Ostotilaus voidaan kopioida tai muuttaa ostolaskuksi.
Ostolaskuja tarkastettaessa laskuihin on nyt mahdollista kohdistaa ProCountoriin aiemmin tallennettuja ostotilauksia. Toiminto on hyödyllinen, kun ostotilauksiin perustuva lasku saapuu sähköisenä ja asiatarkastus tehdään tilausten perusteella. Kohdistus tapahtuu ostolaskujen Tarkastaminen-näkymän kautta. Toiminnon saa käyttöön valitsemalla käyttöasetuksissa (päävalikon kohta Hallinta / Yrityksen tiedot / Käyttöasetukset) asetuksen Ostotilausten ja -laskujen kohdistaminen.
Ostotilauksen tekeminen
Ostotilaus laaditaan kohdassa Ostot/Uusi ostolasku ja Tositelaji -alasvetovalikosta valitaan Ostotilaus. Toimittaja haetaan rekisteristä Hae toimittaja -painikkeella. Laskun tuoterivit -alasvetovalikosta voidaan valita, että tuotteet haetaan tuoterekisteristä, jolloin Hae tuotteet -painikkeen takaa haetaan halutut tuotteet valmiiksi laskulle. Toimittajan osoite ym. muita tietoja täydennetään tarvittaessa. Lopuksi tilaus luodaan Luo uusi lasku -painikkeella. Jos yrität tehdä tilausta kuukaudelle, jonka arvolisäveroilmoitus on jo tehty, huomauttaa ohjelma siitä tallennuksen yhteydessä. Mikäli toimittajalle on määritelty oletustuotteita, näkyvät ne valmiiksi riveillä.
Tilaus voidaan tehdä myös tyhjälle pohjalle, kun valitaan laskutyypiksi Ostotilaus ja Luo uusi lasku. Tämän jälkeen täytetään Ostotilaus -näkymällä toimittajan tiedot, tilauksen päivämäärä ym. tiedot. Tyhjälle pohjalle tehty ostotilaus voidaan myöhemmin kohdistaa halutulle toimittajalle Tositteiden haun Lisää toimintoja-painikkeen Kohdista liikekumppanille avulla.
Ostotilauksen rivit
Hae tuote -painikkeella tilauksen tuotteet/palvelut voidaan hakea tuoterekisteristä. Aukeavalta listalta, jossa näkyvät rekisteriin syötetyt ostotuotteet, etsitään haluttu tuote. Hae tuotteet -painiketta käyttäen voi tarkentaa hakua tuotenimen, -koodin ja -ryhmän avulla. Tuote valitaan klikkaamalla sen riviä. Useamman tuotteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Vie laskulle -painikkeella valitut tuotteet siirtyvät tilaukselle.
Tuoterekisteri -sivun Uusi tuote -painikkeella voidaan täydentää tuoterekisteriä.
Tuoterekisteri -sivun Tuotekortti -painike vie avaa valitun tuotteen tuotekortin.
Tilauksen tuotteet tai palvelut voidaan hakea myös Hae tuote -painikkeen Hae tuote koodin avulla -valinnalla. Tällöin aukeaa ikkuna, johon voi syöttää tilattavan tuotteen koodin. Tämä on nopeampaa kuin rekisteristä haku, mikäli osaa tuotekoodit. Jos sama koodi on kahdella tai useammalla tuotteella, ei koodin avulla lisäämistä voi käyttää.
Lisää rivi -painike tekee uuden tyhjän tilausrivin. Tyhjälle tilausriville kirjoitetaan sen jälkeen tilatus tapahtuman tiedot. On kuitenkin suositeltavaa käyttää rekisteriin syötettyjä tuotteita, koska tällöin voidaan hyödyntää oletustilejä ja -dimensiointeja, sekä tuoteraportit ovat selkeämpiä.
