Kohdassa Ilmoitukset/Palkkojen vuosi-ilmoitukset/Palkansaajakohtainen erittely päästään tekemään verottajalle Vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtainen erittely (VEROH 7801). Toiminnolla ei voi tehdä Vuosi-ilmoitusta rajoitetusti verovelvollisille maksetuista suorituksista (VEROH 7809). Palkansaajalle lähettävän yhteenvedon vuoden palkkatiedoista saa toiminnolla Palkansaajan vuosiyhteenveto.
Muodosta ilmoitus
Valikosta valitaan ensin ilmoituksen vuosi. Tämän jälkeen valitaan palkansaajaryhmät, joista ilmoitus halutaan tehdä. Useamman ryhmän voi valita samaan aikaan. Oikeanpuoleisesta listasta valitaan henkilöt, joista ilmoitus tehdään. Kaikki listalla olevat henkilöt saa valittua Valitse kaikki -painikkeella. Huom! Passiiviseksi määritellyt henkilöt eivät tule listalle, vaikka heille olisi maksettu palkkaa kohdevuonna. Suositeltavaa on, että perustetaan ryhmä "Entiset työntekijät" ja vasta vuosi-ilmoitusten jälkeen merkitään henkilö passiiviseksi.
Jotta ilmoituksia pääsee tekemään, tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet sekä Palkanlaskentaan että Ilmoituksiin.
Sivun alaosassa näkyvät henkilöt, joista ilmoitukset on tehty, koska ne on tehty, kuka ne on tehnyt ja mikä on niiden tila (Kesken, Lähetty, Mitätöity). Yhdelle henkilölle voidaan tehdä useampi ilmoitus (esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilö on saanut osan vuotta palkkaa päätoimesta ja osan vuotta sivutoimesta).
Kun henkilöt, joista ilmoitus halutaan tehdä, on valittu painetaan Muodosta ilmoitus -painiketta, jolloin päästään palkansaajakohtaisille erittelyille. Mikäli valittujen palkansaajien joukossa on henkilöitä joille on jo muodostettu ilmoitus eikä sitä ole mitätöity, huomautetaan asiasta.
Uusi ilmoitus
Uusille ilmoituksille ohjelma laskee erittelyille tiedot kaikilta kohdevuonna maksetuilta (tilat Maksettu ja Maksettu muualla) palkkalaskelmilta sekä matka- ja kululaskuilta.
Suorituslajiksi tarjotaan joko P - Palkkapäätoimesta, 1 - Palkka sivutoimesta, PY - Yrittäjän palkka päätoimesta, 1Y - Yrittäjän palkka sivutoimesta tai H - Työkorvaus riippuen henkilön sen hetkisistä palkkojen perustietojen Peruspalkka, Verokorttityyppi ja Eläkevakuutus tiedoista.
Huom! Kilometrikorvauksiin ja päivärahoihin otetaan automaattisesti mukaan vain ne laskurivit, jotka on haettu tuoterekisteristä. Käsinkirjoitetut kilometrikorvaukset ja päivärahat on laskettava erikseen ja lisättävä käsin ko. kenttään. Tiedot kaikista vuoden aikana maksetuista matka- ja kululaskuista saa henkilöittäin Tuotemäärät (matka- ja kululaskut) raportilla.
Tallentamaton ja Kesken tilassa olevien ilmoitusten kenttien tietoja pääsee vapaasti muokkaamaan. Syötettyjä tietoja ei mitenkään tarkisteta, eivätkä ne vaikuta toisten kenttien tietoihin. Kunkin kentän perässä on Ohje -painike, jota klikkaamalla aukeaa ikkuna, jossa kerrotaan, mitä tietoja kyseisessä kentässä tulee ilmoittaa.
Tallenna -painike tallentaa tiedot. Ensimmäinen tallentaminen muuttaa erittelyn tilaksi Kesken. Tallentamattomat tiedot katoavat, kun painetaan Sulje -painiketta.
Edellinen ja Seuraava -painikkeilla pääsee liikkumaan palkansaajakohtaiselta erittelyltä toiselle, vaikka tietoja ei olisi tallennettu.
Mitätöi -painikkeella mitätöidään näkyvissä oleva ilmoitus. Mikäli ilmoitus on jo lähetetty, lähettää järjestelmä automaattisesti mitätöintisanoma verottajalle.
