Sisältö
ProCountoriin sisältyy helppokäyttöinen palkanlaskenta, jolla voi hoitaa palkkojen laskemisen, maksamisen sekä niihin liittyvät ilmoitukset. Palvelun kautta palkkalaskelmat voidaan lähettää palkansaajalle esimerkiksi sähköpostitse tai palkansaaja voi katsoa omia palkkojaan ProCountorissa. Palkkalaskelmilta tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, kausiveroilmoituksille, eläkevakuutusilmoituksille ja palkanlaskennan vuosi-ilmoituksille.
Huom! Palkkalistaa, jolla on yksikin Maksettu tai Maksettu muualla -tilassa oleva palkkalaskelma, ei pääse enää palauttamaan Kesken -tilaan, esimerkiksi yksittäisen palkkalaskelman poistoa varten. Emme voi poistaa palkkalaskelman maksutapahtumia, jos palkkalaskelman maksutapahtumat ovat kohdistuneet tiliotteella oleviin tapahtumiin ja niitä on useita. Näin ollen palkkalaskelma tulee merkitä Maksettu muualla -tilaan sekä tehdä vastaava hyvityspalkkalaskelma, joka nollaa laskelman vaikutuksen.
Jos on käytetty virheellistä verokorttityyppiä ja ennakonpidätystä on maksettu liikaa, tarkistathan täältä ohjeet ennakonpidätyksen korjaamiseksi.
Yrityksen tietojen täyttäminen
1. Täytä Yrityksen tiedot ja tilinumero sekä kytke pankkiyhteys ProCountoriin.
2. Täytä Verotustiedot kohtaan Hallinta/ Kirjanpidon tiedot. Jotta palkansaajilla voi palkkojen perustiedoissa valita eläkevakuutukseksi TyEL-sopimukset, on TyEL-sopimuksen tiedot tallennettava. Jos yrityksessä halutaan hyödyntää lomaoikeuslaskentaa, on palkanmaksukaudet otettava käyttöön. Muutoin palkanmaksukausien käyttö on vapaaehtoista.
Palkansaajan tietojen täyttäminen
1. Täytä henkilön tiedot Henkilörekisteriin (Palkanlaskenta/Henkilörekisteri, Lisää)
2. Täytä henkilön tiedoista vähintään suku- ja etunimi, osoitetiedot, henkilötunnus sekä tilinumero.
3. Kun henkilön tiedot on täytetty Henkilörekisteriin, mennään kohtaan Palkanlaskenta/Palkansaajien tiedot, valitse henkilö listalta ja paina Näytä palkkatiedot -painiketta.
4. Täytä Palkkatiedot -sivulle ainakin Henkilötiedot, Palkkatiedot, Verotustiedot ja Eläketiedot. Työsuhteen aloituspäivä on pakollinen tieto. Ammattiyhdistystiedot ja Lomapalkkatiedot ovat vapaaehtoisia. Ammattiyhdistystiedot ovat vain info-kenttiä, ne eivät vaikuta mihinkään toimintoihin. Lomapalkkatietojen hyödyntäminen edellyttää, että verotus- ja palkanmaksutiedoissa on palkkakaudet otettu käyttöön.
5. Kun palkkojen perustiedot on tallennettu, sulje sivu, pidä sama henkilö edelleen valittuna ja paina Näytä palkkaperuste -painiketta.
6. Palkkaperuste -sivulla näkyy nyt henkilön palkkaperuste edellisen sivun tietojen perusteella muodostettuna. Palkkaperuste on tarkoitettu palkkalaskelmien pohjaksi, joten siihen kannattaa lisätä vain sellaisia palkkalajirivejä, joiden oletetaan toistuvan jatkossa kaikilla tai useimmilla palkkalaskelmilla. Tällaisia rivejä voivat olla esim. matkapuhelinetu, autoetu tai ay-jäsenmaksu.
7. Kun palkkaperusteen tiedot ovat kunnossa, tallenna ja sulje palkkaperuste. Tämän jälkeen voit siirtyä tekemään varsinaista palkkalaskelmaa.
Palkkalaskelman laatiminen
1. Valitse valikosta kohta Palkanlaskenta/ Uusi palkkalista. Jos yrityksessäsi on käytössä palkanmaksukaudet, valitse valikosta oikea palkanmaksukausi ja ohjelma täyttää loput palkkalaskelma kentät automaattisesti. Jos palkanmaksukausia ei ole käytössä, täytä palkkalistan tiedot käsin.
2. Paina Hae henkilöitä -painiketta, jolloin avautuu hakunäkymä.
3. Voit rajata näkymälle esiin tulevien henkilöiden lukumäärää yläreunan hakuehtojen avulla. Rastita erikseen ne henkilöt, joille haluat palkkoja laskea tai käytä Valitse kaikki -painiketta. Valitse henkilö(t) -painikkeen avulla valitut henkilöt siirretään Uusi palkkalista -näkymälle.
