Sisältö
Yritys voi halutessaan käyttää tilikauden lisäksi tilikauden sisäisiä seurantajaksoja. Suosittelemme seurantajaksojen käyttöä kirjanpidon sulkemiseksi kuukausittain.
Yleistä seurantajaksoista
Muokkaa tilikausia/seurantajaksoja -näkymän Muokkaa seurantajaksoja -painikkeen kautta pääsee lisäämään, poistamaan, sulkemaan ja avaamaan tilikauden sisäisiä seurantajaksoja.
Sisäistä seurantajaksoa ei ole pakko käyttää, mutta se tuo yritykselle esimerkiksi seuraavia etuja:
- Estetään, että jo täsmäytetyn kuukauden tiedot eivät muutu.
Kirjanpidon täsmäytys on helpompaa, kun tarvitsee seurata vain avoinna olevaa kautta, eikä kaikkia tositteita tilikauden alusta.
- Taseen kuukauden alkusaldot saadaan näkyville päivä- ja pääkirjalle.
Seurantajaksojen lisääminen
Ensin valitaan Muokkaa tilikausia/seurantajaksoja -näkymällä haluttu tilikausi ja sen jälkeen painetaan Muokkaa seurantajaksoja -painiketta. Vain avoimille tilikausille pääsee lisäämään seurantajaksoja.
Suljetun tilikauden seurantajaksoja pääsee ainoastaan katsomaan ja vain vanhimman avoimen tilikauden seurantajaksoja pääsee sulkemaan tai avaamaan.
Lisää seurantajakso -painikkeella lisätään uusi seurantajakso. Seurantajakson alku- ja loppupäivämääriksi oletetaan seuraavan kuukauden alku- ja loppupäivää. Alku- ja loppupäivämääriä pääsee muuttamaan klikkaamalla päivämääräkenttää ja hakemalla avautuvasta kalenterista haluttu päivä. Seurantajaksot voivat olla halutun mittaisia kuten kuukausi tai vuosineljännes, kunhan eivät mene päällekkäin. Suosittelemme seurantajaksoksi kuukautta.
Perusta seurantajaksot -painikkeella voidaan yhdellä painalluksella perustaa koko tilikauden kaikki seurantajaksot kuukausittain.
Seurantajaksojen poistaminen
Poista seurantajakso -painikkeella voidaan poistaa valittu seurantajakso. Suljettua seurantajaksoa ei voi poistaa.
Seurantajaksojen avaaminen
Avaa seurantajakso -painikkeella voidaan avata jo suljettu seurantajakso, jos halutaan vielä tehdä muutoksia päättyneelle jaksolle. Jakson saa jälleen suljettua painikkeella Sulje seurantajakso. Suljetulla tillikaudella olevia seurantajaksoja ei voi avata ja seurantajaksot tulee avata alkaen uusimmasta vanhempiin kauteen. Suljetun seurantajakson avaaminen poistaa seurantajakson avaustositteen.
Seurantajaksojen sulkeminen
Kun seurantajakson kirjanpito on valmis ja ALV-laskelma kyseiseltä ajanjaksolta on tehty, voidaan jakso sulkea. Sulkeminen luo kauden viimeistä päivää seuraavalle päivälle avaustositteen aivan kuten tilikauden sulkeminen luo tilinavaustositteen. Tositteet, jotka eivät ole liiketapahtumia, tulee siirtää kaudelta seuraavalle avoimelle kaudelle ennen sulkemista. Jos sisäiset seurantajaksot ovat käytössä, on aina muistettava tarkistaa, että tilikauden tulos ja tase täsmäävät päätettävältä ajanjaksolta ennen kuin kauden sulkee. Mikäli eivät täsmää, on ero selvitettävä ennen kauden sulkemista. Tämä menettely vähentää huomattavasti työtä myös tilikauden päättyessä.
Kun kausi on suljettu, ei sinne voida enää tallentaa uusia tositteita eikä tehdä muutoksia olemassa oleviin tositteisiin, ellei kautta erikseen avata.
Huom!. Ennen sulkemista on muistettava päivittää raportointitietokanta, jotta kirjanpitoraporteille tulee ajantasaiset saldot. Päivitys tapahtuu Päivitä raportointitietokanta -painikkeella. Toiminto ei päivitä Graafisten- eli Voyant-raporttien käyttämään tietokantaa.
Sulje seurantajakso -painikkeella suljetaan vanhin avoinna oleva seurantajakso. Mikäli tilikaudelle on keskeneräisiä tapahtumia, huomautetaan siitä ja kerrotaan, mitkä tositteet ovat keskeneräisiä. Seurantajakson sulkeminen muodostaa liiketapahtumista seuraavalle seurantajaksolle seurantajakson avaustositteen, jonka tiedot saa näkyviin päivä- ja pääkirjalle valitsemalla näytä seurantajakson avaustositteet.