Lähetä -painikkeella lähetetään näkyvissä olevan ilmoituksen tiedot verottajalle sähköisesti. Lähettäminen tapahtuu henkilökohtaisten Katso-tunnisteiden avulla ja edellyttää yrityksen nimenkirjoitusoikeutta tai tarvittavaa valtuutta nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä. Esimerkiksi tilitoimisto tarvitsee siten valtuutuksen asiakkaaltaan. Ilmoituksen lähettäminen tapahtuu painamalla Lähetä-painiketta. Painike on aktiivinen vain hyväksytyillä ilmoituksilla, joita ei ole mitätöity tai lähetetty. Tällöin ilmoituksen tilaksi tulee Lähetetty eikä sitä enää voi muokata.
Näytä -painikkeella saa ilmoituksen tulostettavassa muodossa. Painikkeen painamisen jälkeen voi esitysmuodoksi valita joko html tai PDF. Kyseinen tuloste ei kelpaa verohallinnolle lähetettäväksi.
Tiedot puutteellisia
Jos ilmoitukselle ei tule tietoja, joita sinne odotetaan tulevan, on syytä tarkistaa seuraavat asiat:
Onko henkilölle tehty palkkalaskelmia ko. vuonna ProCountorilla.
Ovatko kaikki vuoden palkkalaskelmat tilassa Maksettu tai Maksettu muualla.
Jos Maksettu muualla -painiketta on painettu, onko päivämääräkenttään merkitty oikea päivämäärä? Jos päivämääräkenttä on jätetty tyhjäksi tai päivämäärä on merkitty väärin, tulee maksupäiväksi päivämäärä, jolloin painiketta painettiin ja palkka kirjautuu sille kuukaudelle.
Onko kilometrikorvausten ja päivärahojen kirjauksessa käytetty tuoterekisteriä? Jos tuotteet ovat niin sanotusti itsekirjoitettuja, eivät ne tule automaattisesti mukaan vuosi-ilmoitukselle. Tietojen tarkistamista varten voidaan ajaa Tuoteraportti. Tuoteraportille kannattaa silloin ottaa mukaan myös ryhmässä Itsekirjoitetut olevat kilometrikorvaukset ja päivärahat. Jos Tuoteraportti näyttää eri lukua kuin vuosi-ilmoitus, voit korjata luvut ilmoitukselle käsin.
Tehdyt ilmoitukset
Tehtyjä ilmoituksia pääsee katselemaan, muokkaamaan, mitätöimään ja lähettämään sivun alaosan listalta.
Listalta valitaan ne ilmoitukset, joita halutaan käsitellä. Valinnassa voi käyttää Vaihto- ja Ctrl- näppäimiä tai Valitse kaikki -painiketta. Oletusarvoisesti listalla ei näytetä mitätöityjä ilmoituksia mutta ne saa mukaan painamalla Näytä myös mitätöidyt -painiketta.
Näytä -painikkeella aukeaa Palkansaajakohtainen erittely -sivu, jossa Kesken tilassa olevia ilmoituksia pääsee muokkaamaan. Mitätöityjä ja Lähetettyjä ilmoituksia ei voi muokata.
Mitätöi -painike mitätöi valitut ilmoitukset. Jos palkansaajakohtainen ilmoitus on lähetetty ja siihen täytyy tehdä muutoksia, on ilmoitus ensin mitätöitävä, jolloin järjestelmästä lähtee automaattisesti mitätöintisanoma verottajalle, mitätöintisanoman lähettämiseen vaaditaan henkilökohtaiset Katso-tunnisteet. Tämän jälkeen on palkansaajalle tehtävä uusi ilmoitus.
Mikäli Vuosi-ilmoituksen yhteenveto on jo lähetetty, on myös se mitätöitävä ja tehtävä uudestaan varustettuna ruksilla kohdassa "Korvaa aikaisemmin annetun yhteenvetolomakkeen tiedot".
Lähetä -painike lähettää kaikki valitut tilassa Kesken olevat ilmoitukset verottajalle sähköisesti. Lähettäminen tapahtuu henkilökohtaisten Katso-tunnisteiden avulla ja edellyttää yrityksen nimenkirjoitusoikeutta tai tarvittavaa valtuutta nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä.
Tulostettava ZIP-paketti -painike muodostaa valitusta ilmoituksista ZIP-paketin, jossa ne ovat tulostettavassa PDF muodossa. Kyseinen tuloste ei kelpaa verohallinnolle lähetettäväksi.