Toiminnolla voidaan laatia tase-erittely, ei vain tilinpäätöksen yhteydessä vaan myös kuukausittaisen täsmäytyksen yhteydessä.
Käyteltäväksi tilikaudeksi oletetaan vanhinta avointa tilikautta ja erittelyn päivämääräväliksi tilikauden alku- ja loppupäivää. Erittely tehdään aina tilikauden alusta tietyn kuukauden loppuun. Kohdassa Eriteltävä kirjanpitotili näkyy mitä tiliä ollaan käsittelemässä. Tase-erittelyt laaditaan kirjanpitosivun tositepäivämäärän perusteella, ei kirjauskauden perusteella.
Ylemmässä taulukossa näytetään tilinumero, tilin nimi, alkusaldo tilikauden alussa, loppusaldo erittelyn loppupäivämääränä, saldon muutos kyseisellä ajanjaksolla, paljonko saldoa on eritelty ja paljonko on erittelemättä. Ennen ensimmäisen tase-eritelyn tekoa on Eritelty saldo nolla ja Erittelemätön saldo sama kuin Loppusaldo. Kun erittelyjä on tehty on Erittelemätön saldo Loppusaldon ja Eritellyn saldon erotus. Kun erittelemätöntä saldoa on näytetään luku punaisena. Kun erittelemätön saldo on nolla näytetään se vihreänä. Ylemmän taulukon kenttien sisältöä ei pääse muokkaamaan.
Alemmassa taulukossa näytetään valitulle tilille tehdyt erittelyrivit. Erittely riveillä näytetään Päiväys, Selite, Tositelaji, Tositenumero, Arvo ja Kumulatiivinen saldo. Kaikkien erittelyrivien Päiväys, Selite ja Arvo ovat muokattavia kenttiä. Rivien tiedot tulevat tositteiden kirjanpitosivuilta. Erittelyriveihin voi kohdistaa toimintoja rivien yläpuolella olevilla painikkeilla. Useamman rivin voi valita samalla kertaa käyttäen Ctrl ja Vaihto -näppäimiä.
Ohjeistusta tase-erittelyiden tekemiseen löytyy Täsmäytysohjeesta.
Sivulla on painikkeita kahdessa rivissä. Välttämättä kaikki painikkeet eivät ole koko ajan näkyvissä. Myös hiiren oikeanpuoleisesta näppäimestä aukeavasta valikosta löytyy toimintoja.
Yläosan painikkeet
Tallenna -painikkeella tase-erittelyn tiedot tallennetaan. Tallennettua tase-erittelyä voidaan myöhemmin muokata. Ainostaan yksi versio tase-erittelystä pidetään tallessa kullekin tilikaudelle, joten edellisen kuun erittelyä ei pääse katsomaan jos on jo aloittanut seuraavan kuun erittelyn teon. Kun erittelyä tekee kannattaa tilanne välillä tallentaa, jottei istunto pääse vanhenemaan.
Näytä tili -painike tuo alaosan taulukkoon valitulle tilille tehdyt erittelyrivit. Myös tilirivin tuplaklikkaus tuo alaosan taulukkoon tilin erittelyrivit.
Tulostettavassa muodossa -painikkeella saa erittelytiedot html, Excel tai PDF -muodossa. Kun erittely on saatu tehtyä valmiiksi tietyn kuun loppuun kannattaa se ottaa tulostettavassa muodossa ja tallentaa omalle koneelle.
Vie arkistoon -painike tallentaan erittelytiedot PDF-muodossa Arkistoon.
Vaihda kautta -painikkeella pääsee valitsemaan toisen tilikauden, jolle tehdä tase-erittely. Tilikaudet tulee olla syötettynä Kirjanpidon perustietoihin mutta niiden ei tarvitse olla avoimia.
Päivitä raportointitietokanta -painikkeella tase-erittelyn käyttämän tietokannan tiedot päivitetään. Tase-erittelyn käyttämä raportointi-tietokanta päivitetään automaattisesti joka yö, mutta jos päivityksen jälkeen on tehty uusia tositteita tai muutoksia tositteisiin, ja nämä muutokset halutaan näkymään tase-erittelyllä on tietokanta päivitettävä.
Ohje -painike avaa ohje-ikkunan.
Alaosan painikkeet
Hae avaussaldo -painike tuo valitun tilin avaussaldon tilinavaustositteelta erittelyriveille.
Hae viennit -painikkeella pääsee hakemaan valitun tilin kirjanpitotapahtumia erittelyriveiksi. Painikkeesta aukeaa ikkuna jossa valitaan miltä ajalta ja tositelajeilta tapahtumia haetaan. Oletuksena on erittelyn alku- ja loppupäivä sekä kaikki tositelajit. Toiminto tuo valitun tilin kaikki kirjanpitotapahtumat valitulta aikaväliltä valituilta tositelajeilta riippumatta tositteen tilasta. Jos vientejä haetaan useamman kerran tulevat uuden haun viennit olemassa olevien erittelyrivien perään. Toiminolla ei voi hakea tilin avaussaldoa tai tilikauden tulosta.
Hae avoimet tase-erät -painike hakee ne taseviennit jaksotusmuistioista sekä muista tase-eriä sisältävistä tositteista, mitä ei ole erittelyjen loppupäivään mennessä vielä kuitattu pois. Haku tapahtuu automaattisesti vientien tunnistetietojen perusteella. Esimerkiksi tammikuulle päivätty ja tammi-kesäkuulle jaksotettu 600 € kulu näkyy tase-erittelyissä 31.1. 500 €, 28.2. 400 €, 31.3. 300 €, ..., ja 30.6. 0 €. Muistioilla tämä näkyy siten, että tammikuulla on taseessa 5 x 100 € viennit ja niitä vastaavat viennit helmi-kesäkuussa yksi per kuukausi. Hae avoimet tase-erät -haku hakee kaikki tilillä käytetyt vientien tunnisteet ja laskee niitä vastaavat avoimet taseen saldot.
Hae tilikauden tulos -painike tuo tilikauden tuloksen valitun kauden loppuun asti erittelyriveille. Painike on käytössä tilillä 2370 Tilikauden tulos.
Hae avoimet lasku -painike tuo tiedot Erittelyn loppupäivämääränä avoinna olleilta myynti-, osto-, matka- ja kululaskuilta sekä ALV-laskelmalta ja kausiveroilmoitukselta, mikäli niillä on kirjauksia valitulle tilille.
Lisää rivi -painike lisää tyhjän erittelyrivin, johon voi vapaasti täydentää tietoja muokattaviin kenttiin.
Poista rivi -painike poistaa valitun erittelyrivin tai rivit.
Valitse kaikki -painike valitsee kaikki erittelyrivit.
Yhdistä rivit -painike yhdistää valitut erittelyrivit yhdeksi riviksi. Painikkeesta aukeaa ikkuna jossa päiväykseksi voidaan valita jonkin yhdistettävän rivin päiväys, selitteeksi jonkin yhdistettävän rivin Selite ja Arvoksi tarjotaan yhdistettävien rivien yhteenlaskettua arvoa.
Tyhjennä -painike poistaa tilin kaikki erittelyrivit.
Kirjanpito -painike vie valitun erittelyrivin kirjanpitosivulle.
Hiiren valikon valinnat
Siirrä yksi ylöspäin -valinta siirtää valitun erittelyrivin yhden rivin verran ylöspäin.
Siirrä yksi alaspäin -valinta siirtää valitun erittelyrivin yhden rivin verrran alaspäin.
Kirjanpito -valinta avaa valitun erittelyrivin kirjanpitosivun.