Sisältö
ProCountor tarjoaa monipuoliset ominaisuudet tilintarkastuksen ja sisäisen valvonnan toteuttamiseen
Tilintarkastus ProCountorissa
ProCountor mahdollistaa kirjanpidon ja tositteiden tarkastuksen myös tilintarkastajan omasta työpaikasta milloin tahansa. Hänen ei siis välttämättä tarvitse mennä tarkastustyötä tehdessään asiakkaansa toimitiloihin, eikä ole sidottu asiakkaansa työaikaan.
Samat oikeudet, jotka tässä kuvataan tilintarkastajalle, on annettava myös verotarkastajalle tai muulle viranomaiselle, jolla on lain perusteella oikeus tarkastaa yhtiön kirjanpitoa.
Tilintarkastajan lukuoikeudet
Käyttäjähallinnassa on laadittu valmis rooli (Johto / Tarkastaja) yrityksen tilintarkastajalle. Rooli antaa oikeudet tietojen katseluun. Saamillaan oikeuksilla tilintarkastaja voi muuttaa vain omia henkilökohtaisia tietojaan. Tilintarkastajan käyttöoikeuksia ei tule pääkäyttäjän toimesta laajentaa, muutoin kuin antaa katseluoikeudet maksamiseen, koska tilintarkastajalla ei lain mukaan ole oikeutta kirjanpidon pitämiseen.
Jokainen yritys antaa käyttöoikeudet tilintarkastajalleen itse. Jokaiselle tilintarkastustyöryhmän jäsenelle annetaan omat henkilökohtaiset oikeudet. Tämä tapahtuu kohdassa Hallinta / Käyttäjät ja käyttöoikeudet. Jos tilintarkastaja on monessa eri ProCountor-yrityksessä tarkastajana, hänet liitetään mukaan olemassa olevana käyttäjänä, jotta hän pääsee kirjautumaan kaikkiin tarkastettaviin yrityksiin samoilla tunnuksilla.
Yhtiökokouksen valitseman tilintarkastajan lukuoikeuksia ei tule rajata. Hänellä on tilintarkastuslain mukaan oikeus tarkastaa kaikkia yrityksen tietoja. Tarkastaja voi kuitenkin halutessaan evätä oman tarkastusryhmäänsä kuuluvalta oikeudet joihinkin toimintoihin. Näistä mahdollisista rajoituksista tilintarkastajan on sovittava pääkäyttäjän kanssa.
Tarkastajien oikeudet voidaan poistaa käyttäjähallinnassa sen jälkeen kun tarkastustyö on loppuun suoritettu.
Tositteiden haku
Tositteiden haku koostuu useasta hakutyypistä, joilla tositteita voidaan hakea erilaisilla hakuehdoilla ja niiden yhdistelmillä. Hakutyypit ovat: Laskujen haku, Avointen haku, Tarkastettavien haku sekä Maksettavien haku.
Laskujen haulla voidaan tarkastella tehtyjä myynti-, osto-, matka- ja kululaskuja, palkkoja sekä muistioita. Välilehdellä päästään katsomaan laskuja, niiden liitetiedostoja (esim. saapuneilla verkkolaskuilla laskujen kuva) sekä niiden kirjanpitoa. Tositteita voidaan hakea esim. laskupäivien, kirjauskausien ja tositelajien mukaan. Tositteen aikaleimoista näkyy, kuka tositteen on luonut ja kuka sitä on viimeksi muokannut. Kirjanpidon aikaleimasta näkyy, kuka kirjanpitoa on viimeksi muokannut.
Tarkastettavien haulla päästään tarkastelemaan osto-, matka- ja kululaskuja, palkkoja sekä muistioita. Välilehden kautta päästään aikaleimoista tarkistamaan kuka on tositteen asiatarkastanut ja hyväksynyt.
Avointen haulla voidaan täsmäyttää avoimet tapahtumat. Esimerkiksi myyntisaamisia vuoden vaihteeseen 2008/2009 täsmäyttäessä hakuehdot ovat seuraavat: tositelaji: Myyntilasku, Maksutapahtumat saakka: 31.12.2008 ja kirjauskauden toiseen kenttään laitetaan päättymiskuukausi 2008-12. Tämä siksi että esimerkiksi vakuutuslaskut voivat olla tulleet verkkolaskuina ja päivätty vuodelle 2008, kun taas ne ovat kirjanpidossa suoraan siirretty vuodelle 2009 ja näin ollen ei siis haluta listaukseen ollenkaan mukaan. Ostovelkoihin tulee muuten samat ehdot paitsi, että mukaan otetaan tositelajit osto-, matka- ja kululaskut.
Maksettavien haulla kautta nähdään, kuka on laittanut laskut maksuun, onko lasku maksettu yhdessä vai useammassa erässä, miltä tilitä se on maksettu sekä mahdollinen maksuun liittyvä viesti. Myös asiatarkastuksen ja hyväksynnän aikaleimat näkyvät Maksaminen -sivulla.
Palkat
Palkkoja päästään tarkastelemaan kohdasta Palkanlaskenta. Palkkalistoja haetaan kohdasta Palkkalistojen haku, jossa päästään tarkastelemaan palkkalistojen kautta yksittäisiä palkkalaskelmia. Kohdasta Palkkaraportit löytyy useita erilaisia palkkoihin liittyviä raportteja kuten esim. Palkkakortti, Palkkatietojen listaus, jolla voidaan monipuolisesti tarkistella yrityksessä maksettuja palkkoja sekä palkkojen Laaja yhteenveto, jolla saa uteenvedot yrityksestä maksetuista palkoista.
Maksut
Tiliotteita ja viitemaksuaineistoja pankkitileittäin päästään tarkastelemaan kohdasta Maksuliikenne / Tiliotteet ja viitemaksut. Tilintarkastaja voi ProCountorissa varmistaa pankkitilin saldon kirjanpitoon, koska tiliotteen sisältöä ei pysty muuttamaan kukaan käyttöoikeuden saanut henkilö. Tiliotteen sisältö on lukittu sen jälkeen kun se on sähköisesti siirretty pankista OpusCapita-rahaliikennejärjestelmän kautta ProCountor-tietokantaan. Kohdasta Maksuraportit löytyy useita erilaisia maksamiseen liittyviä raportteja.
Kirjanpitoraportit ja ilmoitukset
Kohdasta Ilmoitukset päästään tarkastelemaan arvonlisä- ja työnantajasuoritusilmoituksia, palkkojen vuosi-ilmoituksia. Kirjanpitoraportteja päästään ajamaan kohdasta Kirjanpito.
Tuloslaskelma, tase, päivä- ja pääkirja kannattaa ajaa tositteen tila rajauksella Liiketapahtumat ja tositelaji rajauksella Kaikki. Kaikilla kirjanpitoraporteilla voidaan raportin muodoksi voidaan valita html, PDF, Excel tai Porautuva raportti, jolloin päästää tarkastelmaan myös itse tositteita, niiden kirjanpitosivuja ja liitteitä.
Tilinumeroila voidaan rajata tarkasteltavien tapahtumien määrää, esim pelkästään taseen tilejä (1000-2999) tai tuloslaskelman tilejä (3000-9999) rajauksilla. Tuloslaskelmalla ja taseella saadaan Näytä kaikki tilit -valinnalla yksityiskohtaisemmat raportit.
Tiedon siirto tiedostoiksi
Raportteja voidaan ajaa html, PDF tai Excel muodossa jotka voidaan avata tai tallentaa tiedostoiksi jatkokäsittelyä tai arkistointia varten. Laskuja saa html tai PDF-muodossa käyttäen Näytä -painiketta ja kirjanpitosivuja sekä ilmoituksia saa html tai PDF-muodossa käyttäen Tulostettavassa muodossa -painiketta.
Tositteiden haussa hiiren oikeanpuoleisen näppäimen takaa aukeavasta valikosta löytyvillä Suppea export-tuloste ja Laaja export-tuloste -valinnoilla saa haettujen laskujen tietoja Excel-taulukkoon. Hakutulos ja ALV-erittely -valinnalla saa haetuista laskuista ja niiden arvonlisäverosta tietoja html-muodossa.
Paperitulostus
Tilintarkastaja voi tulostaa omia työpapereitaan varten paperille tositteita, kirjanpitomerkintäsivuja, kirjanpitokirjoja ja muita dokumentteja. Esim. laskuja saa html tai PDF-muodossa käyttäen Näytä -painiketta ja kirjanpitosivuja sekä ilmoituksia saa html tai PDF-muodossa käyttäen Tulostettavassa muodossa -painiketta.
Sisäinen valvonta !ProCountorissa
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet ovat ProCountorin sisäisen valvonnan perusta. Pääkäyttäjän muille käyttäjille antamien oikeuksien perusteella voidaan estää käyttäjiä näkemästä tietoja, joita hän ei omaa työtään varten tarvitse. Käyttöoikeusluokkia on kolme: ei oikeutta lainkaan, katseluoikeudet ja täydet oikeudet. Täydet oikeudet antavat mahdollisuuden tietojen laatimiseen ja ylläpitämiseen: esimerkiksi myyntilaskujen tekemiseen.
Tietoturva
Palvelussa käytetään erillistä vaihtuvaa salasanaa SSL-salauksen lisäksi, jotta käyttäjällä on yhtä turvallista käyttää ProCountoria kuin tehdä verkkopankissa maksuja omalta pankkitililtään.
Asiatarkastus ja hyväksyminen
Yrityksen toiminnan laajuudesta riippuen voidaan maksettaville tapahtumille määritellä yksi- tai kaksiportainen hyväksymisjärjestelmä. Pienissä organisaatioissa hyväksyminen ja maksaminen ovat riittävät oikeudet, joilla maksuliikennettä voidaan hoitaa. Suuremmissa organisaatioissa saattaa olla perusteltua ottaa käyttöön myös asiatarkastus, jonka avulla asiasta vastaava henkilö kertoo hyväksyjälle ostolaskun olevan hänen mielestään oikein ja maksettavissa. On myös mahdollista ottaa käyttöön ostolaskujen hyväksymiskierto jolloin laskuille voidaan määritellä haluttu määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä.
Käyttäjäleimat
ProCountorissa jokaisen tapahtuman laatija rekisteröidään. Rekisteröintitietona on käyttäjälle merkitty käyttäjätunnus. Tieto talletetaan automaattisesti sen perusteella, kuka on avannut palveluyhteyden omilla tunnuksellaan ja salasanoillaan. Lisäksi rekisteröidään tapahtuman luontiaika tietokoneen kellon mukaan. Näin jälkikäteen voidaan yksiselitteisesti selvittää kuka ja milloin on tapahtuman luonut tai kuka on tietoa muuttanut.
Täsmäytykset
Pankkitilitäsmäytysten avulla voidaan valvoa kirjanpidon oikeellisuutta hyvin luotettavasti. Koska tiliotteella on erilliset kirjanpitoon kirjattavat summaviennit myyntireskontran suorituksia (viitemaksut) ja ostoreskontran maksuja (laskujen maksupalvelu) varten, voidaan pankkitilitäsmäytyksen jälkeen olla varmoja myös siitä, että myyntisaamiset ja ostovelat on käsitelty oikein.
Kirjanpidon sisäisten täsmäytysten avulla ei kuitenkaan voida varmistua siitä, onko kaikki myynnit ja ostot merkitty kirjanpitoon. Mikäli myynnistä ei koskaan tehdä myyntitositetta tai käteismyyntiä ei tilitetä päivän myyntinä, se saattaa paljastua varastoinventaareilla ja myyntikatelaskelmien avulla. Verkkopalvelusta tullutta sähköistä ostolaskua ei käyttäjä voi poistaa, mutta mikäli paperiostolaskua ei koskaan viedä kirjanpitoon, ei laskua voida myöskään maksaa ProCountor-järjestelmässä. Virhe paljastuu yleensä tavarantoimittajan tekemään perintätoimenpiteeseen.
Kirjanpidon täsmäytys voi osoittaa vähäisiä täsmäyseroja, jotka aiheutuvat siitä, että tositteen tiedot säilytetään alkuperäisessä valuutassa. Kun tositteen rivit muunnetaan kirjanpitovaluutaksi, on mahdollista että ne pyöristyvät siten ristiin, että itse tositteessa on marginaalinen 0,01-0,03 eurosentin erotus. Tämä täsmäysero siirtyy myös taseeseen, jossa tilikauden tulos lasketaan vastaavaa yhteensä ja vastattavaa-yhteensä erotuksena. Erotus sisältää myös täsmäytyseron. Vasta tilinpäätöstä laadittaessa täsmäysero merkitään kirjanpitoon, jotta koko tilikausi täsmää.
Kohdasta Kirjanpito / Täsmäytystyökalut löytyy erilaisia täsmäytystä helpottavia raportteja.