Kopioi rivi -painikkeella tilausrivejä voidaan kopioida. Ensin valitaan kopioitava rivi ja tämän jälkeen painetaan Kopioi rivi -painiketta. Kopioi rivi -painikkeen alta löytyy Kopioi moneksi -valinta, jolloin aukeaa ikkuna, jossa kysytään montako kopiota rivistä halutaan tuottaa. Seuraavaksi kysytään, halutaanko määrä jakaa tasan kaikille riveille. Yksikköhinta pysyy samana.
Poista rivi -painikkeella saa valitun rivin poistettua.
Riippumatta tavasta, jolla rivi on tuotettu, voidaan sen tietoja muokata Ostotilaus -sivulla, lukuunottamatta Ilman ALV, ALV yht. ja Summa -sarakkeita. Rivikommentin näkyvyyden asiakkaalle lähetettävässä tilauksessa voi säätää muuttamalla Rivikommentti -asetusta Yrityksen tietojen Laskupohjan asetukset -sivulla.
Mikäli tuotteille on määritelty oletustili tai -dimensiointeja ja niitä halutaan käyttää, pitää Lisätiedot -ikkunan kohdassa "Kirjanpito riveittäin" olla ruksi.
Tilausrivien järjestystä voidaan muuttaa klikkaamalla riviä hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla aukeavasta valikosta joko Siirrä yksi ylöspäin tai Siirrä yksi alaspäin. Rivien järjestyksen muuttamisen jälkeen on painettava Tallenna -painiketta, jotta muutos jää voimaan.
Näkyvien rivien määrää voidaan muuttaa siirtämällä kursori rivitietojen ja tilauksen perustietojen rajakohtaan painikerivin yläpuolella (kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi oikealla kohdalla). Ottamalla rajasta kiinni hiiren vasemmalla painikkeella siirretään rajaa ylös- tai alaspäin. Asetus säilyy muistissa, kunnes selain suljetaan.
Ostotilauksen yläosan painikkeet
Tallenna -painikkeella tilauksen tiedot tallennetaan. Tämän jälkeen tilaus on Kesken -tilassa. Kesken -tilassa olevaa tilausta voidaan muokata. Tallennuksen jälkeen ostotilauksen yläpalkissa näkyy laskun numero ja alapalkissa luonti- ja muokkausleimat.
Hyväksy -painikkeella valmis ostotilaus hyväksytään. Sen jälkeen ostotilaus on Lähettämätön -tilassa. Lähettämätön -tilassa olevaa ostotilausta ei voida muokata.
Lähetä -painikkeella ostotilaus lähetetään (paitsi jos kyseessä tilaus, jonka laskukanava on Ei lähetetä) vastaanottajalle ja sen tilaksi tulee Lähetetty. Lähetetty -tilassa olevaa ostotilausta ei voida muokata. Lähetettyä ostotilausta ei voida lähettää uudestaan.
Tiloissa Lähettämätön ja Lähetty olevan ostotilauksen voi palauttaa tilaan Kesken Tositteiden haun Asiatarkastus / Hyväksyntä -välilehden kautta.
Lähetä kiertoon -painikkeella Kesken tai Vastaanotettu -tilassa oleva lasku on valmiina lähetettäväksi kiertoon eli asiatarkastettavaksi, hyväksyttäväksi ja maksuunpantavaksi. Mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, voidaan ostolaskulle määritellä maksimissaan Yrityksen perustietojen Lisäasetuksissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Oletustarkastajat ja -hyväksyjä voidaan määritellä yritystasolla tai toimittaja- ja henkilötasolla. Lähetä kiertoon -painikkeella saadaan lähetettyä sähköpostiviesti asiatarkastajille jos niitä on laskulle määritelty muutuin viesti lähtee hyväksyjille. Viesti lähetetään niin monta kertaa kuin painiketta painetaan ja lähetys hyväksytään. Jos lasku on aiemmin lähetetty kiertoon, huomautetaan siitä. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta muistutuksen voi lähettää. ProCountorista lähtevät muistutusviestit tietyin väliajoin ja jos samalle asiatarkastajalle/hyväksyjälle on useampi muistutus lähdössä, kootaan ne samaan sähköpostiviestiin.
