Sisältö
Tositteiden haun Tarkastettavien haku -hakutyypin kautta päästään tositteita asiatarkastamaan ja hyväksymään.
Listalta valitaan lasku, joka halutaan asiatarkastaa / hyväksyä ja painetaan Tarkastaminen -painiketta, joka avaa sivun laskun asiatarkastamista / hyväksyntää varten.
Laskun Asiatarkastus ja hyväksyntä -sivun yläosan ikkunassa näkyy laskun tietoja muun muassa laskun päivä, eräpäivä ja tuotteet.
Laskulle määritellyt tarkastajat -osiossa näytetään tiedot laskulle määritellyistä asiatarkastajista ja hyväksyjistä.
Laskun tapahtumatiedot -osiossa näytetään, mitä toimenpiteitä laskulle on tehty eli esimerkiksi asiatarkastamisen ja hyväksymisen aikaleimat ja tarkastajan ja/tai hyväksyjän nimi.
Laskulle kohdistetut ostotilaukset -osiossa näytetään, jos Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa on aktivoitu kohta Ostotilausten ja -laskujen kohdistaminen. Toiminto on hyödyllinen, jos halutaan esimerkiksi kohdistaa saapunut verkkolasku ostotilaukseen. Osiossa näytetään, mitä ostotilauksia laskulle on kohdistettu ja ikkunassa voidaan myös hakea ja kohdistaa ostotilauksia, jotka laskuun liittyvät Hae ostotilauksia -painikkeen avulla. Näkymällä valitaan ensin hakukriteerit, joilla tilauksia haetaan.
Tämän jälkeen valitaan Hae ostotilauksia, jolloin saadaan ostotilaukset näkyviin.
Kohdistetaan haluttu/halutut tilaukset laskuun ruksimalla ostotilaukset ja valitsemalla Kohdista valitut tilaukset. Kohdistus koskettaa koko laskua eli rivikohtainen kohdistaminen ei ole mahdollista.
Ostotilaus -painikkeella päästään suoraan ostotilaukselle, joka muuttuu ostolaskun asiatarkastamisen jälkeen tilaan Laskutettu. Poista kohdistus -painikkeella voidaan poistaa virheellinen kohdistus.
Yläosan painikkeet
Asiatarkasta -painike muodostaa laskulle asiatarkastusleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä asiatarkastuskommentti. Ohjelma tarkistaa ostolaskuilta, löytyykö vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa Tarkastaminen -näkymällä kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, mikäli ProCountorista löytyy samankaltainen lasku.
Kun ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä ja kaikki määritellyt asiatarkastajat ovat laskun tarkastaneet, siirtyy lasku tilaan Asiatarkastettu. Jos Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa on valittu, että asiatarkastuksen ja hyväksynnän täytyy tapahtua järjestyksessä, lähetetään asiatarkastuksesta automaattisesti sähköpostimuistutus seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Mikäli seuraavalla asiatarkastajalla/ hyväksyjällä ei ole sähköpostiosoitetta syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, huomautetaan siitä. Jos käyttäjä, joka ei ole laskun seuraava asiatarkastaja yrittää asiatarkastaa laskua, huomautetaan häntä siitä. Jos käyttäjä asiatarkastaa laskun, siirtyy lasku tilaan Asiatarkastettu. Lasku voidaan asiatarkistaa, vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä.
Hyväksy -painike muodostaa laskulle hyväksymisleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä hyväksymiskommentti. Kun ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä ja kaikki määritellyt hyväksyjät ovat laskun hyväksyneet, siirtyy ostolasku tilaan Hyväksytty. Hyväksymiskierrossa olevaa laskua ei voi hyväksyä ennen kuin se on asiatarkastettu, jos laskulle on määritelty asiatarkastajia. Ohjelma tarkistaa ostolaskuilta, löytyykö vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa Tarkastaminen -näkymällä kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, mikäli ProCountorista löytyy samankaltainen lasku.
Poikkeus -painikkeen takaa löytyy valinnat Palauta kesken, Maksukieltoon, Palauta edelliselle, Ohjaa toiselle ja Mitätöi.
Palauta kesken -valinnalla voidaan lasku, joka on tilassa Asiatarkastettu tai Hyväksytty palauttaa tilaan Kesken, jolloin laskua voidaan vielä muokata tai se voidaan mitätöidä. Maksukieltoon -valinta muodostaa laskulle maksukieltoleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä kommentti. Laskun tilaksi tulee Maksukiellossa. Maksukiellossa olevaa laskua ei voi laittaa maksuun. Kun maksukielto halutaan purkaa, tulee lasku palauttaa ensin takaisin tilaan Hyväksytty ja sen jälkeen Tarkastamisen kautta tilaan Kesken. Sekä Maksukielto, että Hyväksytty -tiloissa olevat laskut katsotaan kirjanpidollisesti liiketapahtumiksi. Mitätöi-valinnalla voidaan mitätöidä tosite.
