Täsmäytysohje

Automaattinen tiliöinti normaalitilanteessa

Myyntilaskujen kirjausketju kun käytetään viitenumeroa

• Kun hyväksytään myyntilasku ProCountorissa, siirtyy lasku automaattisesti avoimeksi laskuksi Tositteiden haussa. Lasku on jo tallennuksen yhteydessä tiliöitynyt (1700/3000) per myyntisaamiset an myynnit.

• Kun vastaanotetaan viitteellinen suoritus myyntilaskuun, seuraa tästä seuraavat automaattiset toimenpiteet:

  1. Viiteaineiston kirjanpitosivulle muodostuu automaattisesti kirjaus (1990/1700) per rahansiirrot ja täsmäytykset an myyntisaamiset.

  2. Tiliotteen kirjanpitosivulle muodostuu automaattisesti kirjaus (1910/1990) per pankkitili an rahansiirrot ja täsmäytykset.

  3. Lasku kuittaantuu automaattisesti viitetiedon avulla tilaan maksettu ja poistuu avoimista laskuista (Tositteiden haun hakutyyppi Avointen haku).

Ostolaskujen kirjausketju kun käytetään viitenumeroa

• Kun ostolasku asiatarkastetaan tai hyväksytään ProCountorissa, siirtyy lasku automaattisesti avoimeksi laskuksi Avoimien ostojen haussa. Laskun tallennuksen yhteydessä se tiliöidään esim. (8450/2880) per muut hallintokulut an maksuliikennetili.

• Kun lasku maksetaan viitteellisenä ProCountorin kautta, seuraa tästä seuraavat automaattiset toimenpiteet:

  1. Tiliotteen kirjanpitosivulle muodostuu automaattisesti kirjaus (2880/1910) per maksuliikennetili an pankkitili.

  2. Lasku kuittaantuu automaattisesti tilaan maksettu ja poistuu avoimista laskuista (Tositteiden haun hakutyyppi Avointen haku).

Kuukausittaiset täsmäytykset

Työjärjestys

1. Käy lävitse tiliotteet ja viitesuoritukset eli kaikki maksutapahtumat. Esim. käsittele tilille tullut viitteetön pano tai kohdistamaton viitesuoritus. Tarkista, ettei Maksuliikenne/Maksujen kohdistus näkymään ole jäänyt laskuja.

2. Tarkista kirjanpitoraporttien avulla, ettei ko. kaudella ole enää ”ei liiketapahtumia”. Näitä tapahtumia ei oteta mukaan arvonlisäverokäsittelyyn. Huomioithan siis, jos Kesken -tilassa oleva tosite hyväksytään alv-laskelman teon jälkeen, pitää alv-laskelma tehdä uudestaan ko. kuukaudelta, jotta alv päivittyy seuraavalle avoinna olevalle kausiveroilmoitukselle.
3. Tarkista kuukaudelle syötettyjen tositteiden tiliöinnit ja ALV-merkinnät.
4. Laadi tarvittavat muistiotositteet, kuten kuukausittaiset poistot ja jaksotukset.
5. Käy kirjanpidon tilit lävitse esim. kirjanpitotilien tarkistusraportin avulla.
6. Varmista, että tilin 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset saldo on nolla euroa.
7. Täsmäytä kaikkien taseen tilien saldot, erityisesti tilit 1700 Myyntisaamiset avoimiin myynteihin ja 2880 Maksuliikennetili avoimiin osto-, matka- ja kululaskuihin. Hyödynnä avoimien laskujen täsmäytysraporttia.

8. Muodosta ALV-laskelma. ProCountor luo tämän taustalle kirjanpidon. ALV-tiedot –painikkeen avulla näet yhteenvedon ALV-tiedon perustana olevista vienneistä.

9. Päivitä raportointitietokanta ja varmista, että tilikauden tulos ja tase täsmäävät.

10. Muodosta kausiveroilmoitus. ProCountor luo tämän taustalle kirjanpidon.

11. Kaikki arvonlisäverot sekä ennakonpidätykset ja stm-velat ProCountor kirjaa automaattisesti 2935 Verotilitapahtumat –tilille. Täsmäytä kuukausittain ko. tilin saldo verotiliotteeseen.

12. Sulje seurantajakso.

Tiliotteiden ja viitesuoritusten läpikäynti

Tiliotteet

• ProCountorin kautta maksetut viitteelliset maksut ovat automaattisesti kirjautuneet ja kuittaantuneet maksetuksi. Nämä tapahtumat näkyvät tiliotteella kirjausselitteellä 702 Laskujen maksupalvelu. Nämä tapahtumat harvoin vaativat mitään toimenpiteitä.

• Moni muu tiliotetapahtuma kirjaantuu myös automaattisesti oikein tiliotteen kirjausselitteiden oletuskirjausten avulla. Tällaisia tapahtumia ovat mm. palvelumaksut, eikä näiden kirjauksia tarvitse oikaista.
• Tiliotetapahtumat, jotka vaativat toimenpiteitä, kuten laskun käsin kuittaamista maksetuksi tai kirjauksen oikaisua, ovat useimmin:
  • Verkkopankin tai jonkin muun maksuvälineen kautta maksetut suoritukset. Tarkistetaan, onko tapahtumasta tehty ohjelmaan tosite. Jos ei ole, tehdään lasku ja kuitataan se saman tien Maksetuksi muualla.
  • Pankkikorttiostot (kirjausselitteet 721), kirjataan suoraan tiliotteelta tai tehdään koontimuistio, johon kerätään koko kuukauden ostot.
  • Ulkomaanmaksut (kirjausselitteet 770). Ulkomaanmaksuissa on muistettava myös kirjata mahdollinen valuuttakurssiero.
• Saadut viitteelliset suoritukset kirjaantuvat automaattisesti oikein (kirjausselite 705).

