatarkastajan omiin tietoihin (Hallinta/Omat tiedot ja asetukset), jotta muistutuksen lähetys onnistuu. Laskun tulee olla joko Kesken tai Vastaanotettu -tilassa.
Muokkaa - painikkeen takaa voidaan valita Kopioi, jolloin lasku kopioidaan. Mikäli tositelajia tai liikekumppania ei muuteta syntyy laskunnumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuun ottamatta identtinen lasku tilaan Kesken. Mikäli tositelajia tai liikekumppania muutetaan, tulevat rivitiedot alkuperäiseltä laskulta ja muut tiedot rekisteristä. Muokkaa -painikkeen takaa voidaan myös palauttaa lasku tilaan Kesken tai mitätöidä tosite.
Liitteet - Avaa ikkunan, jossa päästään käsittelemään laskun liitetiedostoja (esim. skannattu kuvan laskusta). Verkkolaskuna tulleen laskun kuva näkyy liitetiedostona.
Siirry - painikkeen takaa löytyy valinnat Kirjanpito (avaa laskun kirjanpitosivun), Dimensiot (joka avaa laskun dimensiosivun), Tarkastaminen, Maksaminen (avaa laskun Maksaminen -sivun) ja Toimittaja.
Edellinen - Tuo näkyviin edellisen laskun.
Seuraava - Tuo näkyviin seuraavan laskun.
Sulje - Sulkee näkymän.
Laskurivien painikkeet
Hae tuote - Avaa tuoterekisterisivun josta voi poimia tuotteita laskuriveille.
Hae tuote koodin avulla - Avaa ikkunan jossa voi hakea laskuriville tulevan tuotteen syöttämällä sen tuotekoodin.
Lisää rivi - Tekee tyhjän laskurivin.
Kopioi rivi - Tekee valitusta laskurivistä halutun määrän kopioita.
Poista rivi - Poistaa valitun laskurivin.
Yhdistä rivit - Yhdistää Vastaanotettu -tilassa olevan laskun rivit arvonlisäverokannoittain.
Kohdista rivi tuoterekisteriin - Avaa tuoterekisterisivun, josta voi poimia tuotteen, jolle rivi kohdistetaan. Ainoastaan tuoterekisteriin kohdistetut tuoterivit tulevat tuoteraporteille.