Jos ProCountorin käyttö aloitetaan kesken vuoden, voidaan vanhat palkkatiedot syöttää ProCountoriin, jolloin ne saadaan vuosi-ilmoituksille ja raporteille. Tiedot voidaan syöttää palkkalaskelma kerrallaan tai käyttäen koontipalkkalaskelmia. Tilanteesta (esim. oma raportointitarve) riippuu mitä menetelmää kannattaa käyttää. Tiedot kilometrikorvauksista, päivärahoista yms. voidaan syöttää samoilla periaatteilla käyttäen matka- ja kululaskuja.
Lue ohje: Palkanlaskenta ProCountorissa vaiheittain
Palkkalaskelma kerrallaan
Tekemällä ProCountoriin jokaisen palkkalaskelman samoilla tiedoilla kuin ne on alunperin tehty on selkeä mutta työläs tapa saada tiedot järjestelmään. Mikäli palkkaraporteilla halutaan saada kuukausitason tietoja on näin kuitenkin meneteltävä. Jos henkilöiden laskelmien kuukausittaiset tiedot eivät suuresti eroa toisistaan on mielekästä käyttää palkka-aineiston siirtotiedostoa laskelmien tekoon. Tällöin tehdään sisäänlukutiedosto jossa on kaikkien palkansaajien tiedot ja luetaan se sisään joka kuulle erikseen. Jos on vaihtelevia lisiä, ylitöitä, tuntipalkkalaisia, yms. voidaan palkkalaskelmia käydä muokkaamassa. Kullekin kuukaudelle voidaan myös tehdä oma siirtotiedosto.
Kun kaikki palkkalaskelmat tehdään saadaan myös lomaoikeustiedot oikein vuoden alusta eteenpäin. Vanhemmat käyttämättömät lomat on syötettävä kohtaan Palkat / Palkkojen perustiedot / Lomaoikeudet. Jos halutaan käyttää Lomavarausraporttia saattaa olla tarpeellista tunti- ja provisiopalkkalaisille syöttää palkkalaskelmia myös ajanjaksoille: edellisen lomavuoden huhtikuu-joulukuu. Näin siksi että tunti- ja provisiopalkkalaiselle lomavarausta laskettaessa käytetään perusteena lomanmääräytymisvuonna työajalta maksettu palkkaa sekä työpäivien lukumäärää. Kuukausipalkkalaisille tämä ei ole tarpeen.
Jotta tiedot palkkalaskelmilta sekä matka- ja kululaskuilta tulee oikein vuosi-ilmoituksille ja raporteille, täytyy ne käydä merkitsemässä Maksettu muualla -tilaan Maksaminen -näkymällä maksupäivän ollessa oikealla kaudella. Huom! Mikäli avaussaldot tuodaan erikseen, täytyy näiden tositteiden kirjanpitomerkinnät kumota muistiolla tehtävillä vastakirjauksilla.
Koontipalkkalaskelma
Mikäli ei ole tarvetta saada palkkaraporteille tietoja kuukausitasolla, voidaan alkuvuoden tiedot tuoda koontipalkkalaskelmilla sekä matka- ja kulukoontilaskuilla. Jos vain halutaan tiedot vuosi-ilmoitukselle, voidaan kullekin palkansaajalle laatia yksi palkkalaskelma ja yksi matka- tai kululasku johon on koottu alkuvuoden tiedot. Jos Lomaoikeuslaskentaa halutaan käyttää on käytävä syöttämässä lomapäiväkertymätiedot kohtaan Palkanlaskenta / Palkansaajien tiedot / Näytä palkkatiedot / Lomaoikeudet.
Koontipalkkalaskelmalla on huomioitava, että ohjelmassa on automaattinen ennakonpidätyksen laskenta, mutta koontipalkkalaskelmalle se ei välttämättä ole sama kuin aikaisemmin on pidätetty, joten korjaa vero oikeaksi palkkalajilla Ennakonpidätyksen oikaisu. Ohjelma laskee myös eläkevakuutus ja työttömyysvakuutumaksut automaattisesti. Tämän johdosta on henkilölle joka on täyttänyt 18 tai 53 vuotta tehtävä koontipalkkalaskelma ajalle ennen syntymäpäivää (mukaan lukien syntymäpäiväkuukausi) ja toinen ajalle jälkeen syntymäpäivän, jotta eläkemaksut saadaan oikein.
Jos halutaan käyttää Lomavarausraporttia on, tunti- ja provisiopalkkalaisilla huomioitava että koontipalkkalaskelman kohtaan Lomaan oikeuttavien päivien lukumäärä syötetään oikea työpäivien määrä. Lisäksi tunti- ja provisiopalkkalaisille on tehtävä koonnit ajanjaksoille: edellisen lomavuoden huhtikuu-joulukuu, kuluvan lomavuoden tammi-maaliskuu ja kuluva lomavuosi huhtikuusta eteenpäin. Näin siksi että tunti- ja provisiopalkkalaiselle lomavarausta laskettaessa käytetään perusteena lomanmääräytymisvuonna työajalta maksettu palkkaa sekä työpäivien lukumäärää. Kuukausipalkkalaisille tämä ei ole tarpeen. Jotta vuosi-ilmoitus tulisi oikein on kuitenkin edellisen kalenterivuoden palkat pidettävä omillaan.
Jotta tiedot palkkalaskelmilta sekä matka- ja kululaskuilta tulee oikein vuosi-ilmoituksille ja raporteille täytyy ne käydä merkitsemässä Maksettu muualla -tilaan Maksamisessa, maksupäivän ollessa oikealla kaudella. Huom! Mikäli avaussaldot tuodaan erikseen täytyy näiden tositteiden kirjanpitomerkinnät kumota muistiolla tehtävillä vastakirjauksilla.
Vain tieto palkkasummista
Mikäli ei katsota tarpeelliseksi syöttää tarkkoja palkkatietoja palkkalaskelmien avulla voi henkilölle alkuvuonna maksettujen ennakonpidätyksen alaisten palkkojen summan syöttää Henkilön palkkatietoihin kohtaan Tulot muista palkoista. Tästä tiedot eivät tule palkkojen vuosi-ilmoitukselle eikä palkkaraporteille mutta luku vaikuttaa ennakonpidätysprosentin määräytymiseen jos käytössä on verokortin B-vaihtoehto tai porrastuloverokortti.
Tällöin on myös syytä käydä syöttämässä palkkojen yhteissumma Palkanmaksutietojen kohtaan Kuluvana vuonna maksetut palkat. Tämä luku vaikuttaa Työnantajan työttömyysvakuutusmaksun suuruuteen.