Sisältö
ProCountor-ohjelmistosta voidaan lähettää erilaisia sähköposteja. Mahdollisia sähköposteja ovat laskut sekä tilaukset, maksumuistutukset, ilmoitukset tarkastettavista laskuista ja joukkokirjeet.
Myyntilasku sekä myynti- ja ostotilaus
Lähetettäessä myyntilaskuja tai myynti- tai ostotilauksia sähköpostilla valitaan laskukanavaksi Sähköposti ja annetaan sähköpostosoite sille varattuun kenttään. Mikäli liikekumppanilla on rekisteriin syötetty sähköpostiosoite tuodaan se oletukseksi. Sähköpostiosoitteen muodon oikeellisuus tarkistetaan.
Sähköpostissa on lasku/tilaus PDF-muotoisena liitetiedostona. Sähköpostin lähettäjäosoiteeksi (From: -kenttä) haetaan ensisijaisesti Yhteyshenkilöt tietojen "Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite" -kentästä. Jos kyseinen kenttä on tyhjä haetaan osoite laskun lähettäjän Omat tiedot ja asetukset -sivun sähköpostiosoite -kentästä. Jos sekin on tyhjä tulee vastausosoitteeksi procountor@procountor.com . Sähköpostilla lähetettävässä laskussa on viestissä laskun maksuun tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) ja otsikossa sana Lasku tai Tilausvahvistus tai Ostotilaus tai Tarjous , laskun tai tilauksen numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Maksumuistutus
Maksumuistutuksen voi lähettää sähköpostilla vaikka alkuperäisen laskun laskukanava olisi jokin muu. Mikäli lasku on lähetty sähköpostilla tarjotaan sähköpostiosoitteeksi laskulla käytettyä osoitetta.
Sähköpostissa on maksumuistutus PDF-muotoisena liitetiedostona. Sähköpostin lähettäjäosoiteeksi (From: -kenttä) haetaan ensisijaisesti Yhteyshenkilöt tietojen "Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite" -kentästä. Jos kyseinen kenttä on tyhjä haetaan osoite maksumuistutuksen lähettäjän Omat tiedot ja asetukset -sivun sähköpostiosoite -kentästä. Jos sekin on tyhjä tulee vastausosoitteeksi procountor@procountor.com . Sähköpostilla lähetettävässä maksumuistutuksessa on viestissä laskun maksuun tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) ja otsikossa sana Maksumuistutus, laskun numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Ilmoitus asiatarkastettavasta tai hyväksyttävästä osto-, matka- tai kululaskusta
Osto-, matka- ja kululaskuista on mahdollista lähettää muistutus sähköposti laskun asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin.
ProCountorista lähtevät muistutusviestit tietyin väliajoin ja jos samalle asiatarkastajalle/hyväksyjälle on useampi muistutus lähdössä, kootaan ne samaan sähköpostiviestiin. Sähköpostiviestillä on linkki, joka vie ProCountoriin kirjautumiseen ja kirjautumisen jälkeen tuo Tositteiden hakuun sähköpostissa mainitut laskut. Sähköpostin lähettäjätiedoissa (From: -kenttä) lukee procountor@procountor.com . Sähköpostiin ei tule lähettää vastausta.
Lue lisää laskujen hyväksymiskierrosta.
Joukkokirje
Joukkokirjeen voi lähettää joko postina tai sähköpostina. Jos joukkokirje lähetetään sähköpostina täytyy sähköpostiosoite olla syötettynä liikekumppanin tietoihin.
Joukkokirjeen voi muodosta kolmella eri tavalla. Ensimmäinen tapa on "ProCountorin kirjepohjalle muodostettu", jolloin kirjoitetaan kirjeen otsikko, varsinainen teksti, allekirjoitus ja osoitelähde. Tekstit näkyvät sähköpostin sisältönä.
Toinen tapa on "ProCountorin kirjepohjalle muodostettu ja PDF-muotoinen liite". Tällöin kirjeen otsikko, varsinainen teksti, allekirjoitus ja osoitelähde kirjoitetaan kuten ensimmäisessä tavassa. Lisäksi kirjeeseen on mahdollista lisätä PDF-muotoinen liite. Kolmas tapa on "Omalle PDF-kirjepohjalle muodostettu". Tällöin kirjeen otsikko, varsinainen teksti, allekirjoitus ja osoitelähde jätetään tyhjiksi ja kirjeeseen lisätään PDF-muotoinen liite.
Sähköpostin lähettäjätiedoissa (From: -kenttä) lukee procountor@procountor.com . Vastausosoitteeseen (Reply-to: -kenttä) tulee ensisijaisesti joukkokirjeen lähettäjän Omat tiedot -sivun sähköpostiosoite -kentästä. Jos se on tyhjä tulee vastausosoitteeksi procountor@procountor.com .
Lue lisää joukkokirjeestä.