Sisältö
ProCountor muistaa puolestasi, keitä asiakkaita olet joutunut muistuttamaan maksamattomasta laskusta puhelimella, Sähköpostilla tai Postilla.
Automaattisen perintä- viivästyskulujen laskennan käyttöönotto
Perintäkulu ja viivästyskorko -tuotteet
ProCountorin tuoterekisteriin lisätään uusiksi myyntilaskun tuotteiksi Perintäkulut x eur, ALV 0 % ja Viivästyskorko, 0 eur, ALV 0 %. Perintäkuluille voidaan siis hinta määritellä jo etukäteen. Tätä oletushintaa voidaan vielä muokata laskukohtaisesti. Viivästyskulujen euromäärän ProCountor laskee. Yksikön voi valita haluamakseen (esim. kpl Perintäkululla ja pv Viivästyskorolla).
Laskennan käyttöönotto
Yrityksen tietojen käyttöasetuksiin laitetaan rasti kohtaan ”Onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä?” Kun toiminnot on otettu tämän rastin avulla käyttöön, täytetään vielä seuraavat tiedot:
Valitse perintäkulujen tuotteen alasvetovalikosta tuoterekisteriin lisäämäsi tuote Perintäkulut ja vastaavasti viivästyskulujen tuotteeksi Viivästyskorko.
- Viivästyskulujen päivämarginaalissa oletuksena on 0 päivää, mutta voit kirjoittaa tähän esimerkiksi luvun 2. Yritys voi siis sallia asiakkailleen tietyn viiveen suorituksille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että viivästyskuluja lasketaan vasta, jos maksu on maksettu eräpäivän jälkeen enemmän kuin tämän kentän luvun verran myöhässä. Marginaalilaskennassa otetaan huomioon viikonloput sekä pyhäpäivät.
Huom! Kun perintäkulu-ominaisuus on aktivoitu, perintäkulut lisätään seuraavalle asiakkaalle tehtävälle laskulle. ProCountor laskee uudelle laskulle mukaan myös viivästyskoron myöhästyneestä suorituksesta.
Laskujen kohdistus asiakkaalle
Varmista Tositteiden haun Liikekumppanille kohdistamattomat -haun avulla, että laatimasi myyntilaskut ovat kohdistuneet rekisterissä olevalle asiakkaalle. Toisin sanoen jos kohdistumattomia laskuja löytyy, niin voit Tositteiden haun Lisää toimintoja -painikkeen Kohdista liikekumppanille -valinnan kautta käydä käsin kohdistamassa laskut asiakkaille. Perintä- ja viivästyskuluja voidaan laskea vain laskuille, jotka ovat kohdistuneet rekisterissä oleville asiakkaille.
Viivästyskoron laskenta
Mikäli asiakas maksaa laskunsa myöhässä, eli maksupäivä on suurempi kuin eräpäivä + (yrityksen tiedoissa annettu marginaali), niin ProCountor laskee kuinka monta päivää maksu on ollut myöhässä ja laittaa tiedon perittävästä viivästyskorosta tietokantaan muistiin. Asiakkaan seuraavalle laskulle ehdotetaan otettavaksi mukaan viivästyskulurivi. Viivästyskorkoa laskettaessa käytetään laskulle määriteltyä viivästyskorkoprosenttia.
Maksumuistutus
Kun tehdään maksumuistutus, jostakin rekisteriasiakkaalle laaditusta laskusta, ProCountor kysyy lisätäänkö asiakkaan seuraavalle laskulle perintäkulujen rivi?
- Jos tähän vastataan ”Ei”, niin mitään eritystä ei tapahdu, vaan maksumuistutuksen lähetys menee normaaliin tapaan eikä asiakkaan seuraavalle laskulle ehdoteta perintäkuluriviä.
Jos tähän vastataan ”Kyllä”, niin tulee toinen kysymys ”Perintäkulurivin rivikommentti.” Voit halutessasi kirjoittaa laskurivin rivikommenttiin tulostuvan tekstin. Rivikommentin näkyvyyden asiakkaalle lähetettävässä laskussa voi säätää muuttamalla Rivikommentti asetusta Yrityksen tietojen Käyttöasetukset-näkymällä. Tämän jälkeen maksumuistutus lähetetään normaaliin tapaan ja asiakkaan seuraavalle laskulle ehdotetaan otettavaksi mukaan perintäkulurivi.