• Jos tilille on saapunut suorituksia, joissa ei ole käytetty viitettä (kirjausselite 710), tulee tiliotteen kirjanpitosivulla tehdä tiliöinnin korjaus. Mikäli kyseessä on myyntilaskun suoritus, lasku kuitataan tilaan Maksettu muualla.

• Tiliotteen tapahtumia voidaan hakea myös tiliotehaun avulla (Maksuliikenne / Maksuraportit / Tiliotehaku), hakemalla tiettyä kirjausselitettä, kuten ulkomaanmaksuja.

• Maksutapahtumien kohdistussivun tarkistus:

  • Varmistetaan, ettei Maksuliikenne / Maksujen kohdistus -sivulla ole tapahtumia. Mikäli sivulla on tapahtumia, on kyse maksuista, joita ei ole automaattisesti voitu kohdistaa tai sitten niin tuoreista tapahtumista, ettei tiliote ole vielä tullut. Tarkista tiliotteelta, onko lasku maksettu, esim. ilman viitenumeroa ja jos lasku on maksettu, niin maksujen kohdistussivulla voit kohdistaa valitut laskut. Lasku menee tämän avulla tilaan Maksettu ja poistuu siten Avointen laskujen -listalta.

  • Jos lasku näkyy kohdassa Maksut / Maksujen kohdistus ja laskua ei ole maksettu, esim. tilillä ei ole ollut rahaa maksupäivänä, niin laita lasku uudelleen maksuun. Kun lasku on tässä vaiheessa Siirretty pankkiin tilassa, niin käytä Maksaminen -sivun Poista maksutapahtuma -painiketta, joka palauttaa laskun tilaan Hyväksytty. Tämän jälkeen voit laittaa laskun uudelleen maksuun.

Viitemaksut

• Kuukauden kaikkia viitesuorituksia pääsee tarkastelemaan viitemaksuraportin avulla (Maksuliikenne/Maksuraportit/Viitemaksuraportti).

• Viitesuoritukset, jotka ovat kohdistuneet laskuun ja eikä niillä ole maksueroa ovat automaattisesti oikein. Ne eivät vaadi mitään toimenpiteitä.
• Viitteelliset maksut, jotka eivät ole kohdistuneet, täytyy selvittää. Miksi maksu ei ole kohdistunut?

  • Myyntilasku on ollut Kesken -tilassa, kun viitteellinen maksu on tullut ohjelmaan => Hyväksytään lasku ja kohdistetaan maksu uudestaan viitemaksuaineiston Oikea viite -toiminnon avulla.

  • Lasku on jo kuittaantunut aikaisemmin maksetuksi, esimerkiksi on saatu tuplasuoritus => palautetaan rahat tai kohdistetaan johonkin muuhun laskuun Oikea viite -toiminnon avulla.

    • Lue lisää tuplasuorituksen etsimisestä täältä.

  • Maksu on kohdistunut väärään laskuun, suoritus on tullut väärällä viitteellä => kohdistetaan uudestaan johonkin muuhun laskun Oikea viite -toiminnon avulla.

• Tarkastaessa, mihin laskuun viite kuuluu, hyödynnä Tositteiden haun Viitenumero hakua.
• Jos palautetaan liikasuoritus asiakkaalle, kannattaa kirjata suoraan viitemaksun kirjanpitosivulla selvittelytilille siksi aikaa, ettei häiritse avoimien myyntien selvittelyä.
• Viitesuoritus on kohdistunut laskuun, mutta siinä maksueroa:

  • Laskua on maksettu osissa, tällöin lasku jää Osittain maksettu -tilaan ja avoimeksi jää vielä loppusumma.

  • ProCountor kuittaa koko laskun maksetuksi, mikäli saadun suorituksen ja laskun avoinna olevan summan ero on alle neljä senttiä. Tilinpäätöksen yhteydessä senttierot avoimien myyntien ja myyntisaamistilin välillä oikaistaan täsmäytyserotilille.

  • Onko kyseessä käteisalennus tai muu oikaistava summa? Oikaisun voi tehdä suoraan viitemaksusivulla oikaisu -kentän avulla, jolloin ohjelma oikaisee arvonlisäveroa, myynti- ja saamistilin kirjauksia, eli kirjanpidon kuntoon. Lisäksi tästä muodostuu erikoistilanteisiin maksutapahtumarivi eli lasku kuittaantuu tilaan maksettu muualla.

  • Jos asiakas on maksanut liikaa laskusta, jää lasku osittain maksettu -tilaan ja avoinna oleva summa on miinusmerkkinen => Joko kuitataan jotain toista saman asiakkaan laskua maksetuksi tai palautetaan liikaa suoritettu summa asiakkaalle. Tällöin pitää muistaa myyntilaskun erikoistilanteiden kautta korjata myös laskun maksutapahtumarivejä.

