Töiden laskutus helpottaa asiakkaille tehtyjen töiden laskuttamista. Työt ja muut laskutettavat suoritteet voidaan kirjata asiakkaan tietoihin talteen ja muodostaa sitten myyntilaskut näiden perusteella.
Toiminto on maksullinen lisäpalvelu. Toiminnon saa käyttöön tilaamalla sen erikseen asiakaspalvelusta asiakaspalvelu@procountor.com.
Töiden laskutus -toiminto näkyy seuraavissa ohjelman kohdissa (edellyttäen, että käyttäjällä on riittävät oikeudet):
Widget
ProCountorin ohjelman etusivun Mukauta etusivua -painikkeen takaa löytyy Töiden laskutus -toiminto, joka on käyttävissä yrityksissä Laskutettavien töiden kirjaus. Kun tämä on valittuna, etusivulle tulee näkyviin uusi widget, johon voi suoraan syöttää työkirjauksen tiedot. Tallennettu kirjaus siirretään automaattisesti asiakasrekisterin puolelle ja tulee mukaan seuraavaan laskutukseen.
Asiakasrekisteri
Asiakasrekisterin kautta pääsee katsomaan kirjattuja ja laskutettuja töitä sekä lisäämään töitä tietylle asiakkaalle. Rekisterit -näkymän asiakaslistassa on painike Avaa -painikkeen takana Laskutettavat työt -valinta ja asiakkaan perustiedoissa vielä Laskutettavat työt.
Asiakasta voi vaihtaa Seuraava/Edellinen -painikkeilla tai Vaihda asiakasta –toiminnolla. Tätä kautta asiakas on valmiiksi valittuna eli ainoastaan henkilö tarvitsee erikseen valita. Oletuksena näytetään vain laskuttamattomat työt, mutta ruksilla ja päivämäärävälillä voidaan suodattaa listattavia tietoja. Tiedot saa joko Exceliin tai Html:nä ruudulle. Huom! Jo laskutettuja tietoja ei enää voi poistaa/muokata eli historiatieto jää rekisteriin näkyviin.
Henkilörekisteri
Henkilörekisterissä lähestymistapana toimii henkilö eli voidaan seurata, mitä töitä kukin henkilö on kirjannut tai henkilö itse voi Laskutettavat työt -painikkeen kautta helposti listata eri asiakkaille tekemiään töitä.
Töiden laskutus
Kohdassa Myynnit/Töiden laskutus on työkalu laskutusajon tekoa varten. Työkalussa on myös painike Laskutettavat työt, joka avaa vastaavan näkymän kuin asiakas- ja henkilörekisterien kautta, mutta tässä ei ole valittu asiakasta kuin henkilöäkään. Toiminto on hyödyllinen, kun haluaa saada kokonaiskuvan siitä, mitä on laskuttamatta. Näytä oletustuotteet –ruksilla voidaan valita, laskutetaanko samalla asiakkaalle tallennetut mahdolliset oletustuotteet. Laskutettavien töiden päivämäärävälillä voidaan valita, minkä ajanjakson töitä laskutetaan. Alkupäivämäärän voi jättää tyhjäksi, jolloin ohjelma oletuksen ottaa mukaan kaikki laskutettavat suoritteet, jotka ovat tallennettu aikaisemmille päiville, mutta niitä ei ole aikaisemmin laskutettu. Laskutusajo suoritetaan valitsemalla laskutettavat asiakkaat ja painamalla sitten Aloita laskutus.
Töiden laskutuksen aloituksen jälkeen tulee ikkuna, jossa voi antaa Toimitusaika -välin. Oletukseksi tulee Töiden laskutus -näkymän Hakuehtojen Laskutettavien töiden päivämääräväli -hakuehto. Annetut päivämäärät tulevat lopulta laskulle Toimituspäivät -sarakkeeseen.
Oletuksena valinta Yhdistä saman tuotteen kirjaukset laskulle on päällä, joka tarkoittaa sitä, että samalle tuotteelle tehdyt kirjauksia niputetaan yhdeksi. Jos ruksi otetaan pois, samalle tuotteelle tehdyt kirjaukset näkyvät laskulla eri riveillä, esimerkiksi jos on kirjattu erikseen etusivun Laskutettavien töiden kirjaus -kautta kaksi kertaa lukumäärältään yksi sama tuote, tulee laskulle näkyviin yksi tuoterivi, jossa näkyy Määrä -sarakkeessa 2.
Lisää kirjauksen päivämäärä rivikommenttiin tarkoittaa sitä, että laskulla tuotteen rivikommentiksi saadaan laskun kirjauspäivä näkyviin (Laskun päivä -tieto].
Töiden kirjaaminen voidaan tehdä siis suoraan etusivulla olevan widgetin tai asiakasrekisterin kautta. Pakollisia tietoja ovat asiakas, henkilö ja kirjattavan työn tuotetieto (nimi, yksikköhinta ja kappalemäärä). Tiedot Henkilö, Päivämäärä, Tunnit ja Muistiinpanot näkyvät vain ProCountorin käyttäjille ja tuotetiedot sekä rivikommentti menevät myös myyntilaskulle ja tulevat siten asiakkaan nähtäviksi. Laskutusajossa työkirjaukset, joissa on sama laskutettava asiakas, tuote, yksikköhinta ja ALV-kanta yhdistetään yhdeksi laskuriviksi.
Toiminnolla voidaan myös lisätä keskeneräiselle laskulle lisää suoritettavia töitä. Eli mikäli asiakkaalla on keskeneräinen myyntilasku tallennettu ohjelmaan ja heille on tallennettu lisää laskutettavia töitä, voidaan Töiden laskutus –toiminnon kautta ajaa uusi laskutusajo, jolla tehdyt työt lisätään keskeneräiselle laskulle.
Kun Töiden laskutus on käytössä ja asiakkaalle on valittu rahoitussopimus, otetaan laskulle sopimusnumero, tilinumero ja rahoitusteksti sopimukselta.
Jos Töiden laskutus ei ole käytössä tai rahoitussopimusta ei ole valittu, otetaan tilinumero asiakasrekisteristä tai Hallinta/Yrityksen tiedot/Perustiedoista.
Käyttöoikeudet
Laskutettavien töiden kirjaaminen edellyttää seuraavia käyttöoikeuksia:
- Etusivun widget: Täydet oikeudet asiakasrekisteriin
- Asiakasrekisterin kautta: Täydet oikeudet asiakasrekisteriin
- Henkilörekisterin kautta: Täydet oikeudet henkilörekisteriin
Asiakkaiden, henkilöiden ja tuotteiden haku edellyttää vähintään katseluoikeuksia vastaavaan rekisteriin.
Laskutusajon tekeminen Töiden laskutus -toiminnon edellyttää täysiä oikeuksia myyntilaskujen laadintaan.