Sopimuslaskutus

Myynnit/Sopimuslaskutus kohdassa päästään hakemaan asiakkaiden sopimuksia laskutettaviksi. Sopimukset määritellään Asiakkaan perustiedot -sivun yläosassa näkyvän Sopimukset -painikkeesta aukeavalla sivulla. ProCountorin Sopimuslaskutus on maksullinen lisäominaisuus.

Lue lisää sopimuksen tekemisestä.

Yleistä

Sopimuslaskutus soveltuu hyvin tilanteisiin, joissa asiakkaalta säännöllisin väliajoin veloitetaan tiettyjä asioita sopimuksen mukaan. Veloitetut määrät ja summat kuitenkin saattavat vaihdella eri jaksojen laskuilla. Tälläisiä tilanteita saattaa olla esimerkiksi kun veloitetaan projektia sen etenemisen mukaan, säännöllinen konsultointi/koulutus/tms., jonka tuntimäärät kuitenkin vaihtelevat, lisenssimaksut. Mikäli säännöllinen veloitus on aina sama, on Joukkolasku kätevä vaihtoehto.

Kun Sopimuslaskutus on käytössä ja asiakkaalle on valittu rahoitussopimus, otetaan laskulle sopimusnumero, tilinumero ja rahoitusteksti sopimukselta. Jos Sopimuslaskutus ei ole käytössä tai rahoitussopimusta ei ole valittu, otetaan tilinumero asiakasrekisteristä tai kohdasta Hallinta/Yrityksen tiedot/Perustiedoista.

Hae sopimukset

Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -tiedolla määritellään, millä kuukaudella laskutettavia sopimuksia haetaan. Tällaisiksi sopimuksiksi luetaan ne, joiden Alkupäivämäärä on sama tai ennen hakupvm kuukautta tai tyhjä, Loppupäivämäärä sama tai jälkeen hakupvm kuukauden tai tyhjä, tila Aktiivinen ja laskua hakupvm kuukaudelta ei vielä ole tehty vaikka laskutusjakson mukaan kyseiselle kuukaudelle lasku pitäisi tehdä. Jos laittaa ruksin kohtaan Haetaanko sopimuksia tarkalla päivällä (eikä pelkällä kuukaudella), tuodaan vain ne sopimukset, jotka on määritelty laskutettavaksi annettuna päivänä. Jos päivämäärää ei anneta, tuodaan kaikki sopimukset.

Muilla hakuehdoilla voidaan tarkentaa hakua. Jos hakuun halutaan mukaan myös passiiviset sopimukset ja passiivisten asiakkaiden sopimukset, on laitettava ruksi kohtaan Näytä myös passiiviset sopimukset.

Kun hakuehdot on annettu painetaan Hae sopimukset -painiketta, jolloin lista laskutettavista sopimuksista tulee sivun alaosaan.

Valitse kaikki

Valitse kaikki -painikkeella saa Laskutettavaksi tai Tulostettavassa muodossa otettaviksi valittua kaikki listatut sopimukset. Vain tietyt sopimukset valitaan ruksaamalla rivin vasemmassa laidassa oleva valintaruutu.

Aloita laskutus

Aloita laskutus -painiketta painetaan, kun laskutettavat sopimuksen on valittu. Tämän jälkeen tulee varmistuskysymys, jossa kerrotaan laskutettavat liikekumppanit ja sopimukset. Kun se on hyväksytty, tulee kysymys laskuryhmän nimestä, laskun päiväyksestä ja sopimuskaudesta. Sopimuskauden määräävä pvm -kentän arvoksi oletetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupäivää. Laskun pvm -kentän avulla voidaan määritellä kaikkien laskujen pvm. Tämä on oletuksena myös kirjanpitosivun pvm, jonka mukaan mm. arvonlisäverot määräytyvät. Jos tyhjä, niin lasku päiväksi tulee sopimukselle määritelty laskun päivä. Ryhmän nimeä voidaan käyttää Tositteiden haussa laskujen hakuun. Laskuille saa sopimukset mukaan PDF-muotoisena liitteenä, kun ruksii kohdan Sopimuksen tiedot laskun liitteeksi. Kun laskutus on valmis, tulee siitä ilmoitus.

Valittujen sopimusten pohjalta on muodostunut tilassa Kesken olevia laskuja, joita voidaan muokata ja lähettää Tositteiden haun kautta.

Laskuilla Laskun päivä ja kirjanpidon Tositepvm ovat aiemmin annettu päivä ja kirjanpidon kirjauskausi on kyseisen päivän kuukausi. Sopimuksen numero ja Sopimuksen sisältö -tiedot näkyvät laskun Lisätietoja -kentässä. Lisätietoja -kentässä ei näy asiakkaan myyntilaskun oletuslisätieto eikä yrityksen myyntilaskun oletuslisätieto.

Kirjanpitosivun Palvelujakson alku ja loppu päivissä näkyy laskutusjakso. Kyseessä on informatiivinen tieto, joka ei vaikuta kirjanpitoon. Laskutusjakso näkyy myös laskulla Toimituspäivinä. Laskutusjakso määräytyy annetun Sopimuskauden määräävä pvm -tiedon perusteella. Laskulla tai kirjanpitosivulla ei laskujakso tietoa tule muuttaa.

Asiakkaalle määritellyt oletustuotteet eivät tule sopimuksen pohjalta tehdylle laskulle.