Kuukausittaiset jaksotukset ja poistot

• Tehdään kuukausittaiset poistot ja jaksotukset sekä pankkikorttiostoista koonnit muistiotositteiden avulla. Tällaisia ovat esimerkiksi lomapalkkajaksotukset. Huomaa hyödyntää muistion kirjanpitosivulla olevaa Kopioi muistio -nimistä painiketta usein toistuvissa kirjauksissa.

• Ohjelman jaksotus -toiminnon avulla voidaan tehdä helposti useita muistiotositteita.

• Muistioiden arvonlisävero-merkinnät otetaan aina mukaan vähennettävään arvonlisäveroon.

Liiketapahtumat

• Tarkastetaan, että kaikki kuukauden tapahtumat ovat liiketapahtumia. Tapahtumat, joita ei lueta liiketapahtumiksi ei oteta mukaan esimerkiksi ALV-laskelmalle, joten tarkistetaan, että kaikki tapahtumat tulevat mukaan.

• Ei liiketapahtumiksi luettavia tositteita voidaan hakea joko tositteiden haun kautta tai kirjanpitoraporteilta:

  • Kirjanpitoraporteilla voi käyttää laskun tila hakuehtona Ei liiketapahtuma -vaihtoehtoa.

  • Tositteiden haussa Ei liiketapahtumat saa esiin rajaamalla mukaan tapahtumat, jotka ovat Saapunut ProCountoriin, Kesken tai Asiatarkastettu -tiloissa.

• Tapahtumat, jotka eivät ole liiketapahtumia, joko mitätöidään, hyväksytään tai siirretään kirjanpidon päivämäärillä seuraavalle kuukaudelle.

Tiliöintien ja arvonlisäveromerkintöjen tarkistaminen

• Tarkastetaan, että kirjaukset ovat oikeilla tileillä ja että arvonlisäveroprosentit, vähennysoikeudet ja ALV-statukset ovat oikein.
• Kuukauden tapahtumat voidaan hakea esimerkiksi kirjanpitotilien tarkistusraportin tai porautuvan päivä-/pääkirjan avulla, näistä päästään porautumaan suoraan kirjanpitosivulle korjaamaan tiliöinnit.
• Ottamalla pääkirjan tai päiväkirjan vienneittäin saadaan jokaisen viennin ALV - erittely nähtäväksi. Tällöin nähdään onko esim. ulkomaisen asiakkaan/toimittajan laskulla tai edustuskulutilillä arvonlisäveroa.
• Päivä- ja pääkirjalla saadaan myös ALV-statukset listattua vienneittäin.

• Tili 8450 Muut hallintokulut on oletustilinä ostolaskuilla, joten tarkistetaan tilin tiliöinnit, onko esimerkiksi toimitilakuluille jäänyt hallintokulut tiliöinti jne. => Tarkistettava voisiko jatkossa käyttää toimittajan oletustiliöintiä tai tuotteen oletustiliöintiä, jotta jatkossa tiliöityisivät automaattisesti oikein.

• Tili 8890 Täsmäytyserot, tilillä ei pitäisi olla kuin senttejä. Tälle tilille kirjautuu automaattisesti saldoa jos kirjanpitotosite ei täsmää.

Taseen tilien täsmäytys

Taseen ja tuloslaskelman tilikauden tulos

• Tulolaskelman tulos ja taseen tulos eivät täsmää ennen kuin ALV-laskelma on tallennettu ja sen kirjanpitosivulle on muodostunut kirjaus 2930 suoritettava arvonlisäverotilille.
• Tuloksen vertaaminen tuloslaskelman ja taseen välillä on nopeinta kirjanpitotilien tarkistusraportin avulla, joka löytyy kohdasta Raportointi / Täsmäytysraportit. Rajaa hakuehdot tilikauden alusta täsmäytettävän kuukauden loppuun asti ja paina yläreunan Hae-painiketta. Tuloksen ja taseen erotus lasketaan kohtaan valitut tilit yhteensä. Sivun oikeassa yläreunassa oleva valitut tilit yhteensä - luku ei siis saisi erottaa muutamaa senttiä enempää sen jälkeen kun ALV-laskelma on laadittu.
• Tuloksen vertaaminen on nopeinta kirjanpitotilien tarkistusraportin avulla.
• Mikäli tulos eroaa raporteilla syynä saattaa olla, ettei raporttitietokantaa ole päivitetty ALV-laskelman muodostamisen jälkeen.
  • Tuloslaskelman tuloksen ja taseen tuloksen ero saattaa johtua myös siitä, että laskun ALV-status on muu kuin FIN ja kirjanpitoriveillä on jokin muu ALV-prosentti kuin nolla. EU-kauppaa kirjattaessa käytetään vain ALV-statuksia, silloin ei kirjata erikseen kirjanpitoviennillä alvia. Virhetilanteet saadaan selville päivä- tai pääkirjalta, kun muodostetaan raportti niin että otetaan mukaan ALV-status tieto.
• Mikäli tulos ei ole taseella ja tuloslaskelmalla sama, niin syynä on useimmiten se että jokin tapahtuma ei ole tullut mukaan ALV-laskelmalle tai tapahtuma on laadittu vasta ALV-laskelman tekemisen jälkeen.
• Mikäli tulos ei ole taseella ja tuloslaskelmalla sama, niin syynä voi myös olla, että jokin tosite erottaa. Käy tarkistamassa kohdassa Raportointi / Täsmäytysraportit / Tositteiden täsmäytyseroraportti, ettei kirjanpidossa ole erottavia tositteita. Jos niitä löytyy, niin pääset tältä erottavien tositteiden luettelolta porautumaan ko. tositteelle ja korjaamaan virheen. Muutamien senttien erot saat menemään suoraan 8890 täsmäytyserot tilille kun painat kirjanpitosivun Tallenna -painiketta.

Kassan ja pankkitilin täsmäytys

• Kassassa olevat varat täsmäytetään pääkirjatilin 1900 Rahat/käteisvarat kanssa.

• Kirjaa käteismyynnit per kassa an myyntisaatavat ja muista merkitä Myyntilaskun erikoistilanteet -painikkeen kautta myyntilasku tilaan maksettu muualla.

• Pankkitilin 1910 saldoa verrataan tiliotteeseen. Haetaan kuukauden viimeisen päivän tiliote (palvelu hakee sitä edeltävän, jos viimeisenä päivänä ei ole tullut tiliotetta).
• Jos pankkitilejä on useita, niin täsmäytä ne kaikki kuukausittain.

Tili 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset

• 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset saldo pitäisi olla 0.

• 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset saldo voi olla negatiivinen, jos tilille on tullut viitteettömiä suorituksia myynneistä. Nämä pitäisi käydä tiliotteen kirjanpitosivulla tiliöimässä 1700 Myyntisaatavat tilille. Eli oletus 1990 tiliöinti on muutettava 1700 tiliksi sekä lasku on kuitattava erikoistilanteiden kautta maksettu muualla -tilaan. Huomaa siis huolehtia sekä kirjanpito että reskontra kuntoon.

• Jos tilillä on saldo, se voi johtua esimerkiksi siitä, että tilille on tullut jokin muu suoritus kuin suoritus myyntilaskusta, joka on tiliöitävä tiliotteen kirjanpitosivulla.

Tili 1700 Myyntisaamiset

• Tilin 1700 myyntisaamiset saldoa verrataan tositteiden haun avointen listaan. Rajaa tositteiden haussa avointen laskujen listasta näkyviin vain myynnit sekä maksutapahtumat saakka -kenttään täsmäytettävän kuukauden viimeinen päivä. Rajausta voi vielä tarkentaa rajaamalla kirjauskauden loppukausi (täsmäytettävä kuukausi), jolloin jos on siirretty tapahtumia seuraaville kuukausille, ei näitä tapahtumia oteta mukaan hakuun.

• Täsmäytystyökaluista löytyvän Avoimien laskujen täsmäytysraportin avulla saat suoraan vierekkäin avointen laskujen saldon ja 1700 myyntisaamisten saldon päiväkohtaisesti. Kyseisen raportin kautta pääset etenemään muille raporteille selvittämään mahdollista eroa.

• Jos avoimet myynnit ja myyntisaamiset erottaa ja suoritus ei ole kohdistunut laskulle, niin laskua ei ole kuitattu automaattisesti maksetuksi, mutta viitemaksuaineiston kirjanpitosivulla on automaattisesti kuitenkin muodostunut kirjaukset:

  1. Jos suorituksessa ei ole käytetty viitenumeroa, kun suoritus on tullut ilman viitettä, tarkistetaan maksutiedot tiliotteelta, korjataan tiliotteen oletustiliöinti ja kuitataan käsin lasku maksetuksi. Tiliotteen kirjanpitosivulla korjataan tilöinti (1910/1990 vaihdetaan 1910/1700). Myyntilasku merkitään tilaan maksettu muualla ko. laskun erikoistilanteet -painikkeen kautta.

  2. Ohjelmaan on tullut viitteellisiä suorituksia, jotka eivät ole kohdistunut laskuun, esim väärän viitteen vuoksi, päästään tarkastelemaan esimerkiksi kohdasta Maksuliikenne / Maksuraportit löytyvällä Viitemaksujen selvittelyraportilla. Tämän raportin avulla pääsee etsimään tulleita viitemaksuja, jotka eivät ole kohdistuneet millekään laskulle tai laskuja joihin on kohdistunut useampi viitemaksu. Porautumalla raportin avulla kyseiseen viitemaksuaineistoon, pääsee maksun kohdistamaan toiseen laskuun Oikea viite -kentän avulla. Tällaisia tilanteita on esim. kun asiakas maksaa tuplasti laskun ja raha tulee palauttaa heille.

  3. Lasku on ollut kesken -tilassa maksun saavuttua ohjelmaan. Käy hyväksymässä lasku ja tämän jälkeen kirjoita viitemaksun Oikea viite -kenttään ja paina Hyväksy -painiketta.

• Jos avoimet myynnit ja kirjanpidon myyntisaamiset erottaa, niin syy voi olla osittain maksetuissa laskuissa.

  1. Esim. käytetty käteisalennus on kirjattu vain kirjanpitoon, mutta sitä ei ole huomioitu laskun tiloissa, eli laskua ei ole kuitattu kokonaan maksetuksi. => Tehdään puuttuva maksettu muualla merkintä.

  2. Jos laskusta on maksettu vain osa, esim. käteisalennuksen verran vähemmän ja alennus on kuitattu pois avoimista maksettu muualla merkinnällä, mutta tätä alennusta ei ole huomioitu kirjanpidossa. => Kirjanpitoa voidaan oikaista viitemaksuissa erotuksen verran kirjoittamalla oikaiseva summa Oikaisu -kenttään ja klikataan Hyväksy -painiketta. => Ohjelma oikaisee automaattisesti viitemaksun kirjanpitosivulla tilejä 1700 Myyntisaamiset ja 3000 Myynnit. Tämä myyntikirjaus oikaisee myös myynnin arvonlisäveroa.

  3. Jos jostakin syystä ei tulla saamaan osittain maksetusta laskusta loppusuoritusta, niin laaditaan hyvityslasku omaa kirjanpitoa varten. => Avointen listalla ensimmäisestä laskusta jäljelle jäänyt osuus ja hyvityslasku kuittaavat toisensa, mutta selkeyden vuoksi nämä molemmat kannattaa käydä poistamassa avointen listalta Maksettu muualla -merkinnöillä.

• Ohjelmassa on useita eri raportteja, joita voi hyödyntää täsmäyttämisessä. Mm. Myyntien maksutapahtumaraportin avulla näkee laskun kaikki maksutapahtumat, myös käsin merkatut Maksettu muualla -tapahtumat. Tiliotehaun perusteella voidaan hakea myös summan perusteella.

Tili 2880 Maksuliikennetili

• Verrataan tilin 2880 Maksuliikennetilin saldoa tositteiden haun avointen listaan, rajataan mukaan tositelajit osto-, matka- ja kululaskut. Syötetään täsmäytettävä päivämäärä maksutapahtumat saakka -nimiseen kenttään. Rajausta voi vielä tarkentaa rajaamalla kirjauskauden loppukausi (täsmäytettävä kuukausi), jolloin jos on siirretty tapahtumia seuraaville kuukausille, ei näitä tapahtumia oteta mukaan hakuun. Maksuliikennetilin saldon pitäisi olla kirjanpidossa sama kuin avointen laskujen listan.

• Täsmäytystyökaluista löytyvän Avoimien laskujen täsmäytysraportin avulla saat suoraan vierekkäin avointen laskujen saldon ja 2880 Maksuliikennetilin saldon päiväkohtaisesti. Kyseisen raportin kautta pääset etenemään muille raporteille selvittämään mahdollista eroa.
• Jos avoimet ostot ja maksuliikennetili erottaa, niin syy voi olla osittain maksetuissa laskuissa:

  • Jos laskussa käytettyä käteisalennusta on kirjattu vain kirjanpitoon, mutta sitä ei ole huomioitu laskun tiloissa.

  • Osittain maksettu lasku on kuitattu pois avoimista maksettu muualla -merkinnällä, mutta tätä ei ole huomioitu kirjanpidossa.
  • Jos tiedetään, ettei osittain maksetusta laskusta tarvitse maksaa loppuosuutta, niin selkeintä on tehdä hyvityslasku ostoihin, jonka kirjanpitokirjausten avulla velka nollaantuu kirjanpidosta. Avointen listalla ensimmäisestä laskusta jäljelle jäänyt osuus ja hyvityslasku kuittaavat toisensa, mutta selkeyden vuoksi nämä voidaan molemmat käydä poistamassa avointen listalta maksettu muualla -merkinnöillä.
• Jos avoimet ostot ja maksuliikennetili erottaa, niin syy voi olla kohdistumattomissa laskuissa, eli maksuista, joissa ei ole käytetty viitettä. Kts. ohjetta maksutapahtumien kohdistussivun tarkistukseen.

  • Ero voi johtua esimerkiksi siitä, että ulkomaan ostolasku on maksettu pankin Internet-palvelussa, jolloin ei ProCountorissa tapahdu automaattista kuittausta. Lasku merkitään tällaisessa tilanteessa käsin maksettu muualla -tilaan.

  • Ulkomaanmaksuissa myös kirjaamaton valuuttakurssiero voi johtaa maksuliikennetilin erotukseen.
• Erotusta kirjanpitoon verrattuna voi tulla tositteiden haun avoimissa laskuissa kun ottaa pvm-rajauksella kuukauden lopun tilanteen, esim. tällaisessa tilanteessa: kuukauden viimeinen päivä on merkitty jonkun laskun eräpäiväksi ja se on vaikka sunnuntai, eli se ei ole pankkipäivä. Maksu menee vasta pankkipäivänä, joten tälle laskulle tulee maksupäiväksi seuraavan kuukauden eka päivä.

• Arvonlisäveron maksu on jäänyt kirjaamatta tiliotteelta suoritettava arvonlisäverotilille, eli huomaa korjata ennen vuotta 2010 liittyviin arvonlisäveron maksuihin oletustiliöinti 2880 => 2930:ksi. Vuonna 2010 verotilille suoritetut maksut kirjataan tililtä 2935 Verotilitapahtumat. Verotilitapahtumat kannattaa täsmäyttää kuukausittain.

• Jos palkkojen eräpäivä on täsmäytettävällä kuulla, mutta palkkoja ei ole maksettu muodostuu ero avointen ja kirjanpidon välille. Eroa tulee tehtyjen maksamattomien palkkojen verran, koska palkat eivät näy avoimissa laskuissa.
• Ohjelmassa on useita eri raportteja, joita voi hyödyntää täsmäyttämisessä. Kuten lähtevien maksutapahtumien raportti, josta näkee laskun kaikki maksutapahtumat, myös käsin merkatut Maksettu muualla -tapahtumat. Tiliotehaun perusteella voidaan hakea myös summan perusteella.

Tili 2950 Siirtovelka

• Siirtovelkatilille tulee palkanlaskennasta kredit-kirjauksia ja vastaavasti vakuutusyhtiön laskut kirjataan ostolaskuilla debet 2950.
• Tätä tiliä kannattaa käyttää vain palkkojen automaattikirjauksiin ja perustaa muille siirtoveloille omat tilit (esim. lomapalkkavaraus).
• Verrataan kirjanpidon tilin saldoa palkkaraporttien laajan yhteenvedon kanssa. Kyseinen raportti erittelee vakuutuslajeittain työntekijä- ja työnantajamaksut. Näiden yhteensä summan tulisi olla sama kirjanpidon tilin saldon kanssa pois lukien ennakot. Laajaan yhteenvetoon tulee ottaa mukaan myös passiiviset henkilöt.
  • Kirjanpitotilien tarkistusraportissa saa sarakkeet lajiteltua vientiselitteen mukaan, (johon ohjelma kirjaa automaattisesti mikä vakuutuslaji on kyseessä), jolloin saadaan helposti laskettua yhteen esim. palkkalaskelmilta kertyneet eläkevakuutusvelat.

Vertaa pääkirjan ALV-erittelyä ja ALV-laskelman tietoja

• Sekä pääkirjan alareunassa oleva ALV-erittely että ALV-laskelman tiedot katsotaan kirjanpitosivun tietojen perusteella, vertaa onko näissä samat luvut. Ota pääkirjan rajaus kirjanpitotositteen päivämäärän mukaan, sillä sen perusteella tapahtumat tulevat ALV-laskelmallekkin.
• Jos kuukauden ALV-tiedot ovat pääkirjan kautta eri kuin mitä ALV-laskelmalle tulee, niin ero saattaa johtua siitä, että ALV-laskelman laadinnan jälkeen on hyväksytty kyseiselle kuukaudelle tapahtumia tai tehty muutoksia arvonlisäveromerkintöihin. Tapahtumat tulee saada mukaan arvonlisäverokirjauksiin, joten kyseisen kuukauden ALV-laskelma on päivitettävä tai jos laskelma on jo ilmoitettu, tulee kuukaudelle tehdä uusi ALV-laskelma, joka huomioi muutokset arvonlisäverovelkatilille.

Seurantajaksojen käyttö helpottaa täsmäytystyötä

• Kun olet saanut kuukauden kirjanpidon täsmäämään ja jottei sinun tarvitse tehdä samaa työtä uudelleen, suosittelemme sulkemaan täsmäytetyn kauden seurantajaksojen avulla.

• Seurantajaksoja avataan ja suljetaan kohdassa Hallinta/ Kirjanpidon tiedot /Tilikaudet /Muokkaa seurantajaksoja.
• Päivitä raportointitietokanta aina ennen kuin suljet seurantajakson. Muussa tapauksessa tuoreimmat tapahtumat eivät tule mukaan ja luvut eivät täsmää.
• Seurantajakson sulkeminen muodostaa taseen luvuista avaustositteen seuraavan jakson ensimmäiselle päivälle.
• Seurantajakso voi olla kuukauden mittainen tai voit käyttää sitä useamman kuukauden kirjanpidon sulkemiseen. Seurantajaksot ovat kuin tilikauden sisällä olevia pieniä tilikausia. Niitä voi samalla tavalla avata ja sulkea. Kun seurantajakso on suljettu, sinne ei enää voi kirjata uusia tapahtumia. Tällä tavoin estetään esim. arvonlisäverollisten tapahtumien kirjaaminen sellaisille kausille, joista ALV-laskelma ja kausiveroilmoitus on jo tehty.

Tilinpäätöksen valmistelu

ALV-laskelman laatiminen tilinpäätöskuukaudelta

• Tilinpäätöksen valmistelutehtävät ja kuukausittaiset täsmäytystyöt kannattaa tehdä ennen kausiveroilmoituksen lähettämistä. Näin voidaan ottaa huomioon tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä tehtyjen oikaisujen ALV-vaikutus.
• Kun ALV-laskelma on jo tehty tilikauden viimeiseltä kuukaudelta, niin ko. kuukaudelle ei enää voi kirjata arvonlisäverollisia tapahtumia. Tapahtumat pitää kirjata päättyneelle tilikaudelle ilman arvonlisäveroa ja pelkän arvonlisäveron vaikutus yksinään alkaneelle tilikaudelle.
• Jos arvonlisäverolliset tapahtumat ovat merkittävän suuria tai ne koskevat myynnin arvonlisäveroa, niin ne kirjataan verollisina tilikauden viimeiselle kuukaudelle ja tällaisissa tapauksissa ALV-laskelma on laadittava uudelleen tilikauden viimeiseltä kuukaudelta.Mikäli tiedot ovat jo lähetetty kausiveroilmoituksella verottajalle, tulee muuttuneista tapahtumista laatia lisäilmoitus.

Maksuliikennetilillä olevien velkojen luokittelu

• Jos maksuliikennetilille on kirjattu esim. maksettaviksi verolippuun perustuva jälkivero, se siirretään maksuliikennetililtä 2880 tilille Muut velat 2940.

