Procountorissa voidaan asiakkaille syöttää sopimuksia, joiden perusteella tehdään laskuja.
Sopimukset -painike on näkyvissä Asiakkaan perustiedot -näkymällä Oletukset ja Vie laskulle -painikkeiden välissä mikäli käytössä on Sopimuslaskutus. ProCountorin Sopimuslaskutus on maksullinen lisäominaisuus. Lue lisää Sopimuslaskutuksesta.
Painikkeesta aukeaa Sopimukset -näkymä, jolle on listattu asiakkaan sopimusten perustiedot. Kullekin asiakkaalle voidaan määritellä haluttu määrä sopimuksia.
Näytä -painikkeella päästään katselemaan ja muokkaamaan olemassa olevia sopimuksia.
Lisää -painikkeella päästään tekemään uusia sopimuksia.
Kopio -painikkeella saa tehtyä olemassa olevasta sopimuksesta identtisen kopion.
Poista -painikkeella voidaan poistamaan olemassa olevia sopimuksia. Mikäli sopimusta ei haluta käyttää mutta sitä ei myöskään haluta poistaa voidaan se määritellä passiiviseksi.
Näytä ja Lisää -painikkeista aukeaa näkymä jolle syötetään sopimuksen tiedot.
Osoitteen lähde valinnalla voidaan määritellä tulevatko asiakkaan osoitetiedot Asiakasrekisteristä, jolloin niitä voi muokata vai Sopimukselta, jolloin niitä voi muokata. Rekisteristä tulee Maksuehto, Valuutta, Sis. ALV ja Kieli, jotka ovat muokattavissa. Muut tiedot on vapaasti täytettävissä.
Laskutusjaksoksi valitaan alasvetovalikosta sopiva kuukausiväli ja laskutus-kuukausi-yhdistelmä. Esim. 3kk, 1/4/7/10 tarkoittaa että laskutus tapahtuu kolmen kuukauden välein, tammi-, huhti-, heinä- ja lokakuussa. Sopimus -sivun vasemmassa ylänurkassa näkyy koska ja millä laskulla sopimus on viimeksi laskutettu. Sopimuksen laskutus tietoja ei pidä muuttaa kesken laskutetun laskutusjakson. Esim. jos sopimus on laskutettu 3 kk:n jaksona 01.04-30.06 ja halutaan muut-taa laskutus 1 kuukauden jaksoihin voi sen tehdä 30.06 jälkeen. Jos halutaan muuttaa jaksoa jo aikaisemmin, on olemassa oleva sopimus syytä passivoida ja tehdä uusi sopimus.
Laskutusjakson alkupäivällä määritellään monentenako päivänä kuukautta laskutusjakso alkaa. Jos tämän jättää tyhjäksi, niin oletuksena käytetään kuukauden ensimmäistä päivää, eli nro 1.
Laskutuskuukausi jakson aikana määrittää monentenako jakson kuukautena laskutus tapahtuu. Esim. 3kk, 1/4/7/10 ja Laskutuskuukausi 2 tarkoittaa, että laskutus tapahtuu kolmen kuukauden välein helmi-, touko-, elo- ja marraskuussa kausien ollessa tammi-maaliskuu, huhti-kesäkuu, heinä-syyskuu, loka-joulukuu. Laskutuskuukausi voi olla myös jakson ulkopuolella esim. merkitsemällä kenttään -1, halutaan laskutuksen tapahtuvan jakson alkua edeltävänä kuukautena tai vastaavasti tässä esimerkissä nro 4 tarkoittaisi että halutaan laskuttaa jakson jälkeen eli tammi-maaliskuun jakso laskutettaisiin vasta huhtikuulla. Jos tämän kentän jättää tyhjäksi, niin oletuksena käytetään ensimmäistä laskutuskuukautta jakson sisällä, eli nro 1.
Laskun päivä laskutuskuun aikana määrittää mille päivälle lasku päiväytyy. Mikäli on määritelty tämän kentän arvoksi 31, tarkoittaa se aina kuun viimeistä päivää. Jos tämän kentän jättää tässä tyhjäksi, niin päiväyksen voi täydentää laskutuksen yhteydessä tai sitten ohjelma olettaa tyhjän tilalle laskutuskuukauden ensimmäisen päivän.
Poista -painikkeella voi sopimuksen poistaa.
Tulostettavassa muodossa -painike näyttää sopimuksen PDF-muodossa.
Hallinta -painike avaa liikekumppanin Hallinta-näkymän.
Edellinen ja Seuraava -painikkeilla voi Sopimus -näkymällä selata sopimuksia.
Sopimukselle pitää määritellä vähintään yksi tuoterivi. Asiakkaalle määritellyt oletustuotteet eivät tule sopimukselle, eikä sopimuksen pohjalta tehdylle laskulle. Riveillä voi laskulla näkyvää Tuote -sarakkeessa olevaa tuotteen nimeä muuttaa mutta Rekisterituote -sarakkeessa näkyy aina alkuperäinen rekisteristä haettu tuotteen nimi.
Hae tuote -painikkeella sopimuksen tuotteet/palvelut voidaan hakea tuoterekisteristä. Aukeavalta listalta, jossa näkyvät rekisteriin syötetyt myyntituotteet, etsitään haluttu tuote.
Hae tuotteet -painiketta käyttäen voi tarkentaa hakua tuotenimen, -koodin ja -ryhmän avulla. Tuote valitaan klikkaamalla sen riviä. Useamman tuotteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä.
Valitse tuote -painikkeella valitut tuotteet siirtyvät sopimukselle. Jos sopimuksen tiedoissa muuttaa tuotteen nimeä siirtyy tuoteen rekisterinimi Rekisterituote -sarakkeeseen.
Lisää rivi -painike tekee uuden tyhjän tuoterivin. Tyhjälle tuoteriville kirjoitetaan sen jälkeen tarvittavat tiedot.
Kopioi rivi -painikkeella sopimuksen tuoterivejä voidaan kopioida. Ensin valitaan kopioitava rivi ja tämän jälkeen painetaan Kopioi rivi -painiketta, jolloin aukeaa ikkuna jossa kysytään montako kopiota rivistä halutaan tuottaa. Seuraavaksi kysytään halutaanko Määrä jakaa tasan kaikille riveille. Yksikköhinta pysyy samana.
Poista rivi -painikkeella saa valitun tuoterivin poistettua sopimukselta.
Oletusdimensiot - painikkeella tuoteriveille voidaan määritellä rivikohtaisia oletusdimensoita, joita käytetään tuoterekisterin oletusdimensoiden sijasta.
Laskujen tekeminen sopimusten pohjalta tapahtuu Sopimuslaskutus -näkymällä, joka löytyy ohjelmavalikon (navigaattorin) kohdasta Myynti / Sopimuslaskutus.