Muuta laskuksi -painikkeella saadaan tilauksesta lasku. Painikkeesta aukeaa ikkuna, jossa voi valita kopioidaanko, kopioidaanko osittain vai muutetaanko tilaus laskuksi. Mikäli mitään niistä ei haluta tehdä, valitaan Peruuta.
Kopioi laskuksi -valinnalla tilaus kopioidaan laskuksi säilyttäen tilaus. Tilaus laitetaan Laskutettu -tilaan ja sen kirjanpito poistetaan. Laskutettu tilassa olevia tilauksia voidaan hakea Tositteiden haussa ja Tuotemäärät (osto-, ja myyntilasku sekä muistot) -raportilla. Muodostuvan ostolaskun päiväksi tulee kuluva päivä ja eräpäivä lasketaan siitä maksuehdon mukaisesti. Lasku saa uuden numeron ja viitenumeron. Kirjanpito- ja dimensiotietoja lukuun ottamatta muut tiedot säilyvät samoina. Liitetiedostot eivät siirry laskulle. Laskun tietoja voidaan vielä muokata ennen hyväksymistä.
Kopioi osittain -valinnalla osa tilauksen tuotteista kopioidaan laskuksi säilyttäen tilaus. Kun valintaa painetaan, aukeaa ikkuna, jossa pääsee valitsemaan, kuinka monta yksikköä laskun tuoterivien laskuttamattomasta määrästä laskutetaan. Ikkunassa voi myös antaa rivikommentin, joka näkyy laskulla. Tilauksen rivillä tuotemäärä pienenee laskutetun määrän verran. Tilauksen rivikommenttiin tulee tieto siitä, paljonko on laskutettu ja mikä on laskun numero. Kun tilauksen kaikki tuotteet on kopioitu laskuksi, tilaus laitetaan Laskutettu -tilaan ja sen kirjanpito poistetaan. Laskutettu -tilassa olevia tilauksia voidaan hakea Tositteiden haussa ja Tuotemäärät (osto-, ja myyntilasku sekä muistot) -raportilla. Muodostuvan ostolaskun päiväksi tulee kuluva päivä ja eräpäivä lasketaan siitä maksuehdon mukaisesti. Lasku saa uuden numeron ja viitenumeron. Kirjanpito ja dimensio tietoja lukuun ottamatta muut tiedot säilyvät samoina. Liitetiedostot eivät siirry laskulle. Laskun tietoja voidaan vielä muokata ennen hyväksymistä.
Muuta laskuksi -valinnalla tilaus muutetaan laskuksi, jolloin tilaus poistetaan. Muodostuvan ostolaskun päiväksi tulee kuluva päivä ja eräpäivä lasketaan siitä maksuehdon mukaisesti. Muutettaessa tilaus laskuksi laskun numerona säilyy tilauksen numero ja viitenumerona tilauksen viitenumero. Muut tiedot säilyvät samoina, myös kirjanpito ja dimensio tiedot. Muutettaessa liitetiedostot siirtyvät laskulle. Laskun tietoja voidaan vielä muokata ennen hyväksymistä.
Muokkaa -painikkeen kautta Kopioi -valinnalla syntyy laskunnumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuun identtinen tilaus tilaan Kesken. Kopioidessa on mahdollista muuttaa Tositelajia ja Liikekumppania esim. kopioidaan toiselle toimittajalle samanlainen ostotilaus. Mitätöi -valinnalla pääsee muokattavissa olevia myyntitilauksia mitätöimään. Mitätöidyillä tilauksilla ei ole kirjanpitosivua, mutta niitä voidaan katsella ja niistä voidaan tehdä kopio.
Esikatselu -painikkeen takaa valitaan, halutaanko tuloste näkyviin HTML- vai PDF -muodossa.
Liitteet -painikkeella pääsee tilaukselle liittämään tiedostoja sekä katsomaan ja poistamaan olemassa olevia liitteitä. Painike avaa Liitetiedosto -toiminnot ikkunan, josta voi valita toiminnot Lisää, Näytä tai Poista. Mikäli mitään niistä ei haluta tehdä valitaan Peruuta. Valinnat Näytä ja Poista eivät ole käytettävissä, mikäli tilauksella ei ole liitetiedostoja. Tilaukselle liitettyjen tiedostojen nimet ja liittämisajat on listattu ikkunan alaosassa.
Liitetiedostoja voi käsitellä, vaikka tilaus muuten ei olisi muokattavissa.
Lisää -valinnalla haetaan liitettävä tiedosto. Valinnasta aukeavassa ikkunassa painetaan Selaa / Browse -painiketta ja haettu tiedosto liitetään tilaukselle painamalla Liitä -painiketta.
Postitettavien tilausten (laskukanava Posti tai Sähköposti) mukana on mahdollista lähettää gif-, jpeg-, PDF- ja txt-muotoisia liitetiedostoja. Mikäli tiedosto halutaan lähettää, on ruksittava kohta "Lähetetäänkö liitetiedosto lähetettävän myyntilaskun tai myynti- tai ostotilauksen mukana?". Tilaukselle voidaan liittää useita liitetiedostoja, joista osa voi olla lähetettäviä ja osa ei lähetettäviä. Lähettävien liitetiedostojen ei tarvitse olla samaa muotoa, kunhan ovat joko muotoa gif, jpeg (jpg), PDF tai txt. Mikäli tiedoston, joka ei ole lähetyskelpoista tyyppiä merkitsee lähetettäväksi, muuttuu se automaattisesti Ei lähetetä -tyyppiseksi. Jos ostotilaus muutetaan laskuksi, siirtyvät liitetiedostot laskulle. Jos ostotilaus kopioidaan laskuksi, eivät liitetiedostot siirry laskulle.
Näytä -valinnalla päästään katselemaan tilaukselle liitettyjä tiedostoja. Mikäli tiedostoja on useampia, aukeaa valinnan jälkeen ikkuna, jossa alasvetovalikosta pääsee valitsemaan näytettävän tiedoston. Tiedostotyypistä riippuen liitetiedosto aukeaa joko uuteen selainikkunaan tai tietyyn sovellukseen (esim. xls Exceliin ja doc Wordiin). Useampi liitetiedosto voi olla auki samaan aikaan.
Poista -valinnalla päästään poistamaan tilaukselle liitettyjä tiedostoja. Mikäli tiedostoja on useampia, aukeaa valinnan jälkeen ikkuna, jossa alasvetovalikosta pääsee valitsemaan poistettavan tiedoston.
Siirry -painikkeen alka löytyy valinnat Kirjanpito, Dimensiot ja Toimittaja. Kirjanpito -valinta avaa tilauksen kirjanpitosivun. Tilauksen kirjanpitotiedot eivät tule mukaan viralliseen kirjanpitolain tarkoittamaan kirjanpitoon. Dimensiot -valinnan kautta pääsee dimensioimaan laskua. ProCountorissa dimensiolla ja nimikkeillä tarkoitetaan kustannuspaikkaa tai seurantakohdetta. Toimittaja -painike avaa Liikekumppanirekisterin Toimittajan perustiedot -sivun.
Toimitusohjeet, Lisätietoja ja Ostajan muistiinpanot -kenttien perässä on 
-painike, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä. Toimitusohjeet voivat olla 250 merkkiä pitkät. Lisätietojen ja Ostajan muistiinpanojen pituutta ei ole rajoitettu.
Lue myös tarkemmat tiedot tilausten kentistä ja painikkeista sekä kirjanpitosivuista.