• Palkkakirjanpidon velkoja voidaan eritellä tilinpäätöksen yhteydessä omille tileilleen. Kun täsmäytät esim. yrityksen tapaturmavakuutuksen määriä, niin voit hyödyntää Työnantajamaksuraporttia kohdassa Palkanlaskenta / Palkkaraportit.

Tase-erittelyt

• Kaikki taseen tilit on hyvä käydä lävitse kuukausittain, yksi kerrallaan.
• Mikäli muutostarvetta tulee, niin useimmilta raporteilta voi edetä suoraan korjattavalle kirjanpitosivulle tai jos olemassa oleviin kirjanpitomerkintöihin ei haluta tehdä muutoksia, voidaan laatia uusia tositteita, joilla havaitut erot oikaistaan.
• Taseen tilien sisältöä voi eritellä vaihtoehtoisia raportteja hyödyntäen:

  1. Kirjanpito / Tilinpäätöstyökalut / Tase-erittely

     • Kuukausittaisia täsmäytyksiä tehtäessä ja tilinpäätöksen yhteydessä suosittelemme käyttämään ProCountorin Tase-erittely –toimintoa. Katso edempänä olevaa vaiheittaista ohjetta: tilinpäätöskirjan laatimisohjeen vaihe 3.

  2. Tositteiden haun hakutyyppi Avointen haku

     • Yleensä myyntisaatavien saldon saa helpoiten selville myyntireskontran avulla, eli kun avoimia myyntejä on tositteiden haussa pitänyt ajan tasalla koko ajan, niin sieltä saa erittelyn avoimista myynneistä. Huomaa täydentää raportin hakuehdoksi Maksutapahtumat saakka –kenttään haluamasi päivämäärä.
     • Vastaavasti tositteiden haun kautta voidaan seurata avoimia ostoja, matka- ja kululaskuja sekä ALV- ja tas-ilmoituksia.

  3. Kirjanpito / Kirjanpitoraportit / Pääkirja

     • Selvitettävästä tilistä laaditaan pääkirja. Raportti kannattaa ottaa porautuvassa muodossa ja siihen valitaan mukaan joko tapahtumat koko tilikaudelta tai tapahtumat vain tarkistettavalta ajalta.
     • Porautuvalta raportilta pääsee tarvittaessa tekemään oikaisuja kirjanpitosivun merkintöihin ja porautuvan raportin sarakeotsikkoja painamalla tietoa voidaan helposti lajitella, joka taas helpottaa selvittelyä.

  4. Kirjanpito / Täsmäytystyökalut / Kirjanpitotilien tarkistusraportti

     • Valitse raportin vasemmasta reunasta se kirjanpidon tili, jota haluat eritellä ja yläreunasta aikaväli, jota haluat eritellä ja paina sitten Hae tapahtumat –painiketta. Saat ko. tilin tapahtumat sivun oikeaan reunaan.

  5. Kirjanpito / Täsmäytystyökalut / Tilitapahtumien täsmäytysraportti

     • Tilitapahtumien täsmäytysraportilla voit valita yhden tilin kerrallaan täsmäytettäväksi haluamaltasi aikaväliltä ja näet raportilla ko. tilin kumulatiivisen summan.

Tilinpäätöskirjan laatiminen ja tilikauden päättäminen

Jos ja kun tilinpäätösvaiheessa joutuu vielä tiliöintejä muuttamaan ja laatimaan uusia muistiotositteita, niin raportointitietokanta on muistettava aina päivittää ennen kuin ottaa uusia raportteja ja aina ennen kuin sulkee seurantajaksoja tai tilikausia. Muussa tapauksessa tuoreimmat tapahtumat eivät tule mukaan ja luvut eivät täsmää.

1. Varmista kirjanpitoraporttien avulla että tilikauden tulos on sama luku tuloslaskelmassa ja taseessa. Vasta ALV-laskelman tekemisen jälkeen tuloslaskelmassa ja taseessa oleva tilikauden tulos täsmäävät.

2. Kun kaikki on kunnossa, laaditaan tasekirja ja tase-erittely kohdassa Kirjanpito / Tilinpäätöstyökalut. Ensimmäisenä vuonna raporteille voi käsin syöttää vertailutiedot edelliseltä vuodelta. Mikäli edellinen tilikausi löytyy ProCountorista tulevat vertailutiedot automaattisesti mukaan.

3. Laadi Tase-erittely –toiminnon avulla tase-erittelyt.

   • Valitse ylin taseen tili ja paina yläreunan Näytä tili –painiketta. Tämän jälkeen käytä sivun keskivaiheen painikkeita saadaksesi ko. tilin erittelyt laadittua.

   • Keskivaiheen painikkeet vaihtuvat hiukan sen mukaan mitä taseen tiliä ollaan erittelemässä. Pääsääntöisesti edetään hakemalla ensin avaussaldo Hae avaussaldo -painikkeen avulla ja sen jälkeen Hae viennit -painikkeen avulla saadaan eriteltävältä aikaväliltä kaikki viennit näkyviin.

   • Vain olennaiset rivit jätetään näkyviin. Turhat rivit poistetaan ja jos mahdollista, niin rivejä yhdistellään. Valitse poistettavat tai yhdisteltävät rivit ctrl- ja vaihto-näppäinten avulla ensin tummiksi. Kaikki rivit voit valita Valitse kaikki -painikkeen avulla. Voit helpottaa työtäsi lajittelemalla tietoa Sarake-otsikoita painamalla.