4. Tallenna -painikkeella ohjelma luo palkkalistan ko. henkilöille. (Tarvittaessa joukkoon voi vielä poimia lisää henkilöitä Hae henkilöitä -painikkeen avulla tai henkilöitä voi poistaa Poista henkilö -painikkeen avulla.)
5. Henkilön laskelmalle -painikkeen avulla voit tarvittaessa muokata henkilöiden palkkalaskelmia (jos henkilölle esim. maksetaan ylityö- tai lomakorvausta tmv.).
Palkkalaskelman lähettäminen ja maksaminen
Huom! Voit tarkistaa Palkanlaskenta/Palkkalaskelmien haun kautta, onko laskelmia lähetetty. Palkkalaskelmien haku -näkymällä haetaan palkkalaskelmat ja klikkaamalla riviä hiiren oikealla painikkeella avautuu valikko. Valikosta valitaan Laskun tiedot, joka näyttää päivän ja kellonajan, jolloin tosite on lähetetty tai jos sitä ei ole lähetetty, siinä näkyy --.
1. Kohdassa Palkanlaskenta/Palkkalistojen haku/Näytä -painikkeen takaa päästään hyväksymään kaikki samalla listalla olevat palkkalaskelmat. Hyväksytyt palkkalaskelmat voi lähettää palkansaajille Lähetä -painikkeen avulla, mikäli Palkanlaskenta/Palkansaajien tiedot/Näytä palkkatiedot on valittu palkkakanavaksi Posti tai Sähköposti. Laskelmien lähetystä ei tapahdu niille henkilöille, joiden palkkakanava on palkansaajien tiedoissa Ei lähetetä.
2. Lähettämisen jälkeen voit edetä suoraan maksamaan palkat painikkeella Maksaminen tai voit mennä kohtaan Maksuliikenne/Maksettavien tositteiden haku ja laita palkat maksuun joko toistuvaissuorituksena tai normaalina maksuunpanona.
Palkan voi maksaa myös ulkomaille. Lisätietoa euromääräisestä palkanmaksusta ulkomaille saat täältä.
Sähköpostiosoite, joka näkyy, kun yritys lähettää laskelmia eteenpäin henkilöille, määritellään kohdassa Hallinta / Yrityksen tiedot / Perustiedot / Yhteyshenkilöt / Laskutuksen yht.hlön. sähköpostiosoite.
Kausiveroilmoituksen laatiminen, lähettäminen ja maksaminen
1. Mene kohtaan Ilmoitukset/Verotili/ Kausiveroilmoitus ja laadi kyseisen kohdekuukauden kausiveroilmoitus työnantajasuorituksista (Tiloissa Kesken ja Hyväksytty olevia palkkoja ei oteta mukaan ilmoitukselle). Kun kausiveroilmoituksen tiedot on todettu oikeiksi ja ilmoitus on tallennettu, se voidaan hyväksyä painamalla Hyväksy-painiketta. Hyväksytylle ilmoitukselle muodostetaan kirjanpito ja se voidaan maksaa sekä lähettää verottajalle Katso-tunnisteiden avulla. Vain hyväksytylle palkkalaskelmalle saa liitettyä liitetiedoston Kirjanpito-sivun kautta. Keskeneräiselle laskelmalle ei saa liitettä, sillä laskelmalla ei ole vielä kirjanpitoa. Myöskään maksetulle laskelmalle ei saa liitettyä liitettä.
2. Ilmoituksen lähettäminen tapahtuu painamalla Lähetä-painiketta. Painike on aktiivinen vain hyväksytyillä ilmoituksilla, joita ei ole mitätöity tai lähetetty. Lähettäminen tapahtuu Katso-tunnisteiden avulla suoraan ProCountorista verottajan palveluun. Ilmoituksen lähettämistä varten käyttäjällä täytyy siis olla henkilökohtaiset Katso-tunnisteet sekä tarvittava valtuutus kyseisen yrityksen ilmoituksen lähettämiseen.
3. Ilmoituksen maksaminen tapahtuu painamalla Maksa-painiketta. Painike on aktiivinen vain, jos ilmoitus on maksettavassa tilassa ja sen maksettava summa on suurempi kuin nolla. Ks. lisätietoja maksamisesta.
Lue myös uuden käyttäjän lisäämisestä
Palkkalaskelman päivämäärät suhteessa ilmoituksiin
Palkkalaskelmalla tärkeät päivät ovat maksupäivä ja eräpäivä. Maksupäivä on siis todellinen maksupäivä, jolloin palkka on maksettu ja eräpäivä on sama kuin palkkalaskelmalla näkyvä maksupäivä. Tas-tietoihin palkat tulee mukaan eräpäivän mukaan ja esimerkiksi TyEL-ilmoituksilla ja vuosi-ilmoituksille palkat tulevat todellisen maksupäivän mukaan.