Kulujen laskutus
Kulujen laskutus osana uutta laskua
Kun seuraavan kerran laaditaan lasku tälle asiakkaalle, ruudulle tulee kysymys että ”Haluatko lisätä asiakkaan veloitettavat perintäkulut/viivästyskulut laskulle?”
- Jos tähän vastataan ”Ei”, niin mitään erityistä ei tapahdu, vaan myyntilaskun laadinta jatkuu normaalisti. Samoja perintä- ja viivästyskulurivejä ehdotetaan seuraavan kerran kun ko. asiakkaalle laaditaan myyntilaskua.
- Jos tähän vastataan ”Kyllä”, niin laskulle lisätään automaattisesti tuoteriviksi perintä- ja viivästyskulut ja ensimmäisen tallennuksen yhteydessä tuotenimen perään lisätään sulkuihin se laskunumero johon kulut liittyvät. Näitä tuoterivejä voi olla 1-n kpl, jos asiakasta on useasti jouduttu perimään ja/tai myöhässä maksettuja laskuja on useita. Kun lasku ensimmäisen kerran talletetaan, niin perintä- ja viivästyskulurivit merkataan tietokantaan perityiksi eikä niitä ehdoteta toiste.
- Jos haluaa poistaa perintä- ja viivästyskulurivejä niin ettei niitä veloiteta koskaan, on ne tuotava laskulle, tallennettava lasku ja sen jälkeen poistettava rivit.
Kulujen laskutus laskuaineiston sisäänluvun yhteydessä
Mikäli laaditaan aineiston sisäänluvun kautta laskuja ja kun perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta on yrityksellä käytössä, niin aineiston sisäänluvun yhteydessä, jokaisen laskun kohdalla tarkastetaan mahdolliset perittävät rivit ja lisätään ne laskuille. Oletusarvoisesti ProCountor laittaa rastin kohtaan, jossa lukee ”Lisätäänkö laskuttamattomat perintä- ja viivästyskulut laskuaineiston laskuille?” Rastin voi ottaa pois, jos perintä- ja viivästyskuluja ei halua ottaa laskuille nyt mukaan.
Kertyneiden kulujen seuranta ja laskutus omana laskunaan
Perittävien tapahtumien seuranta tapahtuu Tositteiden haun Laskujen haun kautta. Kun yrityksellä on perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta käytössä, niin Tositteiden haussa voidaan lisätä Uusi hakuehto Perintä- ja viivästyskulut ja laittaa rasti siihen ja näin hakea esiin vain laskut, joista on laskuttamatonta perintä- ja viivästyskulua. Ko. asiakkaalle voi laatia uuden laskun painamalla hakutuloksen päällä hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kohtaa Tee uusi lasku. Tämän jälkeen edetään kuten kohdassa "Kulujen laskutus osana uutta laskua", eli laaditaan asiakkaalle lasku.
Asiakkaittain kertyneitä veloittamattomia ja veloitettuja perintä- ja viivästyskuluja voi listata maksuraporttien Perintä- ja viivästyskuluraportilla.
DuettoGroupin palveluiden käyttö
ProCountorin käyttävät yritykset voivat lähettää maksuhuomautukset DuettoNote-palvelulla ja perintätoimeksiannot DuettoPro-palvelulla DuettoGroupille ja vastaavasti saada viitteelliset tilitykset suoraan omaan ProCountor-ympäristöön.
DuettoGroupin palvelut ovat kaikkien ProCountor-asiakkaiden käytettävissä riippumatta yrityksen koosta tai toimeksiantojen määrästä. Palveluissa ei ole vuosimaksua ja vapaaehtoinen perintä on toimeksiantajalle täysin maksutonta. Omien perintätoimeksiantojen etenemistä pääsee seuraamaan reaaliaikaisesti selainpohjaisesta asiakaskäyttöliittymästä.