   • Yhdistetyille riveille ProCountor ehdottaa selite-vaihtoehtoja alasveto-valikon avulla. Valitse näistä jokin ja jos tarvetta, niin selitettä voit vielä muokata jälkeenpäin. Muokattavia kohtia tase-erittelyrivillä ovat myös päivämäärä ja summa.

   • Tase-erittelyrivejä voi lisätä.
   • Muista välillä tallentaa muokkaamasi tiedot.

   • Kun erittelemätön saldo näyttää nollaa, siirry erittelemään seuraavaa taseen tiliä, eli valitse seuraava rivi tumman harmaaksi ja paina yläreunan Näytä tili -painiketta.

   • Tilikauden tuloksen 2370-tilin saat eriteltyä Hae Tilikauden tulos -painikkeen avulla.

   • Eriteltyäsi kaikki taseen tilit paina yläreunan Tallenna arkistoon -painiketta. Tämän jälkeen näet tase-erittelyt PDF-muodossa ProCountorin kohdassa Kirjanpito / Arkistoidut tilinpäätöstiedot.

4. Tilinpäätöstyökalujen avulla laaditaan tasekirja vanhimmalta auki olevalta tilikaudelta, joten älä vielä sulje sitä tilikautta, josta haluat laatia tasekirjan. Seurantajakson voit sulkea tilikauden viimeiseltäkin kuukaudelta. Seurantajakson sulkeminen on suositeltavaa, sillä näin estät, ettei kukaan enää tee muutoksia tuolle tilikaudelle.

5. Laadi tasekirjan osat yksi kerrallaan, kunkin osan vieressä olevan Muokkaa -painikkeen kautta.

6. Muokkaaminen aloitetaan siten, että Hae raportti / Hae tiedot- painikkeella saat näytölle ProCountorin ehdottaman pohjan, josta voit sitten muokata valmiin. Muokkaamiseen ohjelma tarjoaa useita eri painikkeita. Muista välillä tallentaa muokkaamasi tiedot. Kun olet saanut työstämäsi tasekirjan osion valmiiksi, paina Tallenna tasekirjaan -painiketta.

7. Tilinpäätöstyökaluissa olevan Näytä tasekirja -painikkeen avulla näet miltä muokkaamasi tasekirja näyttää. Ohjelma laatii sisällysluettelon ja sivunumerot tasekirjaan automaattisesti.

8. Kun olet saanut tasekirjan valmiiksi muista painaa Tallenna tasekirja arkistoon -painiketta. Tämän jälkeen näet valmiin tasekirjan PDF-muodossa ProCountorin kohdassa Kirjanpito / Arkistoidut tilinpäätöstiedot.

9. Uutta tilikautta voi aloittaa vaikka vanha tilikausi on vielä auki. Sitten kun vanhan tilikauden tilinpäätös on valmis, niin vanha tilikausi suljetaan ProCountorissa kohdassa Hallinta / Kirjanpidon tiedot / Tilikaudet.

10. Seuraavan tilikauden tilinavaustosite muodostuu automaattisesti kun tilikausi suljetaan. Tilikauden avaustositteella näkyy suljetun tilikauden tulos tilillä 2370 Tilikauden tulos. Tilikauden tulos on siirrettävä uudella tilikaudella erillisellä muistolla edellisten tilikausien tulokseen, eli voiton tiliöinti 2370/2250 ja tappion vastaavasti 2250/2370 tai jaettava osinkona tai muulla tavalla kirjattava pois tilikauden tuloksesta ennen seuraavaa tilinpäätöstä. Tilinpäätöksen yhteydessä ei suljettavan tilikauden tuloksen suhteen tarvitse tehdä mitään kirjauksia vaan ProCountor hoitaa tuloksen käsittelyn automaattisesti.

11. Vaihtoehto kohdille 2-10: Mikäli et halua käyttää ProCountorin tilinpäätöstyökaluja, voit ottaa käyttöösi omalla koneellasi olevan edellisen vuoden tasekirjan ja tase-erittelyt. Valittuun Word tai Excel-pohjaan käydään kopio ja liitä –toimintojen avulla poimimassa tarvittavat tiedot.

    • Tallenna -painikkeen avulla pääset hakemaan erikseen jokaisen tasekirjan osan omalta koneeltasi ja ProCountor muodostaa näistä sitten yhden valmiin tasekirjan.

    • Haettavat tasekirjan osat tulee olla PDF-muotoisia tiedostoja joissa on A4-kokoisia sivuja.

    • Jos haluat itse laatia koko kokonaisuuden valmiiksi voit arkistoida sen Tilinpäätöstyökalut-sivun yläreunassa olevan Tallenna tiedostosta arkistoon -painikkeen avulla. Alareunan Tasekirjapohja -painikkeen avulla voit tallentaa oman pohjasi ProCountoriin seuraavaa vuotta varten. Käytettäessä Tallenna tiedosto arkitoon -toimintoa tai Tasekirjapohjaa ei tiedoston muotoa ole rajoitettu.

    • On myös mahdollista laatia joitakin osia ProCountorin tilinpäätöstyökalujen avulla ja joitakin oman pohjan avulla. ProCountor yhdistää tallennetuista osista tasekirjan.