Mikäli asiakkaalle on määritelty vakioviite, käytetään laskulla sitä pankkiviitteenä. Mikäli asiakkaalle on valittu pankkitili, näytetään se laskun yläosan tiedoissa. Mikäli asiakkaalle on määritelty oletuslaskupohja, tehdään lasku sille. Mikäli asiakkaalle on määritelty maksutavaksi Suoraveloitus, tehdään suoraveloituslasku.

Laskun kirjanpito tehdään riveittäin, mikäli Käyttöasetuksissa on määritelty että myyntilaskut oletuksena tiliöidään riveittäin.

Tulostettavassa muodossa

Tulostettavassa muodossa -painikkeella saa listattua valittujen sopimusten perustiedot, joko html tai Excel muodossa. Listalla kunkin valitun sopimuksen tiedot ovat omalla rivillään.

Sopimuksista näytetään seuraavat tiedot: Nimi, Tunnus, Asiakasnumero, Sopimusnumero, Sopimuksen päivä, Sopimuksen sisältö, Alkupäivämäärä, Loppupäivämäärä, Laskutusjakso, Ilman ALV, ALV, Summa, Valuutta, Tilausviite, Oma yhteyshenkilö, Asiakkaan yhteyshenkilö, Tila, Maksuehto, Kieli, Viimeksi laskutettu, Luotu, Laatija, Muokattu ja Muokkaaja.

Sopimuslaskutusraportti

Sopimuslaskutusraportti -painikkeella ajetaan raportti, jolla saadaan kuukausittaista tietoa sopimusten laskutuksesta. Painike avaa ikkunan, jossa annetaan raportin hakuehdot.

Raportille tuodaan kuukausittain kultakin sopimukselta tiedot laskutuksesta. Jos laskulla on lisätty tai poistettu laskurivejä tai summia muutettu tai laskutusjaksoa muutettu, eivät ne muutokset näy raportilla.

Näytä sopimus

Näytä sopimus -painike avaa valitun rivin sopimuksen Sopimus -sivun. Sopimus -sivulla voi sopimuksen tietoja tarkastella ja muokata.

Sopimuksen laskutus tietoja ei pidä muuttaa kesken laskutetun laskutusjakson. Esimerkiksi jos sopimus on laskutettu 3 kk:n jaksona 01.04-30.06 ja halutaan muuttaa laskutus 1 kuukauden jaksoihin, voi sen tehdä 30.06 jälkeen. Jos halutaan muuttaa jaksoa jo aikaisemmin, on olemassa oleva sopimus syytä passivoida ja tehdä uusi sopimus.

Esimerkkejä

On sopimukset:

Asiakas A, Sopimus A1, sopimuksen alkupäivä 1.2.2011 ja Laskutusjakso 1 kk, 1/2/3/4/5/..., laskuja ei ole tehty

Asiakas A, Sopimus A 2, sopimuksen alkupäivä 1.2.2011 ja Laskutusjakso 1 kk, 1/2/3/4/5/..., helmikuun lasku on tehty

Asiakas B, Sopimus B1, sopimuksen alkupäivä 1.2.2011 ja Laskutusjakso 2 kk, 1/3/5/7/9/11, laskuja ei ole tehty

Asiakas B, Sopimus B2, sopimuksen alkupäivä 1.2.2011 ja Laskutusjakso 2 kk, 2/4/6/8/10/12, helmikuun lasku on tehty

Haku

Jos Sopimuslaskutus -sivulla annetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän arvoksi jokin tammikuulle 2011 sijoittuva päivä, ei laskutettavien sopimusten listalle tule mitään, koska kaikkien sopimusten alkupäivä on tammikuun jälkeen.

Jos Sopimuslaskutus -sivulla annetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän arvoksi jokin helmikuulle 2011 sijoittuva päivä, tulee laskutettavien sopimusten listalle Sopimus A1, ei muita. A2 ja B2 eivät tule listalle koska niillä helmikuun lasku on jo tehty. B1 ei tule listalle koska helmikuu ei ole valitun Laskutusjakson mukaan laskutuskuukausi.

Jos Sopimuslaskutus -sivulla annetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän arvoksi jokin maaliskuulle 2011 sijoittuva päivä, tulee laskutettavien sopimusten listalle Sopimus A1, A2 ja B1. B2 ei tule listalle, koska maaliskuu ei ole valitun Laskutusjakson mukaan laskutuskuukausi.

Laskutus

Tehdään laskuja 15.2.2011, joten se tulee Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän oletusarvoksi, jolla laskutettavat sopimukset haetaan ja saadaan Sopimus A1. Sopimusta laskutettaessa annetaan Laskun pvm -tiedoksi annetaan 15.2.2011. Tällöin muodostuu yksi lasku, jonka Laskun päivä ja kirjanpidon Tositepvm ovat 15.2.2011, Kirjauskausi on 2011-02. Kirjanpitosivun Palvelujakson alku on 1.2.2011 ja loppu 28.2.2011. Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä.

Tehdään laskuja 15.2.2011, joten se tulee Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän oletusarvoksi, mutta laskutettavat sopimukset haetaan päivämäärällä 1.3.2011, jolloin saadaan Sopimukset A1, A2 ja B1. Laskun pvm -tiedoksi annetaan 15.3.2011. Tällöin muodostuu kolme laskua joiden Laskun päivä ja kirjanpidon Tositepvm ovat 15.3.2007, Kirjauskausi on 2011-03. Sopimusten A1 ja A2 mukaan muodostuneilla laskuilla kirjanpitosivun Palvelujakson alku on 1.3.2011 ja loppu 31.3.2011. Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä. Sopimuksen B1 mukaan muodostuneella laskulla kirjanpitosivun Palvelujakson alku on 1.3.2011 ja loppu 30.4.2011. Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä.