Tiliöinnin automatisointi oletustileillä

Oletustilejä hyväksi käyttäen saadaan ProCountorissa kirjanpito automatisoitua.

ProCountor-oletustilit

Jos kirjaamasi ostolaskun kulu on joku näistä, on ostolaskun kirjanpito automaattisesti valmis: arvo-osuuksien hoitokulut, datasiirtokulut, esinevakuutukset, jäsenmaksut, kirjat, kokous- ja neuvottelukulut, lehdet, lomakkeet ja painatuskulut, maksetut vahingonkorvaukset, matkapuhelinkulut, muu tiedonhankinta, muut hallintokulut, muut vakuutukset, posti- ja lähettikulut, puhelinkulut, pyöristyserot, rahaliikenteen kulut, telefaxkulut, tietopalvelut, toimistotarvikkeet, valokopiot, vastuuvakuutukset. Kaikki näihin ryhmiin kuuluvat kulut kirjataan tilille 8450 Muut hallintokulut.

Matkalaskut kirjataan automaattisesti matkakulujen tilille, kululaskut muitten hallintokulujen tilille, myyntilaskut myyntituotoksi ja tiliotteilla olevat kulut kirjausselitteen mukaan (esim. pankin palkkiot tilille 8450 Muut hallintokulut).

Liikekumppanikohtaiset oletustilit

Liikekumppaniraportin avulla voidaan laatia luettelo liikekumppanirekisteriin merkityistä yrityksistä. Luettelo prikataan läpi ja selvitetään kumppanuusperuste sekä mietitään, onko kyse jatkuvasta kumppanuudesta vai kertatapahtumasta. Kertaliikekumppaneiden oletustiliöintejä ei kannata merkitä liikekumppanirekisteriin, koska ne on helppo tarvittaessa vaihtaa suoraan kirjanpitosivulla (tässä esimerkissä B Tavaramerkit, josta on hankittu tavaramerkki). Jos laskun oletustiliöinti vie laskun automaattisesti oikealle tilille, liikekumppanirekisteriin ei kannata laittaa mitään tilejä (tässä esimerkissä asiakastarjoilun, ammattilehden, tavarakuljetusten ja painatusten toimittajat).

Sen jälkeen kun liikekumppanille on merkitty oletustili, ProCountor merkitsee kirjanpitosivulla ao. tilin automaattisesti laskulle.

Huom! TyEL-vakuutusyhtiön oletustiliksi on merkitty siirtovelat, koska palkanlaskentajärjestelmä kirjaa jokaisesta palkasta TyEL-velan. Näin TyEL-vakuutusmaksu kirjataan ao. velan vähennykseksi. Kirjausten erotus kertoo TyEL-vakuutuksesta jäävän siirtosaamisen tai -velan määrän.

Tuotekohtaiset oletustilit

Tuoterekisterissä voi myynti- ja ostotuotteille määritellä tuotekohtaisen oletustilin. Matka- ja kululaskuilla käytettävien tuotteiden oletustilit pääsee määrittelemään Kirjanpidon perustietojen Oletustiliöinneistä löytyvästä Matka-/kululaskujen oletustiliöinnit sivulla. Laskun kirjanpitosivulla käytetään tiliöinnissä ensisijaisesti tuotteelle määriteltyä tiliä kun kirjanpito tehdään riveittäin. Mikäli sitä ei ole käytetään liikekumppanin oletustiliä. Mikäli sitäkään ei ole määritelty käytetään Kirjapidon perustiedoista löytyvää oletustiliä.

Oletustiliöinnin korjaaminen

Ostolaskut kirjataan oletustilille 8450 Muut hallintokulut, ellei tuote tai toimittaja kohtaisesti ole määritelty eri oletustiliä. Oletustiliöinnit on helppo muuttaa ottamalla porautuvan pääkirjan pelkästään tilin 8450 tapahtumista. Ne laskut, joihin tarvitaan muu pääkirjatili, otetaan esille Kirjanpito-painikkeella.

ProCountorin ohjekirjan tilikarttavinkeissä on luettelo, millaisia kuluja kirjataan millekin pääkirjatilille. Luettelon avulla voidaan löytää kuhunkin tilanteeseen sopivin pääkirjatili.

Kirjanpitokäytännön pelkistäminen oletustilien avulla

ProCountorissa myyntilaskut kirjataan myyntien oletustilille, koska myyntien jakautumista asiakkaittain, asiakasryhmittäin, tuotteittain ja tuoteryhmittäin voidaan seurata mm. tuoteraportin avulla. Kirjanpitoraporteilla voidaan myyntiä seurata dimensioittain (esim. projekteittain tai tulosyksiköittäin).