Poikkeus -painikkeen takaa löytyy myös valinnat Palauta edelliselle ja Ohjaa toiselle. Toiminnot ovat käytössä sekä asiatarkastuksessa että hyväksymisessä eli laskuja voi ohjata tai palauttaa edellisille tai toisille asiatarkastajille sekä hyväksyjille. Esimerkiksi jos lasku on Asiatarkastettu -tilassa, voidaan se ohjata vapaavalintaisesti toiselle hyväksyjälle Ohjaa toiselle valinnan avulla. Jos lasku on puolestaan Hyväksytty -tilassa, voidaan se palauttaa edelliselle tarkastajalle valinnalla Palauta edelliselle.
Ohjaa toiselle -valinta tulee aktiiviseksi, kun tosite on tilassa Kesken ja tositteelle halutaan valita jokin toinen tarkastaja/hyväksyjä.
Palauta edelliselle -valinta palauttaa laskun tarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi laskulla määritellylle edelliselle tarkastajalle tai hyväksyjälle, kun lasku on tilassa Kesken, Asiatarkastettu, Vastaanotettu, Maksukiellossa tai Hyväksytty.
Lähetä kiertoon -painike lähettää laskusta sähköpostilla muistutuksen asiatarkastajille. Mikäli Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa on päällä Hyväksymiskierron järjestys -asetus, lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta sähköposti ensimmäiselle asiatarkastajalle. Jos asetus ei ole päällä, lähtee viesti kaikille asiatarkastajille. Viesti lähetetään niin monta kertaa kuin painiketta painetaan ja lähetys hyväksytään. Mikäli lasku on jo aiemmin lähetty kiertoon, huomautetaan siitä. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin ja asetuksiin. Jos asiatarkastajalle ei ole määritelty sähköpostiosoitetta, huomauttaa järjestelmä siitä.
Ohjelma tarkistaa ostolaskuilta, löytyykö vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa Tarkastaminen -näkymällä kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, mikäli ProCountorista löytyy samankaltainen lasku.
Ohjelma varoittaa, jos kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
- Eräpäivät tai laskun päivät täsmäävät
- Laskuttajan laskunumerot tai viitenumerot täsmäävät
- Laskuttajan nimi tai laskuttajan rekisteritiedot täsmää
- laskujen summat täsmäävät
Päivitä varasto -painike on näkyvissä, mikäli ProCountorin varastotoiminnot ovat käytössä. Kun painetaan Päivitä varasto -painiketta Tarkastaminen-näkymällä, tehdään Laskun tapahtumatiedot -osioon Tuotetiedot päivitetty varastonhallintaan -merkintä. Laskun tapahtumatiedot näkyvät Tarkastaminen ja Maksaminen -näkymillä. Painike muodostaa laskulla olevien varastotuotteiden tiedoista varastotapahtuman. Mikäli painiketta painetaan useamman kerran, uusi painallus poistaa vanhan varastotapahtuman ja tekee uuden. Painiketta voidaan painaa riippumatta laskun tilasta.
Lasku -painikkeen takaa löytyvät valinnat Lasku, Kirjanpito, Dimensiot, Maksaminen, Esikatselu ja Liitteet. Lasku-valinnalla pääsee tarkastelemaan laskunäkymää. Kirjanpito -kohdasta pääsee kirjanpitosivulle ja Dimensioista määrittelemään dimensioita. Maksaminen -sivulle pääsee luonnollisesti Maksaminen-valinnalla. Lisäksi laskua voidaan esikatsella Esikatselu -valinnasta tai katso laskun liitteitä Liitteet -valinnan kautta.
Laskun kuva -painikkeesta avautuu vaihtoehdot Näytä kuva oikealla, Näytä kuva alhaalla tai Älä näytä kuvaa. Painikkeen avulla voidaan päättää, näytetäänkö laskun kuvaa lainkaan vai näytetäänkö lasku alhaalla vai oikealla. Asetus on käyttäjäkohtainen ja jää muistiin. Kuvaa ei näytetä muistioilla, mutta kaikilla muilla tositteilla näytetään. Kuvaa voi vierittää vierityspalkeilla tai hiirellä. Zoomaamista varten kuvan yhteydessä on plus-, miinus- ja oletusnapit. PDF-tiedostosta kuvaan otetaan vain 1. sivu.
Edellinen -painikkeen kautta pääset siirtymään edeltävän laskun Tarkastaminen -näkymälle ja vastaavasti Seuraava -painikkeesta pääset seuraavalle laskulle.
Sulje -painike sulkee sivun.
Alaosan painikkeet
Lasku -painike avaan laskuntiedot sivun.
Kirjanpito -painike avaa laskun kirjanpitosivun.
Dimensiot -painike avaa laskun dimensiosivun.
Näytä -painikkeella saa laskun tiedot joko html tai PDF-muodossa uuteen ikkunaan.
Liitteet -painikkeella pääsee katsomaan laskun liitetiedostoja. Liitetiedostoja ei voi lisätä eikä poistaa.