Ostolaskut voidaan tarvittaessa kirjata riveittäin. Näin voidaan rapottien kautta selvittää tärkeimpien tuotteiden ostojen määrät ja ostokustannukset. Ostolaskuilla käytettävissä tuotteissa riittää yleensä karkea tarkkuus eli käytetään tuotetta Kirjekuoret eikä suinkaan tuotteita Kirjekuoret C5, Kirjekuoret C6, jne. Vähemmän tärkeitä ostolaskunimikkeitä ei kannata seurata kuin toimittajittain ja pääkirjatileittäin, mikä vähentää olennaisesti paperiostolaskuista aiheutuvan kirjaustyön määrää.

Matka- ja kululaskut ovat automaattisesti rivikohtaisen tilastoinnin piirissä. Riveillä voidaan käyttää yleisiä matkakulunimikkeitä, mikä mahdollistaa esim. kilometrikorvausten seurannan henkilöittäin (määrät ja rahat).

Tiliotteiden ja viitemaksujen automaattitiliöinnit johtavat automaattiseen kirjanpitoon, mikäli asiakkaat maksavat laskunsa viitteellisinä ja virheellisiä maksuja ei ole.

Tiliotteet ja viitemaksut

Yrityskohtaisesti voidaan tiliotteiden kirjausselitteiden automaattitiliöintiä vielä varmentaa seuraavasti:

Kirjausselitteiden tiliöintiä pääsee muuttamaan Kirjanpidon perustietojen Tiliotteen kirjausselitteet -sivulla.

Vanhojen käyttäjien oletustilien tarkennukset

ProCountor oletustilejä on tuotantokäytön aikana jonkun verran muutettu. Mikäli käyttäjä kokee, ettei oletustilien automatisointi tuota juuri tälle yritykselle riittävästi valmista kirjanpitoa, kannattaa hallinnassa käydä oletustiliöinnit läpi ja tarvittaessa muuttaa ne paremmin sopivaksi. Muutos tulee voimaan heti muutoshetkestä lähtien. Vanhat jo kirjatut tapahtumat on kirjanpitosivulla tarvittaessa muutettava.

Tiliotteissa on eroja. Esimerkiksi Nordea kirjaa viitteettömän myyntilaskun suorituksen kirjausselitteellä 710, mutta Sampo selitteellä 700. Jos tilille tulevista panoista suurin osa on viitteettömiä asiakkaiden maksuja, kannattaa tiliotteiden kirjausselitteiden oletustileiksi hallinnassa vaihtaa tili 1700 Myyntisaamiset.

Vain olennainen on tärkeää

Valtaosa ostolaskuista kirjautuu tuloslaskelmassa liiketoiminnan muihin kuluihin. Siksi muitten kuin vaihto-omaisuusostojen ja eläkevakuutusmaksujen osalta ei pienten ostolaskujen osalta ole käytännön merkitystä kirjautuuko yksittäinen lasku ProCountor oletustilille vai tarkkaan ottaen juuri oikealle tilille. Olennaiseen tarkkuuteen pääsee esimerkiksi siten, että tiliöinnin tarkistuksen pääkirjan tililtä 8450 tekee vain tapahtumille, joiden arvo ylittää 100 euroa.

Kerralla kuntoon…

Vaikka kirjanpitolain mukaan tiliöintimerkintöjä voidaan korjata koko tilikauden ajan, on yleensä yksinkertaisinta laittaa tiliöinnit heti valmiiksi. Mikäli yritys hoitaa kirjanpitonsa itse, tämä ”kerralla kuntoon”-periaate aiheuttaa pienimmän työmäärän.

Tilinumerot tulevat vähitellen tutuiksi pitämällä avoinna erillistä tililuetteloikkunaa (saa tehtyä kohdassa Hallinta / Kirjanpidon tiedot / Tilikartta / Tulostettavassa muodossa), josta tilinumerot voi varmistaa. Jotkut pitävät, että pöydällä oleva paperille tulostettu paperi on kuitenkin näppärämpi. Liikekumppanien oletustileistä voidaan ajaa Liikekumppaniraportti, joka sisältää yrityksen nimen lisäksi oletustiliöinnin.

Tiliöintimerkintöjen jälkikäteen muuttaminen ei vaikuta arvonlisäverokäsittelyyn.

… tai tilitoimistossa valmiiksi!

Jos yrittäjä maksaa ostolaskunsa ProCountorissa ja työnjaon mukaan tilitoimisto hoitaa kirjanpidon kuntoon, tilitoimiston kannattaa tehdä oletustiliöinnit tilaan, joka takaa mahdollisimman pitkälle viedyn automaation. Tilitoimisto voi sitten varmistaa tiliöinnin oikeellisuuden aika ajoittain esimerkiksi juuri ohjeella Oletustiliöinnin korjaaminen.